红字发票管理系统新增功能说明-企业端.ppt

一机多票开票子系统V6 13新增功能 地址 泉州丰泽街东方明珠C幢1107 1108电话 0595 28071180 前言为加强增值税专用发票管理 国家税务总局下发了 关于修订的通知 国税发 2006 156号 和 关于修订增值税专用发票使用规定的补充通知 国税发 2007 18号 进一步加强了纳税人开具红字增值税专用发票的管理 根据 增值税专用发票使用规定 企业需要开具红字增值税专用发票时 应先向税务机关提交 开具红字增值税专用发票申请单 以下简称 申请单 税务机关审核并开具 开具红字增值税专用发票通知单 以下简称 通知单 后 企业方可开具红字专用发票 航天信息依据国税总局业务需求 在防伪税控税务端软件和开票子系统软件原有功能基础上进行了修改完善 实现了申请单 通知单的信息化管理 修改后的一机多票开票子系统为V6 13 目录 第一章系统简介1 1业务背景1 2开具红字专用发票的处理流程1 2 1购买方申请开具1 2 2销售方申请开具 第二章新增主要改进功能2 1红字专用发票填开方式2 1 1直接开具方式2 1 2导入填开方式2 2红字发票申请单2 2 1申请单填开2 2 2申请单修改查询2 2 3申请单导出第三章常见问题解答 第一章系统简介 国家税务总局对 增值税专用发票使用规定 进行了修订 专门下发了国税发 2006 156号及 2007 18号文规定要求 一般纳税人在取得专用发票后需开具红字发票时 需要执 开具红字增值税专用发票申请单 到税务机关先开具 开具红字增值税专用发票通知单 再由企业在开票系统中开具红字发票 1 1业务背景 针对红字增值税专用发票的管理 原防伪税控税务端系统需要通过升级增加红字票通知单管理系统 同时 只需将原防伪税控一机多票开票子系统上层软件升级为防伪税控一机多票开票子系统V6 13 升级后的开票子系统增加了对红字专用发票的管理 具体实现功能如下 1 升级后开具红字专用发票时 必须输入通知单编号 2 升级后的开票子系统提供了申请单管理功能 包括填开 修改查询和导出 打印出的申请单如下图所示 1 2开具红字专用发票的处理流程 企业需要开具红字专用发票时 应先向税务机关提交申请单 税务机关审核并开具通知单后 企业方可开具红字专用发票 根据实际业务需要 可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况 其处理流程不同 具体如下 1 开具情况当出现以下情况时 应由购买方申请开具红字专用发票 1 购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣 之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出 2 购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时 专用发票抵扣联 发票联均无法认证 专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符 专用发票认证结果为专用发票代码 号码认证不符 所购货物不属于增值税扣税项目范围 1 2 1购买方申请开具 1 2 1购买方申请开具 购买方提交 申请单 购买方税务机关审核后开具 通知单 购买方将 通知单 交予销售方 销售方开具红字专用发票 2 开具流程购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1 2所示 图1 2购买方申请开具流程 1 2 1购买方申请开具 1 购买方提交 申请单 若购买方需要申请开具红字专用发票 购买方应向主管税务机关提交 申请单 2 购买方税务机关开具 通知单 购买方税务机关根据纳税人提交的 申请单 审核后通过红字票通知单管理系统开具 通知单 3 购买方向销售方发送 通知单 购方税务机关开具 通知单 后 将纸质 通知单 交给购买方 购买方即可以适当方式将纸质 通知单 传递给销售方 4 销售方开具红字专用发票销售方接收到由购买方传递的纸质 通知单 根据 通知单 的内容在开票子系统中开具红字专用发票 1 开具情况当出现以下情况时 应由销售方申请开具红字专用发票 1 因开票有误购买方拒收 2 因开票有误等原因尚未交付 2 开具流程销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1 3所示 1 2 2销售方申请开具 销售方提交 申请单 销售方税务机关审核后开具 通知单 销售方开具红字发票 图1 3销售方申请开具流程 1 2 2销售方申请开具 1 销售方提交 申请单 若销售方需要申请开具红字专用发票 销售方应向主管税务机关提交 申请单 2 销售方税务机关开具 通知单 销售方税务机关根据纳税人提交的 申请单 审核后通过红字票通知单管理系统开具 通知单 3 销售方开具红字专用发票销售方凭取得的 通知单 内容在开票子系统中开具红字专用发票 第二章新增改进主要功能一机多票开票子系统V6 13中 利用直接开具功能开具红字专用发票时 必须输入通知单编号 同时提供了申请单开具功能 具体新增和改进的功能详述如下 在一机多票开票子系统V6 13版软件中 在发票填开界面中 点击 负数 按钮时 新增两个选择菜单 一项为 直接开具 另一项为 导入红字发票通知单 界面如图2 1所示 企业可以通过直接开具或导入红字发票通知单两种方式填开红字专用发票 2 1红字专用发票填开方式 图2 1负数发票开具方式 操作步骤 第一步 在一机多票开票软件V6 13中的发票填开界面中 选择 负数 按钮下的 直接开具 菜单项 系统会弹出通知单编号输入窗口 如图2 2所示 2 1 1直接开具方式 图2 2通知单编号输入窗口 第二步 在窗口中对应输入两遍通知单编号 若两遍号码相同则激活 下一步 按钮 点击 下一步 按钮后 系统会弹出销项正数发票代码号码填写 确认窗口 如图2 3所示 图2 3销项正数发票代码号码填写 确认窗口 2 1 1直接开具方式 第三步 对于通知单上有对应蓝字专用发票代码 号码的 填写蓝字专用发票代码 号码 否则 不需要填写蓝字专用发票代码 号码 点击 下一步 按钮 显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息 如图2 4所示 图2 4对应的正数发票票面信息 2 1 1直接开具方式 第四步 如果对应正数发票票面信息无误 点击 确定 按钮 进入负数发票填开界面 如图2 5所示 如果对应正数发票票面信息有误可以点击 上一步 按钮进行修改 图2 5负数发票填开界面 2 1 1直接开具方式 说明 1 通知单编号必须输入 否则无法开具红字专用发票 且需要输入两遍 输入后以密文显示 2 通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成 共16位 其编码规则为 第1 6位是主管税务机关代码 第7 10位是年份月份 第11 15位是通知单顺序号 第16位是校验位 3 如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单 则在开具红字专用发票时需按下述方式输入16位编号 其规则为 编号前十位固定为1234569911 后六位为旧通知单编号的后6位 若旧通知单编号超过6位 则取其后6位 若不足6位则前面填0补齐 4 一张通知单只能对应开具一张红字发票 如果输入的通知单编号已经开具过红字专用发票 则在输入编号后 点击 下一步 按钮后 系统提示 已使用过 不能重复使用 2 1 2导入填开方式 对于销售方申请开具红字专用发票的情况 在开具红字专用发票时 可以使用导入红字发票通知单的功能 即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时 可以提供通知单电子文件的下载 销售方企业可利用介质拷贝 通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息 第二章新增改进主要功能 操作步骤 第一步 在一机多票开票软件V6 13中的发票填开界面中 选择 负数 按钮下的 导入红字发票通知单 菜单项 系统会弹出打开文件窗口 如图2 6所示 2 1 2导入填开方式 图2 6选择 通知单 文件的开具界面 第二步 在打开文件窗口中 选择对应的通知单电子信息文件 系统提示 正在进行数据转换 转换结束后 在发票填开界面上显示出导入的红字专用发票信息 此信息包括票面上的所有信息 如图2 7所示 其中 备注栏中自动显示对应的通知单编号 图2 7导入 通知单电子信息 文件后的发票填开界面 2 1 2导入填开方式 第三步 确认发票填开界面上的所有信息正确后 点击 打印 按钮开具红字专用发票 说明 1 通知单电子信息只能在销方所属税务机关下载获得 购方所属税务机关不提供下载功能 通知单电子信息的文件类型是XML格式 其编码规则为 税号的前6位 年月 序号 校验位 XML 例如 4103050806000063 xml 2 在使用导入红字发票通知单功能时 一次只能导入一个通知单电子文件 如果要开具多张红字专用发票 只能逐个导入通知单电子文件后进行开具 3 如果导入的通知单电子信息已经开具过红字专用发票 在点击 打印 按钮时 开票系统会提示申请单重复 不能继续开具此张红字专用发票 具体提示信息如图2 8所示 2 1 2导入填开方式 4 废旧物资销售发票红字票的填开流程及方法与专用发票红字票相同 普通发票红字票的填开流程及方法与升级前的一机多票开票子系统V6 10中的填开方法完全一样 图2 8提示 申请单重复 界面 2 1 2导入填开方式 2 2红字发票申请单 2 2 1申请单填开主要功能 在开票系统中填开红字发票申请单 操作步骤 第一步 进入 发票管理 界面 点击 红字发票申请单 申请单填开 菜单 弹出红字发票申请单信息选择界面 如图2 9所示 图2 9红字发票申请单信息选择 第二步 在红字发票申请单信息选择界面中 可以选择两种方式 购买方申请和销售方申请 1 购买方申请由购买方申请开具红字专用发票 根据对应蓝字专用发票抵扣增值税销项税额情况 分已抵扣和未抵扣两种方式 1 当选择已抵扣时 只要选择发票种类后 不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码 点 确定 进入填开界面 2 当选择未抵扣时 应根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因后 选择发票种类 并填写对应蓝字发票代码和号码 点 确定 进入填开界面 如图2 10所示 图2 10购方红字发票申请单填开界面 2 2红字发票申请单 2 销售方申请由销售方申请开具红字专用发票 根据实际情况选择理由后 选择发票种类 并填写对应蓝字发票代码和号码 点 确定 按钮后弹出如图2 11所示的界面 查看信息无误后点击 确定 按钮进入申请单填开界面 如图2 12所示 图2 11销方红字发票申请单信息选择界面 2 2红字发票申请单 图2 12销方红字发票申请单填开界面 2 2红字发票申请单 第三步 在红字发票申请单填开界面中 填写纳税人信息 选择商品名称 输入商品数量 申请理由等信息 填写完成后 点 打印 按钮 系统保存此张红字发票申请单 并弹出打印界面 如图2 13所示 图2 13红字发票申请单打印界面 注 商品数量和金额必须为负数 2 2红字发票申请单 2 2 2申请单修改查询 主要功能 查看 修改 删除已填开的红字发票申请单 操作步骤 第一步 点击 红字发票申请单 申请单修改查询 菜单项 系统弹出 红字发票申请单查询 界面 如图2 14所示 图2 14红字发票申请单查询界面 第二步 设置好查询月份后 点 确定 按钮 系统显示如图2 15所示 图2 15红字发票申请单的明细界面 在此界面中 可以对申请单查看明细 修改和删除 选择一张红字发票申请单后 通过点击页面上方的 修改 按钮进行申请单内容的修改 点击页面上方的 删除 按钮可以删除申请单 点击页面下方的 查看明细 按钮 则可以查看申请单详细信息 2 2 2申请单修改查询 2 2 3申请单导出 主要功能 可以查看 导出某月已填开的红字发票申请单 操作步骤 第一步 点击 红字发票申请单 申请单导出 菜单项 系统弹出 红字发票申请单导出 界面 如图2 16所示 图2 16红字发票申请单查询界面 第二步 选择需要导出申请单的月份 点击 确定 按钮 系统弹出该月已填开的所有红字发票申请单的明细 选择需要导出的申请单 点击 导出 按钮 将申请单导出为xml文件 如图2 17所示 图2 17导出红字发票申请单界面 2 2 3申请单导出 第三步 点击图2 17所示的 确认 按钮后 提示选择保存文件的路径 然后点 确定 按钮 如图2 18所示 图2 18选择红字发票申请单导出路径 2 2 3申请单导出 第四步 申请单导出成功后 在保存路径下可找到导出的xml文件 将该文件拷贝到软盘或者U盘 提供给主管税务机关 由其导入该文件后开具通知单 说明 1 导出申请单时 可以选择一次导出一个申请单 也可以一次导出多个申请单 导出多个时 可以按住 Ctrl 键 使用鼠标左键选择需要导出的任意多个申请单 也可以按住 Shift 键 使用鼠标左键选择需要导出的连续多个申请单 2 每个申请单对应导出一个xml文件 3 导出的xml文件命名规则是 税号 开票机号 年月 序号 2 2 3申请单导出 第三章常见问题解答 1 实现了红字专用发票的信息化管理后 企业开具发票主要有哪些变化 答 主要是企业在开具红字专用发票 包括废旧物资发票 时发生了变化 而开具红字普通发票及各种正数发票均无变化 升级前开具红字专用发票必须输入对应的正数发票代码 号码 升级后开具红字专用发票时则必须输入通知单编号 2 如果企业的开票系统在升级为V6 13之前已经取得了手工通知单 升级后需开具该张红字发票 此时是否需要重新申请通知单 答 不需要 企业可以根据已获得的手工通知单来开具该张红字发票 只需取手工通知单编号的后6位 并在其前加上1234569911即可 对于手工通知单编号不足6位的手写通知单在其前填0补齐 3 在开具红字专用发票时 点击 负数 后需选择 直接开具 或 导入红字发票通知单 这两者有什么区别 分别在什么情况下使用 答 直接开具 是指销方在获得通知单后 采用手工输入通知单编号等信息的方式开具红字发票 无论是购方申请还是销方申请 销方都可以在取得通知单后利用该功能开具红字发票 导入红字发票通知单 是指销方采用直接导入从税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票 只有在销方申请开具红字发票的情况下 才能从销方税务机关获得通知单电子文件的下载 4 在利用 导入红字发票通知单 功能开具负数发票时 选择了XML文件 但系统提示 通知单号校验未通过 是何原因 答 这是由于选择的XML文件不是从税务端导出的通知单文件造成 例如可能选择的是本企业开具后导出的红字发票申请单文件 从开票系统中导出的红字发票申请单文件命名规则为 税号 开票机号 年月 序号 而从税务端导出的红字发票通知单文件命名规则为 税号前6位 年月 序号 校验位 对两者应加以区分 5 直接开具红字专用发票时必须输入通知单编号 那正数发票代码 发票号码是不是可以不输入 答 是否输入正数发票代码 号码需视通知单内容而定 如果通知单上有对应的正数发票代码 号码 则需输入 否则 不需输入代码 号码 6 在开票系统V6 13中填开申请单时 什么情况下需要输入蓝字发票的代码与号码 答 在购方申请开具并选择未抵扣与销方申请开具时需输入蓝字发票代码与号码 由购方申请开具且选择已抵扣时无需输入蓝字发票代码与号码 7 根据获得的通知单开具红字专用发票后 如果发现开具的红字发票有误 是否可以作废该张红字发票 作废后如果仍要开具此张红字发票 是否需要重新申请开具 答 可以作废已开具的红字发票 作废后仍可根据原通知单开具正确的红字发票 无需重新申请开具 8 在什么情况下可以对保存后的申请单进行修改与删除 答 开票系统V6 13对已开具申请单的修改与删除没有时间限制 但企业应根据实际情况进行修改或删除 9 在哪些情况应由购买方向主管税务机关申请开具通知单 答 1 购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣 之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出 2 购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时 专用发票抵扣联 发票联均无法认证 专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符 专用发票认证结果为专用发票代码 号码认证不符 所购货物不属于增值税扣税项目范围 10 销方在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通