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如何高效地开展工作 2014年9月21日 1 培训介绍 培训目标建立一种良好的习惯 让工作变得简单而高效主要内容正确领悟高效执行力避开高效执行的误区高效工作方法良好的心态目标确定 做正确的事制定计划 正确的做事懂得分享 提升学习抓住重点 简化工作高效时间管理建立良好的沟通能力平衡的自我更新几点建议 2 前言 高效能意味着 以良好的习惯为基础 善于时间管理和沟通 自主经营个人工作与生活 最终实现人生平衡 并达到职业生涯的高效能 3 前言之习惯的重要性 养成良好的行为模式和工作习惯 确保采用最佳的工作方法完成各项任务弗兰西斯 培根在 论习惯 中写到 人的思考取决于动机 语言与学问和知识 而他们的行动 则多半取决于习惯 长期按某种习惯行事 久而久之就形成一种固有的行为模式 行为模式一旦形成 具有非常强的顽固性 江山易改 本性难移 培养一种好的行为模式是每个人工作高效的根本 行为模式包括思考问题的思维模式 合理安排时间的方法 安排生活的方式等 4 正确领悟高效执行力之执行力概念 什么是执行力所谓执行力 指的是贯彻战略意图 完成预定目标的操作能力 是把企业战略 规划转化成为效益 成果的关键 执行力包含完成任务的意愿 完成任务的能力 完成任务的程度 执行力 对个人而言执行力就是办事能力 对团队而言执行力就是战斗力 对企业而言执行力就是经营能力 衡量执行力的标准 对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务 对企业而言就是在预定的时间内完成企业的战略目标 小故事 买土豆 5 正确领悟高效执行力之执行力的48字执行真经 认真第一 聪明第二结果提前 自我退后锁定目标 专注重复决心第一 成败第二速度第一 完美第二结果第一 理由第二 6 避开高效执行的误区 心态误区 观念的误区 重点误区 创新误区 能力误区 细节误区 授权误区 7 高效工作方法之建立良好的心态 建立起积极的价值观 获得健康的人生 释放出强劲的影响力 你内心如果是一团火 才能释放出光和热 你内心如果是一块冰 就是化了也还是零度 好心情才能欣赏好风光 好花要有好心赏 故事 独木桥和鳄鱼的实验 囚犯的实验 8 高效工作方法之建立良好的心态 相关工具 改变态度 我们改变不了事情就改变对这个事情的态度 一个人因为发生的事情所受到的伤害不如他对这个事情的看法更严重 事情本身不重要 重要的是人对这个事情的态度 故事 幸运还是倒霉 生活和死亡的选择 小孩和水手的对话 学会享受过程 享受过程 精彩每一天 生命是一个过程不是一个结果 如果你不会享受过程 结果到了是什么大家都知道 故事 看破红尘的小伙 现在父母的教育 活在当下 最重要的事情就是现在你做的事情 最重要的人就是现在和你一起做事情的人 最重要的时间就是现在 这种观点就叫活在当下 它是直接可以操作的 故事 草莓 雅典奥运会上的王浩 9 高效工作方法之建立良好的心态 不要把自己幸福的来源建立在别人的行为上面 我们能把握的只有自己 如果你把自己幸福的来源建立在别人的行为上面 你将产生恐惧 我们不能把美好一次享用完毕 留点缺陷 遗憾下次努力 故事 高考清华学会感恩 感恩获得好心情 如果遇到倒霉的事情就想还有人比你更倒霉 天堂 地狱由心造 幸福由思想 心态决定 心可以造天堂 也可以造地狱 故事 日本武士和老禅师 天堂和地狱的汤 压力太大的时候要学会弯曲 10 高效工作方法之建立良好的心态 阳光心态的主要内涵 第一 不能改变环境就适应环境 第二 不能改变别人就改变自己 第三 不能改变事情就改变对事情的态度 第四 不能向上比较就向下比较 11 高效工作方法之建立良好的心态 把生命看透但不看破 四大步骤 第一步 养成一种习惯 发现生活的美好方面 第二步 宽容过去 要学会忘记 谅解 宽容 不原谅等于给了别人持续伤害你的机会 第三步 学会利用现有资源把事情做成而不是消极等待 第四步 服务他人 金钱的价值在于使用 人的生命价值在于被需要 12 高效工作方法之建立良好的心态 亚里士多德说 生命的本质在于追求快乐 使得生命快乐的途径有两条 第一 发现使你快乐的时光 增加它 第二 发现使你不快乐的时光 减少它 不仅止于采取主动 还代表人必须为自己负责 个人行为取决于自身 而非外在环境 理智可以战胜感情 人有能力也有责任创造有利的外在环境 13 高效工作方法之目标明确 做正确的事 故事 摘苹果 伐木工 启示 做正确的事 比什么都重要始终都应心怀最终目标 确保在做正确的事实现目标是所有工作的价值体现 是工作的核心 目标是指引我们做正确的事的指南针 没有目标就会像无头的苍蝇 不知道会飞向何方高效人士有一个共同的特征 那就是在工作之前他就知道应该达到一个什么样的目的 并在做任何事情时都确保对实现目标有贡献 14 高效工作方法之目标明确 做正确的事 对企业来言 不可缺少的是效能 而非效率 彼得 德鲁克我们不一定知道正确的道路是什么 但却不要在错误的道路上走得太远 奥姆威尔 格林绍德鲁克在 有效的主管 一书中的论述 效率是以正确的方式做事 效能 有效性 是做正确的事 效率和有效性不应偏废 当两者不能兼得时 我们首先应着眼于有效性 然后再设法提高效率 15 高效工作方法之目标明确 做正确的事 目标的制定要遵守SMART原则Specific确定的Measurable能够衡量的Achievable可达成的Realistic现实的Time时间限制 16 高效工作方法之制定计划 正确的做事 做正确的事 强调的是工作的准确定位和最终效果 其结果是更加确保自己坚实的朝目标迈进 正确的做事 强调的是最佳工作方法 其结果是更快的朝目标靠近 在企业里员工严格按照标准和规范操作 他是在正确的做事 如果他的产品没有买主 没有市场 那么他是在做不正确的事 17 高效工作方法之制定计划 正确的做事 做正确的事是解决做什么和不做什么的问题 是一个战略问题 同时也是一个方向问题 正确的做事是解决工作方法 如何做的问题 是一个执行问题 正确的做事 更要做正确的事 不仅仅是一个重要的工作方法 更是一种重要的管理思想 同时也是做事的文化 18 高效工作方法之制定计划 正确的做事 制定计划要遵循5W2H工作法 What 工作的内容和达成的目标Why 做这项工作的原因Who 参加这项工作的具体人员 以及负责人When 在什么时间 什么时间段进行工作Where 工作发生的地点How 用什么方法进行Howmuch 需要多少成本意义 做任何工作都应该从5W2H来思考 这有助于我们的思路的条理化 杜绝盲目性 我们的汇报也应该用5W2H 能节约写报告及看报告的时间 19 高效工作方法之制定计划 正确的做事 计划的执行过程中要遵守PDCA循环 Plan 制定目标与计划 Do 任务展开 组织实施 严格按文件规定 Check 对过程中的关键点和最终结果进行检查 Action 纠正偏差 对成果进行标准化 并确定新的目标 制定下一轮计划 意义 每一项工作 都是一个PDCA循环 都需要计划 实施 检查结果 并进一步进行改进 同时进入下一个循环 只有在日积月累的渐进改善中 才可能会有质的飞跃 才可能取得完善每一项工作 完善自己的人生 20 高效工作方法之制定计划 正确的做事 解决正确的问题 一个好的医生不会完全根据一个病人对自己病症的描述而作出医疗方案 他还要做一些深入检查和研究一个优秀主管也不会马上对交给自己的问题制定解决方案 最好的工作方法应首先确保自己在解决的是正确的问题 以确保自己不会走错方向 搞清楚交给自己的问题是不是真正的问题 唯一的方法是更深入地挖掘和收集事实 再加上结构化的分析和论证 应像医生一样 望 闻 问 切 后再下结论 21 高效工作方法之制定计划 正确的做事 解决问题规则 让事实说话 故事 流程改造 启示 最初的对问题的任何假设都不是成功解决问题的先决条件 任何问题都无法躲过以事实为基础进行分析的威力 只要把足够的事实放在一起 把它们与某些创造性的思维结合起来 你自然就会得出解决问题的方法 回到事实上去 让事实说话 22 高效工作方法之学习分享 快速提升 如果停止学习 任何一个人的知识都不会确保他永远适应社会的发展 知识更新周期 人类寿命周期 时代发展 知识更新速度的加快与人类寿命的延长的矛盾 导致不会再有 一技在身 走遍天下 的现象发生 唯有不断的学习和提高才是永不变的真理 23 高效工作方法之学习分享 快速提升 提高很重要 快速提高更重要 时代发展 知识和能力水平 社会平均水平 A企业或人员 B企业或人员 24 高效工作方法之学习分享 快速提升 总结过去并形成文件 是学习的基础 眼睫毛型学习曲线 高效能学习曲线 能力水平 能力水平 学习周期 25 高效工作方法之抓住重点 简化工作 巴列特定律 总结果的80 是由总消耗时间中的20 所形成的 按事情的 重要程度 编排事务优先次序的准则是建立在 重要的少数与琐碎的多数 的原理的基础上 举例说明 80 的销售额是源自20 的顾客 80 的电话是来自20 的朋友 80 的总产量来自20 的产品 80 的财富集中在20 的人手中 这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾和重点 善于从纷繁复杂的工作中理出头绪 把资源用在最重要 最紧迫的事情上 26 高效工作方法之抓住重点 简化工作 工作内容简明化最容易不过的是忙碌 最难的是有成效的工作 而将繁杂的工作间明化是防止忙乱 事半功倍的法宝 三思而后行为了是工作内容简明化 在开始每项工作之前应针对工作提出以下6六方面的问题对工作进行分析和检查 以寻找简明化的工作方法 为什么做这项工作 这项工作对公司总体目标的实现有什么重要意义 是根据习惯去做的吗 是否可以不做 这件工作的关键点在什么地方 做了之后 将出现什么过去没有的新效果 如果必须要做这项工作 那么应在那里完成这项工作 既然可以边听音乐就可轻松完成 还有必要坐在办公室冥思苦想吗 什么时候做这件事情呢 是在一天中精力最好的时间来做呢 还是在路途中就可完成 27 高效工作方法之抓住重点 简化工作 工作内容简明化谁干这件事情好呢 是自己干 还是安排别人去干 还需要哪些人的支持和配合这件事情的最好做法是什么 是抓住主要矛盾而迎刃而解 收到事半功倍的效果 还是应采取最佳方法而提高效率 流程图是分析工作环节安排科学性的有效工具通过以上问题对工作进行分析和检查后 再采取如下步骤 删减 省去不必要的工作优化工作顺序 使工作顺序合理 干起来得心应手合并 两件或两件以上的事情能够合起来做的时候就合起来做标准化 预先顶好一项工作的程序 增强工作预见性 28 高效工作方法之高效时间管理 我们工作的一天早晨9点 你以高速的头脑风暴开始了一天的工作10点是会议然后是无休止的电话然后是无数的文件等着去处理然后此伏彼起的问题的这去处理还有重要的客户要去会见当你终于忙完了一天的工作时 你是否会猛然发现 还有几件重要的事没有去做 时间过得真快 29 高效工作方法之高效时间管理 你的时间用完了 你的使命也就到头了 富兰克林有人问撒切尔夫人 你每天日理万机又是怎样将所有的工作处理得井井有条的 撒切尔夫人说 其实没什么诀窍 我只是将每天应做的工作列出来 然后一条条划去而已 30 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 工作秩序条理化 办公现场6S 整理 SEIRI 将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的 除了有必要的留下来 其他的都消除掉 目的 腾出空间 空间活用 防止误用 塑造清爽的工作场所 整顿 SEITON 把留下来的必要用的物品依规定位置摆放 并放置整齐加以标识 目的 工作场所一目了然 消除寻找物品的时间 整整齐齐的工作环境 消除过多的积压物品 清扫 SEISO 将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净 保持工作场所干净 亮丽的环境 目的 稳定品质 减少工业伤害 31 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 工作秩序条理化 办公现场6S 清洁 SEIKETSU 经常保持环境外在美观的状态 目的 创造明朗现场 维持上面3S成果 素养 SHITSUKE 每位成员养成良好的习惯 并遵守规则做事 培养积极主动的精神 也称习惯性 目的 培养有好习惯 遵守规则的员工 营造团队精神 安全 SECURITY 重视成员安全教育 每时每刻都有安全第一观念 防范于未然 目的 建立起安全生产的环境 所有的工作应建立在安全的前提下 32 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 精心策划工作方法 使工作方法多样化同时并行 结合 重新排列 穿插 代替 创新 标准化 33 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 时间矩阵 34 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 时间矩阵等待时间优先顺序 重要性 紧迫性在进行时间安排时 应权衡各种事情的优先顺序 要学会 弹钢琴 对工作要有前瞻能力 防患于未然 如果总是在忙于救火 那将使我们的工作永远处理被动之中 35 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 反思和分析每天根据工作的轻重缓急 以对公司利益的影响作为判定标准 列出一天应开展的工作内容和先后顺序每天总结一天的工作 看一看工作成效和时间浪费在那里 然后列出第二天的工作清单 每天的8 00 9 30是效率最高的时间 最重要的事情安排 36 高效工作方法之高效时间管理 时间管理的工具 几种重要而有效的图表建议 请准备一个随身携带的笔记本 以记录下列内容作息时间表根据公司作息时间并结合自己的特点列出自己的作息时间表 将每天的24小时进行合理的安排安排时间之原则 吃饭的时间吃饭 睡觉的时间睡觉 休闲的时间休闲 工作的时间工作科学利用时间之原则 合理利用自己的生物钟工作计划表 每天晚上总结一天的工作 并根据轻重缓急按顺序列出明天的主要工作任务备忘社交活动表 提前安排好重要的社交活动备忘 防止与工作任务的冲突创新想法表 随时记下自己灵光一现的好想法和号创意 并定期总结 37 高效工作方法之高效时间管理 典型的浪费时间案例在网络上漫无目的的漫游或聊天没事在办公室闲聊在饮水机前逗留 聊些七姑八婆的事情打电话就可解决的事情 却以冗长的信代之 或非要亲自跑一趟阅读那些和工作没有关系的报刊杂志吃饭时间过长讲话没有重点会议开的没完没了事情一拖再拖决策优柔寡断总是在寻找东西 38 高效工作法则之高效管理时间 管理时间的注意事项集中精力做最重要的事做正确的事最重要任何时候都不要忘记所做工作的目标不切实际的时间预算安排时间要有机动性果断决策大胆 完整的授权 39 高效工作方法之建立良好的沟通能力 故事 找扳手 启示 传达和接受正确的任务在军队里 下级接受任务时 要求大声重复上级下达任务的内容 以防止对任务理解错误 很多时候我们做了不正确的事是因为未能准确理解或全面掌握上级的任务要求 在下达和接受任务时 上级和下级应进行有效的沟通 上级的安排应详尽 下级应澄清自己所有的疑惑 并向上级重复任务的内容和要求 同时做好记录 40 高效工作方法之建立良好的沟通能力 沟通的方向 往上沟通没有胆识 任何时间 尽量不要给上司出问答题 要出选择题 任何地点 准备对策 答案 要两个以上 优劣对比 可能后果 开诚布公与员工沟通 往下沟通没有心情 了解状况 瓶颈 多学习 多了解 多做功课 要求反思 提供方法 紧盯过程 接受别人的意见 共谋对策 给予尝试机会 水平沟通没有肺腑 主动 体谅 对对方了解 替对方想 谦让 自己先提供协助 再要求对方配合 分析利弊 双赢结果 41 高效工作方法之建立良好的沟通能力 沟通技巧 三思而后言失言时立刻致歉和别人沟通 不要和别人比赛挑对说话的时机对事不对人了解别人的感觉聆听他人的回馈 42 高效工作方法之建立良好的沟通能力 增进倾听中沟通的技巧 消除外在与内在的干扰鼓励对方先开口使用并观察肢体语言非必要时 避免打断他人的谈话听取关键词反应式倾听弄清楚各种暗示暗中回顾 整理出重点