项目需求规格说明书范例.docx

需求规格说明书佛山市反走私信息交换平台项目需求规格说明书广州中大百迅信息技术有限公司二一六年六月版本历史发布文号版本文档名佛山市反走私信息交换平台项目需求规格说明书文档发布对象项目管理组成员及项目开发组成员简介本文档提供一个开发系统的用户需求目标，并对所实现的系统业务功能做全面的需求描述，作为系统设计和实现的目标及验收依据，也作为系统测试和编写用户手册的依据。目的本文档主要为管理者与项目人员在项目展开过程中提供依据与指导。修改履历编写人日期修改简述修改原因审核人日期审核意见审批人日期审批意见用户名称签收(如有意见，请在收到此份计划XX天内提出)签收人签收日期目 录1 前言11.1 编写目的11.2 预期读者11.3 术语定义11.4 参考资料22 概述22.1 项目背景22.2 现状描述32.3 项目目标42.4 项目建设内容42.4.1 情报管理系统建设42.4.2 无主物管理系统建设42.4.3 走私案件信息系统建设52.4.4 内部协同办公系统建设52.4.5 统一访问门户系统建设52.4.6 应用支撑平台系统建设53 需求分析63.1 功能性需求63.1.1 功能列表63.1.2 菜单列表83.2 详细功能需求93.2.1 应用支撑平台建设93.2.1.1 工作流管理93.2.1.2 表单管理103.2.1.3 报表管理123.2.1.4 全文搜索引擎133.2.1.5 日志管理143.2.1.6 对外开放接口143.2.2 协同办公系统153.2.2.1 公文管理153.2.2.2 日常管理263.2.2.3 沟通交流303.2.2.4 邮件系统413.2.2.5 人员管理443.2.2.6 固定资产管理553.2.2.7 行政事务管理603.2.3 情报管理系统683.2.3.1 基础数据683.2.3.2 情报信息管理693.2.3.3 奖励管理703.2.3.4 综合查询703.2.3.5 统计报表713.2.4 无主物管理系统723.2.4.1 无主物案件登记723.2.4.2 移交管理723.2.4.3 审批处理733.2.4.4 拍卖管理733.2.4.5 销毁管理743.2.4.6 综合查询743.2.4.7 统计报表743.2.5 走私案件管理系统743.2.5.1 走私案件登记743.2.5.2 走私案件查询753.2.6 平台统一门户753.2.6.1 统一身份认证753.2.6.2 单点登陆763.2.6.3 统一用户管理763.2.6.4 统一权限管理763.2.7 移动统一门户773.2.7.1 移动终端门户773.2.7.2 我的待办783.2.7.3 公司公告823.2.7.4 公司新闻833.2.7.5 通讯录843.2.7.6 我的邮件863.2.8 即时通讯883.2.8.1 文字和语音传输893.2.8.2 文件传输893.2.8.3 群组903.2.8.4 讨论组913.2.8.5 拍照和图片923.2.8.6 视频拍摄933.3 非功能性需求943.3.1 信息量需求943.3.2 性能需求953.3.3 可靠性需求963.3.4 可扩展性需求963.3.5 易用性需求963.3.6 数据精度需求971 前言1.1 编写目的本文编写的目的是提供一个开发系统的用户需求目标，并对所实现的系统业务功能做全面的需求描述，作为系统设计和实现的目标及验收依据，也作为系统测试和编写用户手册的依据。1.2 预期读者本文档的适用读者一般为：委托方相关业务需求人员，监理方项目经理，承建方需求分析人员、软件系统设计人员、软件开发人员和相关的测试人员。1.3 术语定义简称/术语说明表1. 术语表1.4 参考资料文档名称作者说明0809-1641FSG3A405 佛山市反走私信息交换平台项目 公开招标文件（发布稿）2016.4.15表2. 参考资料列表2 概述2.1 项目背景佛山市人民政府打击走私综合治理办公室（以下简称“佛山市打私办”）的工作职责是：1、贯彻国家有关打击走私综合治理的方针、政策、法规，研订我市反走私工作政策法规，经批准后组织实施。2、组织、指导、检查、协调、监督各地和各部门反走私联合行动、综合治理。3、处理群众有关反走私的来信来访和举报，组织协调各地有关部门调查重大走私问题的线索，督促、指导案发地有关部门查处举报的走私贩私案件。4、组织协调有关执法部门处理暴力抗拒缉私、阻挠缉私的突发事件。5、调研、收集有关走私、反走私情报资料，分析研究和掌握走私活动的特点、规律，并将有关情况报告上级及市政府有关领导，并通报有关部门。 6、承担市打击走私综合治理领导小组的日常工作。7、承办省海防打私办及市人民政府交办的其他事项。 目前与佛山市打私办相关的成员单位共19个，包括公安、工商、海关等部门，每年佛山市打私办需要组织协调相关成员单位办理的大小反走私案件较多，中间有大量的沟通协调、文书往来、会议召开、涉密情报交换、案件办理流程监督等工作，利用信息化手段加强打私办工作能力，对打击走私活动有着不可估量的意义。2.2 现状描述经过对打私办信息化应用建设的分析统计，信息化建设基本情况总结如下：1.整体性的政务信息化规划和建设原则暂未形成，正在按计划分步开展各种信息化基础和应用的建设；2.计算机网络等基础实施的建设已经初具规模，已经具备业务系统运行和互联互通的基础条件；3.已经建立起了包括政务网站协同政务平台等多个外部信息交流、业务处理和内部管理的专项信息系统；4.未建设各个单位之间的业务系统，多数还处于传统的方面进行办公，效率较低；5.目前单位内大部分业务及管理人员具备计算机网络和办公应用的基础知识和能力，办内专业技术人员具备系统开发、维护、管理能力。2.3 项目目标以党的十八大、十八届三中、四中、五中全会以及习近平总书记系列重要讲话精神为指导思想，并贯彻落实广东省反走私综合治理条例文件要求，为了预防和惩治走私行为，规范反走私综合治理工作，维护社会主义市场经济秩序，根据有关法律、行政法规的规定，结合佛山市实际情况，采用当前行业主流的信息化技术手段，以满足未来灵活、复杂、多变的业务发展需要；通过统一规则、统一标准、统一平台，对内实现信息共享、业务协同办理、无纸化办公，推进佛山市打私办管理业务的信息对称、高效运行和精准管理；建设佛山反走私信息交换平台，最终实现“打防结合，综合治理”的目的。2.4 项目建设内容本项目将基于成熟的应用支撑平台、门户平台、OA平台上进行二次开发，实现情报管理、无主物管理、走私案件信息管理等业务功能。2.4.1 情报管理系统建设根据广东省反走私综合治理条例规定，佛山市打私办、海关、公安（边防）、工商等部门应当建立举报制度，公布举报电话、通信地址和电子信箱。接到举报后，应当及时、完整地记录并妥善保存举报信息。情报管理系统主要是对人民群众或情报人员举报走私违法行为及提供走私人员线索的信息管理，管理内容包括举报、情报人员信息管理，举报、情报案件管理，奖励管理等。2.4.2 无主物管理系统建设根据广东省反走私综合治理工作条例要求，“无主物”应当统一由当地地级以上市人民政府打击走私综合治理办公室（以下简称佛山市打私办）协调处理。无主物管理系统主要是用于佛山市打私办对无主物流程进行全生命周期管理，系统内容包括：无主物移交、审核、申请、拍卖、销毁等多个环节。2.4.3 走私案件信息系统建设根据广东省反走私综合治理条例规定，佛山市打私办组织协调海关、公安（边防）、工商等相关部门进行信息交流，建立反走私信息通报制度，实现信息共享。走私案件信息系统记录案件信息，系统包括：案件基本信息登记和案件基本信息查询。2.4.4 内部协同办公系统建设佛山市打私办现已有2套协同办公软件，但是都不是自己建设，许多模块不能按自身要求进行定制。佛山市打私办需建设一套协同办公软件，提供公文日常管理、沟通交流、邮件系统、人员管理、固定资产管理、行政事务管理等功能模块。其中沟通交流模块中，需提供即时通讯功能，可支持传输文字、文件等沟通方式，并可与移动终端进行对接。2.4.5 统一访问门户系统建设为了防止业务系统存在信息孤岛，本项目将建设统一访问门户，统一访问门户独立于各类应用之上，为多业务系统的统一界面入口，避免用户打开多个浏览器窗口访问不同业务系统依次登录，彼此之间通过切换浏览器窗口来完成业务操作。统一访问门户通过整合不同应用系统的业务展现界面，汇总各业务系统产生待办事宜统一展现，同时可以将割裂的业务操作进行合理编排并推送辅助信息到展现界面帮助操作人员完成业务操作和决策，可以增强用户的操作体验。作为统一对内的信息服务窗口，以浏览器的方式向用户展现各类应用信息。同时还建设移动统一访问门户，采用当前互联网+的模式，便捷用户使用，提高工作效率。2.4.6 应用支撑平台系统建设应用支撑平台是本次项目建设的重要内容，需要将各种繁杂的操作及系统通用的服务封装成简洁的接口，供上层的功能模块调用。功能模块的实现不必关心底层服务的技术细节，也不需要重复开发同类功能，既节省了软件生产成本，业务功能的实现过程也更加专注。3 需求分析3.1 功能性需求3.1.1 功能列表协同办公系统公文管理公文配置公文类别公文流程监控发文流程发文拟稿发文审核会签清稿发文编号套打盖章发文打印收文流程收文登记审核分发会签批示收文承办收文归档日常管理通知公告公告栏目发布公告公告查看统计和追办新闻管理新闻栏目发布新闻新闻查询归档和统计沟通交流通讯录短信服务内部邮件外部邮件即时通讯邮件系统邮件应用邮件监控邮件审核邮件归档人员管理账号管理角色设置组织架构设置岗位人员管理部门人员管理单位信息管理固定资产管理折旧类型管理固定资产管理折旧记录管理行政事务管理车辆管理办公用品管理情报管理系统基础数据情报信息管理奖励管理统计报表无主物管理系统无主物信息登记移交管理审批处理销毁管理综合查询统计报表走私案件管理走私案件信息登记走私案件信息查询平台统一门户统一身份认证单点登陆统一用户管理统一权限管理移动统一门户我的待办公司公告公司新闻通讯录我的邮件我的日程即时通讯文字传输文件传输群组拍照和图片视频拍摄3.1.2 菜单列表编号一级菜单二级菜单三级菜单备注3.2 详细功能需求3.2.1 应用支撑平台建设应用支撑平台是本次项目建设的重要内容，需要将各种繁杂的操作及系统通用的服务封装成简洁的接口，供上层的功能模块调用。功能模块的实现不必关心底层服务的技术细节，也不需要重复开发同类功能，既节省了软件生产成本，业务功能的实现过程也更加专注。3.2.1.1 工作流管理任何组织的运营都包含了许多既定的业务处理流程，也包含着大量因事而定的人与人之间的信息沟通与合作。这种为了达成某个目标，在多个参与者之间，按照某种设定规则，自动传递文档、信息，且整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为互联网环境下的协同工作。系统提供在线流程设计器，提供图形化流程模板定制功能。 提供多节点、 多路由定义，提供智能路由判断、工作流批注、执行、并行、串行、串并混行等功能。 可根据已定制流程模板类型选择模板，创建新的流程。在线流程设计器：3.2.1.2 表单管理系统提供可视化表单制定功能，可根据用户业务需要定制各种表单，支持模板化的表单设计过程和图形化拖拉式的流程设计。表单设计：表单预览：在线物理表设计：生成物理表：3.2.1.3 报表管理报表是数据展现的载体，报表工具提供报表制作、预览、打印及导出成各种通用文件格式等功能，用它能轻松地完成复杂而美观的Web报表的制作、打印（包括表格和票据等的套打），并能存取、分析、分享数据，以及转换、分发、管理报表。报表平台是一款通用的报表工具软件，操作方法和Excel等电子表格程序类似，可以方便的设计业务报表和统计报表，报表编辑所见即所得。报表平台适用于几乎任何业务系统或工具软件，好地解决了B/S架构软件中报表制作、预览、打印及导出文件等难题，用它能轻松地完成复杂而美观的Web报表的制作、打印（包括表格和票据等的套打），并能存取、分析、分享数据，以及转换、分发、管理报表。3.2.1.4 全文搜索引擎支持基本数据库的全文搜索功能，对整个系统中的信息如：公告、新闻、邮件、消息等信息可以通过搜索入口进行全文搜索，对搜索的结果可以通过链接直接打开。3.2.1.5 日志管理 审核日志是系统整体安全性的一个体现，而许多人对安全性的理解只在于控制，也就是权限的管理、划分，而忽略了系统审核的重要性。应用审计的含义是系统通过日志的形式跟踪用户活动的过程，是应用系统安全管理中不可缺少的一环。通过审计功能能及时的了解系统被使用的情况、发现管理的漏洞、记录非法活动和提供有效证据等功能。系统审核日志的功能主要是通过系统日志来实现的，通过安全日志的方式跟踪用户的操作。比如记录用户进入系统的时间、用户的IP及使用的功能模块，还可以细化到档案系统或者公文流转中每个人的操作活动，比如：增、删、修、存和查等操作，并且可以针对这些操作进行查询、筛选和打印，从而为管理者提供管理的依据。3.2.1.6 对外开放接口 应用支撑平台提供各种二次开发接口供外部系统调用，包括JAVA API。支持基于平台的快速开发，包括数据表管理、界面设计、权限分配、应用发布等。与第三方档案系统、知识管理系统进行集成，将系统中的信息导出为XML，再导入进第三方的档案系统、知识管理系统中归档保存；通过此文档接口，也可以将系统中的公共信息（新闻、公告）发布到外部网站中。3.2.2 协同办公系统3.2.2.1 公文管理公文管理模块能够满足办公过程中的收文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等操作；发文的拟稿、流转、审批、签发、套红、归档、印发等操作；支持各种企业内部请示处理功能，并提供流程监控、跟踪、催办和查询；支持审批过程邮件和短信通知；支持word、excel、wps 等多种格式的公文，保留修改痕迹； 公文配置公文类别公文流程监控发文流程公文管理功能结构图收文流程u 公文配置选择、配置公文发文、收文的流程成功后，左边的目录会自动加载该流程所要执行的流程步骤，且流程节点是在设计工作流中根据用户需求进行分配审批人员。公文流程配置：选择流程：u 公文类别可设置公文的分类、公文的模版及根据模块名称查看公文模版详情，还可删除公文模板，并根据模板名称查询公文模板的详细内容。公文分类：可以新建和修改分类公文模板：可以新建、修改、删除和查询公文模板。在线编辑模板：可以根据模板名称模糊查询公文模板u 公文流程监控在公文流程监控中可查询公文详细信息，也可对未完成流程的公文进行催办操作，管理员可以直接点击超级连接进行对公文的审批操作。查阅公文详情：选择某个公文的信息， 点击位于右侧的“ ” 按钮， 便可成功进入“公文详情”，该页面显示了所有该公文的步骤，包括流程的示意图， 和当前公文执行的状况。催办公文：在“公文流程监控”页面中， 先选择某条要催办的公文， 点击位于右侧的“”按钮， 便可成功进入“催办信息”页面，参与该任务的所有人都会收到这样的信息，达到催办的功能，建议催办信息发送不能太过频繁。u 发文流程流程说明：发文管理可实现以下功能：l 发文拟稿、核稿、领导审批、承办等；l 可做公文状态查询、收回、签收、修改、提交、会签、传阅、归档、删除等操作；l 发公文，实时追踪，监督发文处理流程，并可及时追回公文；l 系统中流程允许用户自定义， 使系统可以适应各种公文流程需求；l 系统支持全文批注和批注痕迹保留，方便发文稿件修改。发文管理包括对下列环节的自动化处理：l 发文拟稿：填写发文拟稿纸和发文正文以及相关的信息，发送给相关领导审核；l 发文审核：审核者收到文件，需要时可对正文进行必要的修改，系统可保留所有的修改痕迹；签署审核意见，根据文件的内容和性质决定由谁签批，并发送给相关的责任人；l 会签：所有收到签批请求的领导或各部门办公主管对文件进行批示，需要时可对正文进行必要的修改，系统可上载修改后的文件，完成后送办公室编号；l 清稿：起草人清除领导对正文的修改痕迹，接收领导新增和删除的内容，对正文进行重新排版整理；l 发文编号：会签完成后的文件， 由办公室根据编号规则生成文号；l 套打：对已经清稿的文件进行套红头；l 发文打印：在公文流转的任意环节，均可将登记的发文封面和正文进行打印输出。发文流程示意图：流程启动：科室主任审核： 公文详情：办公室核稿：u 收文流程流程说明：收文流程处理内部接收的公文和外部公文(不是系统里面发送的公文)。收文管理是指上级主管部门、有业务往来的单位或机关送给领导或有关部门阅批、办理的文件(包括正式文件和非正式文件)的处理过程。收文管理可以实现以下功能：l 对来文通过系统进行签收登记与录入、审核、批示、分发、承办、协办、传阅、归档等环节的处理；l 对来文进行全自动跟踪与监督。收文管理包括对下列环节的自动化处理：l 收文登记：正式公文分为上级来文和下级来文两种(平级来文按上级来文归类)。 来文分为普通、紧急和特急三类。 根据来文的各种属性（文件标题、原文字号、主题词、收文日期、密级等）填写来文登记表，电子来文的正文直接附加；l 审核分发：办公室主任审核登记的收文，填写审核意见，根据来文的性质发送给承办人或传给领导批示；l 会签批示：领导对收到的文件作出批示，并将来文返回办公室后转交给承办人或者直接转交给承办人办理；l 收文承办：承办人收到来件后，按领导批示的意见办理相关事宜，完成后填报办理结果。办理过程当中如有需调整，每环节可返回办理；l 收文归档：收文流程状态改变成归档。流程启动：公文签收待办：负责签收系统内发送的公文，当发文完成后，则进入签收状态，用户可以根据公文的类型名称，发文字号，文件标题来查询相应可签收公文，执行相应的操作。签收：点击上面的签收按钮直接进入签收页面。办公室主任审批：各科室收文：收文员申请归档：档案管理员申请归档：3.2.2.2 日常管理（1）通知公告通知公告用于发布重要的会议、消息等通知，在通知公告中需要具有可编辑性、系统功能以及时效性等功能。通知公告经内部审批流程进行审批确认后进行发布。在发送通知公告时，可编辑、调整通知的内容和格式。发布的通知可在系统首页中提醒，并且可通过系统桌面提醒或短信系统方式对接收人进行提醒。其中，接收人又需要分为两类，其一是必须接收人员，其二是阅知人员。接收人员查看通知后，系统需要对其全部查看人情况进行记录，其中必须接收人需反馈发布人，使发布人可以方便的查看、判断是否所有必须接收人都已经接收，否则，进行追办。公告栏目发布公告公告查看统计和追办通知公告功能结构图u 公告栏目设置设置公告栏目方便分类管理。u 发布公告有权限的用户可以发布公告，在发布公告的同时可选择公告归属的栏目、发布时间、失效时间、可上传图片等，公告中可加载附件，接收人分两类进行选择：其一是必须接收人员，其二是阅知人员。u 公告查看公告发布后可以在系统首页的通知公告栏中进行查看，也可以通过移动端进行查看。u 公告统计和追办系统需要对已发布公告的查看记录进行统计分析，其中必须接收人在查看公告后需自动反馈查看信息给发布人，使发布人可以方便的查看、判断是否所有必须接收人都已经接收查看，否则，进行追办。（2）新闻管理利用应用支撑平台的信息发布平台实现单位新闻信息的发布：1）提供新闻发布功能，支持新闻板块自定义，以及分类管理信息；2）支持新闻发布审核机制(建议跟公告一样直接走内部审批流程)；3）支持新闻的归档和统计，以及点击次数查看；4）支持新闻后台管理，新闻发布人可以实时查看新闻的点击查看人数和未点击；5）查看人数统计明细。新闻栏目发布新闻新闻查看归档和统计新闻管理功能结构图u 新闻栏目设置设置新闻栏目方便分类管理。u 新闻发布所有系统用户都可以查看已发布的新闻，在发布新闻的时候可选择新闻归属的栏目、发布时间、可上传图片等。u 新闻查看新闻发布后系统内所有用户可以通过首页的新闻栏目进行查看，也可以通过移动端进行查看。u 归档和统计对已发布的新闻可以进行归档，从后台对已发布的新闻对点击量进行查询和统计。3.2.2.3 沟通交流（1）通讯录公共通讯录按照组织架构进行分类，实现与系统组织架构一致的分类。通讯录支持照片，可本人修改，也可以由部门机要员统一修改。用户可对个人常用的联系人进行自定义分组。职务、部门等重要信息由指定的管理员管理。个人通讯簿共享通讯录公共通讯簿通讯录功能结构图u 个人通讯簿可添加联系人分组，设置联系人的基本信息：分组、姓名、称谓、联系方式、是否共享、昵称等。并可按姓名、称谓查看联系人信息，管理员可修改所有系统内成员信息，个人只能修改自己的信息。u 共享通讯录可按姓名、共享人查看共享的联系人信息。u 公共通讯录可设置、删除公共联系人的基本信息，并可按姓名、称谓查询公共联系人的详细信息。（2）短信服务可以选择系统内用户、通讯录联系人和手动输入手机号的方式发短信，还可删除短信的基本信息，并可按发送时间、收信人、收信号码、状态查询手机短信的详情，通信方式可以采用短信猫或第三方短信平台使用前需要在系统设置中配置。系统短信短信查询短信服务功能结构图通信方式配置u 系统短信可以选择系统内用户、通讯录中的联系人，也需要支持以手工的方式输入手机号码，编辑短信内容发送短信。u 短信查询对已发送保存的短信按发送时间、收信人、收信号码、发送状态(已发送和待发送)进行查询，对已查询出来的结果可以做删除操作。u 通讯方式配置在使用系统内短信和系统外短信前需要对通讯方式进行配置，目前系统支持短信猫和第三方短信平台。（3）内部邮件内部邮件指面向单位内部的邮件系统，包括收件箱、发件箱。允许内部用户间的电子邮件发送，可转发、回复，上传附件等。新建邮件个人邮件内部信息内部邮件功能结构图u 新建邮件可新建邮件、设置邮件的基本信息：主题、收件人、优先级、附件内容等。并可对新建邮件进行发送、存草稿箱、重置、取消等操作。u 个人邮箱可发送邮件，设置邮件归类。并可根据收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱查看相应的邮件。也可通过邮件标题、收件人、发件人查看邮件。u 内部消息可发送信息、设置信息的基本信息：收件人、内容等。并可根据已发信息、已收信息查看相应的信息，也可根据类型、发件人查看信息内容。给系统内用户发送信息：已发信息查询：根据收信人，发送时间查询已发送信息，对已发送信息可以重发。已收信息查询：根据类型，发送人和发送时间对收到的信息进行查询，可以对收到的信息进行回复和删除。（4）外部邮件 通过外部邮件可以给系统外的用户发送邮件。新建邮件外部邮箱邮箱设置外部邮件功能结构图u 新建邮件可新建邮件、设置邮件的基本信息：主题、收件人、优先级、附件内容等。并可对新建邮件进行发送、存草稿箱、重置、取消等操作。u 新建邮件可给系统外用户发送邮件，设置邮件归类。并可根据收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱查看相应的邮件。也可通过邮件标题、收件人、发件人查看邮件。u 新建邮件可设置外部邮件服务器的收发协议、主机、端口、密码及邮件地址，只有先设置好之后才能收发外部邮件。（5）即时通讯本项目采用的即时通讯系统，可以实现单位员工之间快捷的即时文字、语音、视频沟通，移动端面能实现审批文件待办信息、计划与任务等信息的即时信息提醒。在PC端需要将即时通讯工具集成到平台中，能直接在平台上调用即时通讯工具，并实现用户信息共享。3.2.2.4 邮件系统（1）邮件应用功能根据项目要求，本次项目将为单位建设类似OutLook的邮件系统，处理内、外部邮件。内部邮件支持由发送者进行强制收回的功能，外部邮件支持POP3收取、SMTP发送功能。（2）邮件监控为了防止单位的员工通过电子邮件方式，将单位的核心资料外泄出去，有效的保证工作邮箱的安全使用。邮件监控包括发送邮件监控、接收邮件监控和查询(删除)用户邮件。以下是发送邮件监控设置（3）邮件审核可分别监控和审核用户发送和接收到的邮件，对用户收发邮件进行控制，帮助单位提前发现泄密危机，进一步加强邮件数据安全。（4）邮件归档邮件系统搭建完毕后，所有进出邮件都会被备份到备份邮件中，即使用户执行彻底删除，邮件仍已被备份，仍能轻松检索调出，邮件归档功能就像是一个持续运作的复印机，来往所有邮件全部被复印留底。更重要的是，把邮件归档功能集成进邮件系统里，这不仅仅节省了成本，减轻服务器压力，还避免系统管理员同时维护两个系统的负担，极大的解放了人力物力财力。同时，也不用要求配备专业的技术管理人员来负责维护系统。3.2.2.5 人员管理（1）人员基本信息管理人员基本信息管理用于维护单位所有人员基本情况信息，系统可对人员类别进行划分设定，如区分为在职员工、离职员工、退休员工、储备人员、其他等类别，支持自定义人员类别。员工信息按管理权限主要由人事部门专人负责录入及更新本单位的人员信息，信息主要用于查询及统计。员工可以按照岗位进行划分，区分为高管和普通员工。可以定义哪些岗位属于高管。角色设置组织架构设置岗位人员管理人员基本信息管理功能结构图部门人员管理账号管理单位信息管理u 账号管理可设置员工的基本信息，选择用户角色、岗位、部门的设置及根据用户账号、用户姓名、入职时间查看员工详细信息。u 角色设置可创建角色，并对角色授予功能权限。本系统已实现功能操作权限，支持数据操作权限。对于不同的模块及数据，都进行严格的权限控制。不同的用户创建权限不同，对于系统中的功能操作权限也不同。系统中，任何一条数据都具有严格的权限控制，通过列表的方式列出不同的用户所具有的查看编辑、删除与共享的权限。添加角色：查询和编辑角色：对角色进行授权：u 组织架构设置可设置组织、部门、岗位的基本信息，根据与组织紧密联系添加员工、删除员工、添加新员工、编辑员工的基本信息。新建组织：在组织下面新建部门：组织和部门设置好后，可以在部门中加入员工：u 岗位人员管理与组织架构设置紧密联系，先添加岗位信息后，才可添加、编辑、删除岗位人员的基本信息，并根据账号、名称、查询岗位人员的详细信息。新建岗位：加入岗位员工：u 部门人员管理与组织架构设置紧密联系，先添加部门信息后，才可添加、删除、编辑部门人员的基本信息，还可设置部门人员的上下级关系，并可根据姓名、账号查询部门人员的详情。编辑部门员工：员工上下级管理：选定的用户可以添加上级、添加同级和添加下级：u 公司信息管理记录、编辑公司的基本信息包括公司编号、公司名称、法人、成立时间、电话、传真、公司描述等。（2）请销假管理系统员工可以在系统中登记请(销)假信息、发起请(销)假流程、查询请(销)假状态。请假管理销假管理请假销管理功能结构图u 请假管理登记休假基本信息，提交休假申请，根据请假日期、审批状态和请假类型查询请假信息。请假申请需要记录的信息有：请假事由、请假类型(病假、事假、年休假、探亲假、婚假、产假、丧假、其它)、请假时间、请假天数和审批人可以根据请假日期、审批状态和请假类型查询请假信息u 销假管理登记和查询销假信息，登记的销假信息要包括：请假单(关联休假申请)、销假事由、销假天数、销假日期，填写完销假申请需要提交审批，审批后自动更新请假记录，流程如下：3.2.2.6 固定资产管理固定资产管理模块关注资产的全过程管理，可以帮助企事业单位提高资产管理效率。固定资产功能特点如下：1）可以对资产属性灵活自定义；以适应对资产属性的说明。2）可对处室使用、库存、资产使用情况、资金来源以及入库情况进行查询和统计。3）资产管理员可以对资产进行报废处理，在资产使用到一定年限或出现问题后，可使用报废管理，将现有资产设置为报废。4）资产使用过程自动和资产属性绑定，领用、报废等流程使用后资产属性自动更新。折旧类型管理固定资产管理折旧记录管理固定资产功能结构图u 折旧类型管理可录入、删除、编辑折旧类型基本内容：分类名称、折旧周期、折旧方法、类型说明等。也可按类型名称、折算类型查看折旧类型详情。增加或修改折旧类型：按条件查询折旧类型：折算类型说明(供参考)：A、 平均年限法平均年限法又称为直线法，是将固定资产的折旧均衡地分摊到各期的一种方法。采用这种方法计算的每期折旧额均是等额的。计算公式如下：年折旧率(1预计净利残值率)/预计使用年限100月折旧率年折旧率12 月折旧额固定资产原价月折旧率上述计算的折旧率是按个别固定资产单独计算的，称为个别折旧率，即某项固定资产在一定期间的折旧额与该固定资产原价的比率。通常，企业按分类折旧来计算折旧率，计算公式如下：某类固定资产年折旧额(某类固定资产原值预计残值清理费用)/该类固定资产的使用年限某类固定资产月折旧额某类固定资产年折旧额/12某类固定资产年折旧率该类固定资产年折旧额/该类固定资产原价100采用分类折旧率计算固定资产折旧，计算方法简单，但准确性不如个别折旧率。 采用平均年限法计算固定资产折旧虽然简单，但也存在一些局限性。例如，固定资产在不同使用年限提供的经济效益不同，平均年限法没有考虑这一事实。又如， 固定资产在不同使用年限发生的维修费用也不一样，平均年限法也没有考虑这一因素。因此，只有当固定资产各期的负荷程度相同，各期应分摊相同的折旧费时， 采用平均年限法计算折旧才是合理的。B、 工作量法工作量法是根据实际工作量计提折旧额的一种方法。这种方法可以弥补平均年限法只重使用时间，不考虑使用强度的缺点，计算公式为：每一工作量折旧额固定资产原价(1残值率)预计总工作量某项固定资产月折旧额该项固定资产当月工作量第一工作量折旧额C、 双倍余额递减法双倍余额递减法是在不考虑固定资产残值的情况下，根据每一期期初固定资产账面净值和双倍直线法折旧额计算固定资产折旧的一种方法。计算公式如下：年折旧率2/预计的折旧年限100月折旧率年折旧率12月折旧额固定资产账面净值月折旧率这种方法没有考虑固定资产的残值收入，因此不能使固定资产的账面折余价值降低到它的预计残值收入以下，即实行双倍余额递减法计提折旧的固定资产，应当在其固定资产折旧年限到期的最后两年，将固定资产净值扣除预计净残值后的余额平均摊销。例如：某企业一固定资产的原价为10000元，预计使用年限为5年，预计净残值 200元，按双倍余额递减法计算折旧，每年的折旧额为：双倍余额年折旧率2/510040第一年应提的折旧额10000404000（ 元）第二年应提的折旧额(100004000)402400（ 元）第三年应提的折旧额(60002400)401440（ 元）从第四年起改按平均年限法(直线法) 计提折旧。第四、 第五年的年折旧额(10000400024001400200）/2980（ 元）D、 年数总和法年数总和法也称为合计年限法，是将固定资产的原值减去净残值后的净额和以一个逐年递减的分数计算每年的折旧额，这个分数的分子代表固定资产尚可使用的年数，分母代表使用年数的逐年数字总和。计算公式为：年折旧率尚可使用年限/预计使用年限折数总和或：年折旧率(预计使用年限已使用年限)/(预计使用年限预计使用年限12100月折旧率年折旧率12月折旧额（ 固定资产原值预计净残值） 月折旧率u 固定资产管理先确定资产类型，才可录入、删除、编辑固定资产详细信息，并根据到期折旧时间的记录开始折算功能，还可按资产名称、所属部门查看资产信息。资产类型新增、修改和删除：新增或修改固定资产：查询和打印：按资产名称和资产类型查询固定资产信息，对查询结果可以直接输出打印。u 折旧记录管理可以按资产名称和折旧时间查询折旧信息。3.2.2.7 行政事务管理（1）车辆管理车辆管理主要是为了合理安排各处室用车要求的一个功能，针对单位目前的工作情况，需要通过车辆管理实现对单位车辆的统一调度及管理。车辆管理员对车辆进行登记，登记的信息包括车牌号、车型、乘坐人数等。车辆管理员可以对需要维护的车辆进行分配，允许其他人员对车辆进行使用的申请。车辆管理车辆费用管理车辆申请管理 车辆管理功能结构图车辆审核除了包括车辆基本信息之外，还需要对车辆的费用情况进行登记，费用包括维修费、加油、路桥费、年审、年票等费用，其中加油费用需要支持自动计算，用户输入加油量和油价后系统自动计算金额，可通过报表进行管理。u 车辆管理可录入、删除、编辑车辆的基本信息：车牌号码、车辆类型、发动机型号、购买保险时间、年审时间、厂牌型号、驾驶员、购置日期、当前状态等。并可按车牌号、车类型、当前状态查询车辆信息。可以根据车辆号码、车辆类型和车辆状态查询登记的车辆信息u 车辆费用管理可录入、删除、编辑车辆费用信息：车牌号、费用日期、经办人、费用类型（维修费、加油、路桥费、年审、年票等）、费用、费用说明等。并可按车牌号、费用类型查看车辆发生的费用情况。可以根据车牌号码和维护类型对车辆维修信息进行查询u 车辆申请管理可录入、编辑车辆申请基本信息，并可根据需求对车辆申请进行审批、删除，还可按车牌号、审批状态查看车辆审批情况。录入用车申请和提交审批(提交申请后申请记录不可修改和删除)：可以根据车牌号和审批状态查询用车申请信息u 车辆审核可审核车辆申请，审核完后可查看车辆审核的基本信息，并可通过车牌号、审批状态查询车辆审核的详细内容，也可以清空输入的查询条件。审核用车信息：可以根据车牌号和审批状态来查询车辆的审核情况（2）办公用品管理办公用品管理员对购买回来的物品进行入库登记，登记的内容包括，名称、数量、单价等信息。需要使用的人员可以选择已有的易耗品进行申请，申请后由易耗品管理员进行出库登记，登记的内容包括：领用人、领用数量等内容。用品管理用品入库管理用品审请 车辆管理功能结构图用品审核u 用品管理先维护好办公用品类别，才可录入办公用品基本信息包括：所属分类、计量单位、物品名称、规格、备注等。并可根据需求删除办公用品，还可按物品名称、所属分类查询办公用品信息。办公用品分类管理：添加和编辑办公用品：可以根据办公用品名称和所属分类对办公用品进行查询：u 用品入库管理对办公用品入库进行管理，可录入、编辑入库单的基本信息，并根据需求删除入库单的基本信息，可按商品名、供应商、购买人查询商品入库详情。添加和修改入库单：可以根据商品名称、供应商和购买人查询入库单信息u 用品申请系统用户可以填写用品申请单提交审核，可录入、编辑办公用品申请单的基本内容：商品名称、申请日期、申请数量、申请人等。并根据需求审批、删除办公用品申请的基本信息，可按商品名称、申请号查询办公用品申请详情。可根据商品名称、供应商和购买人查询申请信息u 用品审核对已提交办公用品审请记录进行审批，可选择通过审批和不通两审批，并可根据商品名称、申请号、申请人查询办公用品审核的详情。审核申请：根据商品名称、申请号和申请人来查询用品申请信息。3.2.3 情报管理系统3.2.3.1 基础数据（1）情报人员管理有权限的用户可以对打私办固定的情报人员信息进行维护，采用手工录入数据，记录情报人员的基本信息，包括人员名称、身份证号码、电话号码等。（2）举报人员管理有权限的后台人员可以登记维护举报人基本信息，举报人可以通过举报电话、市民之窗举报模块、网站、微信公众号进行举报，举报人员的基本信息包括：姓名、性别、证件类型、证件号码、手机、电话号码、电子邮件、邮编、地址。3.2.3.2 情报信息管理（1）情报信息登记有权限的用户可以进行情报信息登记、修改、删除以及查询操作。记录登记完成后，点击“发起审批”按钮，可以根据定义的流程进行信息审批流转。情报信息需要登记以下信息：情报信息名称、情报时间、情报人员编码、涉案地点、涉案物品类型、数量、状态(登记完成、审批中、办理中、已结案)。（2）举报信息登记有权限的用户可以举报信息进行登记、修改、删除以及查询操作。记录登记完成后，点击“发起审批”按钮，可以根据定义的流程进行信息审批流转。举报信息需要登记的字段：举报信息名称、举报时间、举报人(只能从系统中选择)、被举报人/单位、举报内容、状态。（3）信息审批流程情报信息和举报信息登记完成后，如果发起审批，可以按照设置的信息审批流程进行流转审批，并修改信息状态，流程如下：3.2.3.3 奖励管理待情报信息或举报信息通过各部门审核和反馈后，由系统操作人员在系统中录入奖励信息，奖励信息包括：信息号、内容、汲案金额、奖励金额、电话、身份证、开户行名称、银行卡账号、涉案物品数量，可添加附件，流程如下：3.2.3.4 综合查询对于情报管理系统，提供一个多渠道的综合查询功能，可以根据不同的关键字进行组合查询和模糊查询。查询字段包括：时间段、人员数、案件类型（模糊）、举报类型、汲案金额（手工、范围）、奖励金额（手工、范围）等内容。查询结果以列表方式展现，支持导出功能。分情报查询和举报查询两个功能模块。3.2.3.5 统计报表提供每季度【人数（两类）、线索数（两类）、奖励数】报表。如：第*季度情报、举报信息统计表第*季度情报信息一览表 ，可以根据年份和季度查询：情报信息名称、情报时间、情报人员编码(只显示编码不显示其它信息)、汲案地点、汲案物品类型、数量等信息。第*季度举报信息一览表3.2.4 无主物管理系统无主物管理系统主要是用于打私办对无主物流程进行全生命周期管理，系统内容包括：无主物案件登记、无主物登记、无主物移交、审核、申请、拍卖、销毁等多个环节。3.2.4.1 无主物案件登记由行政执法部门登记无主物案件基本信息，信息包括：案件名称、货物品种、查获单位、重量/数量、价值、查获详情、查获地点、查获时间、有关材料（附件