行政管理流程PPT课件.ppt

天泰集团行政管理流程 主讲人 白杨 公文 是指在行政管理活动或处理公务活动中产生的 按照严格的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件 但不包括管理文书与合同文件 公文的分类 分为命令 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 指示 简报 会议纪要 工作联系单等17种类别 公文级别 一般分为董事会级别 集团级别 集团各部门级别以及下属公司级别 公文的格式 1 行文分为上行文 平行文 下行文三种 上行文致集团或上属公司应当注明签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 2 抄报是把文件在主要报送主管部门的同时 向其他相关上级部门报知此事 以便于今后的工作 3 抄送是指把文件送与相关平级 下级单位 知会此事 便于信息共享 抄送单位应当使用全称或者规范化简称 统称 公文编制的基本要求 1 公文的编号方法 1 公文编号的组成 完整的公文代号如下 天泰集 字 2011 号 公文流水号 不能留空位 如1号公文不能写成001 c 以天泰集团工会委员会名义发文 天泰集工字 2011 号d 文件顺序编号规则 不分文件类型 以年划分 用阿拉伯数字表示 从1号开始按顺序递增 e 公司红头文件及对外文件的编号由各综合部统一编制和管理 部门之间发文不需加红头 举例 如集团颁发某种命令性文件 文件编号统一用 天泰集字 2011 3号 如人力资源部发出工作联络单或通知 文件统一编号用 人力字 2011 1号 3 公文编号的基本要求 1 编号管理权限划分 各部门对内发文 由各部门按本文规范自行编号管理 其它发文由人力资源部 综合部统一编号管理 2 文件编号的登记由各部门文员或指派专人负责 每份文件均应有独立的代号 不得重复和间断 公文的签发 签发权具体参见 权责手册 执行收文管理 1 收文管理主要指对内 外部公文的接收和传阅环节进行管理 2 外部收文类型包括 1 政府部门 党 政 工 团 文件 2 行业主管部门文件 3 外单位或个人因公重要函件 4 重要接待信息 5 其它外部重要信息等 3 外部收文处理流程包括 签收及登记 审核 拟办 批办 承办等 1 所有外部来文 信函 资料等 原则上均由综合部统一先签收 登记 再转交 特别是以下外来文 2 涉及经济 法律责任与纠纷的 3 政府 合作单位等外来文件原则上由综合部统一签收 拆封 编号 登记并处理 4 上级发来的文件或注有密级的简报 电报 资料和平级发来的文件除注有密级亲启外 均由综合部统一签收 开拆 登记后处理 公文的归档 公文办理完毕应及时整理 立卷 归档 个人不得保存应归档的公文 公文管理 1 公文由综合部统一收发 审核 用印 归档和销毁 2 上级单位的公文 除机密级和注明不准翻印的以外 下一级单位经负责人或者综合部负责人的批准 可以翻印 翻印时 应当注明翻印的单位 日期 份数和印发范围 3 经批准公开发布的公文 复印件同发文单位正式印发的公文具有同等效力 4 所有公文未经批准不得擅自翻印 不得私自带出办公区域 公文复印件作为正式公文使用时 应该加盖复印单位的证明章 5 公文被撤销 废止 视作自撤销 废止 之日起不再产生效力 6 不具备归档和存查价值的公文 经过鉴别并经综合部负责人批准 可以销毁 2 说明 印章使用范围 1 公司对外文件 介绍信 证明材料 报送材料 投资收购协议 以及各部门对外发文 文件 重大事项通知等 盖公司印章 2 业务类合同 协议盖合同专用章 3 财务事项 盖财务印章 印章的使用 1 印章的使用与审批 1 印章使用部门提出申请 并填写 印章使用审批单 完成相应审批程序 各类合同用印按 合同管理流程 进行报批 2 对外函件在加盖印章后 原则上需留存原件1份 由合同预算部 预算部归档 不能留存原件的需留复印件 经办人须注明此复印件与原件相同的字样 并签字 3 公司各类证照 政府部门出具的报告资料的复印件加盖公章 原则上在复印件中写明用途后盖章 并在 印章使用登记表 中登记 2 用印的审批权限 1 公文用印审批按公文签发权限执行 不需要重复审批 2 业务类需要大批量用印事项 采取一事一议 专项审批 3 工作和业务需要公司印章的 必须按管理权限分级审批 所有需要用印的文书材料 除经总裁或董事长签发的可以直接用印外 其他均须填写 印章使用审批单 按权限规定审批 档案的管理 行政部对归档的档案进行集中管理 对各类档案应按照档案管理制度 业务标准和技术规范进行审核 鉴定 分类 整理 编目 档案的借阅审批程序 1 项目类文件 部门文件 未涉及公司机密 使用者可根据工作需要 填写 档案使用登记簿 经部门经理批准后到行政部办理相关查阅手续后即可查阅 2 公司证照类 查阅者需填写 档案使用登记簿 经本部门负责人 分管领导 分管副总裁审批后方可查阅 3 公司各类合同 查阅者需填写 档案使用登记簿 经本部门负责人 分管领导 分管副总裁 总裁 董事长审批后方可借阅 借用 4 企业在职工作人员调离本企业时 需按要求整理已形成的文件材料 并退还所借档案 经审查无误签字后 才能调离 5 行政部应积极 多渠道 多形式地做好档案开发利用 6 行政部档案管理人员需严格审核 档案使用登记簿 对审核 审批程序不完善的 不予以办理档案借阅和借用 7 在档案使用者归还档案时 行政部档案管理人员需组织归还人填写 档案使用登记簿 对归还的档案做详细记录 盘点 是指定期或临时对集团固定资产的实际数量进行清查 清点的作业 即为了掌握固定资产的管理情况 入库 在库 出库的流动状况 对集团现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对 以便准确地掌握库存数量 核实差异原因 落实相关解决措施 组织盘点 1 行政部组织 财务部 监察审计部一并盘点固定资产 2 其中行政部负责盘点实物资产及点数 主办会计负责确认数量及实物并计数 3 盘点完成后 盘点双方签字确认 流程原则1 保证公司决策层用车 2 销售 经营用车优先 3 合并使用 各部门用车是应服从行政部安排 部分合并使用 4 客货车分开 严禁超载超员 5 严禁私车公用 安排出车1 行政部接受用车申请 审核后签发 派车单 2 司机接收到 派车单 3 安排出车路线 司机根据出车时间目的地 合理安排行车路线 绕开易堵点 避免浪费时间 造成损失 收车1 出车任务完成后 司机应及时收车入库 并填写行车记录 2 通行费 过路过桥费 停车费等 用车人在票据背面签字并注明时间 3 收车后要将车辆外表等全面冲洗干净 清洁车辆内壁 沙发 脚垫 清倒烟灰盅 使车整洁 美观 舒适 注 收车后要填写 车辆日志表 保养记录表 加油记录表 违章记录表 接待的分类 1 特级接待 市县书记 市县长 处长 局长等所属单位对公司有重要影响的人 接待负责人为董事长 陪同人员由董事长指定 2 一级接待 科长 股长 总监 经理 部长等所属单位对公司有影响 接待负责人为相应版块分管领导 陪同人员一般不超过3人 3 一般科员 办事员等 接待负责人为相应部门负责人 陪同人员一般不超过2人 接待的标准 1 根据客户类型 安排接送 餐饮食宿等 2 对于特级接待 且陪同人员较少的情况下给予高规格的接待 当陪同人员较多 且无特殊级别的 相应降低部分接待标准 3 对于一级 二级接待尽量部门安排接待 遇吃饭时间 给予安排接待工作并由部门负责人接待 4 其他具体情况 由行政部经理审核或建议 接待的程序 1 宾客的接待由行政部负责统筹安排 事前做好吃 住 行 费用及陪同人员的预算及方案 提前2天填写 接待申请单 2 特级接待及一级接待的预算及方案申请按 权责手册 报批 突发急需的接待 应事前电话请示相应领导 次日补填 接待申请单 3 行政部负责落实预算及方案的执行情况 知相关接待人员 同时预留接待任务所需的酒店 餐厅 会议室等 以确保方案制定后顺利实施 宾客有会见公司领导意愿的 须沟通 安排好双方约谈的时间 地点 4 接待方案确定后 相关部门或个人不得擅自更改 否则产生的费用由业务员及部门负责人自行承担 5 接待工作结束后 行政部对接待成果做最终评价同时汇报相应领导 会议的发起 申请 1 各类会议的组织部门根据工作计划和工作进展情况 适时发起会议召开申请 明确会议拟召开日期 并提交计划运营专业进行审核和备案 审核备案后 会议组织部门下发会议通知至参会人员 2 审核部门从会议召开的必要性 时效性 充分性等方面进行会议申请规范性审核 3 会议规范性审查应在1个工作日内完成 对未通过审核的会议申请 计划运营专业应将意见及时返回会议组织部门 并协助分析和协调相关问题 审核中发现会议召开时间上有所滞后的申请 会议管理部门应调整并及时召开 若会议组织部门非因计划调整等原因 如临时的工作变动 人员出差 不可抗因素等 不能及时召开关会议 或在会议召开申请虽已审查通过 但因突发原因不能按时召开时 应及时发起会议延期或调整申请 并提交计划运营专审核 进而提交会议决策人审批确定 对同意延期或调整的会议 组织部门应按相关批复意见处理 并在阻碍因素消除时适时发起或重新发起会议召开申请 重复 1 合同归档 1 经办人员对合同履行过程中的各种材料 应