自营项目各部门业务协作流程详解.doc

.自营项目各部门业务协作流程详解1、 项目信息获取1) 本环节主体：各分子公司、驻外机构2) 准确、详尽地获取项目经济、技术和相关内部和外围信息3) 填写项目信息登记表：填写立项人的基本信息及建设单位信息，录入项目名称、计划开始时间、计划结束时间、所在区域、项目地址、工程工期、工程量估算、工程造价、预期利润、项目类型、项目跟踪人、所属分公司、项目状态等信息。4) 填写现场踏勘技术信息表：填写工程项目（建筑物）围护结构信息和用户需求信息，录入项目名称、地理位置、主要使用功能、建筑面积、围护结构信息（外墙厚度、有无外墙保温、是否双层玻璃、屋面结构（坡屋顶、平屋顶）、屋面保温情况）、是否已有吊顶、建筑物朝向、能源站场地、室外管网等；供能需求（冬季供暖、夏季制冷、冷暖两供）、室内设计温度、现有末端形式（无、暖气片、地暖、风机盘管、其它）、是否需要新风等；招标方对设备的技术要求、预计竞争品牌、计划参与投标机型等。5) 提交项目信息登记表、现场踏勘技术信息表两表和其它资料（如招标文件等）到营销管理部进行项目报备。2、 项目报备1) 本环节主体：营销管理部2) 对从环节1收到的项目信息登记表、现场踏勘技术信息表和其它资料进行审核。3) 如经审核与已报备项目冲突、跨区域销售或存在信息不足的情况，退回环节1，终止报备、进行协调处理、或要求提交进一步的信息。4) 如经审核符合项目报备要求，填写立项申请表，录入项目基本信息和营销管理部审核意见，连同项目信息登记表、现场踏勘技术信息表和其它资料一并提交给技术支持部和工程管理部，进入下一个环节3。3、 可行性分析1) 本环节主体：营销管理部、技术支持部、工程管理部2) 根据上一个环节2转入的三个表格项目信息登记表、现场踏勘技术信息表和立项申请表和其它资料进行项目可行性分析。3) 营销管理部重点对计划参与投标机型的需求数量、规格型号、交货时间等比对公司同期产能和生产周期等进行审核，如不符合，则不同意立项，退回环节1，终止立项，或要求调整设备需求。4) 技术支持部根据现场踏勘技术信息表内容进行审核，重点对能源站场地大小尺寸、是否扰民、计划参与投标机型是否满足招标方技术要求等进行审核。如不符合，则不同意立项，退回到环节1，终止立项，或要求调整相关技术要求进行重新报备。5) 工程管理部根据上述表格和相关资料进行审核，重点对施工难度、施工周期等进行审核。如不符合，则不同意立项，退回到环节1，终止立项，或要求调整相关条款进行重新报备。6) 上述各部门经审核一致同意立项，则将项目信息登记表、现场踏勘技术信息表和立项申请表和其它资料以及相关审核批复意见转入下一环节4。4、 批准立项1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导根据上一环节3转入的项目信息登记表、现场踏勘技术信息表、立项申请表和其它资料以及相关审核批复意见进行审核。3) 主管领导重点根据公司战略布局、财务状况等对项目进行审核，如不符合，则终止立项，退回到环节1；如符合要求，则批准立项，返回环节2，项目报备成功，由营销管理部进行项目归档管理；同时，由营销管理部将相关表格和资料转入技术支持部和工程管理部，进入下一环节5进行方案和标书编制。5、 方案标书编制1) 本环节主体：技术支持部和工程管理部2) 技术支持部根据从营销管理部接收到的项目信息登记表、现场踏勘技术信息表、立项申请表和其它资料以及相关审核批复意见进行方案设计和标书编制。3) 工程管理部负责编制施工方案（施工组织设计）以及与施工有关的技术文件。4) 提交XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸和XXXX项目投标文件（如需要）到技术支持部，进入下一环节6。6、 工程预算1) 本环节主体：技术支持部2) 根据上一环节转入的XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸和XXXX项目投标文件进行工程预算。3) 提交工程预算书，连同XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸和XXXX项目投标文件一同进入下一环节7。7、 方案标书评审1) 本环节主体：技术支持、工程管理、法务、财务、研发、售后、人资、办公室等2) 根据上一环节转入的XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸、XXXX项目投标文件和工程预算书进行评审。3) 技术支持部主要对项目方案、方案图纸和投标文件进行审核，重点审核所选机组是否与招标要求相匹配、负荷配置是否合理、方案图纸是否存在错误和瑕疵。如存在问题，返回环节5进行修改或重新设计和编制。4) 工程管理部重点对设计方案和图纸已经投标文件中的施工方案、工程进度计划等进行审核，如存在问题，返回环节5进行修改或重新设计和编制。5) 法务重点对投标文件中的资质文件、商务条款等进行审核，如存在问题，返回环节5进行修改或重新设计和编制。6) 如上述各部门经审核无误，各部门填写方案标书评审表批复意见，由营销管理部转入下一环节8进行成本核算。8、 成本核算1) 本环节主体：工程管理部、营销管理部、财务2) 工程管理部根据上一环节转入的工程预算书进行安装工程（包含水泵、定压补水、水处理等机房辅机设备，机房内和室外管网主辅材、室内末端系统等招标方要求的安装工程范围）成本核算。3) 营销管理部根据设计方案或投标文件中的主机设备型号和数量进行设备成本核算。4) 财务部门根据工程预算书和安装工程成本、设备成本进行税收等财务成本核算。5) 由营销管理部根据上述各项成本填写XXXX项目成本核算表，计算项目预计投资总额和预期利润，并连同XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸、XXXX项目投标文件和工程预算书、方案标书评审表等一同提交至主管领导，进入下一环节9。9、 方案标书批准1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导根据上一环节转入的文件特别是XXX项目成本核算表进行审核。3) 主管领导根据公司战略布局和财务情况对项目做出判断，如不同意，则项目终止；如同意，则在方案标书评审表中批复，由营销管理部将XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸、XXXX项目投标文件等资料转交给项目所属分子公司、驻外机构，进入下一环节10。10、 方案标书提交1) 本环节主体：项目所属分子公司、驻外机构2) 项目所属分子公司、驻外机构将公司批准的XXXX项目方案文件、XXXX项目方案图图纸、XXXX项目投标文件等按照招标方要求进行打印、签署、用印和封装并按时提交给招标机构。3) 项目所属分子公司、驻外机构携相关资质文件原件按时参加开标会议并进行答疑和二次报价（如需要）。4) 如开标结果我公司落标，项目终止；如开标结果为我公司中标，则项目所属分子公司、驻外机构持中标通知书到公司营销管理部备案并进入下一个环节11。11、 起草合同1) 本环节主体：法务、项目所属分子公司、驻外机构2) 法务根据公司所涉及业务，提供相应的合同模板。3) 项目所属分子公司、驻外机构根据招标文件、中标通知书、商务谈判内容等修改、起草工程承包合同或设备采购协议（以最终合同名称为准）。4) 由项目所属分子公司、驻外机构提交工程承包合同初稿，转入下一个环节12进行合同评审。12、 合同评审1) 本环节主体：法务、财务、工程管理、主管领导2) 根据项目所属分子公司、驻外机构提交的工程承包合同并结合招标文件、投标文件和相关技术资料进行评审。3) 法务主要对文本、甲乙双方的责任、权利和义务、保修服务、合同的变更、解除和终止、违约责任等法律相关条款进行审核。4) 工程管理主要对工程范围、工作内容、工期、工程价款、付款方式、现场管理、施工组织、进度计划、施工方案、质量保证、文明施工、工程变更、材料、设备及工程的检查验收、调试运转等条款进行审核。5) 财务部门主要对合同价款、付款方式、发票开具、质保金的支付等进行审核。6) 上述各部门均在项目所属分子公司、驻外机构提交的工程承包合同初稿word文档上利用“审阅”功能进行批注（不要直接修改），并将增加了审阅批注的工程承包合同word文档分别返回给项目所属分子公司、驻外机构，由项目所属分子公司、驻外机构统一进行修改。7) 项目所属分子公司、驻外机构将修改后的工程承包合同再次提交给上述审核部门，经审核无误后形成工程承包合同正式稿，填写工程承包合同评审表，各评审部门填写评审意见。8) 由项目所属分子公司、驻外机构将工程承包合同正式稿和工程承包合同评审表一同提交给主管领导，进入下一环节13。13、 合同批准1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导根据上一环节转入的工程承包合同正式稿和工程承包合同评审表进行审核。3) 如发现问题，返回上一环节12进行修改调整；如审核无误，主管领导最终在工程承包合同评审表上签署评审意见进行批准。4) 由营销管理部将主管领导批准的工程承包合同正式稿和工程承包合同评审表进行归档，并将工程承包合同正式稿及相关资料转给项目所属分子公司、驻外机构，进入下一环节14。14、 签订合同1) 本环节主体：项目所属分子公司、驻外机构2) 项目所属分子公司、驻外机构持上一环节转入的工程承包合同正式稿与相关资料进行打印、签署、用印、封装，并按时提交给招标方。3) 如招标方提出修改意见，则返回环节12；如招标方无异议，则签订合同。4) 项目所属分子公司、驻外机构持招标方已经签署的工程承包合同文本至营销管理部备案，交法务部和财务部各一份（法务部保留原件），并由营销管理部将工程承包合同副本（或复印件）及相关资料提交给工程管理部，进入下一环节15。15、 安装成本核算1) 本环节主体：工程管理部2) 由工程管理部根据上一环节转入的已签署的工程承包合同和相关资料最终条款，并参照环节8中的XXXX项目成本核算表进行安装工程成本核算，形成安装工程成本核算表。3) 工程管理部将安装工程承包核算表提交给法务部和项目所属分子公司、驻外机构，并以此作为确定安装工程分包合同价款的依据，转入下一环节16。16、 分包合同起草1) 本环节主体：项目所属分子公司、驻外机构、法务部、工程管理部2) 项目所属分子公司、驻外机构根据上一环节转入的安装工程成本核算表并与工程管理部会商，确定安装工程分包合同价款的合理范围。3) 由法务部提供安装工程分包合同模板。4) 由项目所属分子公司、驻外机构根据法务部提供安装工程分包合同模板和上述资料编制安装工程分包合同初稿，并转入下一环节17。17、 分包合同评审1) 本环节主体：法务、财务、工程管理、主管领导2) 根据项目所属分子公司、驻外机构提交的安装工程分包合同初稿，并参照安装工程成本核算表等资料进行评审。3) 法务主要对文本、甲乙双方的责任、权利和义务、保修服务、合同的变更、解除和终止、违约责任等法律相关条款进行审核。4) 工程管理主要对工程范围、工作内容、工期、工程价款、付款方式、现场管理、施工组织、进度计划、施工方案、质量保证、文明施工、工程变更、材料、设备及工程的检查验收、调试运转等条款进行审核。5) 财务部门主要对合同价款、付款方式、发票开具、质保金的支付等进行审核。6) 上述各部门均在项目所属分子公司、驻外机构提交的安装工程分包合同初稿word文档上利用“审阅”功能进行批注（不要直接修改），并将增加了审阅批注的安装工程分包合同word文档分别返回给项目所属分子公司、驻外机构，由项目所属分子公司、驻外机构统一进行修改。7) 项目所属分子公司、驻外机构将修改后的安装工程分包合同再次提交给上述审核部门，经审核无误后形成安装工程分包合同正式稿，填写安装工程分包合同评审表，各评审部门填写评审意见。8) 由项目所属分子公司、驻外机构将安装工程分包合同正式稿和安装工程分包合同评审表一同提交给主管领导，进入下一环节18。18、 分包合同批准1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导根据上一环节转入的安装工程分包合同正式稿和安装工程分包合同评审表进行审核。3) 如发现问题，返回上一环节17进行修改调整；如审核无误，主管领导最终在安装工程分包合同评审表上签署评审意见进行批准。4) 由营销管理部将主管领导批准的安装工程分包合同正式稿和安装工程分包合同评审表进行归档，并将安装工程分包合同正式稿及相关资料转给工程管理部，进入下一环节19。19、 安装工程分包1) 本环节主体：工程管理部、项目所属分子公司、驻外机构2) 由工程管理部根据上一环节转入的安装工程分包合同正式稿，召集具备相关施工资质和安装能力的施工单位进行招标（或议标）。3) 项目所属分子公司、驻外机构应为工程管理部的招标（或议标）工作提供便利，并根据工程管理部的要求提供当地具备相关施工资质和安装能力的施工单位的名单和联系方式。4) 通过招标（或议标）确定安装工程分包单位后，如安装工程分包合同内容存在实质性变动，返回环节17重新进行评审；如没有实质性变动，则双方签订安装工程分包合同。5) 工程管理部持甲乙双方已经签署的安装工程分包合同文本至营销管理部进行备案存档，并进入下一环节20。20、 方案图纸交底1) 本环节主体：技术支持部、工程管理部2) 工程管理部根据工程规模、施工周期、施工难度等因素成立项目部，确定项目经理和工程监理（可兼任）3) 工程管理部项目部组织管理人员、技术人员和施工人员对工程方案、施工图纸等技术资料进行研究、学习和图纸会审，吃透建设方要求和设计人员的设计意图。4) 由工程管理部项目组组织方案图纸交底，由技术支持部相关人员进行现场交流，填写方案图纸交底记录表，由工程管理部和技术支持部双方签字，并由工程管理部作为本项目技术资料归档。5) 工程管理部将相关设计方案、施工图纸和方案图纸交底记录等技术资料提交给现场施工项目经理。由项目经理传达给施工单位，并进入下一环节21。21、 安装工程监理1) 本环节主体：工程管理部2) 工程管理部根据项目具体要求向施工现场派驻项目经理和监理工程师（可兼任）。3) 项目经理和监理工程师负责监管施工单位的人员、工机具、施工进度、施工质量、施工安全的安排；并对施工单位负责供货的设备、材料等进行进场检查验收。4) 具体监管、监理内容和标准由工程管理部参照国家和地方的相关要求编制相应的表单进行管理。5) 由工程管理部项目部对所监管内容进行详细记录，发现问题，及时纠正，重大问题及时上报公司，并对所有记录进行存档管理。22、 进度款申请1) 本环节主体：施工单位、工程管理部、财务部2) 由施工单位根据安装工程分包合同中相关条款，填写工程进度款申请表，并提交给项目部项目经理。3) 项目部项目经理依据安装工程分包合同相关条款对施工单位已完成的工程量进行审核，如工程量达到合同相关条款的付款要求，则在工程进度款申请表中予以签字认可；否则驳回付款申请。4) 项目经理将经过审核并予以认可的工程进度款申请表提交至工程管理部部长，由工程管理部部长进行确认。5) 如工程管理部部长认为工程进度款申请表存在异议，则驳回付款申请，并要求就存在的异议做出解释；如工程管理部部长审核无误，则签字认可并将工程进度款申请表提交至财务部。6) 财务部重点审核已付款项、本次付款比例与安装工程分包合同相关条款是否匹配，如不匹配，则驳回付款申请。同时，应注意付款凭证、发票等及时归档。如财务部审核无误，则签字认可工程进度款申请表，并将该申请表提交给主管领导，进入下一环节23。23、 进度款批准1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导对工程进度款申请表进行审核，如有问题，返回上一环节22；如审核无误，则对工程进度款申请表进行签字确认批准，并转至财务进入下一环节24。24、 进度款拨付1) 本环节主体：财务部2) 财务部根据主管领导已批准的工程进度款申请表付款。3) 如有任何环节违反财务规定，驳回付款申请并报主管领导处理，并返回环节22。25、 工程竣工验收1) 本环节主体：施工单位、工程管理部2) 工程竣工，由施工单位提出竣工验收申请，工程管理部项目部收到申请后组织进行工程竣工预验收。3) 预验收发现存在问题，由施工单位限期进行整改，整改完成由施工单位重新提出竣工验收申请。4) 预验收合格，由施工单位和工程管理部项目部共同签字认可。并由工程管理部项目部组织施工单位、建设单位共同进行正式验收。正式验收合格，由工程管理部项目部和建设单位签字认可。否则，由施工单位负责限期整改并重新提出验收申请。5) 所有工程竣工验收程序和相关表单由工程管理部编制并执行。6) 所有竣工验收资料由工程管理部项目部汇总后转入环节2726、 绘制竣工图1) 本环节主体：工程管理部、技术支持部2) 由工程管理部项目部根据现场变更、调整等绘制工程竣工图草图，并提供变更、调整位置的影像（视频）和签证资料。3) 由技术支持部根据工程管理部项目部提供的工程竣工图草图和相关资料绘制工程竣工图。4) 技术支持部绘制好的竣工图提交给工程管理部项目部，由工程管理部项目部比对现场情况进行核对，并将竣工图与现场不符的部分提交技术支持部进行修改、调整，形成最终正式版工程竣工图。5) 正式版工程竣工图由工程管理部转入下一环节27。27、 编制验收报告1) 本环节主体：施工单位、工程管理部2) 施工单位根据环节25转入的竣工验收资料和环节26转入的工程竣工图编制竣工验收报告并连同所有资料（含分项、子项验收表单）提交给工程管理部项目部。3) 由工程管理部项目部对施工单位提交的竣工验收报告和相关资料进行查验、审核，查验、审核无误后签署批准竣工验收报告内容，并转入环节29。28、 安装工程结算1) 本环节主体：施工单位2) 由施工单位根据安装工程分包合同、工程竣工图、现场变更签证等资料编制安装工程结算书3) 施工单位持已签署批准的竣工验收报告和安装工程结算书转入下一环节29进行工程结算审核。29、 工程结算审核1) 本环节主体：工程管理部、财务、法务、项目所属分子公司、驻外机构2) 工程管理部、财务、法务根据安装工程分包合同以及前述各环节转入的安装工程结算书、工程竣工图等进行审核。3) 工程管理部重点根据工程竣工图、安装工程结算书比对安装工程分包合同和环节15的安装工程成本核算表进行工程量、设备材料价格审核。4) 财务重点根据安装工程分包合同、安装工程结算书和前期工程进度款付款情况以及相应的财务制度进行审核。5) 法务根据安装工程分包合同中如违约责任等相关法律条款进行审核并对合同履行情况进行监督。6) 上述部门审核如有异议，由施工单位进行修改，直至没有任何异议。由上述审核部门共同填写安装工程结算申请表并签署审核批复意见。7) 已经审核通过的安装工程结算申请表和最终批准的安装工程结算书及相关材料由工程管理部汇总后提交给主管领导，进入下一环节30。30、 工程结算批准1) 本环节主体：主管领导2) 主管领导根据上一环节转入的安装工程结算申请表、安装工程结算书等资料进行审核。3) 如审核有异议，返回环节294) 如审核无误，主管领导在安装工程结算申请表上签署审核意见并批准。5) 工程管理部持主管领导批准的安装工程结算申请表和安装工程结算书提交给财务，进入下一环节31。31、 工程尾款拨付1) 本环节主体：财务部2) 财务部持上一环节转入的安装工程结算申请表和安装工程结算书核对票据、凭证无误后拨付工程尾款。32、 工程资料归档1) 本环节主体：营销管理部2) 营销管理部设工程资料档案室，负责将所有工程项目的资料进行整理、归档，并设专人管理3) 工程管理部负责配合提供营销管理部归档所需的相关资料。4) 营销管理部将整理好的工程项目资料归档后，填写工程项目售后服务基本信息表，并将此信息表提交给售后服务部，转入下一环节33。33、 售后服务1) 本环节主体：售后服务部、施工单位2) 售后服务部收到上一环节转入的工程项目售后服务基本信息表，连同该表格一起建立该项目售后服务档案，并将该项目信息记入400服务电话台帐。3) 售