第章采购谈判和合同管理PPT课件.ppt

采购管理 PurchasingManagement 吉林大学军需科技学院物流系副教授樊雪梅 fxm 2008级物流管理专业本科生课程50学时 1 采购谈判 采购合同签订 8 1 8 2 第八章采购谈判和合同管理 采购合同履行 8 3 第八章采购谈判和合同管理 2 有关购买汽车的谈判 两位男士走进汽车经销商的一个展览室 看过几款车型后 他们便来到某位销售人员身边 把自己感兴趣的那款车型告诉了他 但他们最后做出购买决定的关键还在于要价是否能尽如人意 于是 这位销售人员走出去查看他们相中的车 销售人员决定单独试一下这辆车 便让两位顾客留在销售处 由于销售人员不在场 两位男士进行了一次重要的磋商 一会儿 这位销售人员便驾车回来了 于是三个人进入销售处在桌旁坐了下来 开始讨价还价 谈判艰难地进行着 销售人员开始询问两位男士他们使用过的车的价位 但这两位男士不愿做出回答 于是销售人员不得不先报价 经过一番思考和计算 他在一张纸上写下一个数字 折叠好 把它递给了这两位顾客 几秒钟后 这两位男士就知道了销售报价 第八章采购谈判和合同管理 3 其中一位男士首先发言 他对这个报价的反应是不可思议 对这款车而言 这个价位是不可能的 纯粹在欺骗 别的经销商要价比这还高 销售人员说 整个商讨气氛变得紧张起来 两位男士控制不住站了起来 随即又坐了下来 但那位最先发言的人 是忍不住对同伴说 走 约翰 又不是没有别的地方可以去 我们走 于是他做出了离开的姿态 但另一位男士仍然不动 并用一种随和的语调与销售人员继续交谈 告诉销售员他的同伴有点激动 但是他本人有他的理由 他接着表示 如果这位销售人员能改变他的报价 也许他能说服他的同伴买车 这个案例所描述的谈判几乎每天都在发生 离开谈判 购买活动将中止 采购人员经验表明 他们至少要花20 的时间去与供应商正式进行谈判 对他们来说 谈判过程中的知识和谈判技巧可以帮助他们还击那些接受过良好培训的销售人员 1974年英国曾做过一项调研 调研人员发现在其所研究的工业企业中 80 的销售人员接受过谈判培训 而在同一产业中 只有1 的采购人员受到类似的培训 有关购买汽车的谈判 第八章采购谈判和合同管理 4 一 采购谈判 采购谈判 是指企业为采购商品作为买方 与卖方厂商对购销业务有关事项 如商品的品种 规格 技术标准 质量保证 订购数量 包装要求 售后服务 价格 交货日期与地点 运输方式 付款条件等进行反复磋商 谋求达成协议 建立双方都满意的购销关系 第八章采购谈判和合同管理 5 一 采购谈判 采购谈判的适用条件 结构复杂 技术要求严格的成套机器设备的采购 多家供货厂商互相竞争时 通过采购谈判 使愿意成交的个别供货商在价格方面作出较大的让步 采购的商品供货厂商不多 但企业可以自制或向国外采购 或可能其他替代商品 通过谈判 可作出有利的选择 需用的商品经公开招标 但开标结果在规格 价格 交货日期 付款条件等方面无一供货厂商能满足要求时 可通过谈判再作决定 需用的商品 原采购合同期满 市场行情有变化并且金额较大时 应通过谈判提高采购质量 第八章采购谈判和合同管理 6 一 采购谈判 明确谈判的内容 确定谈判的目标 制定谈判策略 整理和计划在谈判中的一些问题 在谈判内容较复杂时的人员安排 进一步加深彼此的了解和沟通 洞察对方 调整策略 刺激对方的兴趣 共同设计谈判程序 包括议题范围和日程 开始谈判阶段 业务洽谈阶段 签订正式协议书 据以签订正式合同 整个谈判过程结束 第八章采购谈判和合同管理 7 一 采购谈判 谈判成功的关键因素 要具备必胜的信念 敢于面对任何困难和挑战 谈判者要有耐心 要很好地控制自己的情绪 谈判者要有诚意 善于树立第一印象 营造和睦的谈判氛围 表述准确 有效 采用稳健的谈判方式 拒绝方式要正确 正确使用臆测 第八章采购谈判和合同管理 8 一 采购谈判 借刀杀人 化整为零 压迫降价 迂回战术 预算不足 釜底抽薪 第八章采购谈判和合同管理 9 购买钢卷的谈判 小李在日本和三菱公司谈判钢铁的事情 他们打算买小李的钢卷回去加工 然后外销 因为三菱公司现在不想做钢卷 想用小李公司的 于是双方坐下来谈判 三菱公司的代表问小李 听说你们的钢卷最近涨价 小李说 是的 每一吨146美元 代表笑笑说 好像比以前贵 小李说 原料 工资都涨了嘛 没想到 这个代表回头轻轻地叫了另外一个日本人的名字 那个人马上就站起来说 你们台湾不产铁砂 你们的铁砂来自美国东部巴尔迪莫附近 一吨 美元 你们的铁砂走的是太平洋铁路 从美国东岸送到西岸 一吨是 美元 你们台湾人喜欢用北京便宜的韩国船 韩金 运输 所以根据我们的调查 每一吨的运费是 美元 如果加上保险费 到了台湾时 大概一吨是 美元 你们高雄港的起调费我们查过了 下岗的时候一吨是 贵公司手上有五六百部卡车 我们知道你们是用自己的卡车送的 按照一般的成本你们是 美元 送到你们公司开 第八章采购谈判和合同管理 10 购买钢卷的谈判 始加工 如果贵公司钢铁厂按照台湾现在的水电和人工水准 一吨加工费用大概是 美元 你们台湾人做生意喜欢有20 的利润 所以乘上1 2出厂时应该是 美元 然后又用你们的货车 送到高雄港再加上 美金 这一次装的是我们日本油船 送到横滨港 下船一吨是123美元 第八章采购谈判和合同管理 结果 小李都听呆了 小李一看手表 中午12点了 乘机站起来说 来来来 先吃饭再说 化解了这场尴尬 这个日本人居然不放过小李 搂着小李的肩膀讲了最后一句话 没关系 买卖不成情义在 如果这个价格你不想卖 还有六家台湾公司 别的台湾人愿意卖给我们的 那两个小时小李非常矛盾 因为小李知道下午两点马上就到了 同不同意按照他的价格卖呢 如果同意 这就证明小李先是乱讲的 那个146美元是乱算的 如果不同意 那两万吨的生意就不见了 这就是情报搜集不精确所造成的恶果 所以日本人在跟别人做生意时 总是用心地搜集情报 11 二 采购合同签订 合同 合同是双方或多方确立 变更和终止相互权利和义务关系的协议 经济合同 是法人之间为实现一定的经济目的 明确双方权利义务关系的协议 经济合同的基本特征 经济合同的主体限于法人 经济合同的内容限于法人之间为进行经济行为的各种事项 采购合同是经济合同的一种 是供需双方为执行供销任务 明确双方权利和义务而签订的具有法律效力的书面协议 第八章采购谈判和合同管理 12 二 采购合同签订 商品名称 品质规格 数量 单价与总价 包装 装运 到货期限 到货地点 付款方式 保险 商品检验 纷争与仲裁 不可抗力 名称 编号 签订日期 签订地点 买卖双方的名称 合同序言 保值条款 价格调整条款 误差范围条款 法律适用条款 合同的份数 使用语言及效力 附件 合同生效日期 双方的签字盖章 第八章采购谈判和合同管理 13 二 采购合同签订 采购合同的订立 是采购方和供应双方当事人在平等自愿的基础上 就合同的主要条款经过协商取得一致意见 最终建立起物品采购合同关系的法律行为 第八章采购谈判和合同管理 14 二 采购合同签订 第八章采购谈判和合同管理 15 二 采购合同签订 合同当事人的法律地位平等 一方不得将自己的意志强加给另一方 当事人依法享有自愿订立合同的权利 任何单位和个人不得不非法干预 当事人应当遵循公平原则确定各方的权利和义务 当事人行使权利 履行义务应当遵循诚实信用原则 当事人订立 履行合同 应当遵守法律 行政法规 尊重社会公德 不得扰乱社会经济秩序 损害社会公众利益 第八章采购谈判和合同管理 16 二 采购合同签订 要约是要约人单方的意思表示 它可向特定的对象发出 也可向非特定的对象发出 要约内容须明确 真实 具体 不能含糊其词 模棱两可 要约是要约人向对方做出的允许 因此要约人要对要约承担责任 并受要约的约束 要约人可在得到对方接受要约表示前撤回自己的要约 但撤回要约的通知必须不迟于要约到达 承诺表示当事人另一方完全接受要约人的订约建议 同意订立采购合同的意思表示 承诺由接受要约的一方向要约人作出 承诺必须是完全接受要约人的要约条款 不能附带任何其他条件 即承诺内容与要约内容必须完全一致 协议即成立 要约是指当事人一方向他方提出订立经济合同的建议 第八章采购谈判和合同管理 17 二 采购合同签订 口头合同指合同双方当事人只是通过语言进行意思表示 不用方案等书面表达合同内容而订立合同的形式 书面形式是指合同书 信件和数据电文 包括电报 电传 传真 电子数据交换和电子邮件 等可以有形地表现所载内容的形式 即以方案为表现形式的合同形式 除了口头合同与书面合同以外的其他形式的合同 包括默示形式和推定形式 第八章采购谈判和合同管理 具体形式可分为四类 合同书 信件 数据电文 确认书 18 二 采购合同签订 国内结算 查询物料入库信息 对入库物料办理付款手续 国外结算 一手交钱 一手交货 五份单据 付款申请单据 合同 物料检验单据 物料入库单据 发票 它们的合同编号 物料名称 数量 单价 总价 供应商必须一致 国内 单据的匹配性 五份单据在六个方面的一致性及正确性 单据的规范性 对发票 付款申请单要求格式标准 统一单据的真实性 发票的真假鉴别 检验 入库单的真假鉴别 资金紧缺时 综合考虑物料的重要性 确定首先向谁付款 财务部接到付款申请单及通知后 即向供应商付款 并提醒 大额付款 企业必须在付款后向供应商做出收款提醒 第八章采购谈判和合同管理 19 二 采购合同签订 合同管理 涉及从合同签订到合同终止期间内 供应商或者采购商的关于合同的所有活动 其目的 解决合同期间出现的任何问题 确保供应商履行合同规定的义务 具体内容 争议与索赔的处理 采购合同的变更与解除 第八章采购谈判和合同管理 20 二 采购合同签订 违反合同的责任区分 违反采购合同的责任 违反货物运输合同的责任 已投财产保险时 保险方的责任 第八章采购谈判和合同管理 21 二 采购合同签订 违反合同的责任区分 索赔的期限 索赔的依据 索赔额及赔偿办法 第八章采购谈判和合同管理 22 二 采购合同签订 仲裁 是指经济合同的当事人双方发生争议时 如通过协商不能解决 当事人一方或双方自愿将有关争议提交给双方同意的第三者依照专门的裁决规则进行裁决 裁决的结果对双方都有约束力 双方必须遵照执行 仲裁受理机构 国内 县 地区 省和国家工商行政管理局的仲裁机关 涉外仲裁 规定在我国由中国国际贸易促进委员会对外经济贸易委员会仲裁 规定在被诉方所在国家仲裁 规定在双方同意的第三国进行仲裁 第八章采购谈判和合同管理 23 二 采购合同签订 仲裁的程序 提出仲裁申请 立案受理 调查取证 先行调解 开庭裁决 第八章采购谈判和合同管理 24 物资采办合同供方 需方 双方协商 签订本合同 共同信守合同编号 签订日期 表格式 第八章采购谈判和合同管理 25 物资采办合同合同编号 经供需双方商定 签订本合同 共同信守1 物资名称2 物资数量和计量单位3 物资单价及总金额4 交货地点和方式5 验收标准和验收方法 条文式 第八章采购谈判和合同管理 26 6 结算方式7 供方经济责任8 需方经济责任9 合同有效期自年月日至年月日止10 本合同份 双方各执份 送份11 其它未尽事项 由双方协商 另立附件12 附则 供方 经办人 开户行 帐号 地址年月日需方 经办人 开户行 帐号 地址年月日签证机关签证人年月日 第八章采购谈判和合同管理 27 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本甲方 买方全称 乙方 卖方全称 为了增强买卖双方的责任感 确保双方实现各自的经济目的 经双方充分协商 特订立本合同 以资共同遵守 28 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本 第一条产品的名称 规格型号 数量 金额 供货时间 29 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本 第二条产品的技术标准 包括质量要求 按下列第 项执行 a 按国家标准执行 b 无国家标准而有行业标准的 按行业标准执行 c 无国家及行业标准的 按企业标准执行 d 没有上述标准的或虽有上述标准 但甲乙方有特殊要求的 按双方在合同中商定的技术条件 样品或补充的技术要求执行 附后 30 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本 第三条产品的包装标准及包装物的供应及回收 第四条运输方式 交 提 货地点和费用负担 第五条验收方法及提出异议期限 1 甲方在验收中 如发现产品的品种 型号 规格 花色和质量不合规定 应一面妥为保管 一面于天内向乙方提出书面异议 2 甲方未按规定期限提出书面异议的 视为所交产品符合合同规定 3 甲方因使用 保管 保养不善等造成的产品质量下降的 不得提出异议 4 乙方在接到甲方书面异议后 应在个工作日内负责处理 否则即视为默认甲方提出的异议和处理意见 第六条货款结算 货到后天内结清 31 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本 第七条违约责任 违约方承担总金额的 为违约金 第八条合同争议的解决方式 本合同在履行过程中如发生争议由双方当事人协商解决 协商不成 按下列第种方式解决 1 提交仲裁委员会仲裁 2 向乙方所在地人民法院提起诉讼 第九条本合同履行期内 甲乙双方均不得随意变更或解除合同 合同如有未尽事宜 须经双方共同协商后做出补充规定 补充规定与本合同具有同等效力 第十条其他 第十一条本合同生效时间 合同双方签字盖章后即生效 合同一式二份 双方各执一份 32 表格条文式 第八章采购谈判和合同管理 采购合同范本 甲方章乙方章法定代表人 法定代表人 委托代理人 委托代理人 地址 地址 开户银行及账号 开户银行及账号 电话 传真 电话 传真 邮编 邮编 年月日订立 33 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 合同编号 采购方 上海市杨浦区政府采购中心供方 此处须填写全名 需方 此处须填写全名 采购方及供方 需方经协商一致 签订本合同 第八章采购谈判和合同管理 34 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 一 采购方向供方订购以下产品货物采购一览表单位 元 第八章采购谈判和合同管理 35 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 二 质量质量 供方提供的货物必须是原厂生产的 全新的 未使用过的 包括零部件 并完全符合原厂质量检测标准和国家质量检测标准以及合同规定的质量规格和性能要求 三 权利保证供方应保证需方在使用货物或货物的任何部分不受第三方关于侵犯其所有权 专利权 商标权 工业设计权的指控 四 交货方式 时间 地点供方须在本合同签订后三日内送货至需方 并负责安装调试成功 运送产生的费用由供方负责 供方在交付时应向需方提供货物的使用说明 操作手册 维修说明 图纸及其他相关资料 第八章采购谈判和合同管理 36 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 五 验收货物到达后 并由供方完成对货物安装调试后 由需方对货物的质量 规格 数量 软件安装和运行状况及其他进行检验 如发现货物的质量 规格 数量与合同规定不符 需方有权拒绝接受并向供方提出索赔 如货物的质量 规格在保证期内被证明存在缺陷 包括潜在的缺陷或使用不合适的材料 需方有权凭有关证明文件向供方提出索赔 六 货款支付供方所交的货物全部验收合格后7日内 采购方一次性向供方支付全部货款 供方向需方开具销售发票 第八章采购谈判和合同管理 37 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 七 售后服务 本合同所指的货物自验收合格之日起 免费保修三年 对于出保修期的机器 终生维修 维修时只收部件成本费 本合同所指的货物发生故障 供方保证12小时内排除故障 恢复产品原有的功能 或提供同型号备机供用户使用 本合同所指的货物有保修单 由供方记录在案 并对持有合法保修单的货物负有本合同所载的售后服务的义务 第八章采购谈判和合同管理 38 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 八 违约责任需方无正当理由拒收货物 拒付货款的 对供方造成损失的 供方有权追索 需方逾期付款的 需方向供方每日偿付欠款总额万分之五的滞纳金 供方所交货物品种 型号 规格 质量不符合同规定标准的 需方有权拒收 对需方造成损失的 需方有权追索 供方不能交付货物的 对需方造成损失的部分 需方有权追索 供方逾期交付货物的 供方向需方每日偿付货款总额万分之五的滞纳金 供方不履行售后服务的有关义务 对需方造成损失的 需方有权追索 第八章采购谈判和合同管理 39 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 九 争议解决本合同发生争议产生的诉讼 由合同签定地人民法院管辖 十 合同生效本合同一式三份 采购方及供方 需方各执一份 合同自三方签字之日起生效 十一 本合同未尽事宜 经采购方及供方 需方协商一致并按合同法有关规定处理 第八章采购谈判和合同管理 40 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 供方 签章 地址 法定代表人 委托代理人 电话 电传 邮编 开户银行 账号 第八章采购谈判和合同管理 41 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 需方 签章 地址 法定代表人 委托代理人 电话 电传 邮编 开户银行 账号 第八章采购谈判和合同管理 42 上海市杨浦区政府采购中心计算机设备购销合同 采购方 地址 上海市杨浦区政府采购中心 黄兴路402号 法定代表人 崔卫中委托代理人 电话 65700068 151635120510邮编 200093签约地点 上海市杨浦区政府采购中心 黄兴路402号 签约时间 年月日 第八章采购谈判和合同管理 43 农药买卖合同 示范文本 合同编号 出卖人 签订地点 买受人 签订时间 年月日 第八章采购谈判和合同管理 44 农药买卖合同 示范文本 第一条标的 数量 价款及交 提 货时间 注 空格如不够用 可以另接 第八章采购谈判和合同管理 45 第二条质量标准 第三条出卖人对质量负责的期限 第四条包装标准 第五条合理损耗标准及计算方法 第六条农药的所有权自时起转移 但买受人未履行支付价款义务的 农药属于所有 第七条交 提 货方式 地点 第八条运输方式和到达站 港 及费用负担 第九条检验标准 方法 地点及期限 第十条结算方式及期限 第十一条本合同解除的条件 农药买卖合同 示范文本 第八章采购谈判和合同管理 46 第十二条违约责任 第十三条担保方式 也可另立担保合同 第十四条合同争议的解决方式 本合同在履行过程中发生的争议 由双方当事人协商解决 也可由当地工商行政管理部门调解 协商或调解不成的 按下列第种方式解决 一 提交仲裁委员会仲裁 二 依法向人民法院起诉 第十五条本合同自起生效 第十六条其他约定事项 农药买卖合同 示范文本 第八章采购谈判和合同管理 47 农药买卖合同 示范文本 第八章采购谈判和合同管理 48 三 采购合同履行 订单管理 第八章采购谈判和合同管理 货款结算 品质管理 49 三 采购合同履行 订单管理 是供应链管理的基础环节 是买卖双方都关注 都需要有一套完整的订单管理系统和操作流程 编制订单流程涉及的主要内容 准确的名称 编号及发布日期 实施日期 核心内容 相关文件名称 文件更改记录 附加说明等 范围 术语 职责 工作流程和使用说明 需要以标准流程图表示 工作内容 包括序号 工作描述 输入 输出责任部门 工作条例 第八章采购谈判和合同管理 50 三 采购合同履行 ERP系统下的采购订单管理 基本程序 请购单录入 维护 采购单录入 采购订单维护 采购订单确认 采购订单确认后维护 采购订单收货 无采购订单收货 第八章采购谈判和合同管理 51 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 电子版商品订购单 52 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 电子版商品订购单 53 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 来自生产 库存 销售的申请 请购处理 物流中长期采购计划 请购单录入 维护 采购申请文件 报表 查询 采购处理 请购单合并 下达 采购订单录入 维护 采购订单文件 采购单结案 采购单结帐 查询 报表 采购订单确认发放 收货处理 无订单收货 收货单更正 订单收货 收货记录文件 查询 报表 库存分配 收货确认 库存文件 54 三 采购合同履行 订单管理工作的监督 建立制度 第八章采购谈判和合同管理 确定监控点 审查相关单据和记录 预先对每份订单编号 订单发出前 由专人检查订单的有效性 专人订单的编制过程和内容 订购手续办好后 填写订单一式三联 55 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 常用支付方式 买方直接付款 订货付现 汇付 银行托收 光票托收 跟单托收 信用证 可撤销信用证 不可撤销信用证 保兑信用证和非保兑信用证 即期信用证 远期信用证 承兑信用证和议付信用证 56 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 57 三 采购合同履行 第八章采购谈判和合同管理 支付方式选择的依据 根据贸易伙伴的资信情况灵活选择 根据货物的市场行情选择支付方式 根据贸易条件的性质选择支付方式 58 三 采购合同履