网信妙思文献V6.5用户手册(2014版).doc

网信妙思文献管理集成系统V6.5用户手册 网信妙思文献管理集成系统用户手册软件版本：6.5大连网信软件有限公司2014-06-1目 录第一篇 相关知识1一、企业介绍1二、系统简介3三、系统配置需求3图书馆自动化软硬件配置方案4软件配置方案9第二篇 用户手册13前 言13第一章图书采购15第一节 系统菜单简介15第二节 图书订购管理18第三节 数据维护37第四节 数据检索和浏览43第五节 统计报表管理48第六节 字典管理55第七节 系统工具60第八节 系统管理67第二章 图书编目75第一节 图书编目系统菜单简介75第二节 分编管理78第三节 打印管理95第四节 数据维护101第五节 数据检索和浏览109第六节 统计报表管理114第七节 字典管理119第八节 系统管理119第九节 系统工具119第十节 文献编目系统问答120第三章 图书典藏123第一节 菜单简介123第二节 分配管理126第三节 数据维护133第四节 数据浏览和检索141第五节 统计报表147第六节 字典管理153第七节 典藏系统问答154第四章 流通管理155第一节 菜单简介156第二节、图书馆图书借阅规则159第三节 读者借阅管理165第四节 查询操作173第五节 生成统计报表179第六节 数据管理1844-6-1 书证管理1844-6-2 读者账目管理1924-6-3 图书预约信息管理1944-6-4 违章数据管理1944-6-5 短期借阅信息管理1944-6-6 字典维护1964-6-7 读者数据导入196第七节 闭馆处理197第八节 流通系统问答199第五章 期刊管理204第一节 期刊管理系统特点204第二节 系统菜单简介204第三节 采购编目211第四节 验收催询233第五节 下架装订244第六节 数据检索和浏览259第七节 统计报表管理264第八节 二次文献269第九节 字典管理278第十节 系统工具286第十一节 系统管理296第六章读者咨询311第一节 本图书馆介绍311第二节 新书新刊通报311第三节 馆藏图书检索312第四节 馆藏期刊检索313第五节 分类引导检索314第六节 二次文献检索314第七节 读者借还查询315第八节 读者预约查询316第九节 读者账目查询316第十节 读者口令修改316第七章 行政管理316第一节 系统菜单简介316第二节 人事管理319第三节 考勤管理322第四节 设备管理324第五节 工作量查询326第六节 藏书分析330第七节 系统管理333第八章 书证制作336n系统菜单简介336第二节 书证制作338第九章 音像资料管理342第一节、系统参数设置342第二节、字典管理343第三节、编目著录346第四节、检索和统计358第五节、系统工具和系统管理363第十章 WWW检索364第一节关于WWW设置程序的使用说明364第二节关于WWW系统管理使用说明367第三节关于WWW检索系统使用说明371第十一章 手机图书馆394第一节 概述394第二节 功能介绍394第十二章 自助借还服务400第一节 概述400第二节 功能介绍400第十三章 数据采集器接口401第十四章 阅览管理402第十五章 条形码打印405大连网信软件有限公司 - 412 2014年6月 第一篇 相关知识一、企业介绍大连网信软件有限公司是从事图书馆自动化软件开发、软件服务、数据加工以及图书馆自动化辅助用品销售的专业厂商。网信软件公司以妙思文献管理集成系统为核心产品，并在此基础上进行多种方式的增值服务。公司2005年由大连市信息产业局认定为“软件企业”，2006年由大连市科技局认定为“高新技术企业”,同年受到国家科技部创新基金资助,2007年被大连创业园评为最具成长力企业。公司由完整的图书馆软件开发队伍、用户服务队伍、市场销售队伍及数据加工队伍组成，在图书馆软件方面强大的技术力量和服务优势。公司的图书馆软件开发团队具有10余年的图书馆软件研发经验和丰富的图书馆专业知识，并投入大量的资金和精力培养了技术接班人，为产品和公司的可持续发展储备了强大而充分的后备力量。经过多年努力，网信妙思文献管理集成系统用户已经遍布全国28个省和直辖市，覆盖100余个城市，从各类高校图书馆、中专图书馆、中小学图书馆到情报科研机构、企业信息中心，拥有近3000家用户。为了使网信软件成为一个真正的专业化图书馆技术公司，全身心的投入图书馆软件的开发和服务，我们对公司部门和人员进行了精简和优化组合，目前公司主要由技术部、市场部、客户服务部、数据工程组和办公室组成。其主要职责如下：1 技术部主要负责新产品研发及售中软件的技术维护工作，是保证产品功能和质量的核心部门；2 市场部主要负责市场的开拓与策划，企业对外形象宣传与塑造，软件产品和辅助用品的销售。下辖各地办事处与代理商的销售工作；3 客户服务部主要负责客户培训，售前、售中和售后服务工作。下辖分布各地的代理商和服务中心的售后服务工作；4 数据工程组主要负责帮助用户在图书馆自动化建设过程中快速建立书目数据库，为图书粘贴条形码、书标、磁条以及进行各类读者证的设计与制作，为加快用户的图书馆自动化进程服务；5 办公室主要负责公司内务管理、外部接待与协调工作。总 经 理技术部客户服务部市场部数据工程组办公室网信软件公司组织结构网信软件将给图书馆自动化软件和文献管理集成系统用户带来全新的面貌和非凡的体验。二、系统简介网信妙思文献管理系统采用 B/S (Browser/Server) 和 C/S (Client/Server) 混合架构，以 Windows 或 UNIX/Linux 平台上的大型专业数据库作为后台数据存储，使用面向对象的开发技术，支持 Internet 应用，符合图书馆行业标准，支持 Z39.50 通信协议，支持校园一卡通，为图书馆管理提供了一个功能强大、美观易用的现代化应用平台。该系统提供了针对不同应用级别的用户使用的软件版本中小学版、资料室版、中型版、标准版和增强版。中小学版本是针对中小学图书馆，资料室版本和中型版适合企事业单位、研究所和中小学图书馆；标准版和增强版则面向高等院校和公共图书馆的用户。另外，在标准版和增强版的基础上，我们还提供了多校合并后的校校通方案以及图书馆与多资料室统一管理的资料室版本，供有特殊需求的用户使用。三、系统配置需求计算机及网络设备等硬件系统是计算机软件的运行的基础。网信妙思文献管理集成系统6.5-2014版是一个基于网络环境设计，运行于Windows操作系统上的应用程序，所以系统运行于使用Intel X86指令集的计算机上，以及使用TCP/IP协议进行网络通讯。当然，由于Windows操作系统设计的灵活性，本系统也可以运行于单机环境。本章以标准版版为基准，针对第一次使用自动化系统的图书馆设计，对系统的硬件配置及环境要求进行了简要说明。由于硬件设备发展迅速，本章的硬件配置以系统需求为基础，在让系统流畅运行的基本原则上尽可能让系统配置合理，花销少。另外，部分配置同时列出了基本配置和推荐配置，在系统实际的实施过程中应根据图书馆的具体的资金情况和实施重点，对其进行增、减。另外，本系统数据库端也可以支持非Windows和非Intel X86指令的服务器系统，但本章仅对Windows和Intel平台进行设计，特殊情况由本公司技术部根据实际情况具体设计软、硬件方案。图书馆自动化软硬件配置方案（仅供参考）一、 方案面向对象中型图书馆藏书量：20300万 读者数：10000100000 管理内容：以中、西文图书和中、西文期刊为主进行自动化管理工作人员：20200人二、 图书馆自动化管理系统：大连网信软件有限公司妙思文献管理系统Ver 6.5标准版。主要优点：1 功能完整：具有完整的文献管理功能和智能化核心，更广泛的功能覆盖面；2 流程清晰：标准化流程，满足正规的图书馆管理工作，部门分工清晰明了；3 服务完善：公司能够为用户提供更为优厚的培训和服务支持；三、 数据库：基于Microsoft SQL Server开发，需要购买SQL Server 2000以上版本。提供相关证明，可购买教育版以获得大幅度优惠。四、 服务器操作系统：服务器操作系统推荐使用Windows Server 2003 R2以上版本，可以提供更好的安全性，更高的性能，但硬件要求相对较低。提供相关证明，可购买教育版以获得大幅度优惠。五、 工作机操作系统：工作机操作系统推荐Windows XP以上版本操作系统运行更稳定，更安全，使用更方便，界面更友好，管理更方便；六、 杀毒软件：服务器、工作机。推荐使用微软的免费杀毒软件MSE（Microsoft Security Essentials），如果贵馆信息可能涉及国家安全，则请选择公安部推荐产品。建议不使用360公司的安全产品。七、 服务器主要硬件指标：序号名称型号备注1CPUIntel Xeon E5530以上四核心八线程，支持Turbo Boost，8M三级缓存，集成内存控制器2内存4GB DDR3-1066推荐8GB内存3硬盘SAS 10000或15000转 1463一块硬盘作为操作系统和应用程序的安装盘，另外两块硬盘组成RAID1作为数据库存储盘。4DVD-ROM安装软件使用5RAID卡支持RAID1的SAS阵列卡一般专用服务器内置RAID卡6网卡双1G网卡IBM服务器（联想）：IBM System x3650M2：Xeon E5530 四核2.4GHz，8ML3，SAS控制器，双1000M网卡。Dell服务器：PowerEdge R710：Xeon E5530 四核2.4GHz，8ML3，SAS控制器，双1000M网卡。八、 工作机主要硬件指标：多台（采、编，流通，期刊，阅览室，查询机（可用触摸屏）配置一：序号名称型号备注1CPUIntel Pentium G6202.6GHz，2ML3，双核，集成DX10.1显卡2内存2GB DDR3-1333推荐4GB内存3硬盘SATAII 7200转160G14网卡不低于100M配置二：序号名称型号备注1CPUIntel Core i3 21003.1GHz，3ML3，双核四线程，集成DX10.1显卡2内存2GB DDR3-1333内存推荐4GB内存3硬盘SATAII 7200转160G14网卡不低于100M九、 管理机配置（可选）：专用于管理和备份，因为比较重要，故专门准备一台，同时也可以作为备用机器应急。配置一：序号名称型号备注1CPUIntel Core i3 21003.1GHz，3ML3，双核4线程2内存4GB DDR3-13333硬盘SATAII 7200转500G4DVD刻录机DVD刻录机用于系统数据定时备份。5网卡不低于100M配置二：序号名称型号备注1CPUIntel Core i5 23002.8GHz，四核，6ML32内存4GB DDR3-13333硬盘SATAII 7200转500G4DVD刻录机DVD刻录机用于系统数据定时备份。5网卡不低于100M十、 辅助设备：序号名称型号备注1 UPS（1）1KVA，1小时(约2500元)服务器用2UPS（2） 350VA，510分钟工作机和管理机用3电源插排4电脑桌椅工作台5扫描仪扫描读者照片6 激光打印机A4幅面就可打印读者证7 针式打印机EPSON 1600K(3000-3500元)打印卡片、书标等8 条码阅读器Cipher1000型CCD(台湾产每台约400元)5台，流通采编扫描条形码，9DVD刻录盘备份数据使用10恒温空调服务器机房温度控制十一、 说明：此方案针对第一次使用自动化系统的图书馆设计，硬件配置按照当前硬件情况选型，实际方案将根据具体情况灵活变化。此方案仅含图书管理和期刊管理部分，不含触摸屏读者咨询系统等部分，因此两项花费较高，图书馆应根据实际情况量力而行。市场行情变化迅速，实际价格以当时的市场价格为准。软件配置方案1、操作系统1.1工作机操作系统：工作机操作系统主要作用是支持妙思文献管理集成系统前端系统地运行，一般使用简体中文版本的Windows XP以上操作系统。我们建议的选型规则如下：1妙思文献管理集成系统6.5-2014目前是面向国内用户开发的应用软件，使用的是简体中文界面，所以要求操作系统能够正确支持汉字大字符集，即要求使用简体中文版的Windows系统。2目前工作机配置比较高，建议采用Windows 7以上版本。1.2Windows版服务器操作系统：服务器操作系统的主要作用是支撑数据库服务器软件和Web服务器系统地运行。由于数据库服务器软件和Web服务器软件对系统功能和安全性要求较高，所以一般在服务器上使用专门的服务器版Windows操作系统。如Windows Sever 2003 R2 或，Windows Server 2008 或更高版本。对于小型图书馆，由于资金、人员等原因，可能仅有很少的工作机进行图书馆管理，在其中选择一台性能较高的计算机作为服务器，而不是配置专门的服务器。此时Windows XP以上的专业版系统也可以作为服务器使用，但是对于专业版的操作系统。对于Web服务器，由于要支持Web请求，所以要求在操作系统上安装并运行IIS（Internet Information Service）服务器6.0以上版。由于数据是管理系统的核心，因此我们要求在服务器上安装操作系统的最新补丁（Service Pack），并打开系统的自动更新服务已确保操作系统及时升级，让操作系统处于最安全的状态。2、 数据库服务器妙思文献管理集成系统可以支持基于Microsoft SQL Server。其中包括：Microsoft SQL Server标准版/企业版。3、其他相关软件一、关于防计算机病毒软件目前由于计算机病毒泛滥，图书馆中的网络环境中如果有个别机器被感染病毒可能会造成大面积感染计算机病毒，这些计算机病毒会破坏或影响计算机的操作系统和应用软件的正常运行，因此计算机应采取防病毒措施。根据本公司的经验，建议推荐使用诺顿防病毒软件（Symantec Antivirus 9.0中文企业版）。二、其他相关应用软件 妙思文献管理集成系统V6.5系统中某些功能会调用Windows Office中的组件，如数据输出可以以Excel格式保存,书商提供的Excel格式订购数据转换为MARC工具等。因此希望有条件的用户在工作机上安装Windows Office2003以上版本。第二篇 用户手册前 言 当今新技术发展、普及之快,恐怕没有能与电脑相比者。妙思文献管理集成系统始终紧跟技术发展的步伐，引进前沿技术，不失时机地转换开发平台、改善操作界面、提高系统性能。网信妙思文献管理集成系统V6.5-2014版（以下简称6.5版）即是基于客户/服务器模式、数据库采用先进的Microsoft SQL Server，因而系统变得更稳定、更易于扩展和维护、更便于进行数据的共享和交换。如今的文献管理集成系统完全运行在MARC的内核上。从采购，到编目、典藏和流通，虽然人机界面是表格，但系统内部却全是MARC格式的操作。用惯MARC格式的用户甚至可以通过窗口按钮直接调用MARC格式进行数据的增删、操作和调度。妙思文献管理集成系统借助于MARC，做到充分揭示、描述文献的目录学特征，为读者提供高质量的服务，为全国许许多多图书馆投身于祖国现代化建设发挥了极大的效能。 6.5版不仅继承了以前各版的长处，而且由于采用了新技术，采纳了全国众多客户在实践中遇到的各种问题，不停地进行完善、改进，因而具有了许多新的优点。它不只是文献管理工作的利器，而且是个庞大的资料库，是图书管理员学习业务的好教材。你可以用它查阅分类表、主题词（查阅速度非书本能比），还可以用它来学习MARC规则。6.5版为用户留有许多二次开发的接口，把用户界面、打印格式等许多发挥用户创意的自由交给操作者，照顾了不同的爱好和习惯，虽然大家都在用它，但每个用户的工作界面和流程各不相同，体现了他们不同的个性，而且各个图书馆制作的书标、条码、卡片、证件、新书通报等等也各具特色。说明：本手册是以妙思文献管理集成系统的全部子系统作为基础撰写的,用户购买的软件的子系统及功能以合同签订为准。对于超出部分子系统需要额外向本公司购买。系统性能1. 安全性1) 用户登录采用三级口令机制，防止非法使用系统；2) 分布式数据备份，使系统具有备份恢复功能；3) 采用软件镜像方式，保护读者动态流通数据；4) 数据写入进行完整性控制，具有可人为控制的自动处理垃圾数据功能；5) 配有软件容错包，及时诊断和提示系统错误及其处理方法；6) 大型数据库支持软件Microsoft SQL Server；7) 事物日志有助于系统发生故障时，恢复数据库的完整性；8) 利用SQL Server 特有的对分布数据完整性的支持，保证分布在多个服务器上的数据的准确性和一致性；9) 针对读者咨询的特殊性，采用键盘仿真技术，在屏幕上模拟键盘，利用触摸屏防止读者操作键盘破坏系统。2. 可靠性1) 软件经过用户多年磨合，对用户需求掌握清晰透彻；2) 软件经过功能测试、容错测试、压力测试、回归测试、界面测试、可用性测试、快速测试、输出测试、测试等专业测试法；3) 采用开发人员自测，请专家专测，用户实地测试，征求用户使用意见等方面对软件质量进行控制。使得软件性能更加稳定。3. 灵活性1) 系统运行参数设置灵活：用户根据本馆需要构造业务环境，如：MARC字段参数、数表格式参数、二次文献输出参数、数据字典、电子工具箱、读者借阅规定和文献借阅限制等；2) 数据输出灵活：系统允许数据输出具有浏览格式、卡片格式、报表格式、自由格式，允许输出内容以屏幕显示方式、打印输出方式、文本文件方式和图形显示方式输出。系统具有用户自定义输出表格的规格、统计内容、字体、字号等功能；3) 自选检索表达式；4) 万能统计。4. 开放性1) 系统能够通过磁盘介质接收或输出、CNMARC、UNMARC/LCMARC和各种定长数据，数据处理完全符合IS02709标准格式；2) 遵守国家关于条形码的规定，帮助用户规范编码格式，为馆际互借做好准备；3) 系统能够通过远程网络进行数据转换、规范、合并、提交和下载的工作；4) 支持Internet ,Intranet，通过远程网络进行文献信息和管理信息的查询和检索功能；5) 支持异构机文献检索功能。5. 科学性1) 系统设计不是简单、机械地模拟人的手工劳动，而是反复优化图书馆的工作流程，努力实现大量手工劳动无法实现的管理功能；2) 目标管理贯穿于系统的各个主要模块，从数量和质量两个方面提高图书馆的工作水平；3) 科学分析系统运行数据，用于指导图书馆的各项工作。6. 一致性1) 屏幕布局一致；2) 输出颜色一致；3) 技术术语一致；4) 菜单语法结构一致；5) 提示信息格式一致；6) 热键定义一致。7. 智能性1) 配有软件容错包和软件自学系统，使系统在操作错误时能及时提供纠错方法，及早改正错误；2) 采用字典技术和数据自动生成技术，提高软件著录、检索与统计的水平；3) 系统界面的设计具有可记忆性，即支持鼠标操作又支持键盘操作；4) 系统配有智能MARC编辑器，著录时给用户以智能帮助。8. 并发性1) 具有网络功能；2) 几十台工作站同时采、编、典、流、检索不会导致系统网络拥挤；3) 远程网络查询采用了ASP技术；4) 后台数据库采用大型专业数据库系统提供持续事务处理和隐式的并发控制，自动侦测，避免和改正死锁，确保数据的准确性和一致性。9. 时效性1) 流通借还系统响应时间1秒；2) 单关键字检索系统响应时间1秒；3) 校园范围内单关键字查询响应时间5秒。第一章 图书采购图书采购是图书馆业务工作的第一步，是馆藏信息的入口，是开展读者工作的基础，是决定藏书体系是否是科学合理的关键。图书采购系统曾多此综合用户的意见，不断进行修改和优化，才达到今天的水平，而且它还的继续前进，永远不能停留在一个水平上。这就要不断吸取用户的宝贵经验，使它做的日臻完美。第一节 系统菜单简介图书采购系统的菜单命令提供了本系统各项功能的调用，了解各项菜单命令就可以掌握本系统所提供的功能。本系统提供的菜单栏是标准的Windows式菜单栏。本系统共提供了七个菜单项，它们分别是：订购管理、数据维护、数据检索、统计报表、字典维护、系统工具和系统管理。每当鼠标左击它们时会弹出一下拉菜单列表。1-1-1订购管理菜单 订单录入：中文图书订购单的查重、套录和录入。 打印订单：打印已录入的图书订单。 书目验收：验收到馆的订购图书。 财产登记：登记已验收的图书的金额数。 数据传送：将验收并登记过财产的图书传送到编目数据库中。 打印采购传票：打印采购传票。 打印采购明细：打印传送到编目库中的图书明细。 打印财产登记帐：打印财产登记帐。 打印新书通报：打印到馆并验收的图书通报。 预定查重：打印到馆并验收的图书通报。 引导分类：浏览引导分类表。1-1-2数据维护菜单 采购数据修改：修改采购数据。 采购数据剔除：删除采购数据。 运行日志剔除：删除运行日志。 套录数据导入：将MARC文件装入套录数据库中用于套录数据。 套录数据剔除：删除套录数据库中的数据。1-1-3数据检索菜单 预定数据浏览：浏览预订的图书数据。 预定数据检索：查找预订的图书数据。 验收数据浏览：浏览验收过的图书数据。 验收数据检索：查找验收过的图书数据。 套录数据检索：查找套录数据库中的数据。 馆藏数据检索：查找当前馆藏数据库中图书信息。 馆藏数据检索二：按项目多条件查找当前馆藏数据库中的图书信息。 馆藏条码检索：查询馆藏数据库中图书的条形码数据。 出版社字典浏览：浏览系统提供的出版社字典内容。 通用字典浏览：浏览系统提供的通用字典内容。1-1-4统计报表菜单 采购经费统计：生成和打印采购图书金额统计表。 学科类目统计：生成和打印按图书学科类目统计的统计表。 图书来源统计：生成和打印图书来源的统计表。 出版地统计：生成和打印图书出版地的统计表。 采购方式统计：生成和打印图书采购方式统计表。 货币单位统计：生成和打印购买图书使用的货币单位统计表。 书目期号统计：生成和打印按图书的书目期号统计的统计表。 加塞情况统计：生成和打印加塞情况统计表 缺到情况统计：生成和打印预定图书缺到情况统计表。 工作库综合统计：生成和打印采购数据库综合统计表。 采购工作量统计：生成和打印各录入人员工作量统计表。 运行日志查询：查询运行日志。 采购总括帐查询：查询采购总括帐。 采购明细账（种）：生成和打印按图书种类统计的统计表。 采购明细账（册）：生成和打印各种图书册数的统计表。1-1-5字典维护菜单 出版字典维护：编辑出版社字典的内容。 责任方式维护：编辑责任方式的内容。 汉语拼音字典维护：编辑汉语拼音字典的内容。 书商字典维护：编辑书商字典的内容。 货币字典维护：编辑货币字典的内容。 综合字典维护：编辑综合字典的内容。 建立职工档案：建立本部门职工的档案。 学科类目表维护：编辑学科类目表的内容。 分类复分表维护：编辑分类复分表的内容。1-1-6系统工具菜单 拷贝字块：将选定的字块复制到系统剪贴板中。 粘贴字块：将系统剪贴板中的内容粘贴到当前光标处。 剪贴字块：将选定的字块剪掉并复制到系统剪贴板中 撤销文字编辑：撤销当前文字的编辑内容。 字符映射表：查找特殊字符并放到光标所在处。 Windows计算器：调出计算器进行数字计算。 作者号码计算器：将作者的姓名翻译成作者号。 机读目录阅读器：阅读MARC文件。 机读文件拆分器：将MARC文件拆分成几个小MARC文件。 通用阅读器：阅读扩展名为.DBF的数据文件。1-1-7系统管理菜单 设置系统口令：重新修改登录系统的口令。 重新登录：再次登录系统。 设置启动参数：设置系统启动时是否检验数据连接参数。 设置编辑参数：设置MARC文件编辑器的可编辑字段和属性。 设置系统参数：设置批号、登录号、条码号和书次号格式。 重定向数据源：连接新数据源。 索引远程表：重新索引、增加、删除索引字段。 关于系统：显示产品和技术说明。 退出系统：关闭主系统。第二节 图书订购管理图书订购管理是本系统主要的一项管理。它提供的功能有：图书订单的查重录入、到馆图书的验收、将数据传送到编目数据库中、打印各种票据、订购图书的资金计算、图书的预先查重和浏览图书分类表。图书订购管理的工作流程见“订购管理工作流程图”1-2-1录入图书订单本功能是依照书商提供的订单目录或MARC文件来进行本馆订购图书的订单查重录入和套录工作。 鼠标点击系统主窗口上菜单栏中订购管理菜单项，在下拉菜单列表中选取“订单录入”，屏幕会出现标题为“订单录入”的窗口（见预订录入窗口示意图）。 此窗口中共设置了二十八个录入框（此窗口录入区中录入框数量、布局和标题内容都可以通过“定做输入区”按钮按照您自己的喜好自行设计各种样式的输入区。通过屏幕布置模板”按钮调取所设置的输入区。）每个录入框都可通过点击它各自左侧的标题来改变它的“可用”或“不可用”状态（颜色变为灰色为“不可用”状态）。提供这项功能是为了能使用户自由屏蔽那些不需要录入的录入框，使光标只能在可需要录入的录入框之间移动并可以避免录入数据串位。 在录入数据过程中如果键入小数字键盘上的“*”号可调出对应输入项目的字典列表以供选择。利用系统提供的字典功能不但能提高录入速度也可以使数据格式标准统一。在录入汉字项目时可以输入汉字的拼音头（汉语拼音的第一个字符）系统将能够自动调用字典功能将拼音头转换为对应字典能检索到的汉字组。也可以只输入前一个或前几个拼音头，敲回车键，系统会列出与拼音头对应的那些字典项列表供您选择。说明：在使用字典前应调用“字典管理”建立对应字典内容。窗口中除“订购号”录入框、“预定套数”录入框、“每套册数”录入框、“每套价格”录入框和“每套人民币”录入框外，其它录入框可以点击鼠标右键来设置输入参数（见图书来源录入框参数设置窗口图）。在此窗口中对“提示信息”、“缺省值”、“有效字符”和各控制选项进行设置。详细说明和有关“键盘映射”按钮的操作方法参见“设置编辑参数”。在采购系统中设置“编辑参数”的同时应考虑到编目的要求，如本馆某些Marc字段可以省略、禁止某些Marc字段的内容自动生成、某些Marc字段自动生成等要求，应该在本系统中设置好，当进行预订操作时系统将按照编辑参数的设置自动生成Marc记录，经验收后传送到编目系统。1-2-1.1各录入框格式说明名称说明输入举例图书来源销售图书单位或书商。如：xx新华书店等。如：输入“大连市新华书店”。用小数字键盘的*号调出字典或直接输入拼音头或输入“DL”回车调出字典列表选择字典项。订购号图书订购号。正题名图书的全名称。第一责任者著者姓名。如果有多个著者他们之间用“，”分开开本尺寸图书的尺寸，缺省单位：CM(厘米)如：78.7X109.6CM 可省略输入78.7加空格109.6回车后乘号和CM会自动添上。获得方式图书单价。根据选定的货币单位，自动添加。如：当前的货币单位为RMB(人民币)单价为78元。可输入78，RMB符号会自动添上。出版时间标准时间格式：年.月.日月和日小于10的数字前加“0”。如：2000年1月21日可省略输入00121系统转换为2000.01.21。货币单位要改变货币单位，应使该输入框成为可用状态。按小数字键盘*系统会自动弹出货币单位列表，选择具体的货币单位。采购方式要改变采购方式，应使该输入框成为可用状态。按小数字键盘*系统会自动弹出采购方式列表，选择具体的采购方式。版本第几次出版。可键入小数字键盘*选取。页卷数单位为“页”。单位可不输入，系统会自动添上。如：图书为580页，键入“580”回车后，变为“580页”。ISBN国际标准书号。只需输入中间的八位数字。省略国家号、分隔符和校验位。如：ISBN为7-115-07654-5输入“11507654”回车后变为“7-115-07654-5”。出版者出版社。如果输入了正确的ISBN号，系统会自动添加。1-2-1.2新增订购图书当要继续录入一条订单时，请点击“订单录入”窗口下方 “新增”按钮，屏幕将弹出标题为“采购查重”窗口（见“采购查重窗口示意图”）。此窗口的作用是查重数据，提供订单录入的快捷功能。操作步骤：1. 选择检索方法，“前方一致”表示您输入的要查找字符与数据库中的数据从第一位比较，凡是等于要查找字符的记录都认为满足条件。系统缺省的方法为“前方一致”一般不用改动。2. 确定查找的数据库。选取工作库、中央库（馆藏库）和套录库。也可只选取其中的几个库。3. 选取关键字：选择查找条件与哪个字段进行比较。4. 确定结果限制：返回满足条件最大的记录数。（最小为100）5. 在“找什么”录入框中输入与关键字对应的查找条件。6. 点击开始按钮。如果在您选择的库中找到满足条件的记录，系统会打开如查重结果示意图所示的窗口。选这一条要复制的记录（底色为红色的记录为选中的记录）。点击“复本”按钮（完全复制）或“参考”按钮（不完全复制）。如果要放弃复制点击“无关”按钮。 说明：如果查重不到要找的数据，系统会关闭“采购查重”窗口。举例说明：录入一条新订单，正题名=“数据库系统”，作者=“刘岳山”，ISBN=“7-115-07881-5”。 点击“新增”按钮，在“采购查重”窗口上分别选择，方法为“前方一致”、位置为“工作库、中央库和套录库”和关键字为“国际标准书号”。 在“找什么”录入框中输入“11507881”，回车后在查找结果窗口上点击正题名为“数据库系统”该条记录底色变红。点击“复本”按钮此条记录被复制到“订单录入”窗口上。在新增订单时还可以利用“系统工具”菜单项中的“机读目录阅读器”菜单来复制MARC数据。操作方法：1. 点击“新增”按钮，调出“采购查重”窗口，点击“开始”按钮添加一空白的订单；2. 点击“系统工具”菜单项，选择“机读目录阅读器”菜单命令，调出阅读器，装入指定的MARC文件，查找需要的项目，点击“送剪贴板”按钮将所选项目送入剪贴板保存；3. 点击订单录入窗口底部“取剪贴板”按钮，将选取的MARC数据粘贴到当前的订单中。 4. 重复操作可以复制多条订单记录。 1-2-1.3窗口工具按钮使用说明订单录入窗口各工具按钮见按钮示意图所示。在工具栏中有两个小显示区，一个是“状态显示区”另一个是“正题名显示区”。“状态显示区”显示本条预订记录的当前状态。如显示“新记录”表示此记录是新的没有保存的记录（没有保存的记录不能作为订单记录）；“预订单”表示此记录已经保存并作为订单的一条记录；“二次进馆”表示此条记录的图书是重复进馆等。“正题名显示区”显示订单数据库当前记录的正题名。按钮名称功能说明刷新调用工作（预订）库的记录重新显示。查找（左）打开“模糊查找”对话框（见模糊查找对话框示意图）。在“字段名”列表框中选择要查找的字段名；确定从工作库的第一条记录开始查找还是从当前记录开始向下开始查找；在条件输入框输入条件，单击“确定”按钮。查找的结果为包括条件的记录的第一条记录。查找（右）移向上次执行“查找（左）”满足条件的下一条记录。浏览打开浏览窗口显示工作（预订）库的全部记录。复制上一条记录将当前记录的上一条记录的数据复制到当前记录。删除删除当前记录。第一条记录移到工作（预订）库的第一条记录为当前记录。上一条记录移到上一条记录。列表列出工作（预订）库中全部记录的正题名。下一条记录移到下一条记录。最后一条记录移到工作（预订）库的最后一条记录上。1-2-1.4窗口底部各命令按钮使用说明订单录入窗口底部的各命令按钮见各命令按钮示意图所示。下面分别描述各命令按钮的功能。1. 保存”：快捷键为Ctrl+Enter,当一条订单记录输入后一定要保存。2. 增加”：增加新订单。见新增订购图书。3. 编辑MARC”：打开MARC编辑器窗口将当前记录按照MARC格式进行编辑。4. “屏幕布置模板”：调出已经定做的各输入区名列表，进行选择。输入区的制作见“定做输入区”5. “定做输入区”：本系统提供了这一方便用户自己设计订单录入窗口样式的功能。通过此项功能用户可以制定自己喜爱的各种样式进行订单的录入。点击此按钮，打开如下图所示的窗口。在此窗口上显示了全部可用于设计的录入框。每个录入框的左侧都有三个选择按钮分别表示“淡化”、“隐藏”和“屏蔽”。“淡化”：表示打开“订单录入”窗口时该录入框是临时不能编辑的，通过点击标题文字或“淡化开关”按钮时“淡化”的录入框变为可进行编辑的；“隐藏”：表示此录入框在“订单录入”窗口上不出现，可通过点击“隐藏或显示”按钮使此录入框不可见或可见。“屏蔽”：表示此录入框的内容只能看，不能编辑。如果要改变录入标题的文字，请双击标题来修改标题文字。如果要改变录入框在窗口上的位置，请按住鼠标的左键移动鼠标，将录入框拖到您希望的位置后松开鼠标键。当布置满意后点击“存为模板”按钮输入一个名字保存它。“装入模板”按钮调出模板名列表，选择以前设计的模板修改后生成新的输入区6. 淡化开关”：将窗口上的全部可见不可用的录入框变成可用，再次点击此按钮又会变为不可用。7. 屏蔽隐藏或显示”：使可隐藏的录入框不可见或可见。8. 送MARC剪贴板”：将当前记录按照MARC格式保存到“剪贴板”上，以备以后使用。9. “取MARC剪贴板”：可将“剪贴板”上保存的MARC数据经转换复制到当前记录。10. 增加分析资料”：增加一条MARC记录，用来编辑当前MARC记录的分析资料。11. “查看器”：打开MARC查看器，以“规范格式”、“卡片格式”和“标准格式”显示当前记录。12. “自动键盘”：此按钮是开或关重复按钮。当处于“开”状态，系统会根据录入框数据的性质将键盘输入状态自动转换为汉字输入状态。13. “联机帮助”：调出MARC字段说明供用户查阅。14. “撤销”：撤销录入的数据，恢复原来的数据。15. “返回”：关闭“订单录入”窗口，返回系统主窗口。1-2-2打印图书订单系统提供的打印图书订单功能是可选择打印记录的打印，有两种可选打印的格式，一是“列表式”、二是“标签式”。点击菜单栏中“订购管理”菜单项，在下拉菜单列表中点击“打印订单”菜单命令，打开标题为“订单打印”对话框（见打印条件设置对话框图）。可以根据您的要求来设置工作（预订）库中要打印订单记录的条件。系统会根据所设置的条件检索满足条件的记录。点击条件标题会使该条件的成为可设置或不可设置。每个条件录入框标题的右侧都有一个组合框，点击组合框的按钮会列出条件的公式，选者某一公式，输入相应的条件，选择包含或不包含已打印的数据，点击“列表式”或“标签式”按钮，会打开所选择打印格式和满足条件记录的打印预览窗口。在打印预览窗口上可以设置打印的参数。预览窗口上有些工具按钮（见按钮示意图）。各按钮功能说明按钮名称功能说明参数设置打开“打印设置”窗口。在此窗口上可以调整“打印预览”窗口上的标尺刻度的大小；设置打印份数；每页打印的行数；每行的高度点数；文字在每行的垂直位置；每页头的空白点数。分别双击“正标题字体”标题、“标头字体”标题和“正文字体”标题可选择打印的字体、大小和样式。有关“正标题”、“标头”和“正文”的定义可见用鼠标指针移到“打印设置”窗口上表样红圈的地方。可以选择是否打印双边框和空白行；点击“设置输出列”按钮可确定打印表格的列、修改该列标题的文字、设置该列的宽度、设置该列标题文字在列的横向打印位置和该列内容在该列的横向位置。背景颜色和图案可以设置文字的背景颜色和文字颜色和选择打印背景图案。缩放显示选择系统给定的一组比例来显示预览表样的大小。打印当前页立即打印当前所显示的页。打印本页及后面的页立即打印本页和以后的全部页。设置打印机打开“打印机设置”对话框，设置系统打印机的各项参数。热键表显示系统提供的各种快捷键列表。返回关闭打印预览窗口，返回主窗口。1-2-3到馆图书的书目验收新书到馆后，要开包验收，复核到馆图书的种数、册数、金额、发票号和支票号等数据。在验收过程中使用一种称为“批号”的名词，此“批号”是纯数字型字符，表示验收图书的序号。批号的缺省格式为“YYYY?”（YYYY表示年份,?表示3位固定长度的序号）。为了便于统计，一般对不同来源的图书不能设为同一批号来验收，应分别设定不同的批号来验收。同一来源的图书如果种数太多也可分为几个批号来验收。批号可以自己设置也可以让系统自动提供。系统自动设置的批号为7位数字，前4位代表年份后三位数字为顺序号。如“2000001”表示2000年第一批、“2000101”表示2000年第101批。按这种形式设置批号可使批号便于理解。若要验收书目，点击系统主窗口上菜单栏中“订购管理”菜单项，选择下拉菜单列表中“书目验收”菜单命令，打开标题为“书目验收”的对话框（见书目验收对话框示意图）。 在此对话框中，可以自己输入批号和图书来源（可输入来源的拼头或小数字键盘调出图书来源列表）。如果输入了图书来源，那么在验收图书时系统会控制只能按此批号验收此图书来源的图书。如果要查看现有的批号或让系统自动提供新批号，点击批号录入框右侧的按钮打开输入或选择批号对话框（见输入或选择批号对话框）。 “提取.”按钮：提取系统已使用过的全部批号，在列表框中显示，红底黄字的项为当前批号，如确定当前批号作为使用的批号，点击“确定”按钮。 上次.”按钮：调取系统上次使用的批号。 “新号.“按钮：让系统自动提供新批号。当设置好批号后，点击“书目验收”对话框上的“确定”按钮，打开如“书目验收窗口示意图”的窗口。如果确定了批号和验收图书的来源，此窗口的标题栏上会显示当前批号和图书来源验收的操作步骤如下：1. 点击“检索字段”组合框的下拉按钮选择检索字段名。（其中：“拼音编码”字段保存的是图书正题名的拼音头）；2. 选择一种匹配方式，“前方一致”表示设置的查找条件的字符只要等于被检索的字符前几位字符就认为满足条件。如：条件=“com”，被查找的字符=“computer”，computer为满足条件的记录。“完全一致”表示条件和被查找的字符必须完全相等。一般情况下匹配方式选择“前方一致”，此方式使用方便，速度快。比如预订库中有五条同一来图书来源拼音编码第一位字符为D的订单记录，键入D字符回车后会列出这五条记录列表，选择你需要验收的记录即可；3. 在“检索内容”录入框中输入于“检索字段”相对应的内容，按回车键，如果找到数据将在数据区中显示；4. 在“实际到馆套数”录入框中输入实际的套数。如要修改实际套数，在此录入框中输入数字或带负号的数字以递增或递减验收套数；5. 当窗口上的“验”字不在闪动表示已验收，一半闪动表示验收的套数小于预订的套数；6. 继续输入检索内容验收其他图书。7. 如果你输入的验收套数与预订套数不符，系统会提示说明让你确认你到馆想验收的套数。注：如果实际的数据与预订录入的数据不符可点击窗口下方的“修改”按钮修改。修改后点击“保存”按钮保存数据。其他按钮的用法见窗口底部各命令按钮使用说明。 1-2-4图书资金登记财产登记是根据验收书目的批号进行财产登记的。点击系统主窗