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集团 文件编写技巧培训 2010 10 16 1 集团 Thereshallbeadocumentprocedure ormorethanonedocument defininghowoperationsarecarriedoutforallelementsoftheManagementSystem 管理体系的所有要素都必须有一份 或多份 相应的文件以说明如何执行该要素的要求 Documentsprovidingthebasisforoperationscanbeintheformof 作为公司运作依据的文件可分为 1 Writtendocumentseg PurchasingProcedure书面文件例如 采购程序2 Pictures diagramseg Packinginstruction相片 图片例如 包装指引3 Physicalsampleseg Coloursamples实物样板例如 色板 1 DocumentationisthebasisforimplementingtheManagementSystem 文件是实施管理体系的依据 2 集团 Therangeanddetailofdocumentationdependonthecomplexityofthework themethodused andtheskillsandtrainingneededbypersonnelinvolvedincarryingouttheactivity 体系文件的范围和详略程度应取决于工作的复杂程度 所用的方法以及开展这项活动涉及的人员所需的技能和培训 e g Packingmethodisbestexpressedintermsofpictures diagrams 例如 包装方法最好是以相片 图片的形式表达 Theskillsrequiredforoperatingaforkliftisacquiredbytrainingratherthanbydocumentation 铲车的操控技巧是以培训为主 而非以文件为依据 1 DocumentationisthebasisforimplementingtheManagementSystem 文件是实施管理体系的依据 3 集团 Meansfordefiningandstandardizingprovenmethods 将经过实践的方法明文订立 并使其标准化 Preventionsystem asprocess procedure instructionshavebeenthoughtout 一切制程 工序 操作等都经过深思熟虑 Provideaclearrole responsibility authorityandinter relationshipforcarryingouttheactivity 明确划定各员工之工作 责任 权限及协调关系 Textfortraining 作为培训材料 Aidtocontinuityofoperation 使行政运作顺利过渡 Basisforassessment 作为评核之标准 2 ReasonsforDocumentation书写文件的原因 4 集团 3 ThePrincipleofDocumentation编写文件的原则 SystemProceduresshalldefinestepbystepinalogicalsequencehowataskcanbeeffectivelycompeted 体系文件应按逻辑性的次序按部就班地制订出如何有效地完成一项工序的具体步骤 TheproceduresshallNOTonlydefineconceptsandpolicieswithoutgivingdetailinstructionsonhowtofulfilltheconceptsandpolicies 作业程序不应只讲述概念及原则 而是制订如何符合这些概念及原则的具体步骤 Theproceduresshallbewritteninsuchawaythatevenanewstaffisabletocompleteagiventaskbyfollowingthedetailinstructionsoftheprocedure 作业程序的编写方法应易于理解及操作 即使一个新员工也可以依照程序的具体步骤将一项特定工作完成 5 集团 5 1Purpose目的TotelltheworkforceHOWthepoliciesandobjectivesexpressedintheManualaretobeaddressedandachieved 用以说明为了达到方针与目标而制订的工作方式 Itisthecoreofsystemdocumentation 是整个文件系统的重点 编制方法为PDCA 5 2ContentsofOperatingProcedures作业程序的内容1 Objective orPurpose 目的2 Scope orApplication 应用范围3 Definitions ifApplicable 定义 如需要 4 References ifApplicable 参考文件 如需要 5 Responsibilities职责6 Procedure作业步骤7 Records记录8 Appendices ifApplicable 附录 如需要 OperatingProcedures作业程序 6 广州丰彩集团 1 Objective目的 Providesaclear simpleandprecisestatementoftheprocedure sintent 清楚 简要及准确地陈述作业程序的用意 2 Scope应用范围 Adescriptionoftheorganization operationsoractivitiesaffectedbytheprocedure 陈述作业程序所涉及的部门 工序及活动 Includegeographicallocationiftheorganizationhasotherplantsatdifferentlocations 如公司有多个厂址 则应用范围应说明地理位置 ContentsofOperatingProcedures作业程序的内容 7 广州丰彩集团 3 Definitions定义 Uniqueorspecialtermsmustalwaysbedefined 对特别的名词应加以解释 4 References参考文件 Identifyandlistthedocumentsand ormaterialsassociatedwiththeprocedure 应列明与作业程序有关的其它文件 如e g UserManual用户手册WorkInstructions作业指导书 8 广州丰彩集团 5 Responsibilities职责 Clearlystateperson s responsibletocarryoutthework 应明确界定执行作业程序的人员 Standardizedterminology 所用的职称须前后一致 Ambiguityshouldbeavoided e g Either or isresponsiblefor 应避免责任划分不明确 如 甲或乙应负责 9 集团 6 Procedures作业步骤 Cleardescriptionofsteps methods activitiesandequipmenttobeusedinaccomplishingwhatisrequired 清楚地描述工作步骤 Writefromuserpointofview 站在用户角度去编写 Followthelogicalsequenceofevents 应按具逻辑性的前后次序进行描述 10 集团 7 RecordsListallrecordsasmentionedintheproceduretobemaintained theresponsiblepartyandtheminimumretentionperiod 列出所有程序中所提及的需要保存的记录 负责保存记录者及最低保存期限 8 Appendix附录 Additionalreferencematerialsorattachments 附加的参考资料 Appendicesshallbereferencedinthecontentoftheprocedure 所有附录必须在程序中提及 11 集团 Incorporateflowchart s toaidthereaders 加插流程图以便读者容易理解 Referencejobtitles notname 引用职称 而不是人名 Refertoforms tools technicalitemsbyofficialnamestoavoidconfusion 对表格 工具 技术名词等应采用正式名称 以免读者误解 Useabbreviationsonlyafterwrittenexplanation e g ElectricalEngineering EE isresponsiblefor EEhaveto 采用简称 如文件控制中心 文控 文控 12 集团 Definescope确定应用范围 Developprocessflowchart设立流程图 Developfullprocedure编写程序内容 Defineresponsibilitiesandinterfaces确定人员职责与协调 Identifysupportdocumentationneeded确定有关辅助文件 Walkthrough withaffectedpersonnel向有关人员讲解 Finetuning进一步调整 StagesinProcedureDevelopment编写作业程序的步骤 13 集团 Definehowgroupsofpeoplewillworktogether 作业程序的用意是制订一组人员如何协调工作 Notstatic theymustbecontinuouslyreviewedandadjustedinacontrolledmannertomeetchangingconditions 作业程序应经过不断的修订与审核以符合情况变化 Whenwriting prevent subject to change without notice situations Thisisparticularlyimportantinlarge interdependentmultinationalorganizations 当修改程序时 必须及时通知受影响的部门及人员 Keynote重点 14 集团 Althoughproceduresarerequiredtobesufficientlydetailedtoensurethatworkcanbecarriedoutsuccessfully careshallbetakentoensurethattheyarenottoolimiting 虽然作业程序的内容应该详细以作为工作的依据 但应防止由于过份详细而使工作受到局限 Aneffectiveprocedureismeasurednotbyitsdetailsbutratherbyitssimplicityandpracticality 一个作业程序的优劣不是在于它是否详细 而是在于它是否简要和实际 Keynote重点 15 广州丰彩集团 6 1Purpose目的Totellindetailhowaspecificactivityistobeundertakenandtodefinethestandardsofacceptability 详细解说某一特别工序的控制过程 并订立标准 WorkInstructions作业指导书 16 集团 6 2ContentsofWorkInstructions作业指导书的内容 Whatistobedone 何事 Howitshouldbedone 如何 Whoshoulddoit 何人 Whenitshouldbedone 何时 Supplies services 使用之工具 物资equipmenttobeused Accept Rejectcriteria可收 拒收标准 Detaildescriptionofthe每一操作步骤的详细说明 processspecifictotheparticularstageofprocess 17 集团 6 3Keynote重点 Proceduresnormallyapplytosituationswherebytherearemanypartiesinvolved WorkInstructionsareveryspecifictargetingataparticulartaski e onlyonepersonisinvolved 作业程序通常涉及多个部门或人员 作业指导书则是针对某一特别工作 只涉及一个人员 WorkInstructionsnormallycaterforthoseactivitiesrequiringdetailbeyondthatincludedintheoperatingprocedures 作业指导书通常用作补充作业程序中未能全面表达的活动细节 18 集团 Notnecessarytohaveafixedformat 不一定需要设定固定格式 Mustbecontrolledintermstotheirissueandauthorisation 作业指导书的发布与批核应受到控制 19 集团 7 1DetailofProcedure程序的细节 Iftheprocedureistoobrief possiblyitcouldbeincorporatedintoanotherOP Iftheprocedureistoodetailed possiblyWIhasbeencoveredintotheOP 如果一个作业程序过于简略 它也许可以被合并在另一个程序内 如果过于精细 它也许包含了作业指导书 ReferencetootherOPsorWIsprovidesclarityoftheoverallproceduralintentandreducesrepetition 参考其它作业程序或作业指导书可清楚显示整体程序的运作 并能减低重复性 PointsToRememberwhenWritingOPsandWIs如何编写作业程序及作业指导书 20 广州丰彩集团 7 1DetailofProcedure程序的细节 OPsorWIscanbequotedintheReferencesectionorProceduresection 有关之作业程序或作业指导书可在参考文件一节中或