第六章管理信息系统的系统分析PPT课件.ppt

第六章管理信息系统的系统分析 1 第一节可行性分析和详细调查概述第二节管理业务调查第三节数据流程调查第四节数据字典第五节描述处理逻辑的工具第六节系统化分析第七节研究和确定管理模型第八节提出新系统的逻辑方案 2 第一节可行性分析和详细调查概述 一 可行性分析的任务和内容可行性分析的任务是明确开发应用项目的必要性和可行性 必要性来自于实现开发任务的迫切性 可行性则取决于实现应用系统的资源和条件 可行性分析的内容包括 1 管理上的可行性2 技术上的可行性3 经济上的可行性 3 二 可行性分析的报告可行性分析的结果要用可行性分析报告的形式编写出来 内容包括 1 系统简述 2 项目的目标 3 所需资源 预算和经济效益 4 对项目可行性的结论三 详细调查的目的 原则详细调查的对象是现行系统 目的在于完整地掌握现行系统的状况 发现问题和薄弱环节 收集资料 为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备 4 详细调查应遵循用户参与的原则 即由使用部门的业务人员 主管人员和设计部门的系统分析人员 系统设计人员共同进行 调查的方法可采用 1 召开调查会 2 访问 3 发调查表 4 参加业务实践为了便于分析人员和管理人员之间进行业务交流和分析问题 在调查过程中应尽量使用各种形象 直观的图表工具 5 图表工具的种类很多 通常用组织结构图描述组织的结构 用管理业务流程图和表格分配图描述管理业务状况 用数据流程图描述和分析数据 数据流程及各项功能 用判定树和决策表等描述处理功能和决策模型 6 第二节管理业务调查 开发和建立管理信息系统的根本目的在于提高管理水平 严格地说 设计一个新的信息系统 应首先进行组织的重新设计 应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的的改变过程 管理系统是信息系统的环境 因此 对现行业务的调查十分重要 其中包括 组织结构调查 管理功能调查和管理业务流程调查等 7 一 组织结构调查组织结构指的是一个组织的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系 通常可用组织结构图来表示 在组织结构调查中还应详细地了解各级组织的职能和有关人员的工作职责 决策内容 存在问题以及对新系统的要求等 二 管理功能调查调查中可用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系 8 组织结构图 9 某销售系统的管理功能图 10 三 管理业务流程调查调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行 内容包括各环节的业务处理 信息来源 处理方法 计算方法 信息流经去向 信息提供的时间和形态 报告 单据 屏幕显示等 描述管理业务流程的图形有 一 管理业务流程图管理业务流程图是一种描述系统内各单位 人员之间业务关系 作业顺序和管理信息流向的图表 利用它可以帮助分析人员找出业务流程中的不合理的流向 11 车间 供货单位 用料计划 领料单 未批准的领料单 库存报表 领料通知 有关部门 库存账 已批准的领料单 用料流水账 库工 缺料通知单 采购员 崔货单 补充订货单 提货通知单 入库单 订货单 合同 库长 某企业物资管理业务流程图 12 4 3 2 4 二 表格分配图表格分配图可帮助分析员表示出系统中各种单据和报告都与那些部门发生业务关系 采购部门 财会部门 收货部门 准备采购单 3 2 采购单1 应付帐款处理 应付帐 取货通知 登记待收货 待收货清单 收货处理 收货单1 卖方 存档 存档 卖方 付款 存档 13 某工厂成品库管理的业务过程如下成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账 发货时 发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库 并发货 同时填写三分出库单 其中一份交给成品库保管员 由他按此出库单登记库存台账 出库单的另外两联分别送销售科和会计科 试按以上业务过程画出业务流程图 课堂练习 14 3 车间 销售科 入库单 2 出库单1 发货通知单 库存台账 保管员 发货员 会计科 某工厂成品库管理的业务过程如下成品库保管员按车间送来的入库单登记库存台账 发货时 发货员根据销售科送来的发货通知单将成品出库 并发货 同时填写三分出库单 其中一份交给成品库保管员 由他按此出库单登记库存台账 出库单的另外两联分别送销售科和会计科 试按以上业务过程画出业务流程图 15 第三节数据流程调查 为了用计算机进行信息管理 还必须进一步舍去物质要素 收集有关资料 绘制出原系统的数据流程图 为下一步分析做好准备 数据流程调查过程中收集的资料包括 1 收集原系统全部输入单据 输出报表和数据存储介质2 弄清各环节上的处理方法和计算方法3 在上述各种单据 报表 帐本的典型样品上或用附页注明制作单位 报送单位 存放地点 发生频率 发生的高峰时间及发生量等 4 在上述各种单据 报表 帐本的典型样品上注明各项数据的类型 长度 取值范围 16 数据流程图是一种能够全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动 处理和存储情况 数据流程图具有抽象性和概括性 抽象性表现在它完全舍去了具体的物质 只剩下数据的流动 加工处理和存储 概括性表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来 形成一个整体 数据流程图用四种符号表示 1 外部实体2 数据流3 处理 功能 4 数据存储 17 s 外部实体 P 处理 数据流 数据存储 D F 18 合同 出库数据 入库数据 查询 合同数据 合同执行数据 某企业成品销售管理的数据流程图 厂办 财务科 车间 用户 销售统计 合同登记处理 合同执行登记 入库处理 销售分配处理 合同台账 发货处理 出库处理 统计表 入库单 发货通知 出库单 出库单 查询 销售数据 19 数据流程图是分层次的 绘制时采取自顶向下逐层分解的方法 首先 画出顶层数据流程图 顶层数据流程图只有一张 它说明了系统的总的处理功能 输入和输出 其次 对顶层数据流程图中的 处理 进行分解 1 判定订货处理方式 根据用户信用情况 查信用手册 库存情况 查库存帐 和购货金额将订货单按以下三种情况分别处理 1 货到付款 2 有货再发 3 先付款再发货2 开发货票3 开付款通知单 20 订货处理的第二层流程图 仓库 用户 财务科 P2 2 开发货票 开付款通知单 P2 3 判定订货处理方式 P2 1 发货票 发货票 发货票 订货单 订货单D2 订货单D3 订货单 订货单D1 付款通知单 21 22 23 24 数据流程图分多少层次应视实际情况而定 对于一个复杂的大系统 有时可分至七八层之多 为了提高规范化程度 有必要对图中各个元素加以编号 通常在编号之首冠以字母 用以表示不同的元素 可以用P表示处理 D表示数据流 F表示数据存储 S表示外部实体 25 某银行储蓄所存款过程如下 储户将填好的存单及存折送交分类处理处 分类处理处按三种不同情况分别处理 如果存折不符或存单不合格 则将存折及存单直接退还储户重新填写 如果是存款 则将存折及存款单送交存款处理处 存款处理处取出底账 登记后 将存折退还给储户 如果是取款 则将存折及取款单送交取款处理处 该服务台取出底账及现金 记账后将存折及现金退还给储户 从而完成取款处理过程 试按以上过程画出数据流程图 课堂练习 26 储户 分类处理 取款处理 存款处理 底账 存折 存单 存单或存折1 存折或存单2 存折或存单3 存款数据 存折 取款数据 存折 27 第四节数据字典 数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项 数据结构 数据流 处理逻辑 数据存储和外部实体等六方面进行具体的定义 数据流程图配以数据字典 就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述 一 数据项的定义数据项又称数据元素 是数据的最小单位 分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行 在数据字典中 仅对数据的静态特性作了定义 具体包括 1 数据项的名称 编号 别名和简述 2 数据项的长度 3 数据项的取值范围 28 例 数据项的定义数据项编号 I02 01数据项名称 材料编号别名 材料编码简述 某种材料的代码类型及宽度 字符型 4位取值范围 0001 9999 二 数据结构的定义数据结构的组成方式 一 一个数据结构可以由若干个数据项组成 二 一个数据结构可以由若干个数据结构组成 三 一个数据结构可以由若干个数据项和若干个数据结构组成 29 数据字典中对数据结构的定义包括以下内容 1 数据结构的名称和编号 2 简述 3 数据结构的组成例 数据结构的定义数据结构编号 DS03 01数据结构名称 用户订货单简述 用户所填用户情况及订货要求等信息数据结构组成 DS03 02 DS03 03 DS03 04 30 三 数据流的定义数据流 由一个或一组固定的数据项组成 例 数据流的定义数据流编号 D03 08数据流名称 领料单简述 车间开出的领料单数据流来源 车间数据流去向 发料处理模块数据流组成 材料编号 材料名称 领用数量 日期 领用单位数据流量 10份 小时高峰流量 20份 小时 上午9 00 11 00 31 四 处理逻辑的定义处理逻辑定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 处理逻辑的定义处理逻辑编号 P02 03处理逻辑名称 计算电费简述 计算应缴纳的电费输入的数据流 数据流电费价格 来源于数据存储文件价格表 数据流电量和用户类别 来源于处理逻辑 读电表数字处理 和数据存储 用户文件 处理 根据数据流 用电量 和 用户信息 检索用户文件 确定该用户类别 再根据已确定的该用户类别 检索数据存储价格表文件 以确定该用户的收费标准 得到单价 用单价和用电量相乘得该用户应缴纳的电费 32 输出的数据流 数据流 电费 一是去外部项用户 二是写入数据存储用户电费帐目文件 处理频率 对每个用户每月处理一次 五 数据存储的定义数据存储是数据结构保存的场所 它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 例 数据存储的定义数据存储编号 F03 08数据存储名称 库存账简述 存放配件的库存量和单价数据存储组成 配件编号 配件名称 单价 库存量 备注关键字 配件编号相关联的处理 P02 P03 33 六 外部实体的定义外部实体的定义包括 外部实体编号 名称 简述及有关数据流的输入和输出 例 外部实体的定义外部实体编号 S03 01外部实体名称 用户简述 购置本单位配件的用户输入的数据流 D03 06 D03 08输出的数据流 D03 01 34 编写数据字典是系统开发的一项重要的基础工作 一旦建立 并按编号排序之后 就是一本可供查阅的关于数据的字典 从系统分析一直到系统设计和实施都要使用它 在数据字典建立 修正和补充过程中 始终要注意保证数据的一致性和完整性 数据字典可以用人工建立卡片的办法来管理 也可存储在计算机中用一个数据字典软件来管理 35 第五节描述处理逻辑的工具 数据流程图中比较简单的计算性的处理逻辑可以在数据字典中做出定义 但还有不少逻辑上的比较复杂的处理 有必要运用一些描述处理逻辑的工具来加以说明 一 判断树判断树比较直观 容易理解 但当条件多时 不容易清楚地表达出整个判断过程 36 欠款时间 30天 100天 30天 100天 库存量 库存量 库存量 库存量 处理方案 立即发货 先按库存发货 进货后再补发 先付款 再发货 不发货 通知先付欠款 37 二 判断表 又称决策表 判断表是采用表格方式来描述处理逻辑的一种工具 条件应采取的行动 38 三 结构英语表示法这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法 它使用了由 IF THEN ELSE 等词组成的规范化语言 下面是处理订货单逻辑过程的结构英语表示法 39 If欠款时间 30if需要量 库存量then立即发货else先按库存量发货 进货后再补发elseif欠款时间 100天if需求量 库存量then先付款再发货else不发货else要求先付欠款 40 第六节系统化分析 系统化分析主要是通过对原系统的调查和分析 找出原系统业务流程和数据流程的不足 提出优化和改进的办法 给出新系统所要采用的信息处理方案 系统化分析的主要内容包括 一 分析系统目标根据详细调查对可行性分析报告中提出的系统目标作再次考察 对项目可行性和必要性进行重新考虑 并根据对系统建设的环境和条件的调查修正系统目标 使系统目标适应组织的管理需求和战略目标 41 二 分析业务流程业务流程分析包括的内容 1 对原有的流程进行分析2 优化业务流程3 确定新的业务流程4 确定新系统的人机界面 42 三 数据属性分析数据的属性分析包括静态分析和动态分析两部分 一 数据的静态特性分析指分析数据的类型 数据的长度 取值范围和发生的业务量 二 数据的动态特性分析数据的属性按其动态特性可以分为以下三类 1 固定值属性2 固定个体变动属性3 随机变动属性 43 区分数据属性的动态特性的目的是正确地确定数据和文件的关系 也就是确定把哪些数据安排在哪种数据文件中 通常把具有固定属性的数据存放在主文件中 把具有固定个体变动属性的数据放在周转文件中 把随机变动属性的数据放在处理文件中 44 四 分析数据流程数据流程是系统中的信息处理的方法和过程的统一 与业务流程的改进和优化相对应 数据流程的分析和优化一直是系统分析的重要内容 数据流程分析包括以下内容 45 1 对原有数据流程进行分析2 优化数据流程3 确定新的数据流程4 确定新系统的人机界面五 功能分析和划分子系统划分子系统的意义 可以大大简化设计工作 如要修改或扩充系统可以在有关子系统范围内进行而不至于牵动全局 划分子系统的方法 U C矩阵法划分子系统的下一步工作就是确定各子系统的目标和下属功能 46 47 六 数据存储分析数据存储分析是数据库设计在系统分析阶段要做的工作 其内容是 1 分析用户的要求2 通过综合抽象 用适当的工具进行描述 这是从用户角度看到的数据库 所以称之为数据库的概念模型 48 七 数据查询要求分析通过调查和分析 将用户需要查询的问题列出清单或绘出查询方式示意图 八 数据的输入 输出分析数据的输入分析主要是分析 数据输入的目的和适用范围 数据量的大小以及存在的问题 数据的输出分析主要是分析 数据查询要求是否明确 各种输出报表的目的和使用范围 系统的处理速度和打印速度是否满足输出的要求 49 九 绘制新系统的数据流程图新系统的数据流程图是在以上分析过程中逐步完善的 为了明确新系统的人机接口 还应在绘成的数据流程图上标明哪些部分由计算机完成 哪些部分由人工完成 十 制定新系统的数据处理方式数据处理的方式分为两种 成批处理方式和联机实时处理方式 50 成批处理的特点是费用较低而又可有效地使用计算机 通常用于以下四种情况 1 固定周期的数据处理2 需要大量的来自不同方面的数据的综合处理3 需要在一段时间内累积数据后才能进行的数据处理4 没有通信设备而无法采用联机实时处理的情况 联机实时处理的特点是 面向处理 处理及时但费用较高 通常适用于以下三种情况 1 需要反应迅速的数据处理 银行系统 2 负荷易产生波动的数据处理 股票交易系统 3 数据收集费用较高的数据处理 航空航天系统 51 第七节研究和确定管理模型