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法定公文的写作与应用 李天道教授 2020 3 18 1 主要讲五个大的方面的问题 一 法定公文的文体问题二 法定公文的文体特点三 法定公文写作的意义四 法定公文写作者的基本素养五 法定公文的具体写作 2020 3 18 2 一 法定公文的文体问题法定公文属于应用文 顾名思义 所谓应用文 就是以应用为主的文体 从其范围上而言 有广义和狭义之分 广义上的应用文就是一种文书 即凡是具有一定实用功能的文体 均可以归入应用文的范畴 狭义上的应用文 在理解上要大于公文 或者说包含了公文 是一种机关部门 团体组织 企事业单位以及社会个体在日常的学习 工作 生活中 办理各种公务 私人业务时所使用的具有固定格式的文体 应用文的文种很多 不同的应用文其性质 功能有很大差异 一般而言 可以简单地分为日常性应用文 如书信 读书笔记 表扬信 感谢信 启事 说明情况的文字资料等 事务性应用文 如总结 计划 情况汇报 调查报告等 公文性应用文 如通知 公函 请示 会议纪要等 因此 正确认识和选择文种 尤为重要 2020 3 18 3 根据应用文在行政管理范围内所具有的功能 把它分为机关应用文 专业应用文和日常应用文三大类 1 机关应用文是国家机关 社会团体 企事业单位在行政管理工作中为交流信息 规范行为 组织生产 指导工作 协调关系 检查和汇报情况所经常使用的具有特定格式的文体的总称 可分为行政 通用 公文和事务文书两种 行政 通用 公文 法定公文 是国家行政机关正式发出的公文 怎样分类 是有规定的 具有法定性 一共有十三种 事务公文一般是非正式通用的公文 大多不具法定性 事务文书又分内务文书和外务文书 内务文书是党政机关 社会团体 企事业单位内部为开展工作而使用的 只供单位内部了解 掌握和使用的应用文体 外务文书是党政机关 社会团体 企事业单位及个人在处理各种对外事务中使用的应用文体 2020 3 18 4 2 专业性应用文专业性应用文是在某一系统的工作部门和业务范围内专门使用的应用文体 如财经文书 外贸文书 科技文书 教育文书 医疗卫生文书 新闻类文体 司法文书 外交文书 军事文书等 3 日常应用文是国家机关 社会团体 企事业单位或个人在日常生活 工作和学习中交流思想 联络感情 沟通信息 处理公私事务所使用的 具有习惯格式的文体 如书信 日记 笔记 自传 鉴定 申请书 志愿书 建议书 个人声明 条据 对联 寻物启事 招领启事 遗失启事 征文启事 策划书等 更细致的类别划分 可以参考傅永和主编 现代实用文体写作技巧与经典范例全书 经济日报出版社1996年版 2020 3 18 5 二 法定公文的文体特点公文的自身属性决定了其文体的特殊性 具体表现为如下几个方面 1 实用性 这是公文的基本特征 刘熙载曰 辞命体 推之即可为一切应用之文 重其辞乃所以重其实也 从内容的角度出发 应用文以实际应用为目的 是传递信息 通报情况 处理政务 解决问题 交流经验的重要工具 无论是用于行政事务的命令 指示 决议 纪要 批复 还是一般业务方面的情况汇报 调查报告 计划总结 亦或是日常生活方面的书信 便条 电报 启事等 各种应用文都依据实际情况 明确写作内容 发挥特定的社会效用 诚如刘勰所指出的 范唯之言事 李斯之止逐客 并顺情入机 动言中务 虽批逆鳞 而功成计合 此上书之善说也 2020 3 18 6 2 格式化 在长期的实践生活中 人们对公文的写作逐渐取得了某种不约而同的见解 不断丰富并自觉遵守和使用具体规则 从而使公文具备了固定的外观体式 形成了独一无二的主体风格 充分体现了文人们在审美趣味上的趋同和共识 对公文的发展和使用产生了深远的影响和非比寻常的价值意义 以民间常用的书信为例 其格式就是在长久的信息交流中逐步固化起来并上升为一种意义符号 而其文化价值也已经远远超越信息载体的固有内涵 形成了个体之间情感交流的象征 进而言之 书信中互致问候 祝福 敬礼的格式正是儒家文化的传承和印证 2020 3 18 7 另一方面 从官方层次审视 古代应用文里的诏 策 章 表 奏 书 记等 都有严格的文式规定和书写要求 全面反映了不同层次 不同人群之间的信息交流情况 在现代 国家则是出台了具体文件 统一规定了公文的一些体式 国务院办公厅印发有国家行政机关的公文处理办法 对公文的一些体式与格式进行了统一规定 提出了明确而具体的要求 主要有公文的文面格式 基本格式和标记格式 具体内容包括了发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关 时间 公文用纸和装订要求 等等 当然 也有许多应用文的格式相对简单 但不管体式如何 都突出了公文的工具性和效率性特征 2020 3 18 8 三 法定公文写作的意义 一是交流信息的意义 下级的希望要求 工作情况以及所属部门 单位的各种动态 特别是新情况 新问题 新经验 需要及时向上级反映 上级制定的方针 政策和指示 意见等 需要尽快向下级传达 同级或不同部门相互之间商洽工作 交流情况 协作共事 也需要一定的书面材料 这一切多是由机关公文承担 二是宣传教育意义 特别是 决议 决定 报告 指示 等高级领导机关的文件 其内容一般都包含指导思想 理论和实践的依据 方针政策以及实施方案等 向下传达贯彻这些文件就是为了统一思想 提高认识 推动工作 可公开发表的文件 宣传教育的范围就更广 更大了 2020 3 18 9 三是规范行为的作用 机关公文的许多种类 都不同程度地规定了人们的行动准则和行为方向 特别是法规性和政令性文件 对于人们该干什么 不该干什么 在什么时间 什么范围 什么问题上可干或不可干 能干到什么程度等等 都有明确的规定 有的还具体地制订了奖惩办法 不得违反 四是工作依据的作用 上级机关在制定方针政策或指导工作时 除了依据耳闻目见的实际情况外 一个重要方法是根据下级上报的简报 报告 计划 总结等材料 而下级机关开展工作 处理问题时 上级的有关文件 也是判断是非的主要依据 单位之间的横向联系 也常以某一份文件作为纽带和凭证 在工作中常常遇到这种情况 一些部门之间发生矛盾时 一方便说 拿红头文件来 就是要求拿出根据的意思 2020 3 18 10 5 学习机关应用文的写作 也是培养干部的需要 机关应用文多是机关干部调查研究的结晶 是机关领导思想和工作经验的体现 也是马列主义基本理论及党的方针政策和本单位 本部门实际相结合的产物 它的撰写 是一项思想性 政策性 技术性很强的工作 撰写者和指导者 需要一定的马列主义理论修养 具备相应的分析和认识问题的能力 懂得掌握情况和调查研究的方法 还要有特定的专业知识和文字表达能力 因此 写作过程也是锻炼和提高干部素质的过程 一份文件写得好不好 及时不及时 既是领导机关工作质量和工作效率的体现 也是领导班子思想水平 业务能力和指挥才干的重要标志 2020 3 18 11 学习机关应用文的写作 还有助于改变机关作风 克服官僚主义 机关应用文要求严格的真实性 高度的思想性 很强的针对性 也就是说 它的写作 必须做到事实可靠 判断准确 办法切实可行 在内容上 它必须反映客观实际 而不能弄虚作假 杜撰捏造 要提出解决实际问题的方针 原则和措施 而不能无的放矢 空发议论 在文字表述上 要准确鲜明 简练畅达 以尽可能少的字句 恰如其分而又具体生动地反映和解决现实问题 那种冗长杂乱 繁琐重复 使人读后茫茫然不知所云的 2020 3 18 12 古今中外 凡是有作为的政治家 无不重视公文的写作 在我国 公文的产生 几乎和文字的形成同步 中国的文章史 实际上是从应用文开始的 在甲骨文中 多是国家的卜辞文书 其中有殷王的文告 如 王大令众人曰协田 其受年 殷王命令奴隶们努力耕田 那就能获得好收成 金文就是古人把文件记在钟鼎上的文字 如 毛公鼎 是成王册命毛公之辞 散氏盘 是两国疆界的契约 尚书 中的诰 命 誓是周朝作为训诫勉励的文告和出师作战的命令 誓词 在 论语 宪问 中 还记载了文件的写作过程 为命 裨谌草创之 世叔讨论之 行人子羽修饰之 东里子产润色之 2020 3 18 13 历代许多有作为的大政治家 文学家也写下了大量的应用文 如秦代李斯给秦王的报告 谏逐客书 汉代司马迁的 报任安书 贾谊的 过秦论 治安策 论积贮疏 晁错的 贤良对策 论贵粟疏 言兵事疏 王莽的 新莽量铭 三国蜀汉诸葛亮的 出师表 晋朝李密的 陈情表 唐代魏征的 谏太宗十思疏 韩愈的 论佛骨表 宋代王安石的 答司马谏议书 苏轼的 乞校正陆贽奏议进御札子 等等 都是公文中的佳品 至今仍然是我们借鉴学习的范文 2020 3 18 14 党和政府十分重视机关公文的写作 早在一九二三年 由中国共产党领导成立的海陆丰总农会和广东省农会 就设立过 文牍部 一九三一年 周恩来同志组织文书部门制定了 文书处置办法 一九四二年 陕甘宁边区政府还颁发过 陕甘宁边区新公文程式 把机关公文分成主要公文和辅助公文两类 主要公文有命令 布告 批签 公函 呈文等五种 辅助公文有指示信 报告 快邮代电 签条 通知等五种 一九四九年二月 华北人民政府又颁发了 华北人民政府公文处理暂行办法 对公文程序 种类 格式和行文关系作了规定 全国解放后 政务院又于一九五一年颁发了新的 公文处理暂行办法 对机关应用文的处理原则 种类和写作要求作了具体规定 2020 3 18 15 毛泽东 周恩来 刘少奇等老一辈无产阶级革命家 从参加革命工作起就常常亲自动手起草和修改文件 党和国家的许多重要文件 不少是出自他们之手 或是在他们直接领导下撰写而后由他们修改定稿的 对于如何撰写文件 他们也多次作过指示 比如 积极倡导领导干部亲自动手 反对秘书代劳 文书工作要遵循保密 准确 迅速三原则 文件要有三性 准确性 鲜明性 生动性 提倡革命的文风 反对文牍主义等等 周恩来同志不仅亲自主持制定文书处理办法 还召集知名语言学家探讨机关应用文写作 这一切 作为他们的革命实践的组成部分 为党的事业做出了贡献 给我们树立了榜样 今后 随着我国社会主义现代化建设的迅速发展 经济体制改革的不断完善 对我们各级领导机关 特别是领导同志提出了更高的要求 2020 3 18 16 四 法定公文写作者的基本素养真实是应用文的生命 不管是事务性应用文 还是公务活动中使用的公文以及个人交往中的一般性文书 它们都有特定的阅读对象 都是用来办事 解决实际问题的 要遵守 指事造实 的原则 从使用出发 公文是用来贯彻领导意图或者代表着集体意志 对撰写者本人而言 更多时候是奉命办差 他们往往处于一种完全被动的创作状态 在此背景下 要代好言 表好态 难免会在心理上和精神上产生巨大的压力 因此 要出色地完成一篇公文 撰写者没有良好的心理素养是绝对不行的 具体而言 主要有两个层面 2020 3 18 17 首先是自信力的培养和增强 没有人是天生的公文写作能手 相反 很多写手都是 半路出家 是因为工作需要才去写作的 此前并没有过多的公文写作方面的经验积累 一方面 自身对写作的对象和内容可能不熟悉 无法发挥优势和特长 觉得无从下手 很难在陌生的领域开篇立论 另一方面 领导对写作提出的要求和期望较高 有一种别无选择 被 赶鸭子上架 的感觉 担心自己的写作内容达不到要求 自己的能力不被领导看好 等等 如此 一些人在心理上便会容易产生信心不足甚至自卑的倾向 因此 写作公文的人一定要学会培养自己积极乐观 主动探索 大胆实践的精神 要具有勇于挑战 不怕失败的锐气 坚持不懈地增强成功的信念 长期以往 个人的自信心必然增强 写作能力也会不断提高 2020 3 18 18 其次是兴趣的培养 知之者不如好之者 好之者不如乐之者 兴趣是最好的老师 有了兴趣 就有了动力和热情 就会产生事半功倍的效果 努力培养对写作兴趣 必须要充分认识到 公文写作是一项重要而严肃的事情 对领导的决策和工作指导将产生直接的影响 一篇稿件从材料准备 起草 修改 到最后定稿 实际上完成了一次为领导当参谋 做助手的过程 不但磨练了自己的意志 更能增长自己的学识 在具体的实践操作中 创作者可以接触和了解到不同领域 不同层次的社会情况 提高思考力 增强全局观 拓宽新视野 充分积累写作经验 2020 3 18 19 优秀的应用文必然是集政治 文化 政策及实践等知识于一体 没有深厚的文学素质和文化功底 不具有敏锐的洞悉力和前瞻思维 根本无法完成高质量的公文写作 博学之 审问之 慎思之 明辨之 笃行之 应用文创作者要涉猎广泛 强化阅读 寻找知识补充的有效途径 努力提高创作素养 不但要勤于学习政治理论 方针政策 还要善于钻研科学知识和社会知识 积极关注时事动态和世故人情 努力将专业学习和业余学习有效结合起来 开拓思路 让自己在知识的积累和贮备上有一种会当凌绝顶 一览众山小的感觉 2020 3 18 20 掌握应用文写作的主要技巧 一是要提高应用文的语言修养 古人云 言之无文 行而不远 就是强调语言使用的准确 生动 简练 平实 庄重 即表达明确而不单调 叙述简洁而不拖沓 行文流畅而不枯燥 风格庄重而不刻板 做到 因情立体 即体成势 让语言为内容服务 增强表达效果 使文章更具有实用性 二是要准确把握应用文的语气和情感 增强应用文的美感意蕴 每种文体都有其特定的美学设计 都追求独特的美学目的 应用文写作的根本宗旨是通过运用理性思维来分析和解决问题 最终将有价值的观点形成路线 方针 政策 使纸上的东西贴近实际生活 既让人们领会文件的深刻思想内涵 也要保证各项措施的出台合民心 顺民意 让人们能够自觉贯彻执行 进而达到改造客观世界的目的 在应用文创作