内部控制操作标准指南.doc

内部控制操作标准手册（V3.0）新奥燃气控股有限公司财务咨询项目2004年10月 目录目录2第一章 总论31 序言32目标43 文件44 过程45 责任56 舞弊56.1 舞弊56.2对舞弊的威慑和预防56.3舞弊的检查和报告67 制定与修订68控制标准的例外6第二章 内部控制标准71导论72 控制矩阵73一般控制标准8第三章 具体流程控制标准101销售与收入业务流程101.1 液化气销售与收款流程102 采购与付款流程292.1液化气采购及付款流程29第一章 总论1 序言 内部控制标准的产生，以文件的形式证明新奥始终不渝地遵循适用的法律和规定，实行可靠的经营和财务报告制度，以及保证本公司业务活动和记录的完整。新奥内部控制制度及与之相关的外部环境的概述如下：内部控制与外部环境的关系 此版是新奥内部控制手册的第一版，目的是向新奥燃气各成员公司传达内部控制标准和准则。标准应定期评估修改，旨在保证控制标准符合不断变化的商业环境，新制定的法律规定以及计算机技术和应用带来的变化。2目标良好的内部控制是实现我们的主要战略目标之根本。本手册的目标：旨在保证所有成员公司具备基本的和一致的内部控制标准，有效防止公司的资源损失（其中包括：固定资产，存货及现金等）；内部控制可以有助于确保遵守适用的法律和内部规定。按照内部控制准则定期进行审计，可以确保一个控制过程始终是受到控制的。可以有效保证对外披露财务报告的真实、准确和完整。3 范围 适用范围：本手册适用于新奥燃气集团及所属各成员公司。 本手册拟定的控制标准能够一般性地反映控制目标，但未对各组织所需的专门控制技术制定标准。 本手册中所确定的内部控制标准，旨在就有关资源保护、经营和财务信息的可靠性以及遵守法律和规定等事项，提供合理的、而非绝对的保证。 就管理人员选择控制程序和技术而言，实施控制的程度是一个合理业务判断问题。如果其中任何控制标准都不切实际或不可行，如在小规模或偏远地区的业务经营或合资企业经营，管理人员必须从下列备择方案中作出选择：o 通过加强监察和审计改善现行管理； o 制定替代或补偿性控制措施；o 接受薄弱控制所固有的风险。4 过程 内部控制过程本身应包括经营分析，制定控制程序和技术，交流及监测。经营分析要求对风险作出评估和确定适当的控制目标。还必须对经营环境(例如自动化水平，就地授权和资源)予以考虑并进行成本-效益分析，以确保控制成本不超过其效益。 根据经营分析，可以选择专门的控制技术或程序。这些技术或程序可以包括批准，授权，调整帐目，职责分工，审查以及文件记录。在整个过程中，必须通过培训，意识和反馈的形式达到广泛的交流。内部控制一俟就绪，应受到监测和评价。 内部控制标准，管理模式，财务和人力资源政策以及新奥员工行为准则均应被视为建立，维护和改进新奥内部控制制度过程的组成部分。5 责任燃气集团、区域中心及各成员公司的总经理，包括各级财务第一负责人都要身先士卒为遵守内部控制创造合适的环境，并确保本手册所制定的控制准则在其组织内能够得以认真贯彻执行。新奥集团督察委员会（审计委员会）、财金中心稽核总监、燃气集团总部审计部、财务部、区域中心财务总监及成员企业财务部门负责监察内部控制标准的遵守。6 舞弊6.1 舞弊舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞新奥公司的财产。新奥的财产包括，但不限于：现金、产品、原材料、设备、用具、废品、残品、维修服务和知识财产。公司员工，客户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。6.2对舞弊的威慑和预防新奥的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境，以有效地防止员工、供应商、客户等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方法和机会。新奥的管理当局已经建立了一种结构，通过推行内部控制，将其作为良好的商业行为，防止公司存在舞弊的机会。这一结构包括：新奥员工行为准则，内部控制标准的培训，管理模式，财务准则和公司的其它标准和政策,以及明确的对舞弊行为的处罚条款。6.3舞弊的检查和报告 新奥每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。当发现可能发生舞弊的情形，应向其主管领导报告。如可能涉及其主管领导，应当向其上一级领导报告，当怀疑已经发生舞弊行为，应向当地公司总经理或财务总监报告。所有实际发生的舞弊行为，必须向集团公司督委会督察室报告。 对于怀疑的舞弊行为，员工不应试图进行个人调查。调查工作应由督委会督察室、法律部和督委会审计室进行。6.4舞弊报告热线电话应使用电告,或将举报信直接寄到新奥集团董事局办公室和督委会。7 制定与修订 内部控制标准的制定部门：燃气控股财务部。 根据需要，将对内部控制标准加以修订。修改建议通过燃气控股财务部、督委会和下设新奥燃气审计部提出。其他部门和成员公司的修改建议可以提交至财务部门内控负责人员。 所有有关标准的修订，均将由集团公司督委会、财金中心审查和认可。8控制标准的例外 在极少数情况下，从成本的观点出发，或对规模较小的机构和偏远场所，可由该组织请求准许遵循不同的控制程序。 要求采用替代控制程序，应按照新奥燃气集团政策予以审查和批准。燃气集团财务部门提出建议和方案，集团财金中心批准特殊情况下的替代控制程序。第二章 内部控制标准1导论 本文件中的基本控制目标是按业务周期的模型分别阐述的，以便于实施，参考和后续评估。业务周期的定义是一系列相关的事件或过程。通常，一个周期包含一项业务从开始到完成的全过程。 每一周期内部的控制标准，旨在符合我们内部控制制度的基本目标和外部要求，其中包括公认会计原则以及适用的法律和规定。然而控制标准之根本是：o 按照管理部门一般或特定的授权处理业务事项； o 业务事项要予以正当的说明和准确及时的记录； o 公司的资产和记录要予以妥善的保护。 下面的控制矩阵是按照上述标准处理所有业务事项的一般准则：2 控制矩阵目标输入处理输出授权来源是否经过授权？程序是否被处理？是否与所批准的相符？记录是否准确和完整？是否及时？是否有文件证明？由谁处理？何时处理？是否遵循程序？是否可恢复？管理人员的审查是否充分？是否准确和完善？是否有审计线索？管理人员的审查是否充分？保护/安全应由谁控制？职责是否划分？谁可进入？职责是否划分？遵循的程序是否完善？ 是否有保密性？谁应持有？差异是否得以妥善的解决？验证来源是否正当？关于差异的调查和审查是否充分？管理人员的审查是否充分？3一般控制标准下列一般控制目标适用于所有业务周期，新奥燃气的所有经营均应予以采纳。1. 所有雇员必须遵守新奥行为准则。高级雇员需定期确认对行为准则的遵守。 2. 所有组织必须奉行新奥有关政策和程序指南。各单位内部制定的制度和程序，最低限度必须符合集团公司政策所规定的控制要求，不得与其冲突。政策和程序必须予以定期审查和更新。 3. 必须在公司所有的职能领域建立和维护充分的职责和管理责任划分。一般而言，保管、处理/经营和会计等责任应予以划分，以便独立地审查和评估公司的运作。如果充分的责任划分无法实现，必须建立其它补偿性控制，并形成文件。 4. 任何人不得直接或间接伪造或促使伪造公司的任何（帐册，记录和帐目）。 5. 所有组织必须制定相应的内部控制制度，确保公司的资产和记录得以妥善保护，以防丢失、破坏、被盗，更改或未经授权的接触。 6. 公司的记录必须按照既定和认可的记录保管政策予以维护。 7. 必须就公司信息的敏感性/保密性对雇员进行教育，未经授权雇员不得向公司以外的个人或“无需知道”的公司雇员泄露此类信息。处理保密/专有信息亦需具备充分的安全措施。 8. 所有经营单位必须制定向经营管理部门证明和报告舞弊，贪污及违反法律和商业道德行为的程序。任何重大事件的报告必须送交集团公司的法律部、督委会和财务部。 9. 公司业务循环中的重要业务事项，必须是可追查的，经授权的，经鉴定的，完善的，并必须按照既定和批准的记录保管政策加以保存。10. 财务核算规范，所有的记帐满足及时、准确和完整，财务报告符合国家会计制度和准则。第三章 具体流程控制标准1销售与收入业务流程1.1 液化气销售与收款流程一 业务流程范围1 涉及业务范围 液化气外销（槽车、郊县罐装瓶代理）和内销（市内气站点、送气上门）业务，具体内容涵盖：客户购气洽谈、开单、进站、罐装计量、定价、开票、押运送气、收款、业务员回款、赊欠、收款员核帐、财务记帐与稽核2 涉及的部门 市场部（外销） 储气站 用户服务部（内销） 销售气站点 计财部二 目标1. 经营目标1.1. 获得最大的经营利润1.2. 扩大市场份额1.3. 提高客户满意度2. 财务目标2.1. 确保销售收入及应收账款（记录的）真实、准确、完整2.2. 确保应收帐款的按期如数收回，控制货款回笼风险2.3. 确保销售款项的及时足额上缴3. 合规目标：3.1. 价格、计量及质量符合国家或地方有关规定。三 风险1. 经营风险1.1. 液化气售气数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。1.2. 安全事故，导致停业。1.3. 不恰当的压价销售，导致毛利损失。1.4. 收款与液化气售量不符，导致收入损失。1.5. 保管不善,导致商品超耗。1.6. 液化气的质量不合标准，导致纠纷2. 财务风险2.1. 虚增或截留收入。2.2. 多记或少记应收账款。2.3. 销售收入计算错误。2.4. 赊销政策使用的不当，增加坏帐风险。2.5. 货款失盗。2.6. 钢瓶等实物丢失。3. 合规风险3.1. 违反国家价格政策或法规，受到处罚。3.2. 计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。四 涉及会计科目 银行存款 现金 应收帐款 主营业务收入 主营业务成本 应交税金五 业务流程步骤及控制点外销部分：1. 定价与售气受理。1.1. 售价确定：市场部主任根据有关要求，确定当日售价，并编制价格计算表。经财务主管复核、液化气公司经理审批后，书面各销售业务员。1.2. 客户电话询价、外销业务员电话同客户确定售价与销售方式。客户自提或送气上门签订销售合同2. 开单2.1. 所有客户，均须先到开票员处开取灌装通知单。3. 进站3.1. 瓶装气客户持灌装通知单到门卫处登记并接收安全检查，门卫须认真清点钢瓶数量，与灌装通知单核对，无误后签字确认，并准于进站。3.2. 槽车客户持灌装通知单，到门卫登记后，应先驾车到磅房进行空车称重，灌装班仪表工司磅、添写码单，销售开票员（或收款员）监磅。4. 灌装、计量4.1. 瓶装气客户将经门卫签认的灌装通知单直接交灌装班，由其灌装班安排充气、并进行瓶检与统计充装钢瓶的数量、规格；充装完毕，应在灌装单上注明实际充装量与故障瓶数；4.2. 槽车客户空车称重后，由仪表工直接安排充气，充装完毕后，重车称重，由司磅人员负责计算净重、并填写码单，司磅、监磅、客户都要在码单上签字认可，码单一式三联，仪表、开票员及客户各一联。5. 定价5.1. 客户将已注明实际充装量的灌装通知单或过磅码单交市场部销售业务员，由其依据价格计算表，填写气源调拨单，并经需经市场部主任签认后，交开票员。气源调拨单一式三份，分别交由客户, 财务收款用及市场部留底.6. 开票6.1. 开票员须核对已注明实际充装量的灌装通知单、过磅码单与气源调拨单后开具发票，发票一式六联，分别为存根、发票、记帐、提货、托收、出门证，发票开妥盖章后除存根联留存、托收联留下作销气凭证附件用外，其余四联连同灌装通知单、码单、气源调拨单（价格）递交收款员。7. 收款7.1. 收款员须核实发票中的数量、价格、金额，再向客户收款，货款收妥后将发票记帐联留下，灌装通知单、码单、气源调拨单（价格）退回开票员，将发票联、提货联、出门证连同灌装通知单及签章后的码单一并交与客户。8. 出站8.1. 客户，携提货联、出门证与灌装通知单办理出站手续，槽车客户将提货联交充气的仪表工，瓶装气客户将提货联交灌装班统计员，并将灌装通知单与出门证交与门卫，门卫要核对发票抬头、槽车牌照号、钢瓶数量后，方可放行。9. 送气9.1. 送气上门业务除收款由本公司业务员随货上门向客户收取外，其他环节与自提业务一致。批发业务不允许赊销，如果确需赊销，须由液化气公司总经理和财务经理共同书面批准。9.2. 业务员携发票跟车到达客户所在地，先收齐气款，再将发票、码单交与客户，方可安排驾驶员卸气，业务员须随车返回，经登记后将货款交收款员。发票开出后，业务员三天内（可以当天必须当天上交）必须将气款交与收款员。10. 统计10.1. 收款员应建立并登记收款统计台帐，并与业务员之间备有交款登记薄10.2. 开票员应建立、并序时登记发票使用统计台帐，开票员每天根据发票托收联（销售联）、码单等附件编制销售（出液）凭证，与收款员核对后作当日销售（出液）报表，交市场部主任 、财务主管。11. 缴款11.1. 收款员整理当天收取的各种货款，填写现金缴款单，交存银行或由银行上门收款，客户所交汇票登记后交财务办理入帐手续，财务直接收到客户转、汇款的须通知收款员。收款员定期将发票记帐联与缴款单存根联整理后上交财务，财务复核后作相应的账务处理。12. 财务记帐和稽核12.1. 财务定期或不定期对销售流程进行流程符合性测试12.2. 财务部门应每周与开票员和收款员进行对帐，核实售气量及货款收回情况，如出现应收帐款情况，应及时查明原因，并按相关规定进行处理。12.3. 液化气公司应按月盘点库存气量和钢瓶数量，财务部门须参与监盘或单独抽盘，盘点结束应出具盘点报告，所有参与盘点人员均应在盘点表上签认。内销部分：13. 调进13.1. 所有供气站点库存钢瓶实行定额管理。原则上不得随意变更库存钢瓶数量。空瓶换气时，实行以旧换新，钢瓶更新时，仍须实行以旧换新，确保各营业网点库存钢瓶数量稳定。13.2. 当换气站需要重瓶时，车队驾驶员到换气站拉空瓶，到罐装车间开具瓶装气调拨单（一式四联：储气站统计员、门卫、换气站、财务记帐）作为移库依据；灌装完毕时,罐装班统计员在调拨单上签字、离开储备站时,门卫在调拨单上签字、到达网点时,送气驾驶员、及网点发瓶员气瓶调拨单上签字认可，作为钢瓶发送数量的确认和瓶装气发送台帐的依据。13.3. 气站按不同运输车型确定固定的码放钢瓶方式，以方便门卫清点。13.4. 站点接到重瓶后，各储气站必须对气瓶进行逐只试漏、严禁漏气瓶出站，检验出故障瓶后，填写故障瓶通知单，将故障瓶随运瓶车传递给储备站进行调换。13.5. 价格根据公司的统一规定执行。14. 来站换气14.1. 登记：来站换气的用户由发瓶员验收空瓶合格后、并与开票员在电脑资料档案中核对钢瓶号，收回空瓶，报出重瓶号并填写重瓶销售记录递交用户。14.2. 收款：收款员接过用户证和重瓶销售记录（核对空瓶号），将重瓶号记录在用户证上，按气价收取气款，然后在重瓶销售记录上签章。14.3. 发瓶：发瓶员接过用户传递的经签章的重瓶销售记录，发给用户钢瓶。14.4. 对用户开展安全用气常识宣传，对用户使用液化气时出现的故障及时处理15. 送气上门15.1. 电话预约：用户要求送气上门服务的，要电话预约，由接线员填写送气派工单。15.2. 送瓶：送瓶员接送气派工单后，收款员按气价收取气款后，提瓶送气。15.3. 收款：送瓶员按标准收款，填写用户证重瓶钢瓶号，取回空瓶。15.4. 对用户开展安全用气常识宣传，对用户使用液化气时出现的故障及时处理15.5. 接线员抽查回访送瓶工的服务质量。16. 交款16.1. 收款员把当天的营业款就近及时送存公司指定的银行。要求派人护送，金额较大时应有车辆护送。17. 编制日报与盘点17.1. 站点长核对当天的重瓶销售记录表、派工单与交款单，编制销售日报表（昨日库存、调进、销售、销售金额、结存）并将日销售报表和交款回单集中交给用户服务部统计员。17.2. 交接班和每日结束要盘点并填写换气站交接班记录表。18. 统计18.1. 用户服务部将销售汇总报表、发票记帐联和交款单每周一和周四下午4点钟前交至财务部。19. 财务记帐和稽核（参照外销执行即可）六 业务流程图表外销部分：业务目标业务风险控制点监督检查方法流程步骤图1获得最大的经营利润(风险3-5)2扩大市场份额,满足一定的社会效益(风险1,2)3提高客户满意度，提高客户服务响应速度(风险1-2)4确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整(风险6-8)5保证资产安全、确保应收帐款的按期收回，控制货款回笼风险(风险2,4,5,6,9,10-12)6确保现金安全及时上缴(风险6,7,10,12)7液化气价格符合国家有关规定(风险13)8液化气计量符合国家有关规定(风险14)1 液化气售气数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。(控制点3.3 4.1 4.2)2安全事故，导致停业。(控制点3.1 4.1 9.3)3不恰当的压价销售，导致毛利损失(控制点1.1-3)。4收款与液化气售量不符，导致收入损失( 2.1, 3.1-3, 4.1-2,5.1,6.1, 7.1, 8.1 )。 5保管不善,导致商品超耗(控制点12.3)。6虚增或截留收入（控制点9.2, 10.1-2,11.1,12.1-3）。7多记或少记应收账款(控制点9.1, 10.1-2, 11.1, 11.2, 12.2)。8销售收入计算错误(控制点12.2)。9对赊销客户的信用等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当，导致赊欠款项长期拖欠，形成呆死帐造成损失(控制点9.1-9.2, 10.1, 11.1, 12.2)。10货款失盗，导致现金资产的流失(控制点10.1-2, 11.1-2, 12.3)。11 钢瓶等实物丢失、造成财产损失。(11.2, 12.3)12销售、计量人员人员故意违规造成现金截留(3.1-3,)13违反国家价格政策或法规，受到处罚(控制点1.2-3)。14计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚(控制点4.1-4.2)。1.售气受理1.售气受理2.开单4.罐装、计量10.统计3.进站9. 送气8. 出站7.收款6. 开票5. 定价1.1客户电话询价、销售业务员电话同客户确定销售价格与销售方式。签订销售合同.1.1检查业务员电话记录、销售合同1.2售气价格的确定：市场部主任根据区域内竞争对手的销气价格、进气成本、运输成本、客户分类等参数通过价格计算表确定当日的售气价格。1.2检查售气价格是否与售气价格计算表一致。1.3售气价格（价格计算表）需由液化气公司总经理批准，财务主管复核定价的合理性1.3检查是否有领导批准，财务复核签字2.开单2.1客户自提分自备槽车与瓶装两种，均先到开票员处开取灌装通知单（准灌证），灌装通知单上注明客户名称、槽车吨位、携带钢瓶数量及充装品种规格。2.1实地观察流程，核查罐装通知单的填报是否齐全。3.进站3.1客户持灌装通知单到门卫处登记并接收安全检查，对瓶装气客户门卫要清点钢瓶数量并与灌装通知单核对，经安全检查与钢瓶清点核实无误后可准于进站。11.缴款12.财务稽核3.1实地观察流程，检查门卫的签字。3.2要求购气方按不同运输车型确定固定的码放钢瓶方式，以后每车必须按此方式装载，以方便门卫人员清点数量3.2实地观察状况3.3槽车客户进站后先驾车到磅房过空车重量，灌装班仪表工司磅、添写码单，销售开票员（或收款员）监磅，空车称重、记录后由仪表工安排充气3.3实地观察流程4.灌装、计量4.1瓶装气客户进站后可持灌装通知单直接到灌装车间（平台）并将灌装通知单交灌装班，灌装班安排人员充气、瓶检与统计，充装完毕后，灌装单上注明实际充装量（品种规格）与故障瓶数；4.1实地观察流程42槽车充装完毕后过重车吨位，由司磅人员计算净重、填写码单，码单一式三联，司磅、监磅、客户都要在码单上签字认可，一联仪表留存，一联交开票员，一联交客户。4.2检查码单上是否有仪表工、开票员、客户共同签字确认5.定价5.1客户持已注明实际充装量的灌装通知单（瓶装气）或过磅码单（槽车）到销售业务员处确定价格（根据价格计算表）和金额并填写气源调拨单（价格通知单）作为开票、收款的依据。气源调拨单需经市场部主任复核批准5.1检查复核人员是否有签字确认，销售价格同当日市场部主任的定价是否一致6.开票6.1开票员对已注明实际充装量的灌装通知单、过磅码单与气源调拨单（价格通知单）复核无误后开发票，发票一式六联，分别为存根、发票、记帐、提货、托收、出门证，发票开妥盖章后除存根联留存、托收联留下作销气凭证附件用外，其余四联连同灌装通知单、过磅码单、气源调拨单（价格）递交收款员。6.1实地观察流程7.收款7.1收款员核实发票的数量、价格、金额后向客户收取货款，货款清点收妥完毕后将发票记帐联留下，磅单、调单（价格）退回开票员作销气凭证附件用，发票联、提货联、出门证连同灌装通知单及签章后的码单一并交与客户。7.1实地观察流程8.出站8.1客户将发票与码单收妥留用，携提货联、出门证与灌装通知单办理出站手续，槽车客户将提货联交负责充气的仪表工，瓶装气客户将提货联交灌装班统计员，最后将灌装通知单与出门证交与门卫，门卫要核实发票抬头、槽车牌照号码、清点钢瓶数量相符无误后即可放行。8.1实地观察流程，检查仪表工、罐装班和门卫的票据保存状况。9.送气9.1送气上门业务除收款由本公司业务员随货上门向客户收取外，其他环节与自提业务一致。批发业务不允许赊销，如果需要赊销，需由液化气公司总经理和财务经理共同书面批准。9.1实地观察流程，赊销是否有适当的批准。9.2业务员携发票跟车到达客户所在地后，先按发票向客户收齐气款后将发票、码单交与客户方可安排驾驶员卸气，货款两讫后，业务员必须随车返回，经登记后将货款交与收款员。发票开出后，业务员三天内（可以当天必须当天上交）必须将气款交与收款员。9.2 检查业务员缴款与发票开出日期间隔，是否执行3天内必需将气款交清的规定9.3对用户开展安全用气常识宣传，对用户使用液化气时出现的故障及时处理10.统计10.1收款员建有收款统计台帐，记录每笔气款的收缴情况；收款员与业务员之间备有交款登记薄同9.210.2开票员应建立发票使用统计台帐，序时登记，记录详细每笔业务的发票号码、开票日期、数量及金额等内容。开票员每天根据发票托收联（销售联）、码单等附件编制销售（出液）凭证，与收款员核对后作当日销售（出液）报表，销售报表交市场部主任 、财务主管及有关领导。10.2检查发票连续编号的使用，发票使用统计台帐与收款台帐核对。11.缴款11.1收款员将当天收取的客户及业务员所交气款清点整理，填写现金缴款单，登记台帐后交存银行或由银行上门收款，客户所交汇票登记后交财务办理入帐手续，财务直接收到客户转、汇款的也要通知收款员登记收款统计台帐以便于对账。收款员定期将发票记帐联与缴款单存根联整理后上交财务，财务复核后作相应的账务处理。11.1检查现金和汇款交付银行的及时性，严禁挪用和坐支，检查财务的复核和帐务处理12.财务记帐与稽核12.1财务定期或不定期对销售流程进行流程符合性测试12.1同控制点12.2财务每周与开票员和收款员进行对帐，对出现的应收帐款及时查明原因，帐龄分析。12.2审计部审计应收帐款余额及帐龄分析结果，关注大额和帐龄较长的应收帐款。12.3定期盘点库存量和钢瓶数量12.3检查盘点结果及相应领导的签字内销部分：业务目标业务风险控制点监督检查方法流程步骤图1获得最大的经营利润(风险3-5)2扩大市场份额,满足一定的社会效益(风险1,2)3提高客户满意度，提高客户服务响应速度(风险1-2)4确保销售收入及应收账款的真实、准确、完整(风险6-8)5保证资产安全、确保应收帐款的按期收回，控制货款回笼风险(风险2,4,5,6,9,10-12)6确保现金安全及时上缴(风险6,7,10,12)7液化气价格符合国家有关规定(风险13)8液化气计量符合国家有关规定(风险14)1 液化气售气数量不足、服务不规范，导致信誉丧失。(控制点2.1-4 3.1-5)2安全事故，导致停业。(控制点1.4 2.4 3.4)3不恰当的压价销售，导致毛利损失(控制点1.5)。4收款与液化气售量不符，导致收入损失(控制点4.1 5.1 5.2)。 5保管不善,导致商品超耗(控制点1.1 5.2 7.1 -3)。6虚增或截留收入（控制点5.1 6.1）。7多记或少记应收账款(控制点你n/a)。8销售收入计算错误(控制点5.1 7.2)。9对赊销客户的信用等级评估失真、赊销协议条款不完备或履行协议不当，导致赊欠款项长期拖欠，形成呆死帐造成损失(控制点n/a)。10货款失盗，导致现金资产的流失(控制点4.1)。11 钢瓶等实物丢失、造成财产损失。(控制点1.1 1.2 5.2)12销售、计量人员人员故意违规造成现金截留(5.1-2,)13违反国家价格政策或法规，受到处罚(控制点1.5)。14计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚(n/a)。1、调进1.调进3.送气上门2.来站换气4.交款5. 编制日报与盘点6. 统计7.财务记帐和稽核1.1各个站点根据库存量及时调进重瓶量以确保用户需求。气站点钢瓶数量应固定，不得随意变更库存钢瓶数量。空瓶换气时应坚持以旧换新，卸几个灌装好的气瓶就从库里搬出几个空瓶。钢瓶更新时也要坚持这个原则，以旧换新，确保各营业网点库存钢瓶数量稳定。检查各气站点的库存量是否固定，确保以旧换新。1.2储气站车队驾驶员应与各自运瓶的换气站保持联系，每个驾驶员负责2至3个气站点。当换气站需要重瓶时，车队驾驶员到换气站拉空瓶，到罐装车间开具瓶装气调拨单（一式四联：储气站统计员、门卫、换气站、财务记帐）作为移库依据；每次调拨时驾驶员需要求罐装班统计员、储备站门卫、送气驾驶员、以及各网点发瓶员四方人员在储备站用户服务部钢瓶交接表签字认可，作为钢瓶发送数量的确认和驾驶员瓶装气发送台帐的依据。检查瓶装气调拨单在储气站、门卫、换气站的保存和统计状况；交接表的四方签字和驾驶员的台帐记录状况1.3要求气站按不同运输车型确定固定的码放钢瓶方式，以后每车必须按此方式装载，以方便门卫人员清点数量。检查运输车辆钢瓶码放是否整齐便于清点1.4站点接到重瓶后，各换气站必须对气瓶进行逐只试漏、严禁漏气瓶出站，检验出故障瓶后，填写故障瓶通知单，将故障瓶随运瓶车传递给储备站进行调换。实地考察流程，检查是否逐只试漏并对故障瓶填写故障瓶通知单以及随后的处理是否及时合理。1.5 价格的确定有政府限价的，应按照政府价格批准文件中的价格确定；商品气有相应的价目表检查定价的相关文件2、来站换气2.2收款：收款员接过用户证和重瓶销售记录（核对空瓶号），将重瓶号记录在用户证上，按气价收取气款，然后在重瓶销售记录上签章实地考察流程的执行2.3发瓶：发瓶员接过用户传递的经签章的重瓶销售记录，发给用户钢瓶。实地考察流程的执行2.4对用户开展安全用气常识宣传，对用户使用液化气时出现的故障及时处理实地考察流程的执行3、送气上门3.1电话预约：用户要求送气上门服务的，要电话预约，由接线员填写送气派工单（用户姓名、供气编号、用户地址、送瓶规格、送瓶工号、空瓶号、重瓶号，接话时间、派工时间。实地考察流程的执行3.2送瓶：送瓶员接送气派工单后，收款员按气价收取气款后，提瓶送气。实地考察流程的执行3.3收款：送瓶员按标准收款，填写用户证重瓶钢瓶号，取回空瓶。实地考察流程的执行3.4对用户开展安全用气常识宣传，对用户使用液化气时出现的故障及时处理实地考察流程的执行3.5接线员抽查回访送瓶工的服务质量。检查回访记录4、交款4.1收款员把当天的营业款就近及时送存公司指定的银行。要求派人护送，金额较大时应有车辆护送。检查银行汇款单的日期5、编制日报与盘点5.1站点长核对当天的重瓶销售记录表、派工单与交款单，编制销售日报表（昨日库存、调进、销售、销售金额、结存）并将日销售报表和交款回单集中交给用户服务部统计员。抽查重瓶记录表、派工单和交款单，日销售报表单据，检查工作流程的及时性、符合性，并与盘点状况与日报进行勾缉核对5.2交接班和每日结束要盘点并填写换气站交接班记录表。同上6、统计6.1用户服务部将销售汇总报表、发票记帐联和交款单每周一和周四下午4点钟前交至财务部。实地考察流程的执行7、财务记帐和稽核7.1财务定期或不定期对销售流程进行流程符合性测试实地考察流程的执行7.2月末财务根据重瓶发出量（瓶装气调拨单储气站联汇总）与各站点（瓶装气调拨单换气站联汇总）进行核对。进行复核，对储气站和换气站的统计资料进行勾缉对帐7.3定期盘点库存气量和钢瓶数量，财务监盘和抽盘，同储气站和换气站共同完成盘点报告抽盘和监盘，检查已往的盘点报告。七 主要控制点相关文件 销售合同 价格计算表 罐装通知单 过磅码单 气源调拨单 瓶装气调拨单（内销） 钢瓶交接表（内销） 故障瓶通知单（内销） 用户档案 用户证（内销） 重瓶销售记录（内销） 派工单（内销） 发票 收款统计台帐 交款登记薄 发票使用统计台帐 销售凭证 日销售报表 现金缴款单 帐龄分析表 盘点报告八 相关制度和备查文件 管理模式液化气管理流程2 采购与付款流程2.1液化气采购及付款流程一 业务流程范围1. 所涉及的业务范围 编制购气计划、选择优质气源供应商、采购订单审批，装配押运、检验入库、气款结算、财务记帐、业务评价分析等。2. 所涉及的部门范围 市场部 储备总站 计划财务部二 目标1. 经营目标1.1. 保证适当的库存满足市场需求。1.2. 寻求合理采购价格，降低采购成本。1.3. 保证采购的数量和质量2. 财务目标2.1. 确保液化气采购会计记录真实、准确、完整2.2. 保证采购业务的及时结算，确保采购资金的安全3. 合规目标3.1. 采购流程符合国家有关法律、法规以及新奥燃气控股有限公司内部规章制度3.2. 液化气价格符合国家有关规定。3.3. 液化气计量符合国家有关规定。3.4. 液化气质量符合国家有关规定。三 风险1. 经营风险1.1. 库存不足、液化气质量不合格导致客户流失。1.2. 库存过高，占用资金增加。1.3. 外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采购成本增加或不必要的商业纠纷。1.4. 运输方案不合理导致运杂费增加。1.5. 采购的液化气与订单不符，导致数量超耗、质量差异1.6. 未经审核，擅自更改标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险1.7. 采购价格不合理，采购成本上升2. 财务风险2.1. 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。2.2. 没有准确和完整的财务记录。2.3. 虚假记录采购交易，导致资产流失。3. 合规风险3.1. 液化气采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失四 相关会计科目 银行存款 现金 原材料液化气 应付帐款（预付账款） 其他货币资金 应交税金应交增值税五 业务流程步骤1. 编制购气计划1.1. 市场部根据网上公布的国内液化气市场价格报告或驻厂业务员对气源地周边地区价格、质量信息的广泛收集，参考当期国际原油价格以及国际局势对市场价格的影响，分析出当前液化气气价涨落趋势。通过对比和综合分析，并根据储配站液化石油气储存能力和现有的库存数量，结合市内外瓶装液化石油气供应以及汽车槽车每月平均销售量，运输距离及费用来全面的衡量成本结构，确定当月需采购的气源数量。编制气源购销价格变动分析表及月度购气计划，每月28号前报经理办公会审核。（购气计划可按年度、季度、月度分别制定）。2. 供应商筛选及采购原则制定2.1. 市场部广泛收集液化气供应商公布的价格信息、质量信息，运输距离和成本按照由北向南的地域分布，由液化气液化气公司推荐优秀供应商，报公司经理办公会审批，选择3家左右信誉较好的液化气供应商作为合格供应商，合格供应商数量不应当超过6家。根据供应商的实力和信誉，确定采购管理原则，只有中石化系统的供应商才可以适用预付采购款的结算方式，其他供应企业只能够采用货到付款的方式，供应商的管理应当形成相关文件，严格执行，3. 采购订单审批3.1. 由气源采购部门根据需求及当期的市场情况，综合各方面的价格信息，确定采购数量，供应商，采购价格，编制液化气请购单，一式两联，一联由财务存档，作为付款及记帐凭证一联由液化气公司存档。请购单需附采购价格分析报表。该分析表通过对各供应商提供的液化气价格、质量、运输距离及购气难易程度的综合比较，提供全面，真实的决策信息。该请购单经液化气公司经理审核，液化气公司经理必须复核采购决策的合理性。液化气公司经理审核后报成员企业总经理批准，由成员企业同供应商签订采购合同，鉴于行业特点，无法签订合同的，应当由成员企业同供应商签订采购框架性协议，该协议应当包括除价格外的标准合同其余所有条款，包括质量标准，违约条款，运费承担方，付款方式等，必须履行公司合同评审程序4. 调配装车及押运4.1. 购气业务员根据公司批准的请购单，从液化气供应商处取得售气计划后，及时填写车辆调度申请表通知安全调度员，经液化气公司经理批准后，组织运输车辆发送至气源地，通知部门领导安排押运人员及时赶赴气源地协助业务员进行液化气装车。使用火车槽车运输时，押运员应协助购气业务员与铁路运输管理部门商定火车槽车运送计划，采购人员应当及时取得货物及运输发票，并及时交回公司财务部门。4.2. 押运人员在液化气装车后要及时对火槽的安全附件状况及液位情况进行全面检查和记录（押运记录表）并存档一年，然后进行随车押运，押运途中应密切注意车辆的安全状况，如果出现险情，押运人员除采取安全措施外，还应及时通知铁路部门以及险情发生地的公安、消防部门，立即对运气车辆实施抢险。事故处理完毕可以安全行车后，继续随车押运火槽至液化气储配站。（适用于蚌埠公司）4.3. 租用槽车运输时必须选择有资质的公司，对汽车运费及租赁费应当采用招投标的方式决定，对无法进行招 标的，应当由业务部门推荐，财务部门进行询价比较，价格低者选用，选定长期运输商应签定相应合同。业务部门应当填写车辆租用申请表，一式两份，经液化气公司经理批准，一份由液化气公司包管，据以签署租赁及运输合同，一份报财务部门备案，以供实施价格审计。5. 气站验收入库5.1. 槽车到达储配站装卸平台后，由储配站仪表工根据气源供应商提供的气源质保书，利用密度仪或者其他先进方法对气源进行检验，确认气质是否符合标准,填写气源质量检验表。如发现气源质量不符合要求，及时将信息反馈到供应部，由业务员与气源供应商进行交涉解决，最终解决方案报总经理批准。5.2. 由仪表工对质量检验合格后的槽车进行卸气作业，仪表工在实施卸气作业时，利用流量计，轨道衡，汽车衡当计量方法对采购的液化气实施入库计量，填写液化气入库单，同时进行分罐储存。一式三联，由仪表工，气源采购部门负责人，气站站长签字确认，由对方或第三方运输单位提供运输服务的，对方送货人员应当在入库单上签字。入库单由气站包管一份，采购部门包管一份，一份交财务部门作帐务处理。在计量过程中如发现数量与装车单不符，应立即通知调度员到现场予以确认并在入库通知单上注明实际入库量，具体差额由业务员与供应商进行交涉，并通知财务部门停止或调整付款，对已经付款的,要根据具体原因,拟定解决方案,报公司总经理批准。入库单要标明采购数量和实际入库数量，由采购业务员、计量人员和库存保管人员在液化气入库单上签字确认。液化气入库单由采购业务员、计量人员、库存保管人员、财务分别保管6. 采购付款6.1. 根据不同供应商制定的采购付款制度，只有中石化系统的企业才能够预付采购款项，对于长期合作的公司，应当由财务部门同其签订采购付款的框架性协议，该协议应当包括除采购价格之外所有的标准合同条款，该协议应按公司合同管理规定的审批程序进行,尽量降低缺失正式采购合同的风险。对非中石化企业，在运输车辆到场后，采购业务员根据装车单，气量检验通知书，增值税发票等相关单据交财务部门，财务部门审核无误后及时与液化气供应商结算购气款，严禁使用现金结算6.2. 对中石化企业的预付款，应当根据经过严格审批的请购单及价格分析表来支付，审核签字授权是否完整，金额及数量是否准确。7. 财务记帐7.1. 财务人员对应付凭证的相关原始票据（发票、入库单、付款通知书、请购单等）进行审核，确认票据合法、信息完整后登入相应的会计科目，经本部门负责人审核后，进行账务处理。7.2. 财务和供应部门每月同供应商核对预付账款和应付账款，确保金额准确无误。督促检查液化气的在途情况，经本部门负责人审批。7.3. 成员企业计财部主任要和及外部供应商定期进行帐目审核，对账记录应当完整保存。7.4. 定期督促库管人员盘点库存，设计核算公式，分析盈亏原因，出具签字的盘点表8. 经营活动分析评价8.1. 各成员企业定期检查外部采购合同履行和验收情况，发现问题及时查明原因并追究责任，合同执行完毕及时核销。8.2. 各成员企业业务部门定期汇总分析液化气采购的数量、价格情况以及配置资源的运费情况，并提出改善建议，经理班子督促业务部门完成控股公司总部下达的控制目标各成员企业经理班子组织相关部门对液化气采购业务进行评价，编制业务分析月报。六 业务流程图标业务目标业务风险控制点监督检查方法流程图1.保证适当的库存满足市场需求。（风险1-2）2.寻求合理采购价格，降低采购成本。（风险3-4）3.保证采购的数量和质量。（风险5-6）4. 确保液化气采购会计记录真实、准确、完整。（风险7-9）5.符合国家有关法律法规规定。（风险10）6.液化气采购合同符合合同法等国家法律、法规规定和股份公司内部规章制度。（风险10）1.库存不足，质量不合格导致客户流失。（控制点1.1-1.2、5.1-5.2）2.库存过高，占用资金增加。(控制点1.1-1.2 1.3 8.3)3.外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采购成本增加和不必要的商业纠纷。(控制点2.1-2.2 3.1-3.3、7、8.1、)4.运输方案不合理导致运杂费增加。(控制点3.1-3.2、4.3、8)5.采购的液化气与请购单不符，导致液化气数量超耗、质量差异。(控制点2、3.1、4.1-4.2 5.1-5.3)6.未经审核，擅自变更标准合同文本中涉及权利、义务的条款导致的风险。（控制点3.1-3.3）7.采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。(控制点7.1-7.3、8.1、)8没有准确和完整的财务记录。(控制点7.1-7.3、8.2、9)9虚假记录采购交易，导致资产流失。(控制点7.1-7.3、8.2、9)10.液化气采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致不必要的商业纠纷和政