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第4章行政公文类文书 4 1行政公文类文书概述 4 1 1行政公文的概念4 1 2行政公文类文书的特点4 1 3行政公文的作用4 1 4行政公文的分类4 1 5行政公文的格式 4 1 1行政公文的概念 行政公文具有广义和狭义两种概念 从广义上来说 各机关 团体 企事业单位在办理公务时使用的 具有一定格式的各类文书都可以称作是行政公文 从狭义上来说 专指国家行政机关公文 4 1 2行政公文类文书的特点 1 鲜明的政策性2 简洁的实用性3 内容的可靠性4 明确的定向性5 特定的规范性6 严格的时限性 4 1 3行政公文的作用 1 发布政令2 指导管理3 流通信息4 宣传教育5 沟通协调6 凭证依据 4 1 4行政公文的分类 国家行政机关公文处理办法 中对现在实行的行政公文种类分为 一 命令 令 二 决定 三 公告 四 通告 五 通知 六 通报 七 议案 八 报告 九 请示 十 批复 十一 意见 十二 函 十三 会议纪要 共计13种 国家行政机关公文处理办法 中规定公文中的要素主要为 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等项目构成 4 1 5行政公文的格式 按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的 国家行政机关公文格式 公文的各要素分为眉首 主体 版记三部分 1 眉首部分主要标识公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 2 主体部分公文主体部分主要包括公文标题 主送机关 正文 附件 成文时间 发文机关印章 附注等要素 3 版记部分主要标识主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等要素 4 公文的排版规格与印刷装订要求 1 公文排版的规格正文用3号仿宋体字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 一般每页排22行 每行排28个字 2 公文页码的标识 用4号半角白体阿拉伯数码标识 置于版心下边缘之下一行处 数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空1字 双页码居左空1字 空白页与空白页以后的页不标识页码 3 公文制版的要求版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 4 公文印刷的要求双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 黑色油墨应达到色谱所标BL100 红色油墨应达到色谱所标Y80 M80 印品着墨实 均匀 字面不花 不白 无断划 5 公文的装订要求公文应左侧装订 不掉页 包本公文的封面与书芯不脱落 后背平整 不空 两页页码之间误差不超过4mm 骑马订或平订的订位为两钉钉距 外订眼距书芯上下各1 4处 允许误差 4mm 平订订距与书脊间的距离为3mm 5mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 后背不可散页明订 裁切成品尺寸误差 1mm 四角成90 无毛茬或缺损 6 公文的用纸要求公文用纸一般采用GBA4型 成品幅面尺寸为210mm 297mm 纸张定量为60g m2 80g m2的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85 90 横向耐折度大于或等于15次 不透明度大于或等于85 PH值为7 5 9 5 公文的页边与版心尺寸具体的规定是 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mmX225mm 不含页码 4 2命令 令 决定意见 4 2 1命令 令 4 2 2决定4 2 3意见 4 2 1命令 令 1 命令 令 的概念命令 或称为令 下同 是国家行政机关及其领导人发布的具有强制性 权威性 指挥性要求的公文文种 办法 中指出 命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 2 命令 令 的分类 奖惩令行政令公布令 1 标题命令 令 的标题有三种构成形式 由发令机关名称 主要内容 文种构成 如 中华人民共和国国务院关于发行新版人民币的命令 由发令机关名称或发令人身份加文种组成 如 郑州市人民政府令 中华人民共和国主席令 由主要内容加文种组成 如 向全国进军的命令 这种形式应用较少 3 命令 令 的结构要求及写法 2 正文行政令的正文按照公文的常规模式进行操作 由开头 主体 结尾三大部分组成 开头部分主要写发布命令的原因 根据 目的 意义等 作为开头部分 原则上不宜过长 但有时因原因复杂 意义重大 也可以用较多文字表述 如 向全国进军的命令 开头部分就占了全文的二分之一左右 主体部分是全文的核心 主要写命令事项 也就是要求受命者做些什么 怎么做 到何种程度等 这部分内容复杂 层次较多 一般都需要分条表述 以便眉目清楚 3 结尾部分 主要用来写执行要求 如由何单位负责执行 从可时起开始执行等 这部分内容单纯 篇幅短小 4 2 2决定 1 决定的概念决定是各级党政机关普遍使用的 带有制约 规范 指导作用的的一种下行公文 办法 中规定 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 2 决定的特点 权威性领导性全局性 3 决定的分类 法规政策性决定奖惩性决定重要事项和重大行动的决定 4 决定的结构及写作要求 1 标题决定的标题一般采取公文标题的常规模式 即发文机关 主要内容 文种的写法 如 国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定 标题中有时可在主要内容部分加书名号 如 全国人民代表大会常务委员会关于批准 中华人民共和国 俄罗斯联邦和哈萨克斯坦共和国关于确定三国国界交界点的协定 的决定 但标题中不得使用其他标点符号 2 正文正文主要由开头 主体 结尾三部分组成 开头一般介绍发布决定的背景 依据 目的 意义 主体写决定事项 这部分要提出工作任务 措施 方案 要求等 内容复杂时可以用小标题或条款分层次说明 结尾 简要阐明执行要求或希望号召 4 2 3意见 1 意见的概念意见是 办法 中新增加的文种 适用于对重要问题提出见解和处理办法 从行文方向看可以是上行文 也可以是下行文 作为上行文 可用于向上级机关报请批转或转发有关事项 作为下行文 可用于领导机关或某些重要问题提出处理的原则 方针 措施和办法 2 意见的特点 1 指导性 2 原则性 3 针对性 3 意见的分类 1 规划性意见 2 实施意见 3 具体工作意见 4 意见的结构及写作要求 意见一般由标题 正文和结尾三部分组成 1 意见的标题和主送机关意见的标题有两种常用的写法 一种是由发文机关 事由和文种组成 如 中共河南省委河南省人民政府关于 中国教育改革和发展纲要 的实施意见 另一种由主要内容和文种组成 如 关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见 2 意见的正文意见所提出的具体见解和措施办法是正文部分 可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写 文字根据具体情况可长可短 最后以 现提出以下意见 特制定本实施意见 等过渡性语句转入下文 3 结尾对贯彻意见提出具体要求 4 3公告通告 4 3 1公告4 3 2通告 4 3 1公告 1 公告的概念 办法 中指出 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 其发布范围较广泛 具有一定的强制性和约束力 2 公告的分类 按照公告内容及发文机关的不同 公告可以分为三种类型 1 向国内外宣布重大事项的公告 2 公布法定事项的公告 3 法院公告 3 公告的结构及写作要求 1 标题 公告内容单一 篇幅一般比较短小 标题可以写成三种形式 内容重要的公告标题由发文机关 事由 文体组成 内容简单的公告标题只需要文体这一要素 如 公告 还有一种公告标题由发文机关 文体组成 2 正文 通常由缘由 事项 结语组成 公告缘由常用 为了 或 根据 的句式说明发布公告的目的 依据和原因 为了突出公告的权威性 公告缘由常要说明法律依据或者职权依据 事项是正文的主体 要写得简洁明了 具体明确 若内容属周知性 往往篇幅较短 常采用篇段合一的结构 若内容属规定性 一般分条文写明应当遵守的有关事项 3 结语 常采用 现予公告 特此公告 的形式 如果开头有 特公告如下 的用语 结尾则可省略 有时也可不写结语 有时用提出希望或要求作结 4 落款 注明发布公告的机关署名和发布日期 居右下方 4 3 2通告 1 通告的概念及特征 办法 规定 通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 通告是用途最广泛的一类公文文种 时常见诸报端 通告主要用于宣布一般性事项 有别于公告宣布重大事项 同时通告只在国内一定范围内公布 有别于公告向国内也向国外公布 通告可以由各级机关 人民团体 企业或事业单位发布 有别于公告只能由地位较高机关发布 此外 通告不写抬头 没有主送单位 2 通告的种类 1 周知类通告 2 执行类通告 3 通告的结构及写作要求 通告由标题 正文 发文机关和日期等部分组成 1 通告的标题大体有三种 一是由发文机关 事由和文种三部分组成 二是只有发文机关和文种组成 三是只写文种 通告 2 正文 通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制 成为告知对象行动的规范 要求遵循 因此 正文一般由缘由 通告事项和结尾三部分级成 缘由为发布通告的原因和根据 事项为须知和遵守的内容 用 特通告如下 转承连接 通告事项是面对大众的 应简洁明了 叙述清楚 通俗易懂 便于掌握 结尾部分可提出要求 希望 并用 特此通告 此告 等词语结尾 有时也可不写 形式比较灵活 3 署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称及日期 4 4通报通知 4 4 1通报4 4 2通知 4 4 1通报 1 通报的概念通报是国家机关 社会团体 企事业单位用以表彰先进 批评错误 传达重要精神或通报有关情况的指导性公文 属下行公文 2 通报的特点 典型性引导性严肃性时效性 通报的种类 表扬性通报批评性通报传达性通报 通报的结构及写作要求 通报由标题 主送单位 正文 发文机关和日期组成 1 标题 通常有两种构成形式 一种是由发文机关名称 事由和文种组成 另外一种是由事由和文种构成 此外 有少数通报的标题是在文种前冠以机关单位名称 也有的通报标题只有文种名称 2 主送机关 除普发性通报外 其他通报都应该标明主送机关 3 正文 通报正文的结构通常由开头 主体和结尾等部分组成 开头说明通报缘由 主体说明通报决定 结尾提出通报的希望和要求 不同类别的通报 其内容和写法有所不同 表扬性通报 一般在开头部分概述事件情况 说明通报缘由 由于它是作出通报的依据 因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚 如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰 事实叙述不但要清楚明白 而且要注意详略得当 重点突击 主体部分通过对先进事迹的客观分析 在阐明所述事件的性质和意义的基础上 写明通报决定 结尾部分明确提出希望和要求 号召大家向先进学习 批评性通报 在机关工作中使用的比较多 对一些倾向性问题具有引导 纠正的作用 批评性通报又分两种情况 一种是对个人的通报批评 其写法和表扬性通报基本一样 要求先写出事实 然后在分析评论的基础上叙写通报决定 最后提出希望和要求 让大家吸取教训 引以为戒 另一种是对国家机关或集体的批评通报 这种通报旨在通过恶性事故的性质 后果 特别是酿成事故的原因的分析 总结教训 从而达到指导面上工作的目的 所以写法和表扬性通报略有不同 其正文主要包括叙写事实 分析原因 提出要求和改进措施等项内容 情况通报 主要起着沟通情况的作用 旨在使下级单位和群众了解面上的情况 以便统一认识 统一步调 推动全局工作的开展 正文主要包括两项内容 通报有关情况 分析并作出结论 具体写法 有的是先摆情况 然后进行分析得出结论 有的是先通过简要分析作出结论 再列举情况 来说明结论的正确性和针对性 总之 写法多样 如何表述可因事制宜 无须强求一律 4 结尾 包括发文机关署名和成文时间两个项目内容 有的在通报标题中已标明发文机关名称 这里就不必再重复 5 撰写通报应注意的问题 1 通报的内容必须真实 2 通报决定要恰如其分 3 通报的语言要简洁 庄重 4 4 2通知 1 通知的概念通知是批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员时普遍使用的文种 它是最常用的一种行政公文 2 通知的种类 1 指示性通知 2 知照性通知 3 事务性通知 4 任免聘用通知 3 通知的格式及写作要求 通知由标题 主送单位 正文 结尾四部分组成 1 指示性通知的写法 标题由发文机关 事由和文种组成 也可省去发文机关名称 正文由缘由 内容 要求等部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 内容要具体明确 条理清楚 详略得当 充分体现指示性通知的政策性 权威性 原则性 要求要切实可行 便于受文单位具体操作 2 知照性通知的写法 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 3 事务性通知的写法 通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 4 任免 聘用通知的写法 一般只写决定任免 聘用的机关 依据 以及任免 聘用人员的个体职务即可 4 5报告请示批复 4 5 1报告4 5 2请示4 5 3批复 4 5 1报告 1 报告的概念报告是向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问和请求备案的陈述性应用文体 一般事后 事中行文 不要求上级批复 行文较长 2 报告的性质 1 真实性 2 明晰性 3 操作性 4 重要性 3 报告的种类 1 工作报告 2 情况报告 3 答复报告 4 报告的结构及写作要求 报告通常由标题 主送机关 正文 落款四部分构成 1 标题发文机关 事由 文种 标题可以有多种形式 如事由加文种 如 关于2003年上半年工作情况的报告 或发文机关 事由加文种 如 东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告 主送机关一般为直属上级机关 2 正文分为两种情况 综合性报告正文 情况简述 工作时间 地点 背景 条件或各项工作的开展情况 这种开头称为概述式 此外还有结论式 议论判断 说明式 用 为了 等 百字上下 成绩做法 这是主体 可以简要叙述一下工作过程 成绩常常通过数字 比较 事实来表现 安排形式有条陈式 小标题式 阶段式和贯通式 经验教训 要有观点 看法和规律 又要有具体的典型事例以及理论分析 常常占五分之一篇幅 今后计划 往往写成今后的工作计划 常常占三分之一篇幅 专题性报告正文 概述情况 讲清工作开展情况 或问题发生的原委 事项的起因和经过 说明理由 做法和反映 或取得的成绩和经验 或分析存在的问题及原因 或说明工作做法 或写出群众反映 提出意见 写基本看法 解决问题的建议和办法 结尾 一般用 特此报告 以上报告如无不妥 请批转各地执行 等习惯用语结尾 有的不写 落款最后写发文机关或个人 盖章 写发文时间 报告的写作注意事项 写综合报告应注意抓住重点 突出主要矛盾和矛盾的主要方面 在此基础上列出若干观点 分层次阐述 说明观点的材料要说略得当 以观点统领材料 专题报告 要一事一报 体现其专一性 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题 切忌将报告提出的建议或意见当作请求 要求上级指示或批准 4 5 2请示 1 请示的概念及种类请示是下级机关向上级机关请求指示和批准的公文文种 请示可以分为两种类型 批准性请示 批转性请示 2 请示的结构及写作要求 请示的结构一般包括 标题 主送机关 正文和落款四部分 1 标题一般由发文机关 事由 公文种类三部分组成 如 XXX学校关于创办 校园文学 报的请示 有时可以省去发文机关 主送机关表示接受请求的直接上级机关 在标题下面一行顶格写起 2 正文要写请示的原因 请示的事项及结束语 请求缘由 一写情况依据 往往用 目前 开头 二写目的说明 用 为 开头 请求事项 分层分项写清具体要求 并说透理由 提出充足的事实和理论根据 同时 依据实际情况 提出切实可行的处理意见 作为上级机关进行判断和指示的参考 结语 只是一句祈使性的话 如 当否 请批复 以上如无不当 请批准 妥否 请批示 落款要有署名和日期 附件可有可无 是随同请求的有关材料 图表或其他文件 在正文之后 隔一行 注明附件名称和顺序 3 批准性请示的具体写作要求 批准性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 请示理由是文章的开头部分 常是导语式的 要扼要地讲明请示的背景和根据 及概括地写出请示事项 复杂的一般写成一段话 简单的就以一句话为之 请示理由之后 许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语 它们的基本格式是 现将 报告如下 随之点上冒号 但有些极小的请求也可不写 请示内容是请示的中心部分 要写得具体 条理清楚 说服力强 请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容 提出请示事项要详细 阐述说明道理要充分 只有这样才能使有关领导心中有数 易下决心 有些情况简单 有条文和规定可依据 只是出于组织原则报给上级知道 请示批准的请示 请示内容部分只需提出请示事项即可 不必阐释道理 请示结语是请示的结尾部分 一般是另起一行空两格书写 请示结语语气要谦恭 请示结语的通常写法是 特此请示 请审批 以上意见妥当否 请指示 特此请示 请批复 等 4 批转性请示的具体写作要求 批转性请示一般由三部分组成 请示理由 请示内容 请示结语 请示理由和批准性请示的写法基本相同 只不过有时语气较批准性请示更为庄重一些 由于这种请示批准转发后带有指导性 所以有时理由交待得要较详细 以期更加引起领导重视 请示理由之后的过渡语与批准性请示相同 请示内容 一般都是请示单位的设想和建议 因为比较复杂 提出请示事项和阐述说明道理两条 缺一不可 阐释道理时 可采取引用理论根据或摆明事实根据两种写法 呈转性请示内容部分在书写时要更注意条理分明 较长者要分条分项来写 请示结语 呈转性请示结语也要另起一行空两格书写 写法与批准性请示结尾略有不同 通常写法是 以上报告 如无不妥 请批转各地贯彻执行 以上意见 如属可行 请批转有关单位执行 或其他一些类似的说法 5 批转性请示和批转性报告的区别 批转性请示和批转性报告的区别主要有两点 批转性请示不但要求上级批转 而且有一定有复文 批转性报告虽也要求上级批转 但不要求上级复文 批转性请示里要求批转的意见往往是较具体的作法 措施 批转性报告里要求批转的意见往往是较原则 较概括的政策性意见 另外 批准性请示和批转性请示也有较大区别 不仅是要求目的上的区别 而且在执行范围上也有区别 批准性请示执行范围较窄 一般就是请示单位自己 批转性请示执行范围较宽泛 往往不仅是请示者的本单位 而且还要包括其他很多有关单位共同执行 6 撰写请示的注意事项 1 要控制使用 当用才用 必须办理而在自己职权范围内又不能解决 确实需要请示上级的才可行文请示 2 要一文一事为宜 切忌把不相关联的问题放在一个请示里 使上级无法批复 影响工作 3 要按级请示 确实必须越级请示的 也应同时抄送直接的上级机关 4 它的格式也包括标题 正文和结尾 它的标题一定要写明事由 不能光写 请示 以提请上级机关注意 及时处理 4 5 3批复 1 批复的概念及性质批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文 批复具有针对性 权威性和指示性等特点 2 批复的结构及写作要求 批复主要由标题 主送机关 正文 落款组成 1 批复的标题和主送机关批复的标题一般采用公文常规模式写法 即发文机关 主要内容 文种 略有不同的是 批复往往在标题的主要内容一项中 明确表示对请示事件的意见和态度 而一般公文标题中的主要内容部分一般只点明文件指向的中心事件或问题 多数不明确表示态度和意见 如 国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立榆林市的批复 其中 同意 两字就是用来表明态度和意见的 如果不批准请示事项 标题中可以不出现态度和意见 到正文中再表态 如果是答复请求指示的批复 也无须在标题中表态 批复的主送机关 一般只有一个 那就是发出请求的下级机关 2 批复的正文批复的正文由三部分组成 分别是批复根据 批复事项 执行要求 批复根据要极其简要地引述来文的请示事项 或引述来文标题 都是一句话就可以说清楚的 对方的请示是批复最主要的内容 要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号 例如 你省 关于变更西宁市行政区域范围的请示 青政 1999 49号 收悉 上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据 可表述为 根据XX关于XX的规定 现作如下答复 必要时 可标引文件名 文件编号和条款序号 如果下级请示的事项在上级文件和规定中找不到依据 这样的文字便不需出现了 批复事项是主要部分 要针对下级机关请示所发出的指示 给予明确答复或具体指示 以及补充的有关内容 都属于批复事项 如果内容复杂 可分条表述 但必须坚持一文一批的原则 不得将若干请示合在一起用列条的方式分别给以答复 执行要求 对下级执行批复的要求可写在结尾处 文字要简约 如果只是批准事项 无须提出要求 此段可免 4 6议案函会议纪要 4 6 1议案4 6 2函4 6 3会议纪要 4 6 1议案 1 议案的含义议案是由具有法定提案权的国家机关 会议常设或临时设立的机构和组织 以及一定数量的个人 向权利机构提出进行审议并作出决定的议事原案 议案有三种不同类型 分别是政府向人大提出的议案 非政府机关向人大提出的议案 人大代表联名向人大提出的议案 2 议案的特点 1 制发主体的法定性 2 所提内容的特定性 3 严格的适时性 4 行文的定向性 5 事项的必要性和可行性 3 议案的分类 按照内容不同 议案只要包括以下四类 1 立法性议案 2 重大事项的决策性议案 3 任免性议案 4 建议性议案 4 议案的结构及写作要求 议案格式比较简单 一般写明提请审议的事项名称 什么时间 什么会议讨论通过 目的 法定提交人和提交时间即可 1 标题和主送机关议案的标题采用常规公文标题模式 有两种写法 一是发文机关 案由 文种 二是省略发文机关 案由 文种 前者如 XX市人民政府关于提请审议 XX市乡镇企事业条例 的议案 后者如 关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案 议案标题一般不能采用发文机关加文种或者只有文种的写法 议案的主送机关 只能是同级人民代表大会及其常务委员会 不能有其他并列机关 要采用全称或规范化简称 不得随意简化 2 议案的正文案据 议案的第一部分叫做案据 顾名思义 这部分要提供提出议案的根据 方案 方案部分 就是对提请审议的事项或问题提出解决的途径 方法的部分 结语 结语是议案的结尾部分 主要用于提出审议请求 一般都采用模式化写法 言简意赅 签署和日期 一般行政公文 最后签署的都是发文机关的名称 而议案有所不同 要由政府首长签署 国务院提交给全国人大的议案 要由总理签署 各省 市 自治区提交给同级人民代表大会的议案 要由省长 市长或自治区主席签署 日期格式与一般行政公文相同 4 6 2函 4 6 2函 4 6 2函 1 函的概念对于 函 这一公文文种 办法 的规定是 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 公函 函 的种类 1 按照函的行文方向划分 可分为去函和复函 2 按方面格式划分 可分为公函和便函 3 从函的内容和用途上看 可分为商洽函 知照函 询问函 请求批准函 答复函 转办函 催办函等等 3