信息化办公项目综合应用系统设计才艺比赛成绩管理PPT课件.ppt

何为系统化设计对在现实生活中量大而复杂的数据进行分类 分析 找出数据之间的联系和规律 然后通过多张一系列有关联的表 同时灵活应用Excel2010的各项操作和Excel功能函数 进行组合式多表关联数据综合处理的设计 项目6 综合应用系统设计 才艺比赛成绩管理 1 系统化设计的步骤1 分析数据规律 建立所需用表 2 建立各表标题 输入相关的原始数据 灵活运用Office数据共享功能 提高输入数据的速度 3 美化数据表格 4 利用函数实现各数据表格之间的数据调取 5 利用函数实现依据部分数据对事物作出逻辑判断处理 6 利用自定义公式计算部分数据 7 利用合并计算功能对各表的数据进行综合计算 8 通过图形图像 艺术字等制作美化工具制作出漂亮的主界面 9 通过超链接功能实现主界面与各张表之间的连接 2 才艺比赛成绩管理 项目设计前的准备 一 在此项目设计时 先应考虑以下几方面的内容 根据比赛规则确定数据表和内容 建立比赛规程表 建立选手表 建立 舞美 声乐 器乐 即兴主持 等7位评委的打分表 评委打分后按去掉一个最高分 去掉一个最低分求其平均得分 建立各位选手的总得分表 总分为各位选手四项加权成绩之和 对总分进行排序 并确定各位选手是否入围 分析评委的打分情况 建立数据表调用主菜单 3 才艺比赛成绩管理 项目设计前的准备 二 根据比赛规则和任务要求 确定涉及到数据表和内容 1 主菜单工作表 起到快速调用工作表的作用 2 比赛规则工作表 将比赛规则放在一张表中 在比赛过程中便于查看 3 选手表 存放选手的参赛号 参赛部门 姓名和性别 4 舞美得分表 存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分 5 声乐得分表 存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分 6 器乐得分表 存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分 7 即兴主持得分表 存放所有评委给所有选手的评分及每位选手该项目的得分 8 总得分表 存放各位选手的总得分及是否为 十佳 9 求出各位评委所有给出分数的平均值 4 添加所需的工作表启动Excel2010后 启动Excel2010后 右键单击Sheet1 插入 工作表 插入一张工作表 用同样方法再插入5张工作表 右击位于最左边的表名 此处为 Sheet9 系统弹出图1所示的工作表操作选择快捷菜单 单击 重命名 把 Sheet9 的标签改为 主菜单 同理 从第二张表的标签开始 对表标签重命名为 比赛规程 选手资料 舞美 声乐 器乐 即兴主持 总分 评委分析 如图2所示 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 1 图2 图1 5 通过剪贴板实现Office之间的数据共享比赛规程的输入 单击 比赛规程 工作表标签 选定单元格范围 A1 K40 并对其单元格进行合并 打开比赛规程的Word文档 选定有关内容并做复制操作 单击 比赛规程 工作表 再单击 编辑栏 之后单击 粘贴 按钮 将内容复制到 A1 K40 区域 然后根据实际情况设置文本格式 如字体 字号等 使布局整齐 美观 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 2 6 通过合并居中建立各表的标题单击 选手资料 工作表标签 在A1单元格中输入 十佳主持人才艺比赛选手资料一览表 选择A1 D1范围 单击 开始 选项卡 单击 对齐方式 功能区 合并后居中 按钮 根据实际情况设置字体 字号等格式 通过同样的方法建立舞美 声乐 器乐 即兴主持评分表的标题 舞美项目选手得分情况一览表 声乐项目选手得分情况一览表 总分表标题 十佳主持人才艺比赛各选手总分一览表 评委分析表标题 各评委对每位选手的4次打分平均值情况一览表 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 3 7 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 4 1 在 选手资料 表中 单元格 A2 D2 对应输入 参赛号 参赛部门 姓名 性别 在单元格 A3 D20 中输入18位选手的资料 2 在舞美 声乐 器乐 即兴主持评分表 输入相关栏目 如在单元格 A2 L2 对应输入 出场序号 参赛号 姓名 评委1 评委2 评委3 评委4 评委5 评委6 评委7 得分 3 填写 出场序号 的顺序号1 18 单击单元格 A3 输入 1 按住右键拉至 A20 按序列填充 4 在总分表建立表栏目及已有信息 单击 选手资料 工作表标签 选定单元格区域 A2 D20 单击 复制 按钮 单击 总分 工作表标签 再单击单元格 A2 之后单击 粘贴 按钮 在单元格 A2 J2 对应输入 舞美 声乐 器乐 即兴主持 总分 十佳否 5 评委分析 表原始数据可以通过对各表中对应数据进行 复制 粘贴 操作来完成 8 选定单元格 A3 D20 单击 开始 选项卡 下拉 单元格 功能区中的 格式 选择 设置单元格格式 系统弹出如图3所示的 单元格格式 对话框 选择 边框 标签 将 线条 设为细线 再单击 预置 区中的 内部 将 线条 设为粗线 再单击 预置 区中的 外边框 单击 确定 按钮后出现如图4所示的选手资料一览表 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 5 图3 图4 9 舞美评分表中选取单元格 C3 单击 公式 选项卡 单击 函数库 功能区中的 插入函数 系统弹出如左下图所示的 插入函数 对话框 在 或选择类别 下拉列表中选择 查找与引用 在 选择函数 列表中选择 VLOOKUP 系统继续弹出如右下图所示的 函数参数 对话框 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 6 10 在 Lookup value 搜索的条件值 输入框中输入 B3 即 参赛号 在 Table array 被搜索的表区域 输入框中输入 选手资料 A 3 C 20 在 Col index num 返回值所在的列号 输入框中输入 3 即 姓名 列 在 Range lookup 输入框中输入 TURE 或缺省 单击 确定 按钮 在单元格 C3 出现错误信息 N A 这是因为 B3 中无数值 即 参赛号 没有输入 没有条件值 所以出现错误信息 一旦在 B3 输入参赛号 则显示与参赛号对应的姓名 此时的编辑栏显示 VLOOKUP B3 选手资料 A 3 C 20 3 搜索值 搜索目标表 返回值列号 11 在 Logical test 逻辑值检验 输入框中输入 B3 在 Value if true 假如逻辑值为真 输入框中输入 即单元格值为空 在 Value if false 假如逻辑值为假 输入框中单击工具栏的 粘贴 按钮 则输入 VLOOKUP B3 选手资料 A 3 C 20 3 单击 确定 按钮 设置完毕 此时的编辑栏显示 IF B3 VLOOKUP B3 选手资料 A 3 C 20 3 用填充柄 下拉至单元格C20 使用 IF 函数 解决搜索不匹配显示 N A 错误信息 12 计算平均得分在舞美评分表中单击单元格K3 输入计算公式 IF SUM D3 J3 0 SUM D3 J3 MAX D3 J3 MIN D3 J3 COUNT D3 J3 2 按回车键 该公式的含义是 当评委的亮分没有输入时 得分 列为空 即所有评委的分未输入时 则SUM D3 J3 0 单元格值为空 否则通过 SUM D3 J3 MAX D3 J3 MIN D3 J3 计算出总和SUM D3 J3 减去一个最高分MAX D3 J3 再减去一个最低分MIN D3 J3 最后除以总评委数COUNT D3 J3 减2就可得出该选手的最终平均得分 用填充柄 下拉至单元格K20 注意 声乐 器乐 即兴主持评分表对应栏目只要将 舞美 表的内容复制过去就可以很快完成 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 7 13 利用LOOKUP函数自动获取选手得分总分表中的选手得分可以利用LOOKUP函数从 舞美 声乐 器乐 即兴主持 表中自动获得 单击单元格E3 再单击 公式 选项卡 在 或选择类别 框中选择 查找与引用 在 选择函数 列表中选择 LOOKUP 系统继续弹出如图8所示的 选定参数 对话框 此时选择 lookup value lookup vector result vector 单击 确定 按钮 打开如图9所示的 函数参数 对话框 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 8 图8 图9 搜索值 搜索目标列 返回结果列 14 在 Lookup value 搜索的条件值 输入框中输入 A3 即 参赛号 在 Lookup vector 被搜索的对应的关键列区域 输入框中输入 舞美 B 3 B 20 在 Result vector 返回的结果区域 输入框中输入 舞美 K 3 K 20 单击 确定 按钮 此时的编辑栏显示 LOOKUP A3 舞美 B 3 B 20 舞美 K 3 K 20 按回车键后 用填充柄 下拉至单元格E20 同理 只要将单元格F3对应的编辑栏设置为 LOOKUP A3 声乐 B 3 B 20 声乐 K 3 K 20 按回车键后 用填充柄 下拉至单元格 F20 即可获取器乐的得分 器乐 和 即兴主持 的得分也只要修改表名就可获取 在此不再重复叙述 值得一提的是 LOOKUP 或 VLOOKUP 函数在被查询的关键列中必须事先进行排序 15 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 9 利用自定义公式计算总分在总分表中 单击单元格I3 输入公式 0 2 E3 0 2 F3 0 2 G3 0 4 H3 按回车键后 用填充柄 下拉至单元格I20 便可计算出总分 16 利用IF函数 RANK EQ函数判断是否十佳用IF函数和RANK函数相配合 若RANK函数的值小于等于10 则为 十佳 填写 是 否则填写 否 单击单元格J3 在编辑栏中输入 IF RANK EQ I3 I 3 I 20 10 是 否 也可用向导产生 按回车键后 用填充柄 下拉至单元格J20 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 10 17 通过合并计算求得各评委对每位选手4次打分的平均值在 评委分析 表中 选中单元格C3 单击菜单 数据 合并计算 系统弹出如图10所示的 合并计算 对话框 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 11 图10 18 在 函数 下拉列表中选择 平均值 单击 引用位置 输入框右侧的区域选择按钮 再单击 舞美 工作表标签 选择 D3 J20 系统显示 舞美 D 3 J 20 结束选择 单击 添加 按钮 系统将该选择结果从 引用位置 输入框移至 所有引用位置 列表框中 同理 分别将 声乐 器乐 即兴主持 等数据的引用位置添加到 所有引用位置 列表框中 在 评委分析 工作表中 单击单元格C3 此时在 引用位置 输入框中显示 C 3 清除该内容 单击 确定 按钮 系统将自动计算出各评委对每位选手的4次打分平均值 值得注意的是 在操作前都应将 舞美 声乐 器乐 即兴主持 按 参赛号 进行升序排序 19 通过绘图 艺术字等功能栏建立主菜单界面由于主持人才艺比赛需要使用8张表 可创建一个 主菜单 工作表 其布局如图11所示 以达到快速调用工作表的目的 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 12 图11 20 插入艺术字 在 主菜单 工作表中 选中A1 G22范围 单击 开始 选项卡 单击 对齐方式 功能区 合并后居中 按钮 单击 插入 选项卡 单击 文本 功能区中的 艺术字 选择 艺术字样式 在弹出的艺术字文本框中 输入 主菜单 并将 主菜单 这3个字拖放到合适的位置 21 制作椭圆 单击 插入 选项卡 单击 插图 功能区中的 形状 单击基本形状中的按钮 如图所示 拖放至合适大小 右击 弹出快捷菜单 选择 编辑文字 在椭圆框内输入 比赛规程 设置字体为 华文宋体 字号为 14 进一步调整椭圆的大小到最合适的状态 单击 复制 再7次 粘贴 用拖放的形式将8个椭圆调整到合适的位置 并修改其他7个椭圆中的文字 22 4 才艺比赛成绩管理 项目设计的步骤 13 通过超链接实现主菜单各项目与对应工作表的链接在 主菜单 工作表中 单击 比赛规程 椭圆 右击 弹出快捷菜单 选择 超链接 此时系统将弹出如图12所示的 插入超链接 对话框 点击 书签 按钮 系统又弹出如图13所示的 在文档中选择位置 对话框 单击 比赛规程 再单击 确定 按钮 系统返回 插入超链接 对话框 如图14所示 链接 比赛规程 完成 单击 确定 按钮完成超链接的设置 图13 图12 图14 23 总结 Excel可对复杂数据进行处理 只要理清思路 通过数据分析 表的建立 数据共享 表与表之间的数据传递 通过函数建立各类自动计算模块 并以数据管理系统的菜单形式进行操作 从而建立起系统化的概念 实现对复杂数据的轻松处理 在Excel2010中 对处理复杂数据十分有用的函数有统计函数中的SUM MAX MIN COUNT RANK EQ等 逻辑函数中的IF 查找与引用函数中的LOOKUP VLOOKUP 还可使用 插入 菜单中的 超链接 功能 格式 菜