时间管理培训年PPT课件.ppt

时间管理 培训师 1 课程大纲 一 时间统计二 时间管理概述三 时间管理的认知误区四 时间管理法则五 时间管理降龙十八掌 2 3 有人统计过一个平均活到72岁的人群对时间的分配 睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队6年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其它3年 一 时间统计 4 一 时间统计 工作时间分析 你的时间流向到哪里去了 5 一 时间统计 工作时间分析 你的时间流向到哪里去了 6 一 时间统计 工作时间分析 你的时间流向到哪里去了 一 时间统计 工作时间分析 你的时间流向到哪里去了 7 8 二 时间管理概述 时间管理的定义 时间管理的正确涵义应该是如何面对时间的流动而进行自我的管理 其所持的态度是将过去作为现在改善的参考 把未来作为现在努力的目标 立刻去运用正确的方法做正确的事 9 时间管理的目的 时间管理的目的在于同时获得三 效 效果 确定的期待结果 效率 以最小的代价或浪费获得结果 效能 以最小的代价和浪费获得最佳的期待结果 二 时间管理概述 10 时间管理的重要性 绩效 工作成果 工作品质 时效 成本控管 可知时间管理的能力 至少占工作绩效1 4比重 二 时间管理概述 11 时间的价值 从出租车司机的份钱看经理们每天的份钱 二 时间管理概述 12 三 时间管理的认知误区 1 没有追求 没有目标 贪图轻松安逸的工作和生活 上网 看电视 打牌 玩乐 13 三 时间管理的认知误区 2 不速之客的打扰占用时间 据统计 人们一般每8分钟会受到一次打扰 每小时大约7次 每天50 60次 平均每次打扰大约是5分钟 每天大约有4小时 其中 80 的打扰被认为是没有意义的 同时 经研究 人们被打扰后重拾原来的思想平均需要3至5分钟 每天又要花掉2 5小时 14 三 时间管理的认知误区 3 虚张声势的会议抢走时间 会议中浪费时间 毫无意义的会议 会议拖沓 临时状况 15 三 时间管理的认知误区 4 不恰当的用人或不恰当的安排工作忽视时间 16 三 时间管理的认知误区 5 不做充分的准备 1 浪费别人的时间 2 影响事务办理的速度 3 影响个人公众形象 17 三 时间管理的认知误区 6 不能委婉的拒绝消磨时间 不会说不 不敢说不 不善于说不 1 碍于情面 不好拒绝 2 人太老实 不善于拒绝 3 没有办法 不懂拒绝 18 三 时间管理的认知误区 7 不分主次的办事滥用时间 铁桶里装石块 19 三 时间管理的认知误区 8 没有正确的评估宽放时间 1 内心追求安逸的心理 2 内心深处的表现欲 3 不懂得怎样评估时间的耗费 20 三 时间管理的认知误区 9 怀疑自身的能力削减时间 小征泽尔的自信世界优秀交响乐指挥家 21 三 时间管理的认知误区 10 自暴自弃让时间溜走 我不行 我做梦都没想过 我没这个本事 我想都不敢想 22 三 时间管理的认知误区 11 顾虑过多的情绪吞噬时间 据资料 忧虑的事绝大部分都不会发生卡耐基先生研究表明 顾虑 忧虑过多 可直接导致心脏病 胃病 肠炎等疾病 经心理学家研究和统计 一般人的忧虑有40 属于过去 50 属于未来 只有10 属于现在 而这些忧虑中 有92 根本不会发生 另外8 的忧虑我们是可以应付的 2020 3 19 23 24 三 时间管理的认知误区 12 完美无缺的追求耽误时间 世界上没有十全十美的东西 独立宣言 的缺陷 25 三 时间管理的认知误区 13 一再重复的错误糟蹋时间 一个出色的人应该尽量避免重复 一是采取措施防止各种错误的发生 二是调动一切手段完成目标 26 三 时间管理的认知误区 14 马拉松式的酣战拉长时间 1 白天做不完 晚上可以做 平时做不完 周末可以做 疲劳战 2 长时间的工作可能导致失败 研究表明 失败的管理者与成功的管理者的区别就在于 失败的管理者随时愿意为工作而牺牲家庭 牺牲时间 27 三 时间管理的认知误区 15 缺少协调的集体耗散时间 南郭先生 三个和尚 28 三 时间管理的认知误区 16 迷失目标的努力凌驾时间 外部的干扰或新目标的出现 很容易让我们迷失预定的目标 使我们走一些弯路 三只猎狗 29 三 时间管理的认知误区 18 不切实际的空想溜走时间 白日梦 30 四 时间管理法则 杜拉克时间管理法 记录时间 分析时间浪费在什么地方 管理时间 减少用于非生产性需求的时间 集中时间 在整段时间内的工作效率这大于在分散时段的工作效率之和 31 四 时间管理法则 帕金森定律 英国著名历史学家帕金森通过长期的调查研究而揭示出来的机构或公司管理人员持续膨胀的规律 对这一规律 有人称之为 身在职场 不得不明白的管理定律 这一定律把管理层的用人现状刻画得入木三分 一个想升官而又想少干活的领导必然会给自己配备两名助手 而他的做法被他的下级人员不断仿效后 庞大的机构和过多的冗员便不可避免 能力平平的领导若想保住职位 他 惟一的出路 就是一边排挤有能力的人 一边提拔一些蠢才 庸才 此外 举贤不避亲 肆意把持权力不放 被权欲熏得竟然分不清垃圾和食品 等官场病 我们在日常生活中 也或多或少会有所体会 帕金森定律并非是老调重弹 他以一种学者的冷静态度 严谨的实证主义精神和少有的幽默 揶揄笔调 透过这些表面现象 直接击中了管理问题的要害 对权力的贪婪和对权力的危机感 滋生了被命名为帕金森现象的弊端 在当今人力资源学方兴未艾的时代 如何选拔管理人员和最优化地利用人力资源 已成为国家各级政府 各企事业单位最为关注的问题 而帕金森定律无疑给我们上了一堂生动的实例教学课 32 四 时间管理法则 艾维利时间管理法 15分钟法则 以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成 只要我们每天下班前抽出15分钟做好明天的 6件事 和 要事 效率就能成倍提升 以前人们总是在说 一日之际在于晨 现在更多人喜欢说 一日之际在于昨夜 就来源于此 要事法则 选择好6件事后 先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位 接着再在剩下的5件事中 选出最重要最紧急的事情 这样一步步就把办这6件事情的时间顺序排出来了 我们在做其中任何一件事情的时候 都是在做当时最重要最紧急的事情 33 四 时间管理法则 日程表时间管理法 我要得到什么样的结果 这件事是否可以不干 这件事是否可以交给别人去干 是否还有更好的方法 34 四 时间管理法则 二八时间管理法 20 80定律是由意大利经济学家巴莱多发现的 也叫巴莱多定律 用20 80定律从你要做的一大堆事情中选出最重要的事优先做 用80 的时间和精力学习能给你产生80 的效果的20 的最基本的理论和方法 成功者已证明的 80 的结果源于20 的努力 35 7 时间管理法则 注意力之谜 是静的还是动的 36 四 时间管理法则 训练集中注意力的八个方法 1 运用积极目标的力量当你给自己设定一个要自觉提高自己注意力和专心能力的目标时你就会发现 你在非常短的时间内 集中注意力这种能力有了迅速的发展和变化 2 培养对专心素质的兴趣在休息和玩耍中可以散漫自在 一旦开始做一件事情 如何迅速集中自己的注意力 这是一个才能 3 要有对专心素质的自信千万不要受自己和他人的不良暗示 4 善于排除外界干扰要在排除干扰中训练排除干扰的能力 5 善于排除内心的干扰内心的干扰比环境的干扰更严重 6 空间清静当你在家中复习功课或学习时 要将书桌上与你此时学习内容无关的其他书籍 物品全部清走 在你的视野中 只有你现在要学习的科目 这种空间上的处理 是你训练自己注意力集中的最初阶段的一个必要手段 7 节奏分明的处理学习与休息的关系永远不要熬时间 永远不要折磨自己 一定要善于在短时间内一下把注意力集中 高效率地学习 要这样训练自己 静如初兔 行如闪电 闲如流水 动如雷霆 8 清理大脑大脑是一个屏幕 那里面也堆放着很多东西 一上来 将在自己心头此时此刻浮光掠影活动的各种无关的情绪 思绪和信息收掉 在大脑中就留下你现在要进行的科目 就像收拾你的桌子一样 37 四 时间管理法则 六点优先工作制 在前一天晚上写下第二天要做的全部事情 对目标 任务 会议等事件分别按优先级进行排序 2 化整为零 把大的 艰难的任务细分为小的 容易的部分 3 从优先级最高的事物着手 按事情的重要顺序 分别从 1 到 6 标出六件最重要的事情 4 和拖延做斗争 如果事情重要 从现在开始做 每天一开始 请你全力以赴做标号为 1 的事情 直到它被完成或被完全准备好 然后再全力以赴做标号为 2 的事情 以此类推 38 四 时间管理法则 德鲁克时间管理法 记录你的时间 排除根本不必做的事 问自己一个问题 再问自己一个问题 找出因 危急现象 而浪费的时间 39 四 时间管理法则 善用省时工具 电话 移动电话 传真E mail网址电脑 PC PDA 交通系统语音系统短信平台内部OA办公系统 40 五 时间管理降龙十八掌 1 掌控每天 被牵着鼻子走 2 确定目标 穷于应付 3 实事求是 盲目乐观 4 制定计划 贸然行动 5 决不拖拉 不紧不慢6 管理表单 眉毛胡子一把抓 41 7 有效规划 随心所欲8 轻重有别 急事急办9 沟通细节 粗枝大叶10 专心致志 多头并举 11 合理分配 加班加点