应用文写作二公文概述PPT课件.ppt

11 应用文写作 主讲 2020 3 18 2 2 第二章公文 2020 3 18 3 3 主要内容 第一节公文概述第二节通知第三节通报第四节报告第五节请示第六节批复 2020 3 18 4 4 教学目标 1 通过本章教学 了解什么是公文 公文的性质 特征 种类及公文的形成 2 掌握公文的格式及写作要求 3 掌握各文种的写法及要求 重点 1 公文格式2 通知 通报 报告 请示 批复的写法及写作要求 难点 格式及写作要求 2020 3 18 5 第一节公文概述 2020 3 18 6 6 一 公文的性质 特征 二 公文的种类 三 公文的格式 六 公文的写作要求 主要内容 四 制发公文的过程 五 公文的行文规则 2020 3 18 7 7 一 公文的概念 一 公文的概念 特征和作用 公文属于应用文体 公文 全称公务文书 是机关团体 企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务 有一定格式的应用文 公文办理公务 就是以文字的形式实施管理 2020 3 18 8 2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 第二条给行政公文的定义 行政机关的公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 2020 3 18 9 公务指国家机关 社会组织和团体为办理社会公共事务而进行的有组织 有计划的活动 从事公务活动 是法律赋予行政机关的权利 2020 3 18 10 10 哪些属于 2020 3 18 11 11 2020 3 18 12 二 公文的特征 1 使用的工具性和实效性撰写公文是为了解决在公务活动中的实际问题 每一份公文都有明确的制发意图和实际效用 即总是为了完成特定的现实任务而制发的 它要针对公务活动中的具体实际 提出解决问题的意见 方案 办法或明确的规定 以使公务活动能沿着正确的轨道顺利进行 无论是指导工作 布置任务 还是反映情况 报告工作 请求批准 联系事务 每一种公文的制作都是工作的需要 大到命令 小到函 都有其现实的效用 2020 3 18 13 2 行文的法定性和规范性 一是作者的法定性 一般的文章谁都可以写 但公文体现着国家的管理职能 制发公文是为了处理公务 因此必须由法定的作者在法定范围内行使职权时制定和颁发公文 所谓法定的作者 是指依据法律 法令 法规成立的并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织及其负责人 这一社会组织及其第一领导人 就成为公文的法定作者 二是内容的法定性和权威性 公文是特殊的精神产品 它的制发不是出于个人的主观感受 而是出于领导意图和工作需要 是集体意志的表现 因此往往是集体创作 它代表机关发言 具有法定的强制力和行政约束力 公文一旦发布生效 任何单位和个人必须遵守执行 上级机关下发的公文 对下级机关具有行政约束力 2020 3 18 14 公文是国家发挥管理职能的书面工具 办法 中规定了统一的公文格式和严格的行文规范 公文有多少种类 向什么机关发布什么内容 用什么文种 都有明确的规定 行文有特定的格式 办法 也有专章说明 从公文的秘密等级 保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附加说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等都作了具体细致的规定 以保证公文的准确 完整 统一 提高公文处理的效率 格式 对用纸幅面及版面尺寸 排版规格与印制装订要求 各要素标识规则 页码 公文中表格 特定格式 样式等都做了具体详细的规定 各级行政机关必须以此为标准 不能任意变动 2020 3 18 15 3 发文 收文的程序性 在撰写和制发 收文过程中 它要受公文处理程序的严格制约 如公文的制发 必须经过起草 核稿 签发等程序 对收文的办理 一般就包括签收 登记 分办 批办 承办 催办等程序 这一系列过程不是无序的 其目的是保证公文制发或办理的质量 以维护公文的法定效力和机关的权威性 各机关制发公文时 必须严格遵循公文办理程序 保证公文体式的完整性和统一性 确保公文及时 准确地处理 任何机关不得违背统一规定的原则和要求 不得自搞一套 各行其是 2020 3 18 16 4 受文读者的明确性 公文与其它文章的最大区别在于它有具体明确的读者对象 即 主送机关 抄送机关 和 传达 阅读 范围 有一点要注意 有的告知性公文 如通告 公告 指定的读者应包括发出公文的社会组织之外的社会群众 2020 3 18 17 5 重要公文的保密性 一般行政公文都有特定的读者 有些涉及国家秘密的公文 皆标有秘密等级与份数序号 读者只是规定的少数人 这都是保密的需要 在对公文的处理上 也要做好保密工作 对于上级机关的公文 绝密级和注明不准翻印的公文 不能翻印 一般公文需翻印时 须经上级机关负责人或者办公厅 室 主任批准 翻印时 应当注明翻印的机关 日期 份数和印发范围 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销 保证不丢失 不漏销 销毁绝密公文 含密码电报 应当进行登记 2020 3 18 18 18 中共中央办公厅1996年5月5日 中国共产党机关公文处理条例 中确定为14种 国务院2000年8月24日发布 2001年1月1日实施的 国家行政机关公文处理办法 规定的公文文种为13种 二 公文的种类 2020 3 18 19 我们看课件上的图 左侧是行政公文要用的文种 右边是党的机关常用的文种 中间是行政机关 党的机关都用的文种 2020 3 18 20 下面说说公文语气的使用 不同走向的文种语气是不同的上行文的语气应是尊重 谦虚的 下行文的语气应是亲切 关爱的 平行文的语气应是尊重 谦让的 2020 3 18 21 21 公文格式是指公文规范化的外部形式 包括公文的组成部分和项目 排列的顺序和位置 书写和打印的要求 用纸及装订的规格等等 三 公文的格式 是本章的重点和难点 2020 3 18 22 22 国务院发布的 国家行政机关公文处理办法 规定 公文由秘密等级 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 印章 成文日期 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 印发份数等部分组成 2020 3 18 23 23 按国家质量技术监督局1999年12月发布的 国家行政机关公文格式 规定 组成公文的要素有眉首 主体 版记三部分 2020 3 18 24 24 眉首 版头 公文首页红色反线 间隔线 以上的各要素 上行文占首页篇幅1 2 下行文约占1 3 包括发文机关 发文字号 签发人 紧急程度 秘密等级 和分号等内容 位于公文首页上端 红色反线 公文眉首与主体部分用一条较粗的红色横线分开 这条红线宽度同版心 即156mm 党内文件的间隔线正中印一颗红色五角星 作标志 2020 3 18 25 25 红色反线印在发文字号之下4mm处 其长度为156mm 与版心等宽 2020 3 18 26 26 份号 印数编号 份数序号 是标明公文印数和序数的 便于统计和查找 一般件不印份号 绝密 机密文件要印份号 并要求按编号登记分发给收件人 标识份数序号 用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行 2020 3 18 27 27 秘密等级 绝密 机密 秘密三级 用3号黑体字 在版心右上角第1行顶格标识 两个字之间空1字 保密期限 在秘密等级和保密期限之间用 隔开 保密期限用文字表述 5年 10年等 无秘不标 秘密等级和保密期限 2020 3 18 28 28 紧急程度 特急 急件 需标识的用3号黑体字 顶格标明在版心右上角第1行 两字之间空1字 秘密等级和紧急程度都有时 紧急程度标在第2行 2020 3 18 29 29 发文机关标识 文件名称 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 二字组成 用套红大字印刷 经有关领导机关批准复印则不是套红 用小标宋体字 一般不小于22mmx15mm 高x宽 辽宁省人民政府文件 2020 3 18 30 30 发文字号 文号 文件字号 由发文机关代字 年度及年度的发文顺序号组成 辽府办 2012 2号 例如 2020 3 18 31 31 签发人 上报的公文标识签发人姓名 是审批签发公文稿的主要负责人 平列排于发文字号的右侧 签发人姓名居右空1字 签发人同发文字号一样 用3号仿宋体 冒号后面的姓名用3号楷体字 距红色反线4mm 2020 3 18 32 32 2020 3 18 33 2020 3 18 34 2020 3 18 35 35 几个公文的版式 见本节课件36页 教材23页图1 10 2020 3 18 36 图1 2020 3 18 37 37 图2 2020 3 18 38 2 文件格式之二 上行用 000001 机密 2年 特级 XXX人民政府文件 X府 2003 XX号 关于 的通知 各市 县 自治县人民政府 省府直属有关单位 签发人 XXX 2 眉首 主体上 29 31 33 图3 2020 3 18 39 39 图4联合行文 2020 3 18 40 40 附件 1 2 盖章 盖章 盖章 盖章 盖章 二 一一年一月一日 2 主体下 版记 抄送 省委有关部门 省人大常委会办公厅 省政协办公厅 省纪委办公厅 XX人民政府办公厅秘书处2003年1月1日印发 主题词 经济管理 通知 图5联合行文 2020 3 18 41 41 发文机关名称上边缘具上页边的距离为30mm 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 居下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线均170mm 发文机关和两条线均印红色 发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识 发文字号下空1行写公文标题 如需标识秘密等级或紧急程度 在武文线下1行版心左边缘顶格标识 函件格式 2020 3 18 42 42 图6 2020 3 18 43 43 图7 2020 3 18 44 44 白头文件格式 用来印发领导同志讲话以及机关事务性文书 如 计划 总结 调查报告等的公文格式 2020 3 18 45 45 图8白头文件格式 2020 3 18 46 46 公文用纸 排版及印刷装订1 公文用纸国际标准A4型 长297mm 宽210mm 公告 通告用纸视具体内容而定 2 页边尺寸 天头 上白边 37mm 1mm 订口 左白边 28mm 1mm 两钉装订 版心尺寸 156mmx225mm 不含页码 下白边 地角 35 1mm 右切口 翻口 26mm 3 排印规格 从左而右横排横写 每页22行 每行28字 2020 3 18 47 4 装订要求 公文规定在左侧装订 要求封面与书芯不脱落 后背平整 不空 骑马订或平订的订位为两钉钉距 外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订钉距与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 公文四角成90度 无毛茬或缺损 2020 3 18 48 48 审核 公文送主管负责人签发前 由办公厅 室 进行审核 审核的重点是 是否需要行文 行文的方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 公文的格式是否符合本办法的规定等 草拟 准备 起草 修改三个阶段 准备阶段 主要是领会领导意图 明确行文目的 弄清行文形式 正确选用文种 确定主题 准备材料 起草阶段 包括拟订提纲 安排结构 落笔起草 修改阶段 是指在拟好正文之后 再依据领导意图 行文目的 对自己所写的文稿进行修改 修改完毕 即为定稿 四 制发公文的过程 2020 3 18 49 缮印 用印 登记 分发 是根据领导签发的定稿 经过缮写 打字或印刷而制成正式文本 打字或印刷都要按照规格并仔细校对 保证公文规范 准确 文件制成后加盖印章 由文书部门登记 分发 签发 签发是指发文机关领导对文件的送审稿签署表示核准的意见 是最后的核准签字 按规定 以机关名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以机关名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 复核 在公文正式印制前 文秘部门对其进行复核 复核的内容是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 2020 3 18 50 50 一 行文应当确有必要 注重效用 二 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 三 政府各部门依据部门职权 可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 五 公文的行文规则 2020 3 18 51 51 四 同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 五 属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 2020 3 18 52 52 六 属于主管部门职权范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 七 部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 八 向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 九 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机