如何正确写工作电子邮件PPT课件.ppt

如何写工作电子邮件 1 1 电子邮件的构成 2 邮件礼仪及注意事项 2 电子邮件的构成 1 收件人抄送密送 3 正文 4 附件 5 署名 2 主题 3 一 收件人抄送密送 to 收件人你邮件的发送对象cc 抄送上司等需要知悉邮件内容的对象bcc 密送工作邮件一般无发给谁 参与者 一定想清楚谁是参与人 需要发送给哪些人 抄送给哪些人 1 跨部门的一定要抄送给对方主管 当然还得抄送给自己的直属主管和部门的主管 2 发送会议记录的时候 参会人员是收件人 应该参会而没有参会的人是抄送人 4 点击添加抄送 点击添加密送 5 二 主题 邮件必须要有主题 不能空着 主题要求简洁明了 突出关键字 要表述简洁 具体到所针对的层面 收你邮件的人不一定每封邮件都读的 尤其是领导 通常会根据标题选择性按顺序查看 可使用 请批示 请审阅 请回复 请参考 请协调 紧急 等 例子 6 三 正文 2 开场白 称呼要正确 人名书写正确 称谓合理 如内部以职位或大家通用称谓来称呼 外部以先生女士相称 称呼要包含所有收件人 1 收件人抄送人 7 1 在线沟通讲求时效 所以电子邮件的内容力求简明扼要 并求沟通效益 2 结论先行 先下结论 把结论和重点放在首位 让人一目了然 在写邮件内容的时候 邮件内容一定不要过多 一行的内容也不宜过长 3 为了使邮件内容条理清晰 注意分段 一个要点占一个自然段 清晰直观 各个段落之间要插入一行空行 4 表述需完整 再简单的内容也要完整表述 以免造成误解 影响执行效率和效果 3 内容 8 5 如果有附件 应该在正文处说明附件的内容和用途 6 加上结束语 结尾要总结 再次明确需求 如是 请知悉 即可 还是要求有所反馈 如需确认或反馈 一定要在结尾明确 需要确认 或反馈的具体期限和要求等 9 先下结论 最好一个画面显示全部内容 TO 刘经理王主管CC 杨东东 结论 TO 刘经理王主管CC 杨东东 结论 10 1 加上结束语 TO 刘经理王主管CC 杨东东 各位领导 你们好 我是人事部的李丫丫 本周原本固定周三下午的人事部例会 改为周四上午 以下附件是关于会议议程变更的文档 请查收 如有问题 请尽快与我联系 以上 11 四 署名 注明部门 职位 姓名别忘了留下联系方式 邮箱 电话 在署名中 如果是英文名字 建议附上中文名字 12 五 附件 1 附件名要清晰明了 不要忘传 错传 2 邮件正文中写明附件的主要内容和发送目的 即 附件是什么 想让对方做什么 3 多项同类附件要压成一份压缩文件 例如 同款产品的多张图片4 尽量减小附件大小 通过zip等压缩 图片变换为JPG GIF BMP的容量很大 减少图片的大小 在ppt中将图片拉小是不起作用的 减少图片像素 例 1024色 256色 将PPT变换为PDF 太大的文件不要使用附件 使用链接5 不要发送执行文件作为附件 执行文件容易引起病毒 有可能被病毒替换6 关于超大附件腾讯企业邮箱普通邮件附件大小是50M 使用超大附件功能 最大附件可以达到1G 支持同时上传多个附件 每个附件大小限制为1G 超大附件的有效时间为7天可以发往任何的邮箱地址 不受对方邮箱大小限制 13 邮件礼仪及注意事项 1 发送电子邮件必须注意礼貌 用词要得当 以免引起误解或给收信人留下不好的印象 2 意见有反馈 对于他人提出的意见 在正文中要予以反馈和解决 不能仅是表示感谢 不要使用背景图片 使得文字看不清楚 而且在某些系统中无法显示图片 3 正式的工作邮件 不要使用各种文字格式 通常中文宋体 英文TimesNewRoman 要简洁 不需要太多的色彩 4 中文使用中文的字体 英文使用英文的字体 或者统一使用系统默认的简单格式 例如宋体 5 图片 图表 尽量插入到邮件中 有利于效率 6 回复邮件请附上对方的来信 方便对方理解处理 7 可以少量的使用网络符号 不要滥用 毕竟是工作而不是网络聊天呵 8 如果是报告 方案 无论给老板 还是给同