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Excel基础知识培训 2007年3月16日 1 培训目的 如何准确而高效地工作学习使用简单的公式及函数设计简洁美观的数据表格提高数据处理技能发挥个人创造能力 2 目录 提高效率 快捷键格式设计公式和函数数据处理其他 时间 文本 工具栏 提高效率 快捷键 看看我们的键盘在工作表或工作簿中移动和滚动的按键用于输入数据的按键设置数据格式的按键编辑数据选择单元格 列或行的按键 1 2 分级显示数据的按键窗口 对话框和编辑框中的按键 1 2 用于工作表 图表和宏的按键 看看我们的键盘 E 打开资源管理器 D 或M 清屏 F 搜索 Alt F4 关闭windows任务Alt Tab 切换另外 可以自定义启动Excel的快捷键 在工作表或工作簿中移动和滚动的按键 按下完成箭头键向上 下 左或右移动单元格CTRL 箭头键移动到当前数据区域的边缘CTRL HOME移动到工作表的开头CTRL END移动到工作表的最后一个单元格 右下角 ALT PAGEDOWN向右移动一屏ALT PAGEUP向左移动一屏CTRL PAGEDOWN移动到工作簿中下一个工作表CTRL PAGEUP移动到工作簿中前一个工作表CTRL F6或CTRL TAB移动到下一工作簿或窗口CTRL SHIFT F6或移动到前一工作簿或窗口CTRL SHIFT TABF5显示 定位 对话框SHIFT F5或CTRL F显示 查找 对话框SHIFT F4重复上一次 查找 操作 等同于 查找下一个 TAB在保护工作表中的非锁定单元格之间移动 用于输入数据的按键 请按如果要ALT ENTER在单元格中折行CTRL ENTER用当前输入项填充选定的单元格区域TAB完成单元格输入并在选定区域中右移CTRL DELETE删除插入点到行末的文本F4或CTRL Y重复最后一次操作F2 SHIFT F2 编辑单元格 编辑单元格批注 CTRL D CTRL R 向下填充 向右填充 CTRL F3 F3 定义名称 将定义的名称粘贴到公式中 CTRL SHIFT ENTER以数组公式形式输入公式CTRL A在公式中键入函数名后显示公式选项板CTRL K插入超级链接SHIFT F3将函数粘贴到公式中F9 CTRL ALT F9 计算所有打开 活动 工作簿中的所有工作表SHIFT F9计算活动工作表ALT 等号 插入 自动求和 公式CTRL 分号 输入日期CTRL SHIFT 冒号 输入时间CTRL SHIFT 双引号 将上方单元格中数值复制到当前单元格CTRL 左单引号 在显示单元格值和显示单元格公式间转换CTRL 撇号 将上方单元格中公式复制到当前单元格ALT 下箭头键显示 记忆式键入 列表 设置数据格式的按键 请按如果要ALT 撇号 显示 样式 对话框CTRL 1显示 单元格格式 对话框CTRL SHIFT 应用 常规 数字格式CTRL SHIFT 应用带两个小数位的 贷币 格式 括号为负数CTRL SHIFT 应用不带小数位的 百分比 格式CTRL SHIFT 应用带两个小数位的 科学记数 数字格式CTRL SHIFT 应用年月日 日期 格式CTRL SHIFT 应用小时和分钟 时间 格式 标明上午下午CTRL SHIFT 应用这样的数字格式 3 000 000 00CTRL SHIFT 应用外边框CTRL SHIFT 删除外边框CTRL B应用或取消字体加粗格式CTRL I应用或取消字体倾斜格式CTRL U应用或取消下划线格式CTRL 5应用或取消删除线格式CTRL 9隐藏行CTRL SHIFT 左括号 取消隐藏行CTRL 0 零 隐藏列CTRL SHIFT 右括号 取消隐藏列 编辑数据 请按完成F2编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾F3将定义的名称粘贴到公式中CTRL SHIFT ENTER将公式作为数组公式输入CTRL A在公式中键入函数名之后 显示公式选项板CTRL SHIFT A在公式中键入函数名之后 为该函数插入变量名和括号CTRL C复制选定区域CTRL X剪切选定区域CTRL V粘贴选定区域CTRL 连字符删除选定区域CTRL Z撤消最后一次操作CTRL SHIFT 加号插入空白单元格ENTER SHIFT ENTER 在选定区域内由上往下移动TAB SHIFT TAB 在选定区域内由左往右移动CTRL PERIOD按顺时针方向移动到选定区域的下一个角 CTRL ALT 右箭头键右移到非相邻的选定区域CTRL ALT 左箭头键左移到非相邻的选定区域 选择单元格 列或行的按键 1 按下完成CTRL SHIFT 星号 选定当前单元格周围的区域SHIFT 箭头键将选定区域扩展一个单元格宽度CTRL SHIFT 箭头键将选定区域扩展到与活动单元格同一行或同一列的最后一个非空白单元格SHIFT HOME将选定区域扩展到行首CTRL SHIFT HOME将选定区域扩展到工作表的开始CTRL SHIFT END将选定区域扩展到表的最后一个使用单元格CTRL SPACEBAR选定整列SHIFT SPACEBAR选定整行CTRL A选定整个工作表SHIFT BACKSPACE如果已经选定了多个单元格 则只选定其中的活动单元格SHIFT PAGEDOWN将选定区域向下扩展一屏SHIFT PAGEUP将选定区域向上扩展一屏CTRL SHIFT SPACEBAR在选定了一个对象的情况下 选定工作表上的所有对象CTRL 6在隐藏对象 显示对象与对象占位符之间切换CTRL 7显示或隐藏 常用 工具栏F8使用箭头键启动扩展选中区域的功能 选择单元格 列或行的按键 2 处于End模式时展开选中区域的按键END打开或关闭END模式END SHIFT HOME将选定区域扩展到工作表上包含数据的最后一个单元格 右下角 END SHIFT ENTER将选定区域扩展到当前行中的最后一个单元格 CTRL 选中当前数组 此数组是活动单元格所属的数组CTRL SHIFT O 字母O 选定所有带批注的单元格CTRL 选择行中不与该行内活动单元格的值相匹配的单元格 必须选择起始于活动单元格的行 CTRL SHIFT 选中列中不与该列内活动单元格的值相匹配的单元格 必须选择起始于活动单元格的列 CTRL 左方括号 选定当前选定区域中公式的直接引用单元格CTRL SHIFT 左大括号 选定当前选定区域中公式直接或间接引用的所有单元格CTRL 右方括号 只选定直接引用当前单元格公式所在的单元格CTRL SHIFT 右大括号 选定所有带有公式的单元格 这些公式直接或间接引用当前单元格ALT 分号 只选定当前选定区域中的可视单元格 分级显示数据的按键 请按如果要ALT SHIFT 右箭头键对行或列分组ALT SHIFT 左箭头键取消行或列分组CTRL 8显示或隐藏分级显示符号CTRL 9隐藏选定行CTRL SHIFT 左括号 取消隐藏选定行CTRL 0 零 隐藏选定列CTRL SHIFT 右括号 取消隐藏选定列 窗口 对话框和编辑框中的按键 1 在窗口中按下完成ALT TAB切换到下一个程序ALT SHIFT TAB切换到上一个程序CTRL ESC显示Windows 开始 菜单CTRL W或CTRL F4关闭活动工作簿窗口CTRL F5恢复活动工作簿窗口的大小F6移动到已拆分工作簿的下一窗格SHIFT F6移动到已拆分工作簿的上一窗格CTRL F6切换到下一个工作簿窗口CTRL SHIFT F6切换到上一个工作簿窗口CTRL F7执行 移动 命令 菜单栏中的工作簿图标菜单 或使用箭头键移动窗口CTRL F8执行 大小 命令 菜单栏中的工作簿图标菜单 或使用箭头键调整窗口的大小CTRL F9将工作簿窗口最小化为图标CTRL F10最大化或恢复工作簿窗口PRTSCR将屏幕图像复制到剪贴板中ALT PRINTSCREEN将活动窗口的图像复制到剪贴板中 窗口 对话框和编辑框中的按键 2 在对话框中按下完成TAB移动到下一个选项或选项组SHIFT TAB移动到上一个选项或选项组CTRL TAB或CTRL PAGEDOWN切换到对话框中的下一个选项卡CTRL SHIFT TAB或CTRL PAGEUP切换到对话框中的上一个选项卡ALT 下箭头键打开选定的下拉列表框对话框中编辑框的按键在编辑框中按下完成HOME移动到内容的开始处END移动到内容的末尾CTRL 左箭头键向左移动一个字CTRL 右箭头键向右移动一个字SHIFT 左箭头键选定或取消选定左面的一个字符SHIFT 右箭头键选定或取消选定右面的一个字符CTRL SHIFT 左箭头键选定或取消选定左面的一个字CTRL SHIFT 右箭头键选定或取消选定右面的一个字SHIFT HOME选定从插入点到开始处的内容SHIFT END选定从插入点到末尾的内容 用于工作表 图表和宏的按键 按下完成SHIFT F11或ALT SHIFT F1插入新工作表F11或ALT F1创建使用当前区域的图表ALT F8显示 宏 对话框ALT F11显示 VisualBasic编辑器 CTRL F11插入MicrosoftExcel4 0宏工作表CTRL PAGEDOWN移动到工作簿中的下一个工作表CTRL PAGEUP移动到工作簿中的上一个工作表SHIFT CTRL PAGEDOWN选择工作簿中当前和下一个工作表SHIFT CTRL PAGEUP选择工作簿中的当前工作簿或上一个工作簿 格式设计 页面设置 数据有效性 条件格式 单元格格式 格式设计 单元格格式 单元格格式 概述单元格格式 数字单元格格式 对齐单元格格式 字体单元格格式 边框单元格格式 保护 对任何选定的单元格区域设置格式 只需对选定区域按鼠标右键或键盘快捷菜单 设置单元格格式 包括 单元格格式概述 如右图所有设置单元格格式只能对选定的范围起作用 即Excel的任何操作都必须有批定的对象对选定的区域按鼠标右键或键盘菜单键 设置单元格格式 F 即可设置单元格格式记住 不要选定 整个表 整行 整列来设置格式 否则会无谓加大文件长度 数据格式 数字 此处只对 自定义数字格式 进行说明 设定常用数字格式 Crtl Shift 如 12 345对于七位发票号码654可以设置自定义格式 0000000显示 0000654自定义格式顺序 正数格式 负数格式 零格式 文本格式如 0 红色 0 黄色 0 蓝色 和0为数字占位符 为文本占位符 逗号 为千分位符号d 天 m 月 y 年 如 将2003 3 15显示成 今天是3月15日 用函数 TEXT 单元格 今天是m月d日 或者自定义格式 今天是 m 月 d 日 表示重复 如 0 00将数字前加满 号为在不同工作表中使用自定义格式 只需把含自定义格式的单元格复制到其他工作表中就可以了 数据格式 对齐 对横向合并 一般不用 合并单元格 用 水平对齐 中的 跨列居中 对竖向合并 可以改变文字方向对备注单元格 可以使用 缩小字体填充 对大单元格应在 垂直对齐 上选 居中 数据格式 字体 只有一句建议对表格正文部分 大多数时候都不需要改变字体大小 只需要按缩放打印即可实现 数据格式 边框 表格框内线一般用单线 外框一般用双线 当然可以选择任意一种线型 数据格式 保护 锁定即对单元格内容进行锁定 不允许修改 只有工作表被保护时才会生效 隐藏即在保护工作表时 隐藏工作表中的公式 页面设置 可以在工具栏添加页面设置快捷键任何页面设置 首先必须确定打印机和纸张类型页边距 一般应选择水平居中 左右边距大多数情况下相等垂直居中视情况选择页眉 页脚 可以自定义页眉 页脚工作表 顶端标题行和左端标题列选项 视打印机是否支持如 每张纸打印页数双面打印等 数据有效性 可以任意定义序列或范围并通过菜单选择 条件格式 可以输入公式或数值最多可以设三种条件格式 加无条件时的格式 即根据一个单元格的内容最多可自动设置四种格式 公式函数 基本公式工作表函数错误跟踪VBA函数 录入原则 永远不用鼠标 基本公式 1 原则上输入任何公式 仅使用键盘 才能提高速度2 在单元格开始输入 按 时 EXCEL视同输入公式3 对任一单元格 按F2进入编辑状态 再按F2进入选择单元格4 例如 输入VLOOKUP或者连接两个单元格5 公司中可以使用名称6 单元格的引用 绝对引用和相对引用 使用F4切换7 对同一表 不同表 不同工作簿均以键盘方式引用 工作表函数 举例 数学函数 求和函数SUM 数值1 数值2 条件求和函数SUMIF 范围 条件 要求和范围 求平均值函数AVERAGE 数值1 数值2 四舍五入函数ROUND 数值 小数位 日期函数 年year 日期 月Month 日期 日Date 日期 Today 日期 Now 日期 星期Weekday 日期 逻辑函数 和and或or否not执行条件if 文本函数 截取函数left right mid合并字符串concateanate查找Find文本 树枝转换Text value 查找函数 vlookupVlookup 文本 范围 列 FALSE 错误跟踪 对公式或者函数的循环引用可能需要错误追踪 在 自定义 工具栏 下选 循环引用 即打开 循环引用 错误追踪的工具条单元格错误类型 错误 宽度不够或者负日期 VALUE 错误 参数不正确 不能返回结果值 DIV O 错误 不能被零整除 除数为零 NAME 错误 引用名称错误或引用不存在的名称 N A错误 找不到值 REF 错误 引用不存在的单元格或区域 NUM 错误 参数错误 或者数值过大 过小 NULL 错误 不正确的单元格运算或引用 数据处理 排序筛选分类汇总合并计算数据透视表使用名称使用数组循环引用分列获取外部数据 排序 1 建议 仅当单一表格 表头连续时 才能用工具条快速排序2 对于有较复杂表头的表格 一定要选定范围后才能排序3 用选定范围后排序 可针对任一局部排序 如华南区域客户4 可以按行排序5 对于不想改变最终顺序的表格 可以加入序号列后排序 筛选 1 选定一定范围后 可在相应的地方加入筛选按钮2 使用自动筛选 3 关于高级筛选 数据区 条件区与条件 或条件4 使用高级筛选获取不重复记录 分类汇总 1 坚持习惯 对选定范围进行分类汇总2 如何将未汇总的内容如型号复制下来3 如何删除分类汇总4 如何将分类汇总的结果复制到一个新表中5 将汇总结果中的 汇总 样全部删除 合并计算 按列合并按行合并同时按行和按列合并 数据透视表 1 数据透视表一定要有全部的列名称2 关于页 行 列选择3 展开其中某项数据4 关于表头合并 两个表头合成一个5 关于时间的组合6 关于数据更新 从数据源更新如果仅仅是调整透视表结构 不涉及数据源 使用名称 1 使用名称的好处 一次改全部公式 如管理费用表2 名称可以代替公式一部分或者区域一部分 甚至可以移动的区域3 如 在集团会计报表中的管理费用 本月数本月数 offset F5 0 MONTH 管理费用 A 2 1 4 用名称代替区域 总收入 sum b5 c100 5 如何在名称中使用相对和绝对引用 使用F2功能键 使用数组 1 数组举例 sum b2 b100 c2 c100 2 如前述 对绝对值求和 sum abs b2 b300 3 输入数组按 Ctrl Shift Enter4 可以对数组定义一个名称 然后对名称引用 分列 1 分列有两种方式 分隔符号 固定宽度2 使用 分隔符号 分列 可以使用Tal键分列 加空格 逗号等3 使用 固定宽度 分列 即划线确定分列宽度 注意数据细节 对文本列前封顶 数字列由于一般靠右 前面可以截去一部分 后面应留有余地4 数据 分列 在导入外部数数据时使用方式相同 可以混合使用 对容易分列的地方按 固定宽度 分列 在数据有错开的地方再按 分隔符号 分列 获取外部数据 1 获取外部数据方式 可以入的数据包括文本 DBF等 对MDB数据应从ACCESS中以EXCEL格式导出2 处理ERP导出的报表数据 文本文件 关于分列 如前述 可以使用两种方式分别处理关于错行 如客户名称在客户代码的下一行 排序 错列 提升即可3 处理营销系统导出的 SLK文本文件