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文档简介

秘书处作业指导书 总裁秘书职责日记工作 一、办公室内务 1、办公环境明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。 1）每天准时上班；2）开门、开窗通风；3）为董事长备好茶水；4）每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等；5）及时清理办公、生活垃圾。 2、外出行程安排根据董事长的出差行程，预定车票、机票、酒店、安排司机准点接送等；准备出差需携带的文件、资料。 3、董事长个人财务管理负责董事长各项公务费用的报销。 4、文书写作掌握文书写作要领，高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。 5、文件管理流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范。 1）对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理；2）外来红头文件向人力资源部索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录及存档；3）内部红头文件作好收文编号，记录并放置在集团发文存档的档案盒内；4）外来公函、通知及文字资料及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理并存档；5）内部通知、公司各部门（单位）、子分公司递交报告、函件、会议记录及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理并存档；6）重要的和紧急的文件，须提醒董事长及时批阅，并协助董事长高效处理文件；7）每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，根据董事长的批示，对需要流转的文件及时传递，在文件流转过程中做好保密工作；8）对董事长的手书指令复印件传给相关人员，正本并存档；9）根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅；10）对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。 二、来宾接待彬彬有礼热情接待 1、笑脸相迎，茶水相待； 2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片； 3、及时向董事长请示； 4、按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）； 5、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 三、会务服务准备充分、安排周全、接待周到、组织完善 1、每周一的例会1）确定与会人员并及时通知相关与会人员；2）会议文件的准备；3）会议签到及记录，处理会议期间的各种突发事件，并完成会议纪要；4）根据会议的内容，董事长的指示及时落实相关工作。 2、董事会1）会议议程的拟定；2）确定与会人员；3）会议通知起草和发送；4）会议文件的准备；5）会议场所的确认及会场布置；6）会议签到及记录；7）与会人员的接待工作。 3、工作会1）检查会场环境是否干净整洁；2）检查会议通知是否到位；3）检查会议文件准备是否齐备；4）会议人员的接待；5）会议期间的服务。 四、完成董事长交代的其他事宜。 周记工作对每周内每天的工作进行总结，文件按时间、名称分类。 月记工作对每月内每周的工作进行总结，文件按时间、名称分类，将杨总、张总的考勤情况交给综合管理部考核。 季记工作对每季内每月的工作进行总结，文件按时间、名称分类。 年记工作对每年
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