行政前台的岗位职责.docx行政前台的岗位职责资料.docx

抱抱熊早教管行政前台岗位职责职务：行政前台上级主管：行政人事部经理工作对象：馆内人员主要职责：1.日常到访客人的接待，协助早教馆负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。2.馆内电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。3.馆内日常会员的接待，协助销售部和教学部颁布各项通知，以及为护院排课。4.及时查阅提醒顾问及教师会员的消课情况，统计需要续费的会员并及时通知销售及教师，进行后续的续费跟踪。5.馆内邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。6.馆内各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。7.馆内办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。8.对保洁、植物盆栽等工作的监督和检查。9.对设备遥控板、个人办公区域的管理。10.馆内办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。11. 日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）12. 馆内领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排；13.非长期性预订车辆的管理和费用结算；14.馆内后勤管理，各类费用的支付工作，包括：物业费、水电费、桶装水、网费，电话费等，包括与对应单位保持良好的合作和沟通；15.库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。16.档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。17.本人工作管理。按日提报工作写实，按季度提报本人季度工作报告及下季度工作总结，按年提报年度工作报告；通过定期对本职工作 的总结，以完善和提高现有工作水平；18.馆内负责人及部门经理交办的其他工作。工作流程和工作要求：1. 接待日常到访客人，协助馆内负责人及部门经理做好日常公关工作。工作流程：1）客户进门起身迎接，了解来访者身份和意图。2）如是咨询客户，准备相应的宣传资料， 3）需引导到洽谈区登记到访客户登记表，为客户准备饮品，进行简单的中心介绍。4）填写完毕后，再转接给相应的课程顾问进行后续跟踪。5）客户若来访者是有其他是由未预约或是初次拜访，不得将馆内领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。6）客人离开后2分钟以内清理水杯及垃圾整理登记表，整理桌椅、保持洽谈区的整洁；7）若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在日常行政交接转达登记簿上登记，及时通知相关人员做回复；若来访 者表示下次再来，则需在日常行政交接转达登记簿上注明；8)及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复；9）及时将用完的客户来访登记薄交由行政专员归档。注意事项：1) 接待客户热情周到，及时给客户添加茶饮品并在客户离开后及时整理会客室；2) 客户来访登记薄的详细记录；并及时将使用完的记录归档；3) 及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；4) 不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。2. 馆内电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。工作流程： 1）电话响铃三声内，立即接听，“您好，抱抱熊早教馆！请问有什么可以帮您？”，同时注意礼貌和语速表情；2）接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和；3）如果是客户咨询，需要了解宝宝姓名、性别、出生日期、家长姓名、联系方式、家庭住址、从什么渠道了解我们早教，对比早教品牌，日常教养人，家长主要关注点的问题等。 4）通话结束语“还有什么能够帮助您？祝宝宝健康！”应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；5）首次来电咨询，按照顾问分配原则，依次安排；如是已有相应顾问，则需要转接给响应顾问进行继续跟踪。6）没有接听到的电话，应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；将需要转达的内容及时记录在电话记录上；7）记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。8）及时将用完的来电记录表归档。注意事项：1）来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；2）了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相 关工作人员；3）如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息；严禁事项：1)来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁；2)未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误；3)来电记录表按年度不及时归档。3.公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。工作流程（邮件签发及费用结算）：1）馆内各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在邮件发送登记表上登记后，交行政前台统一寄出。2）合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按邮件发送登记表的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。3）需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写邮件发送登记表，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托 运，自行寄出”。4）根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。5）对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。工作流程（邮件签收）：1)馆内收取的各类邮件、物品统一由行政前台在邮件签收登记表上签收登记后，再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在邮件签收登记表上签字确认。3)邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任；如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人承担相应责任。4)如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。5)如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在职同事代为签收；如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。6)代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。7)对公司丢失文件情况做以记录，了解原因，马上汇报部门经理，提出解决办法。严禁事项：1)收件人未在LPL邮件签收登记表签收文件，就擅自领走文件。2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。3)不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。4.公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。工作流程（非电子邮件类）1)前台收/发文件应及时在收文明细/发文明细中登记文件收/发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；2)前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字，如需本部保存的，需要及时归档；3)前台应（电话确认或网络查询等方式）确保本人经办的文件对方已收到；4)将收文明细发文明细分别按项目分类归档。注意事项：1)详细填写收文明细/发文明细，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容；2)及时转交给相关人员；3)按项目分类归档。工作流程（电子邮件类）1)前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；2)在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件 夹中建一个“年月日项目名称”的文件夹；3)将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在收文明细/发文明细中记录，收/发方式在备注中注明；4)及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到； 5)当天工作结束后，将接收/发送的文件归档。（日后需要整理后存至服务器相应项目文件夹中。）注意事项：1)了解所收发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；2)及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；3)按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。5.馆内办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。工作流程：1)每天早上9：00、中午13：20和下午17：25检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断；2)保证办公家具、装修墙面、地面等的完好，每日检查并做记录办公区检查表，如出现问题，立刻予以修复；重大问题需要上报部门经理审批。3) 保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗，以便空气流动；4) 报刊整理整洁有序，废旧报刊、家具等处理及时（处理费用定期上交财务部门），计入备用金流水帐簿；5) 做好消耗品领用登记； 6.对保洁、植物株摆