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企业公文写作基础知识 孙运涛 1 一 定义 简称公用文书 二 执行标准 1 国务院 国家行政机关公文处理办法 2001 1 1施行 2 国标GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 一 公文的概念 执行标准 2 二 企业公文特点 一 具有法定作者 公司 法定代表人名义 董事长 总经理 经授权单位 部门 二 具有法定权威和效用 公文的现实执行效用 时效性等 三 具备特定体式文体 文件的表达形式 3 企业公文特点 格式 1 约定俗成格式 2 法定标准格式 四 特定的处理等程序 重点提示 1 企业内设机构不得正式对外行文 2 企业综合职能部门 行办 总经办 董事会办 的授权行文和职权行文 4 企业公文特点 1 授权行文依据 经 同意 批准 2 授权手续 谁授权 谁签发 五 有特殊的针对对象 就事谈事 有明确的收 处对象和专门事宜 原则上一事一文 5 三 企业常见公文文种及使用 一 企业常见公文文种 决定 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 共9种 二 企业内设机构经常使用的几种文种的拟制1 通知 1 下行文 是发布行政法规 规章 传达上级指示 批转文件或要求执行事宜时用的文种 6 通知常分 批转性 规定或指示性 会议性 事务性 通知 2 要件11个 文件头 编文号 签发 标题 通知对象 内容 主办单位或部门 章 成文日期 题词 主 抄送机构 承办机构和文件印制份数等 企业常见公文文种及使用 7 企业常见公文文种及使用 2 请示 1 上行文 是向上级请求指示 批准时使用的文种 指办事前的 2 请示内容分三部份 开头 请示的理由或背景 要求充分 简要 主体 请示的事项 要求实际 合理 明确 简要 结尾 要求 常用 可否 当否 请批示或批复 8 企业常见公文文种及使用 例 行政人事部关于用车事宜的请示公司领导 按公司要求和我部门工作计划安排 我部将于2011年10月25日前去黄岛黄海学院进行校园招聘 由于公司距招聘学校路途较远 约50公里 如果招聘人员乘座胶州至黄岛最早的班车 早上8 30从胶州发车 前往 最早将在9 30左右到达 与校方原协调安排的时间 9 00 有冲突 9 不利于招聘工作 如果招聘人员提前一天前往 会增加差旅费约300元 叁佰元 为了在尽量节约费用的同时顺利推进招聘工作 特请示届时使用公司车辆前往 当否 请批示 行政人事部二零一一年十一月二十三日 企业常见公文文种及使用 10 企业常见公文文种及使用 3 报告 1 上行文 主要是向上级汇报工作 反映情况 提出建议 回复上级的询问或要求时使用的文种 指办完事后的书面材料 2 报告的要素11个 11 企业常见公文文种及使用 文件头 编文号 签发 标题 报送对象 内容 主办单位或部门 章 或签字 成文日期 主题词 主 抄送机构 承办机构和文件印制份数等 注 括号中的部份 无 注册 法人资格单位不灌用 特别提示 请示 用于事前 报告 用于事后 12 企业常见公文文种及使用 例 青乳发 2011 XX号关于精益生产工作首期推进情况的报告 青岛新希望琴牌乳业有限公司文件 13 企业常见公文文种及使用 新希望乳业控股有限公司 青岛琴牌乳业公司精益生产管理工作 已于2011年9月份正式起动 现将首期 9月10日至10月31日 工作开展情况报告如下 一 基本情况XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 要求简明扼要 集中概括 一目了然 数据支撑二 几点做法 一 XXXXX1 XXXXX 14 企业常见公文文种及使用 1 XXXXX 2 XXXXXX2 XXXXX三 取得效果 或经验 体会等 一 XXXXX 二 XXXXXX四 存在的问题 或不足 重点 含以下 一 XXXXXX 二 XXXXX 15 企业常见公文文种及使用 五 存在问题的原因 分析 一 XXXXX1 XXXXX 二 XXXXXX 三 六 下步打算 努力方向等 一 XXXX 二 三 16 企业常见公文文种及使用 七 改进措施 排号同上 一 二 三 青岛新希望琴牌乳业有限公司二零一一年十一月一日主题词 精益管理 首期 情况报告送 XXX XXX 共印XX份 承办 行政人事部 17 企业常见公文文种及使用 4 函 平行文 主用于平级或无隶属关系单位 部门 之间 为了协调工作或拟办事宜时用 注意 下级单位不能向上级单位行函 5 会议记录 会议纪要 会议记录是对会议情况的原始记载 会议纪要是对会议的目的 要求 基本精神及决定的事项加以文字归纳整理 以上传下达 统一思想 推动工作的一个正式公文 18 企业常见公文文种及使用 1 两者关系 记录是纪要的基础依据 纪要是记录的精华体现 2 纪要特点 可下发执行 类似通知作用 也可报送上级 类似会议情况报告作用 还可发给平级单位 类似函的告知作用 3 要素 时间 地点 参会人员 应到 缺席人员说明情况 主持人 记录 19 企业常见公文文种及使用 整理 人 会议议题等 6 内部往来文件 1 文件的一种 具特殊性 内部使用 2 要素 编号 由发出部门 年份 发文序号 20 企业常见公文文种及使用 文件发出单位 公司 部门 个人 接收单位 指经办单位 主报送对象 抄送对象 可能涉及才填 主题 联络的主要议题 内容 正文 本信息发出人 经办人 行文时间 用阿拉伯数字 21 企业常见公文文种及使用 例 青岛新希望琴牌乳业有限公司信息联络单编 Q RP HACCP405 1编号 行政人事部2009 01 22 企业常见公文文种及使用 小结 公文撰写步骤和操作一 写作第一步 交拟 向拟稿人交待 一 为什么写 目的 背景 二 主要写什么 主要观点 意见 办法及对文稿的大体设想 三 该怎样写 写作要求 包括文种 起草方式 撰稿时间和程序 提供必要的参考资料等 23 企业常见公文文种及使用 二 正文写作规范 一 开头定明本文主旨确立的途径 来自于机关单位 经研究决 来自于工作实践 最近 来自于国家或上级的文件和会议精神 文件名称和文号 会议名称及主题 二 公文内容拟写规范1 内容准确符合国家法律 法规及其它有关规定 24 企业常见公文文种及使用 2 文字表达 情况确实 表述准确 结构严谨 条例清楚 字词规范 标点正确 篇幅适宜并力求简短 3 称谓使用 要求正确 对同一人物 机构 事物的称谓前后要统一 一致 称谓要规范 人物称谓一般姓名在前 职务在后 25 4 引文 日期 引用公文应先引标题 后引发文字号 日期应当写明具体年 月 日 一般不用 今年 上月 昨天 等表达 5 使用法定计量单位 如 公斤 不能用 斤 代替 公里 不能用 里 企业常见公文文种及使用 26 企业常见公文文种及使用 6 结构层次的序数符号 原则上不超过四层 一 但作为小标题时无标点 一基本方法 一 1 1 7 非规范化简称 先用全称 如下文要再用 可注明简称 如 XXXXX四川新希望乳业有限公司 以下简称 川乳公司 XXXXXXX 此只能在同一文中使用 27 8 数字使用 除成文日期 部份结构层次序数 词组 惯用语及有修辞语句中作为词素的数字外 应当用阿拉伯数字 1 2 3 如 XX共下发315份 收回314份 XXX 第一 不能写作 第1 前后历时26天 不能成 前后历时二十六天 等等 企业常见公文文种及使用 28 新闻 信息 特点 及时性 准确性 通俗 陈述型内容 时间 地点 内容 特点 结果或成因 背景 时间 主体 地点 事件 特点 结果总之 目的 要及时告诉他人 什么时间 在什么地方 发生了什么事 结果 效果 进展情况如何或为了实现什么目标 目的 谁在什么时间 什么地点 做了什么事件 效果 进展情况等最主要的是 作者应该站在第三人称角度表述 忌 抒情 评论 29 例1青岛市东城国际幼儿园组织的36个家庭到琴牌公司参观 讲解员现场就牛奶生产工艺进行详细介绍 并对家长们提出的如何喝牛奶 喝什么样的牛奶等问题作出解答 参观之后 幼儿园老师在厂区内组织家庭进行运奶 饮奶比赛 琴牌公司为优胜家庭提供希望星儿童奶作为奖品 通过这种方式起到良好产品推广和企业品牌宣传的效果 记流水帐形式了 30 应该观注点 1 青岛市东城国际幼儿园2 36个家庭3 来琴牌参观4 如何喝牛奶 喝什么样的牛奶 可以否理解为 如何健康饮奶 5 开展运奶 喝奶比赛6 目的 琴牌公司品牌宣传 31 为了提高现代家长的 健康饮奶 意识 近日 琴牌公司与青岛市东城国际幼儿园联合 首期组织了36个家庭到琴牌公司厂区进行了参观 参观中现代家长们就普遍关心的 幼儿健康饮奶 事宜与公司专业人员进行了面对面的沟通交流 为了体现企业与消费者家庭的和睦 参观人群还在厂区内组织进行了富有激情的户外互动比赛活动 整个过程都融现了新希望企业 家 的感觉 32 例2根据总部 关于做好实物资产和往来账务管理2011年度收官工作的通知 要求 琴牌公司成立资产清查小组开展2011年度资产清查工作 观注点 1 总部要求 2 琴牌公司 3 2011年度次产清查 根据总部的统一要求 琴牌公司2011年度资财产清查工作于日前正式展开 33 例3总部技术中心马岩峰于日前协同琴牌公司奶源部 品控部走访示范牧场和奥特牛场 现场查看饲料及兽药的使用情况 着重强调产品质量安全的重要性 并对琴牌公司奶源基地的建设和管理予以认可 观注点