有效的时间管理月日PPT课件.ppt

1 时间管理 2 培训目标 在完成本课程后 参加者将能 了解时间管理失控的问题知道时间失控的原因掌握时间管理的基本技巧 3 培训内容概要 时间的含义及特点时间管理的含义及本质有效时间管理的好处个人时间管理方式评估时间管理的障碍时间管理不善的征兆和原因掌握时间管理的要诀时间管理的步骤时间管理一些值得注意的要点时间管理理论的发展时间管理金科玉律 4 一 什么是时间 5 时间的定义 从过去通过现在直到将来 连续发生的各种各样事件的过程所形成的轨迹 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 时间是一种最重要也最有限的资源 是一种得到后就要马上用掉的资源 而且以固定的比率 1分钟 60秒 一天 24小时 一年 52周 6 散文欣赏 匆匆 朱自清燕子去了 有再来的时候 杨柳枯了 有再青的时候 桃花谢了 有再开的时候 但是 聪明的 你告诉我 我们的日子为什么一去不复返呢 是有人偷了他们罢 那是谁 又藏在何处呢 是他们自己逃走了 现在又到了哪里呢 我不知道他们给了我多少日子 但我的手确乎是渐渐空虚了 在默默里算着 八千多日子已经从我手中溜去 象针尖上一滴水滴在大海里 我的日子滴在时间的流里 没有声音也没有影子 我不禁头涔涔而泪潸潸了 7 去的尽管去了 来的尽管来着 去来的中间 又怎样的匆匆呢 早上我起来的时候 小屋里射进两三方斜斜的太阳 太阳他有脚啊 轻轻悄悄地挪移了 我也茫茫然跟着旋转 于是 洗手的时候 日子从水盆里过去 吃饭的时候 日子从饭碗里过去 默默时 便从凝然的双眼前过去 我觉察他去的匆匆了 伸出手遮挽时 他又从遮挽着的手边过去 天黑时 我躺在床上 他便伶伶俐俐地从我身边垮过 从我脚边飞去了 等我睁开眼和太阳再见 这算又溜走了一日 我掩着面叹息 但是新来的日子的影儿又开始在叹息里闪过了 8 在逃去如飞的日子里 在千门万户的世界里的我能做些什么呢 只有徘徊罢了 只有匆匆罢了 在八千多日的匆匆里 除徘徊外 又剩些什么呢 过去的日子如轻烟却被微风吹散了 如薄雾 被初阳蒸融了 我留着些什么痕迹呢 我何曾留着象游丝样的痕迹呢 我赤裸裸来到这世界 转眼间也将赤裸裸地回去罢 但不能平的 为什么偏要白白走这一遭啊 你聪明的 告诉我 我们的日子为什么一去不复返呢 看过此文 你认为时间有哪些特点 9 时间的特点 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 10 时间的机会成本 时间 金钱一小时看电视 一小时不阅读报纸一小时与人闲谈 少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与机构成效 您的时间值多少钱 11 如果银行每天早晨向你的帐号拨款8 64万元 你在这一天可以随心所欲 想用多少就用多少 用途也没有任何的规定 条件只有一个 用剩的钱不能留到第二天再用 也不能节余归自己 前一天的钱你用光也好 分文不花也好 第二天你又有8 64万元 请问 你如何用这笔钱 12 二 时间管理 13 定义 如何选择 支配 调整 驾驶在单位时间里所做的事情含义 时间管理是自我管理不是要把所有事情做完 而是更有效的运用时间时间管理的本质是选择管理80 的效益来自于20 的工作 掌握关键决定该做什么决定什么事情不该做不是完全的掌控 而是降低变动性时间管理最重要的功能是透过事先的规划 做为一种提醒与指引 我没有时间 其实只是一个藉口 什么是时间管理 14 时间管理的好处 提高效率 花费较少的时间就能把事情办好更高的工作满意度 取得更好的工作成果 从工作中获得更大的满足减少紧张与焦虑 承受较少的身心压力人际关系的改善更好地达到事业目标和人生目标 15 你的时间价值 16 时间的运用 大块时间首要时间零碎时间固定时间 安静时间弹性时间交通时间 17 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 测测你的时间安排 18 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 19 12 16 yes 救命 你在时间管理上需改进 8 12 yes 4 8 yes 0 4 yes 当心 你需要重新审视你的时间行动指南 可以 方向正确 但需要提高冲劲 恭喜 坚持并保留你的方法 总结你的时间掌握 20 三 时间管理失控 21 时间都去哪儿了 有人统计过一个平均活到72岁的人群对时间的分配 睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其它3年 22 推销员花费在交通及等待准顾客的时间平均占32 用于整理书面资料 开会以及打电话的时间平均占24 用在礼节性访问的时间占5 实际与准顾客面对面洽谈的时间只有39 如果能把洽谈的时间比例从39 提高到52 销售潜力就可以提高1 3 因此推销员要尽量节省时间 减少非洽谈时间 和充分利用时间 增加洽谈时间的有效性 做好时间规划 23 掌握时间管理要诀 找出问题的根源 找出时间失控的征兆客观分析问题的原因检讨工作目标及内容 24 时间管理失控的表现 电话干扰 不能集中工作别人打扰 要放下重要的工作工作优先次序不明 重要工作未能按时完成多项重要工作须同时处理 时间出现冲突工作设施不足 引起不便 拖慢工作进度人手不足 工作不能妥善分配不妥善处理文件 造成资料遗失无力拒绝要求 不能兼顾个人工作拖延工作 把重要工作押后 影响工作进度 25 时间管理的障碍 续 不能有效授权时间估计不切实际 未能有足够时间完成工作信息不足 不正确 延误沟通失误 不足犹豫不决职权不清缺乏自律急于求成 26 时间管理失控的根源 做了根本不需要做的事做了能够由别人做 应该由别人做的事因考虑不周而耗时过多不能惯彻 致使重复工作缺乏计划 组织 授权 控制没有人愿意承认浪费了别人的时间 27 时间管理的障碍分类 28 时间管理失控形成的原因 缺乏计划缺乏组织缺乏分配缺乏控制 29 四 改善时间管理的习惯 30 不做计划的原因 知难行易 认为没有必要在行动之前多做思考不做计划也能获得实效计划与事实之间难趋于一致 故对计划丧失信心不知如何做计划 计划 31 目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事的轻重缓急没有时间分配的原则 工作缺乏计划的恶果 32 如何做计划 定立目标确定优先处理顺序 33 定立目标的意义 更有效地实现目标改进绩效提高你实现目标的动机提高你对成就的自豪和满足提高自信心消除止步不前和不高兴的想法更有效地利用时间 34 具体的 Specific 可量化的 Measurable 能够实现的 Achievable 注重结果的 Resultoriented 时间性 Timely 目标设立的原则 SMART 35 在我45岁之前 我要成为一汽集团的老总 我的伟大目标 36 分解目标的方法 剥洋葱法 37 分析自己现在的位置列出达到目标的障碍和所需要的知识和技能拟定达到目标的行动计划 分解目标的目的 38 您是先捡那些有兴趣的事做吗 是否您是先做容易的事再做困难的事吗 是否您是先做紧急的事再做重要的事吗 是否您是按事情发生的先后顺序处理它们吗 是否您是到接近最后期限才真正投入项目吗 是否 下面哪些做法是对您的描述 确定优先处理顺序 39 喜欢做的事情熟悉做的事情容易做的事情花费时间少的事情已经排定时间的事情资料齐全的事情 别人的事情有趣的事情紧急的事情经过筹划的事情上级临时交代的事情 通常 什么样的事情是你优先选择做的 40 处理优先次序 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 41 紧急性 重要性 危机管理紧急状况有期限压力的事迫切的问题 工作的长期规划人际关系的建立发掘新机会充电反省 某些谈话某些信函 报告 会议不速之客 电话符合别人期望的事情 过分追求尽善尽美无聊的电视节目 小说办公室闲聊寻找行为 废纸篓 授权 重要VS紧急 42 处理优先次序 续 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 首先处理 尽量少做尽可能委派给下属 用大多数时间 最好别做或有时间再做 43 普通人的时间安排 25 30 15 50 60 2 3 44 成功人士的时间安排 20 25 65 80 15 1 45 确定处理优先次序 上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同 澄清您的工作目标和您的老板保持一致工作的优先顺序会变化 所以需要在每天开始时重新进行评估 越是接近自己目标的工作 集中 重点地处理就越重要 46 1 把每天要做的事情列一份清单2 确定优先次序 从最重要的事情开始做起3 每天都这么做 三步药方 通过计划帮您有效利用时间 认清主要工作目标 围绕主要工作目标安排轻重缓急 47 把每天要做的事列一份清单确定优先顺序 从最重要的事情做起每天都这么做 48 大石头 小沙子 水 2020 3 18 49 50 练习 日工作计划 51 习惯恐惧完美主义 拖延 计划失败的主要原因 52 优先解决令人讨厌的工作要知难而进确定截止时间 给自己压力将工作分成小单元给予自我奖励 如何摈弃拖延的毛病 53 实行门户开放政策有强烈的会客欲望害怕冒犯别人缺少授权 要求或期望下属多请示无法中止别人的逗留办公地点不佳走错门或找错人的来访者 为什么会被打扰 54 成本 时间 质量 完美是一种陷阱 55 确定任务完成的时间制定较详细的计划可以做出公开的承诺经常检验自己的计划留有计划外的时间 如何制定计划 56 一张很有意义的表格 57 找出隐藏时间 减少无谓的时间浪费 提高工作成效 根除浪费时间的习惯 时间的加减乘除运算 58 善于利用等候 上下班 等车的时间创造时间区域逆势操作背包原则 59 1 物归其所不要舍不得丢弃废品分门别类有关联的东西放在一起随身用品的放置2 善用文件夹 60 不适于开会的情况 会议所需资料不全或会议准备不充分所需解决的问题用电话 备忘录或个别谈话等方式解决起来更好所谈事务密级较高 不宜扩大知情范围你对要解决的问题已做出决定问题属琐碎小事大家之间怨气太大 敌对情绪太浓 开会之前需要时间平静 会议 61 会前充分的准备会中积极的执行会后作必要的后续工作 高效会议的管理技巧 62 1 明确会议目的 2 选择会议的形式 3 确定参加人员 4 准备及下发议程 5 确定时间 地点 6 安排座位 7 会议用品 63 会议要开多长时间 哪几个问题需要讨论 分配给每个问题的时间 做决定 总结的时间 休息时间 64 必须明确通知与会者关于会议的日期 时间 地点 和会议的目的与会者应当明白他们将对会议作出哪些贡献会前向全体与会者提供书面的背景材料 65 茶饮休息室 吸烟处停车位资料 66 会议流程 1 宣布会议开始 2 讨论会议议题 3 制定解决方案 4 做出会议决策 67 1 主持人再次向大家交待会议程序及时间安排 让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来 2 主持人应做到 保持与会者不受攻击并保证每个人都能参与 保持中立和建立信任 68 积极参与外表与讲话倾听发言处理问题做备忘录 出席会议 69 看会议的结果 看会议的过程 判断会议成功的方法 70 授权 就是通过赋予某个单位或个人以权限和行为责任 从而把工作转交给他人去做 组织与授权 71 授权的风险太大担心别人比他们做得更好 不愿授权的原因 72 赢得更多的时间 作更重要的事压力会减小让专业的人做专业的事 提高工作效率培养和促进员工的独立性 使他们工作更有目标 可以为成就感到骄傲工作的透明度经越来越大授权可以节约成本 授权的好处 73 挑选合适的人确定被授权者明白我们对他们的期望是什么让授权者有想象和创造的空间鼓励下属迎接挑战让被授权者在一开始的时候就知道 我们会全程掌握他们的进度要随时有接受错误的心理准备按照成果的大小 适度给予奖励把责任和权力分派给别人 授权的原则 74 改善管理习惯 组织及授权 充分准备促进合作责权清晰适当人选 75 改善管理习惯 控制进度 定出完成时间安排跟进 帕金森定律表明 工作往往会越拖越长 最终耗尽所有可用时间 76 改善管理习惯 自我约束 处理电话干扰应付不速之客改善拖延的习惯整理文件有效地进行会议 77 有效地打电话 像准备会议一样准备你的电话集中打电话 如果一个号码占线 试完其他号码再重拨按照一定的优先顺序打电话掌握并主导交谈简短 节省自己和他人的时间 78 有效地接听电话 让秘书先处理 减少不重要的电话询问需要多长时间转给可以处理的人集中精力 有效聆听控制接听时间留言电话 79 结束电话 在我走之前 还有什么需要讨论的吗 我有一个电话要接 以后再回电给你行吗 进一步的问题可以下次再谈我得去开会了 老板在等我呢我得走了 同事正招呼我呢 80 如何应付不速之客 秘书安排选择到对方办公室不要坐下事先说明婉拒 正在开会 谢绝打扰 81 如何改善拖延的习惯 工作计划贯彻完成定期检讨化整为零 82 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话机被纸张淹没了 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀 却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 整理文件 从清理办公桌开始 83 只打开正在使用的文件 发函文件经常清理 只保留当前的来函文件 文件都是最新的 最频繁使用的文档极易拿到 电话伸手可及 常用文档靠近办公桌 无用的东西及时清除 清理办公桌 84 处理文件 紧急 立即处理不紧急 待处理只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理 扔掉 存档已处理文件 85 如何有效进行会议 没必要不开会电话会议明确目的必要的人参加 准时用日程安排 紧扣主题控制讨论及进程结论简单明了 措施可行书面记录 跟进行动 86 掌握时间管理要诀 开发时间领域 创造更多的时间 87 开发时间领域 提高阅读能力加强决策能力使用工具训练下属提高工作效率 授权定时运动 适时正确地摄取营养 保持健康增广见闻 拓宽视野早起晚睡根据个人的节律安排时间 88 根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间 了解它们持续的时间长度将要求最高的重要任务 安排在每天体力和脑力的高峰期将休息时间安排在精力不济之时 以重新振作将不重要的工作放在精力低谷期 89 要做什么 可以不做 可以授权 按先后排序 轻重缓急 分配时间按计划行动 自我约束评估工作及时间效益 时间管理的步骤 90 时间管理一些值得注意的要点 遵循20 80法则记住帕金森定律 Parkinson sLaw 把不太重要的事集中起来办