控制减少办公用品费用.doc

关于降低办公费用指导性的建议为积极响应和贯彻公司“降本增效”工作，进一步降低办公成本，减少办公费用开支，遏制浪费现象，结合公司实际情况特拟订指导性建议。一、办公费用是指固定资产购置费、低值易耗品购置费、500元以下办公用品及耗材费用、复印打印费、维修费等5项费用。二、 管理职责1、办公费用的归口管理部门是办公室，各部门/项目配合进行。2、办公室的职责：(1) 拟定年度办公费用的总指标，根据公司审批通过的总指标或预算进行分解指标；(2) 指定专人按月对办公费用进行统计，分摊费用到部门/项目与人，每月10号前出上月的统计报表；(3) 按月收集各部门/项目固定资产、低值易耗品、办公用品及耗材的采购并汇总；(4) 负责办公费用的统计、审核并按月分解到个人，公用性质的办公费用分解到各部门/项目（公司公用的办公费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核）；(5) 负责固定资产购置费用、低值易耗品购置费用以及办公用品和耗材费用、维修费用的请款以及报销手续办理；(6) 监督各部门/项目的费用使用情况并对可能超支的单位提前预警；(7) 负责办公费用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的10日前内分别对上季度、上一年的办公费用进行考核并公布考核结果。三、 各部门/项目的职责：(1)每月25日前填报本部门/项目次月的办公用品月度需用计划申报表交办公室；(2)负责对办公室提供的费用统计表进行确认并签署意见；四、 办公费用控制1、坚持办公用品登记、签字、领用制度。各部门办公用品有专人管理，在申请领用文具类或纸张类办公用品时应将其上次领用情况作备注说明。电池类用品一律实行“以坏换新”的原则，（临时急用用品除外），可反复使用的办公用品一律不得新购。2、剪刀、订书机、计算器、直尺等人手一件，损坏按领用时间2年以上允许以旧换新。（如属于质量问题损坏，视情况而定）3、加快推进无纸化办公，利用OA办公系统或网络电子文档进行公文处理，减少纸质文件和复印数量。4、根据文件需要确需纸质打印或复印时，要严格控制纸张数量，提倡纸张双面使用和单面废纸再利用。各部门打印机、复印机旁设置“可再利用纸张收集箱”，用于收集用纸过程中可再利用的纸张。打印、复印非正式资料时，应首先使用收集箱中的单面纸张。属于保密资料的文件，即不可再利用，各部门应及时销毁。5、严格控制办公用品及复印纸张的领取，1包以上（含1包）的复印纸必须经部门经理签批，并做好纸张用途及数量登记，接受质检的监督检查。6、电脑、打印机、复印机、传真机、照相机等设备，要落实管理责任，加强管理延长其使用寿命，在使用中出现故障以检查维修为主，使用期不考虑更换。尽量减少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，避免因保管及使用不当导致损耗，降低办公设备消耗；电脑设备不能维修的，统一由电脑部整合作零部件再次利用。 7、加强复印机管理，各部门每次复印时在复印登记本上签字，综合部随时抽查登记情况。财务对各部门办公用品使用情况进行季度专项检查，并将结果纳入其绩效考核。 8、办公笔提倡选用钢笔和墨水，减少中性笔或签字笔申购，重复利用中性笔或签字笔笔套，达到降本的目的。9、减少申购，物品公用。如照相机、复印机、打印机（网络打印）等，由专人保管建立内部借用登记制度。如需外借，未经领导批准，保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成损坏、丢失的，按酒店财务制度进行赔偿。10、来访人员接待视情况提供一次性纸杯，尽量减少一次性纸杯的使用量。五、办公配套费用控制1、用电（1）春秋季减少空调的开启;（2）冬夏季根据天气情况，适度控制空调温度。办公区域夏季（室内温度26以上）开启空调;冬季（室内温度18以下）开启空调,离开办公室必须关闭空调；（3）开空调时不准开门窗，工作时间提倡每天少开1小时空调;（4）碎纸机、复印机用后立即关闭电源；（5）饮水机下班后关闭电源；（6）办公电脑长时间不用时，应关闭电脑显示器；下班前1分钟应关闭办公室内全部电器设备。2、纯净水（1）各办公室要合理使用纯净水，减少水资源浪费；（2）不得用纯净水涮杯子，浇花草。以上建议主要是通过部门加强办公用品的科学管理及有效利用，减少浪费，增强降本意识，切实把“降本增效”工作落到实处。六、费用组成说明1、固定资产费用与低值易耗品费用是指各部门/项目新购物品产生的费用。各部门/项目闲置的固定资产由办公室统一调拨，调拨的固定资产不进入调入部门的固定资产费用。2、2500元以下办公用品及耗材是以各部门/项目的领用量乘以领用物品的单价进行结算。3、维修费是以各部门/项目实际发生的维修费用进行统计，复印机的维修费按各部门/项目复印量的比例进行分摊。公司公用设施、设备（包括但不限于传真机、程控交换机等）的维修费用分到办公室但不纳入办公室办公费用考核。七、办公费用考核办法1、办公费用的考核采用过程控制与结果控制相结合的办法；采用季度考核与年终考核相结合的方式进行。考核单必须由办公室与责任人双方签字生效，将在季度末和年终公布，公布前将对超出标准的责任人先进行核对。2、考核办法中所有的费用数据是以费用产生部门/项目与办公室双方签字确认的统计数据为准。3、办公费用考核标准是以人均办公费用的标准作为考核依据。分为季度考核标准和年考核标准。八、部门考核标准1、季度考核标准人均办公费用标准季度末月部门/项目人数3 2、年考核标准人均办公费用标准当年末月本部门/项目人数123、以上标准中所涉及到的当月、当季度、当年末月人数是指以办公室提供的当月最后一天、当季度最后一天以及当年最后一天单位在岗人数。部门/项目办公费用考核标准表部 门办公用品易耗品备注工程部元/月元/月策划部元/月元/月材料部元/月元/月财务部元/月元/月造价部元/月元/月销售部元/月元/月办公室元/月元/月东托项目部元/月元/月工程技术部元/月元/月辽河口项目部元/月元/月阜新项目部元/月元/月集团办元/月元/月九、考核办法1、办公室根据统计的结果以及设定的标准来判断各部门/项目的办公费用标准并与部门负责人签定部门人均办公费用确认书，同时公开明确物品使用时间，按月将各部门的办公费用进行分摊并按季度考核；主要针对各部门是否将每月、每季度以及当年全年的办公费用控制在规定的额度范围内。2、考核结果主要用于对部门的提示与预警，作为部门控制办公费用的参考数据。3、各部门考核结果评判标准为人均标准，有实际情况不同者，可在考核结果核对期间3日内到办公室申述并提供相关证明材料方可修订考核结果，过期或材料不可取（过于违反常理或没有部门分管领导签字认可）则按照原考核结果生效。十、考核超标的标准与奖罚1、根据各部门签定的部门办公费用确认单的最低人均办公费用标准，浮动在10%以上则超标，浮动在10%以下则应提出奖励；部门/项目如果当季度