EXCEL常用技巧培训PPT课件.ppt

教材 1 EXCEL学习介绍EXCEL基本操作EXCEL函数 常用函数讲解 内容提纲 2 EXCEL学习介绍 EXCEL学习方法1 循序渐进从扫盲入手 学会EXCEL的基本操作 如数据输入 查找替换 单元格设置 排序等 向中级用户进军 熟练EXCEL菜单命令 学会使用数据透视表 掌握常用函数使用和嵌套 2 善用资源 学以致用利用学过的东西尽可能解决问题常用EXCEL帮助学会利用互联网学习EXCEL 3 EXCEL基本操作 掌握EXCEL菜单命令用法掌握常用快捷键双手操作 4 EXCEL基本操作 单元格了解主要了解单元格周围的小图标鼠标放在单元格边框上可以拖动单元格 放在右下角可以向上 下或者左 右复制单元格 放右下角按住CTRL可以实现数值累加 放在右下角按住SHIFT可以插入单元格 5 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作工作簿操作 6 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作基本操作 7 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作工作表操作 8 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作选择操作 9 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作单元格操作1 10 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作单元格操作2 11 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作输入操作 12 EXCEL基本操作 EXCEL快捷键操作其他操作 13 自訂 工具列 綜上所述 看似很多繁雜的工具列 其實 在日常工作中 我們最常使用的操作介面如下 1 2 3 4 5 6 7 1 工作表功能表列2 一般工具列3 格式工具列4 資料編輯列5 視窗工作區6 繪圖工具列7 狀態列 14 編輯 1 名詞解說 編輯功能表 剪下 複製 貼上 選擇性貼上 填滿 清除 刪除 刪除工作表 移動或複製工作表 尋找 取代 重點學習 單擊 編輯 菜單或按Alt E快捷鍵 即可打開 編輯 菜單 在 編輯 菜單中有些選項為灰色 有些選項前還帶有一個小圖標 灰色表示該命令目前無法使用 小圖標是表示與工具欄上的某一個工具按鈕有相同的功能 15 剪下 複製 貼上 3 B 1剪下 複製 貼上 在操作Excel時 我們通常都會用到 剪下 複製 貼上 等功能 它可將剪下 複製的資料貼至所需位置 操作步驟 選定需要剪下 複製的儲存格範圍 點選 編輯 剪下 複製 然後貼至所需位置 此定義為快捷鍵 在鍵盤上同時按 Ctrl X將執行剪下操作Ctrl C將執行複製操作Ctrl V將執行貼上操作快捷且靈活 大大提高我們的工作效率 單擊工具欄中相應的圖標 它就將會執行相應的工作 使操作更加簡潔 效率更高 16 選擇性貼上 它為我們提供了一個廣闊的空間 可以根據需要來選擇自己想要複制的內容 它只需在執行貼上操作時選擇 選擇性貼上 然后在 選擇性貼上 對話框中選擇要貼上內容的相應選項 3 B 2選擇性貼上 貼上選項 全部 貼上原有單元格中的所有內容 包括文本 格式 公式和注解公式 僅貼上原有單元格中的公式值 僅貼上原有單元格中的值 或經原單元格公式計算出來的結果格式 僅貼上原有單元格中的格式注解 僅貼上原有單元格中的注解 17 選擇性貼上 轉置 轉置如何將輸入的縱向資料轉換成橫向資料呢 操作步驟 選定縱向資料範圍 複製 選擇性貼上 轉置 18 清除 刪除 3 B 4清除 全部 格式 內容 注解 3 B 5刪除 操作步驟 選定需要清除的單元格區域 點選 編輯 清除 根據擇需在4種清除方式中選擇一種 全部 清除選定單元格中的全部內容和格式格式 只清除選定單元格中的格式 單元格的內容不變內容 只清除選定單元格中的內容 不改變單元格的格式注解 只清除選定單元格中的注解 單元格的內容和格式均不變 清除內容時可直接按 Del 鍵 它與清除作用不同 刪除是指將選定的單元格從工作表中刪除 並用周圍的其他單元格來填補留下的空白 操作步驟 選定需要刪除的單元格區域 點選 編輯 刪除 在 刪除 對話框中點選你所需之方式 按 確定 按鈕就OK了 右側儲存格左移 刪除當前之儲存格 則右側之資料向左移動下方儲存格上移 刪除當前之儲存格 則下方之資料往上移動整列 刪除當前之整列或選定之整列整欄 刪除當前之整欄或選定之整欄 19 刪除工作表 20 移動或複製工作表 在平時工作當中 為了便於對工作表的管理 我們常常需要用到移動或複制工作表之動作 利用此命令 可在一個或多個工作簿中移動或複製工作表 若在不同的工作簿中移動工作表 這些工作簿必須都是打開的 3 B 7移動或複製工作表 有兩種方法 其具體操作步驟如下 一 1 選擇需移動或複製的工作表標簽2 點選 編輯 移動或複製工作表 彈出 移動或複製 對話框3 在對話框中選擇要移動或複製的活頁簿和插入位置 4 複製工作表需選中 建立副本 複選框5 單擊 確定 即可實現工作表的移動或複製 二 在同一個工作簿中移動或複製工作表 首先點選要移動或複製工作表標簽 將它拖到所希望的位置 若複製工作表需同時按住Ctrl鍵 然後釋放鼠標左鍵 工作表即被移動或複製到新的位置 倘若不勾選 建立副本 則為移動工作表 21 尋找 使用尋找與取代功能可以在工作表中快速定位我們要找的信息 並且可以有選擇地用其他值代替它們 在Excel中 我們既可以在一個工作表中進行尋找與取代 也可以在多個工作表中進行尋找與取代 在進行尋找 取代操作之前 需先選定一個搜索區域 可以是單元格 整個工作表或多個工表 搜索區域選好了 就可以進行尋找 取代操作了 3 B 8尋找 取代 3 B 8 1尋找 操作步驟 1 首先選定搜索區域 點選 編輯 菜單中的 尋找 選項或按Ctrl F快捷鍵 彈出 尋找 對話框 22 尋找 2 在 尋找 文本框中輸入要尋找的信息 3 單擊 找下一筆 按鈕 則尋找下一個符合搜索條件的單元格 23 取代 在 取代成 文本框中輸入要取代的內容 根據需要單擊取代或全部取代即可 24 25 取代 單擊 取代 則取代查找到的單元格內容 單擊 全部取代 則取代選定區域中所有符合搜索條件的單元格內容 並同時關閉 取代 對話框 以進行尋找和取代時 如果不能確定完整的搜索信息 可以使用通配符 和 代替不能確定的部份信息 代表一個字符 代表一個或多個字符 26 插入 列 欄 工作表 插入活頁簿 圖表 建立圖表 重點學習 操作路徑 點選 插入 列 欄 工作表 圖片 3 D名詞解說 插入功能表 27 完整的表單已經做好了 但突然想增加一個項目的資料 橫的縱的 該如何處理呢 操作路徑 點選 插入 列 3 D 1 列 插入前 插入后 插入 列 28 操作路徑 點選 插入 欄 3 D 2 欄 插入前 插入后 插入 欄 29 插入 工作表 3 D 5工作表EXCEL在默認情況下只顯示3個工作表 有時需要處理的工作表不只3個 如果另建工作簿 顯然不方便 也不便於統一管理 這時就可以在該工作簿中插入兩個新工作表 3 D 5 1工作表 插入 操作路徑 點選 插入 工作表 命令 EXCEL就會在當前工作表的前面插入一個新的工作表 3 D 5 2工作表 刪除 操作路徑 單擊要刪除的工作標簽 選擇 編輯 菜單中的 刪除工作表 命令 亦可直接按Mouse右鍵中刪除工作表 插入前 插入后 30 3 D 6 圖表 建立圖表 為了能更簡易明了地表達一份資料各項之間的差異 用圖表是我們的最好選擇操作路徑 點選 插入 圖表 資料來源 指定一工作表之資料 如 圖表 插入圖表 電腦自動進入標準類型 也可根據資料自訂圖表類型 選好圖表類型及副類型后 按住此鈕即可預覽繪製的圖表 此處會說明選取的副圖表類型名稱及作用 插入 圖表 31 欄與列的合理運用 這麼少的資料需要用凍結視窗嗎 可設定在頁首內 節約檢視空間 直接Del 合理運用即是什麼功能用在什麼地方比較佳 不合理的運用往往會得到事得其反的效果如果要列印的話 可以在版面設定里的縮放比例來適當選擇 不用那麼胖吧 32 儲存格 數字 操作路徑 格式 或按右鍵 儲存格式 數字 自訂 日期 例 在儲存格內輸入04 7 8 經設定表示法后如下圖範例所示 33 EXCEL其它操作 常用功能1 冻结窗口光标放在我们需要固定范围旁边的单元格上 选择菜单 窗口 冻结窗口 2 插入对象选择 插入 对象 3 分列分列就是将一个单元格的内容分几个单元格显示 先选中你要分列的单元格 选择 数据 分列 设置好分隔符 4 下拉菜单制作点到你要制作下拉菜单的单元格 选择 数据 有效性 在允许框中选 序列 在来源框中选择数据范围或者直接输入值 主要在直接输入值时要用 隔开 5 格式刷使用 双击格式刷 首先选择某种格式 双击格式刷 然后单击选择你想格式的某个内容 则两者格式完全相同 单击完成之后格式刷依然存在 可以继续单击选择你想保持格式一样的内容 直到单击格式刷图标鼠标恢复正常形状 34 EXCEL其它操作 数据录入1 批量录入相同数据 ctrl enter 2 身份证号码输入 设置单元格属性为 文本 或者前面加 3 分数输入 直接输1 3EXCEL默认为1月3日 应该写成0空格1 3 4 平方 立方的输入 右键选择单元格格式 选上标 下标 5 单元格里回车 alt enter 35 交流时间 36 调整休息15分钟 37 EXCEL函数 公式中的运算符算术运算符 38 EXCEL函数 公式中的运算符2 文本运算符 号 可以将文本连接起来 3 比较运算符 39 EXCEL函数 公式中的运算符4 引用运算符 例 A4 B4 C4 C4 E4 F4 可写为 A4 SUM B4 F4 40 EXCEL函数 公式中的运算顺序如果在公式中要同时使用多个运算符 则应该了解运算符的优先级 算术运算符的优先级是先乘幂运算 再乘 除运算 最后为加 减运算 相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算 公式中出现不同类型的运算符混用时 运算次序是 引用运算符 算术运算符 文本运算符 如果需要改变次序 可将先要计算的部分括上圆括号 41 EXCEL函数 常用函数SUM MAX VERAGE COUNT COUNTA COUNTIF ROUND ROUNDUP ROUNDDOWN LED LEFT RIGHT MID SUBSTITUTE VLOOKUP IF SUMIF SUMPRODUCT 42 EXCEL函数 SUM用途 返回某一单元格区域中所有数字之和 语法 SUM number1 number2 参数 Number1 number2 为1到N个需要求和的数值 用法举例 43 EXCEL函数 VERAGE用途 返回参数的平均值 算术平均值 语法 AVERAGE number1 number2 参数 Num