总台文员工作规范.doc

总台文员工作规范 总台文员工作规范已经xx年06月 日合伙人会议通过，现予公布，自公布之日起施行。 主任 二O一六年六月 日 浙江学优律师事务所 一、总则 1、为规范总台文员工作，提高工作效率和服务质量，根据总部有关规定，结合本所实际情况，制订本规范。 2、本规范要求除注明专门适用于总台文员外，仍适用于本所其他工作人员。 3、律师指其本人及助理、秘书，工作人员泛指本所全体人员。 二、当事人来访时的要求 1、当事人来访时，应当起立迎接，不得坐在椅子上接待当事人； 2、当事人来访后，应当简要询问当事人姓名、来访事项及是否有预约，而后立即通知受访律师，并根据指示带当事人到律师办公室或者安排到接待室等候； 3、律师在办公但不能及时前来接待当事人时，应当说明情况，将当事人带至接待室稍候，并送上茶水； 4、律师在外办理业务不能及时返回接待当事人时，应当说明情况，并根据当事人要求与律师预约时间，而后送客； 5、律师进入接待室会客后，应当及时送上大瓶茶水，并每隔60分钟续水一次； 6、律师会客结束，应当及时接待室桌椅、茶具，保持整洁。 三、接听电话的要求 1、接听来电时，首先要讲“您好、大成律师所”； 2、接听电话时，应当态度热情、语气和蔼、解答耐心； 3、问清对方所找的人员后，应当讲“请稍等”并及时接转电话； 4、如遇所找人员不方便接听来电时，应当告知对方此人不在，请其留下联系方式由所找人员随后与其联系； 5、如遇所找人员不在办公室时，应当问清来电人的姓名、电话号码、单位、有关事宜并认真做好电话记录，然后立即通知所找人员； 6、不得将律师的家庭地址、电话号码、有关工作情况、具体去向等情况告诉来电人，以免造成不良后果。 四、收阅的要求 1、总台文员应当每天至少两次登陆总部、本所、司法局、律师协会等各类专业网站，收集、查看各类信息； 2、各类通知、公告、作息应当根据分工，及时向负责人员、转发，或者张贴； 3、遇不法信息、传真应当立即删除或者销毁；遇危害本所及律师个人安全的信息应当立即向负责人员汇报。 五、文书打印的要求 1、总台打印机仅供总台文员使用，其他文件应当联接到复印机打印； 2、文件、打印应当根据时间顺序安排，及时准确地完成工作； 3、律师需要打印急件时，应当说明情况，由总台文员安排； 4、文件完成，应当及时通知律师校对文稿，校对无误后再行打印； 5、文件打印完毕，应当及时通知律师前来领取； 6、文件、打印应当严格按照本所的文件标准格式制作。 六、信件、报刊收发的要求 1、本所所有来往信件均由总台文员统一办理收发工作； 2、凡属于挂号、快件、境外、公检法机关及重要信函应当统一登记，及时通知收件人并根据其指示处理。收件人在领取信件时应当办理签收手续； 3、律师寄发挂号、快件等信件时应当附邮资，由总台文员及时通知邮政人员人办理，而后将回执凭证和邮资票据交寄件律师； 4、本所订阅的报刊、杂志应当、夹好，律师个人订阅的报刊、杂志及时通知收件人领取； 5、对于派员到本所送交的信件，应当问清来人姓名、电话、有关事项后再予签收。如遇特殊情形，要及时向办公室汇报，由办公室处理。 七、传真文件收发的要求 1、律师需要发出传真文件应当交总台文员统一办理，非本所人员不得操作传真机； 2、发送外地、境外传真文件，应当进行详细登记，内容包括：传真时间、电话号码、收件单位、文件内容、发件人等； 3、收到传真文件后，应当及时通知收件人，收件人不明时应当保存于文件筐内，由相关人员自行查找；收到司法、仲裁机关的开庭传票、通知书、裁决文书等重要文件，应当作好登记，内容同前项规定，并由收件人签收； 4、传真机定期收发记录单应当妥善保存，装订成册，不得丢失。 八、文件复印的要求 1、复印文件原则上应当交总台文员统一办理，本所人员熟练掌握复印操作程序后可自行办理； 2、复印的文件应当与业务有关，非业务文件按0.50元/页标准收取费用； 3、维护机器设备，不得将文件交由非本所人员包括当事人自行复印； 4、文件复印完毕应当及时收回，其后的人员发现有原件遗漏在复印工作区应当送交总台文员处理；复印的作废纸张应当存放于指定区域以便循环利用，重要文件需要即时销毁的除外，不得将文件散落于工作台上； 5、复印文件的装订，应当根据需要使用装订工具，用完后及时收好归位，不得随意堆放在工作台上； 6、总台文员负责保持复印工作区的和秩序，及时填加纸张、工具及用品，监督执行上述规定。 九、设备维护的要求 1、网络故障应当及时与总部网管联系报修； 2、复印机、打印机、传真机应当及时填加纸张、油墨； 3、电脑、复印机、打印机、传真机、门禁、空调系统出现故障应当及时与维护单位联系报修； 4、电路故障应当及时与物业管理部门联系报修，紧急情况下立即采取断电措施； 5、新律师到岗应当教其使用复印机、传真机、网络等设备； 6、下班时及时关闭电脑、复印机等设备，有其他人员加班使用的，应当交代其用后关闭。 十、会议服务的要求 1、七人以上参加或者使用本所会议室的，按大型会议服务要求进行。 2、会议召集人应当至少提前3个小时通知总台文员，做好服务准备工作。 3、需要使用视频系统的，应当事先报本所主任批准并办理使用手续。 4、本所会议室原则上仅用于办理与本所业务有关的事务。 5、总台文员应当将会议室打扫干净，对会议桌、椅进行清洁、摆放整齐，根据需要时开启空调或者窗户。 6、总台文员应当准备好稿纸、水笔和茶水，重要会议应当摆放鲜花、盆景等装饰品。 7、总台文员应当定时加水，必要时在现场做好其他专职服务。 8、总台文员应当做好会后收尾工作，清洁现场，维持秩序。 十一、名片印制的要求 1、律师和其他工作人员的名片由办公室按本所统一格式统一印制； 2、总台文员负责名片印刷的登记、联系、签收、送达等工作，定期汇总报财务人员结算费用； 3、名片内容如有变更，应当提前通知总台文员，否则造成印刷错误应当由该律师自行承担。 十二、其他工作的要求 1、需要代订午餐的，应当于当日11时之前交代总台文员，并预付餐费。 2、需要代订