采购与供应商的管理(2).ppt

VMTA 健峰管理技术研修中心 林甘霖 供应商管理 前言 一个企业无法百分百的材料都自己生产 因而必须通过交易行为 使企业达到目的与需求 因此采购与供应商的相互关系 即形成不可分割的亲密关系 然而每个公司多少都会抱怨供应商配合度 质量 成本从不检讨自己 只怪供应商 而供应商做不到也不会反应 也是怪他人 所以一个企业就在你抱怨我抱怨中 有人成长 有人关门 因此今天我们一起来探讨 供应商的管理 如何才能达到双赢 一 供应商管理的概述 供应商的分类 一个企业的供应商有很多 通常可以分为三类 第一类是原材料供应商 是指本企业产品中经常使用的原材料供应商 或策略伙伴 可称为管理型供应商 也是如今ERP中所提的供应链的主要部分 第二类是小额服务性供应商 是指一些小金额的固定长期服务供应商 如食堂供应 电脑维护 设备维护商 快递公司 办公用品供应商等 可称为服务型供应商 第三类是临时性供应商 通常是指一次性供应商 如设备供应商 可称为临时型供应商 供应商管理通常是做第一类供应商 按供应商管理体系去运作 进行相应的评分 第二类供应商通常只是保存名单 选用几个相关的供应商名单 感到当某个供应商不满意时 随时可以更换 第三类供应商是在需要时去联系或寻找 可以同时找几家供应联系 然后再从几个供应商中选择其中一个 二 供应商管理的内容供应商管理的内容包括供应商的开发 供应商评估 供应商联盟 供应商绩效管理等 其中供应商评选是供应商管理的重中之重 供应商评选是要对现有供应商在过去合作过程中的表现或对新开发的供应商作全面的资格认定 评估供应商主要着重于对他们的技术 质量 交货 服务 成本结构和管理水平等方面的能力进行综合评定 供应商评选标准主要从质量控制能力 财务状况 经营管理能力 员工素质 合约执行能力等五个方面加以一一制定 在本节中 对供应商的开发 选择 评估 认定 管理一一叙述 1 供应商对企业发展的重要意义 好的供应商是公司的好伙伴 不好的供应商是公司的要害 它有如 女人嫁错郎 男人入错行 一旦嫁错 一辈子叫苦连天 一旦入错行一生事业暗淡无光 相同的供应商选对平步青云可以大展鸿图 选择错供应商即叫苦连天 所以我们选择供应商有很重要的意义 一个企业的发展必须要有许多的供应商配合所组成 企业的成功与失败 除了企业本身的体质 管理外 其余的都与供应商有极密切的关系 例如 供应商的单价 交期 品质 配合 等 2 我们选择供应商有什么重要的意义供货商供应物料的顺畅 才不會造成停工待料 进料品质的稳定 才可以提高成品的品质与交期以及市場的竞争力 交货数量的符合 才不會造成公司尾数与短装 交期的准确 可以保障公司對客戶的承諾 合理的成本 可提高产品的竟争力 各项工作的协调 可使双方配合工作顺利 所以我们选择优秀的供应商对企业是非常重要的 3 一个好的供应商应包括哪几项主体 好的供应商 应有下列几项主体 优秀的企业领导人 企业才能稳定成长 高素质的管理干部 企业才会有效率与活力 稳定的员工群体 才有良好的品质 良好的机器设备 品质更可以保正 良好技朮 才能使产品品质更有保障与成本降低 良好的管理制度 才会激励员工士气 良好的互动 可以使双方更紧密的配合 4 寻找供应商 在目前的市场经济条件下 供应商的寻找除比较特殊的要求外相对较为容易 一方面可以通过工商黄页寻找 另一方面还可以通过Internet网络寻找 还可以通过朋友介绍 在寻找的过程中 要注意地理位置和供应商规模的选择 同时在寻找到合适的供应商时 还应让供应商提供一些基本资料 以便于做一定的筛选 以下是供应商的调查内容 1 管理人员水平 管理人员素质的高低 管理人员工作经验是否丰富 管理人员能力的高低 2 专业技术能力 其技术人员素质的高低 技术人员的研发能力 各种专业技术能力的高低 3 机器设备的情况 机器设备的名称 规格 厂牌 使用年限及生产力 机器设备的新旧 性能及维护状况等 4 材料供应状况 其产品所用原材料的供应来源 其材料的供应渠道是否畅通 其原材料的品质是否稳定 其供应商原料来源发生困难时 其应变能力的高低等 5 品质控制能力 其品管组织是否健全 品管人员素质的高低 品管制度是否完善 检验仪器是否精密及维护是否良好 原材料的选择及进料检验的严格程度 操作方法及制程管制标准是否规范 成品规格及成品检验标准是否规范 品质异常的追溯是否程序化 统计技术是否科学以及统计资料是否详实等 6 财务及信用状况 每月的产值 销售额 来往的客户 来往的银行 经营的业绩及发展前景等 7 管理规范制度 管理制度是否系统化 科学化 工作指导规范是否完备 执行的状况是否严格 8 供应商调查资料表1 供应商调查资料表2 5 供应商开发的步骤 物料分类 搜集供应商资料 供应商调查 成立供应商评估小组 调查评估 送样或小批量试验 比价议价 追踪考核 供应商之筛选 6 供应商的开发与考核 1 供应商考核的项目 价格 品质 批退率 合格率 交期交量 交货率 送货数量 订购数 100 交货率越高 得分越多 逾期率 逾期批数 交货批数 100 逾期率越高 得分越少 配合度 服务 2 供应商评估主要有哪些控制要点 供应商的选擇条件供应商的品质保证能力供应商的样品品质鉴定供应商评估内容及步骤的确定供应商评估结论的审核与批准合格供应商的批准合格供应商档案的建立合格供应商的供货情况 并要定期監督與考核根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导监督以及发现问题的处置 3 供应商的控制方法主要有哪些 a 驻厂b 定期或不定期到工廠進行檢查c 設監督點對特殊的工序進行檢查d 要求供應商及時報告生產狀況f 組織管理技朮人員對供應商進行輔導g 進料檢查h 要供應商提供生產日報表與檢驗日報表 在5分鐘內傳真到采購部 4 供应商管理程序1 目的 開發具有競爭的協力廠商 提供適時 適量及適價的零件 並對協力廠商的品質 交期 價格及環境保護管理上加以考核評鑑 使協力廠商與本公司相扶相持 共存共榮 2 範圍 2 1凡是國內外代理商 貿易商 製造商及工廠等欲和本公司往來時都適用新廠商開發 2 2本公司登錄合格有交易往來的協力廠商生產性材料與委外加工廠商都適用於廠商考核與廠商評鑑 3 權責 3 1申請單位 各單位認為有必要開發某家新廠商 由申請單位 採購 品保 研發單位 填寫 協力廠商申請資料表 經主管簽核後提出申請 3 2評鑑小組 由採購 品保 研發等單位之主管人員所組成 決定 協力廠商申請資料表 上的新廠商是否需要廠商調查 另外對於廠商交貨品質不良時 再重新評鑑其交期 品質 技術及開發能力等 3 3採購單位 協助申請單位為新廠商及協力廠商之間的連絡管道及新廠商調查 3 4品保單位 新廠商開發時的調查 廠商交貨品質的考核 廠商交貨品質不良時再重新評鑑廠商 3 5研發單位 新廠商開發時的調查 廠商交貨品質不良時 再重新評鑑廠商 3 6財務單位 會簽 協力廠商異動通知單 編寫廠商編號 4 定義 4 1新廠商 指尚未與本公司有交易往來之生產材料或委外加工廠商 4 2廠商 協力廠商 指供應零件的供應商或委外加工的加工廠商 4 3調查 針對新廠商的製程 品質 交期 技術及設備等加以調查評鑑判定是否符合本公司標準 4 4考核 針對協力廠商交貨情形 由採購單位提出給予廠商獎勵懲罰 4 5評鑑 針對調查符合之新廠商或協力廠商交貨不良情形時 由評鑑小組安排時間實際到廠商生產工廠實地視察品質系統及製造能力 4 6委外加工廠商 本公司供應零件給廠商將零件組成半成品交給本公司 4 7供應廠商 凡是經本公司調查與評鑑之生產性材 物 料廠商合格 登錄在 合格廠商名冊 5 內容 5 1新廠商開發作業 生產性材料或委外加工廠商 5 1 1新廠商之開發時機 5 1 1 1為求降低零件採購成本或新零件需求 降低委外加工費用或尋求其它委外加工廠商 使本公司產品能在市場上更具有競爭力 5 1 1 2新廠商在品質上 技術上 配合度 環境保護管理或其他方面值得開發成為本公司合格廠商 5 1 2新廠商開發目的 5 1 2 1當新零件提出需求而有廠商無法達到本公司的要求 勢必尋求其它提供符合本公司要求的零件為本公司所用 5 1 2 2尋找價格更低廉 品質更優良 交期準確的合格廠商為本公司所用 使本公司的產品在市場上更具有競爭力 5 1 3新廠商的評鑑 5 1 3 1由申請人提出 協力廠商申請資料表 經申請單位主管簽核後送交評鑑小組 5 1 3 2品保 採購 研發等單位 會同去廠商評鑑 如評鑑小組認為不必評鑑 則請廠商提供 協力廠商申請資料表 與營利事業登記證 公司執照及工廠登記證等影本即可不必實地去評鑑 5 1 3 3新廠商評鑑時需填寫 廠商調查結果通知書 做為調查評分的依據 5 1 3 4新廠商評鑑之日期及交通工具等 由評鑑小組連絡廠商及品保 研發等單位訂定 5 1 4新廠商評鑑結果判定 評估新廠商在製程上 開發作業上 品質管制上 交期上 技術上及環境保護系統上各方面是否符合本公司的要求 填寫 廠商調查結果通知書 經評鑑小組判定是否合格 合格廠商再轉送核決單位核示 不同意時 則退回評鑑小組不列入本公司合格廠商 如有需要可另行專案處理或重新廠商評鑑 5 1 5免評鑑新廠商之條件 5 1 5 1國營事業 5 1 5 2附 出貨報告 貿易商及代理商 5 1 5 3獨佔性或寡佔性廠商 5 1 5 4客戶指定之廠商 5 1 5 5經評鑑小組開會決定 5 1 6合格新廠商編號登錄 由採購單位填寫 協力廠商異動通知單 並附上營利事業登記證 公司執照 工廠登記證及 廠商調查結果通知書 影本 提交財務單位 編列廠商代號轉交評鑑單位 由評鑑單位輸入電腦 合格廠商名冊 內 5 2廠商考核作業 5 2 1廠商考核目的 為求合格協力廠商不故步自封 不求進步 故對本公司合格協力廠商的交貨狀況進行考核 使廠商能自我提昇追求零缺點目標 5 2 2廠商考核評分方法 依据 厂商考核评分基准 5 2 3廠商考核方式 5 2 3 1廠商考核方式依據進料檢驗所針對廠商每批進料檢查所得到的資料每月提出一份 協力廠商品質評分月報表 提供給採購 採購依此資料決定廠商之考核 5 2 3 2如果是屬於處罰性則將內容傳真給廠商 請廠商確認後簽回 如果有異議則向採購反應 經雙方同意修正內容後確認簽回 如廠商不肯簽回 則以減少訂貨量或取消新零件報價方式處理 5 3廠商評鑑作業 5 3 1廠商評鑑目的 協力廠商交貨時 在品質 交貨及配合度等作業上常出問題 以致影響本廠產品之順利產出時 所進行之評鑑 5 3 2廠商評鑑單位 5 3 2 1由相關單位主管授權部門工程師 並成立評鑑小組至該協力廠商處進行品質輔導評鑑作業 5 3 2 2評鑑日期 地點及交通工具由品質輔導評鑑人員通知該協力廠商 5 3 3廠商評鑑週期 5 3 3 1定期之評鑑 協力廠商之定期性評鑑至少一年實施1次 5 3 3 2不定期評鑑 廠商有重大品質異常及突發狀況時 於定期性評鑑外增加評鑑次數 5 3 4廠商評鑑方式 5 3 4 1由品保單位依據 協力廠商品質評分月報表 以E級廠商為輔導對象 由品保人員或工程師至該協力廠商處進行品質提昇輔導作業 5 3 4 2廠商評鑑為針對其進料檢查 製程上 作業性 物料存放方式 環境保護 出貨檢查 研發能力及技術能力等各方面加以評核鑑定 找出問題點提出解決方式 請廠商加以改進 5 3 5廠商評鑑處理 評鑑人員將評鑑結果登錄於 廠商調查結果通知書 找出問題點並提出解決方針供相關單位參考 並督促廠商加以改進 5 3 6供應廠商資格取消 5 3 6 1如評鑑結果廠商能配合本公司改善 經評鑑小組核示後繼續和廠商往來 5 3 6 2如評鑑結果廠商無法配合改善 或多次輔導廠商請其針對問題點改善 廠商無法配合改善 由需求單位提出交評鑑小組決議 經評鑑小組裁決為不合格廠商須取消其供應資格 再呈交核決單位簽核後生效 6 相關文件 6 1廠商考核評分基準 7 附件 7 1協力廠商申請資料表7 2協力廠商異動通知單7 3廠商調查結果通知單7 4合格廠商名冊7 5協力廠商品質評分月報表7 6品質考核通知單7 7廠商品質評鑑通知單7 8廠商評鑑報告 五 采购的组织结构与职能 1 采购的组织要明确 并要把职能规范说明清楚 2 采购主管 主办 助理等工作内容要明确规范 3 采购部门所有人员应具备采購相关知識 以及要反應快與成本的概念等 所以不是每位人员都可以当采购 故要规范该部门人员的基本条件 才不会造成部门与公司的伤害 4 采購組織 參考 圖 采購經理 原材類 經理助理 五金類 包材類 塑膠類 采購課長 六 采購作業流程 采购作业内容是从收到 请购案件 开始进行分发采购案件 由采购经办人员先就采购内容 查阅 厂商资料 采购记录 及其他有关资料后 开始办理询价 于报价后 拟定议价方式及各种有利条件 进行议价 办妥后 依核决权限 呈核订购 采购程序 一 接件分发 请购单各栏填写是否清楚接分配原则分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用 交货期联络单 通知请购部门撤销请购单应先送办理 二 询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门 充分了解请购材料的品名 规格 急件或需用日期接近者应优先办理 向厂商详细说明品名 规格 质量要求 数量 扣款规定 交货期 地点 付款办法 同规格产品有几家供应宜均询价 有否其他较有利的代用品或对抗品 三 比价与议价 厂商的供应能力是否能按期交货 质量确认 是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商 其他经销商价格是否较低 经成本分析后 没定议价目标 是否有必要向厂商索取型录比较 价格上涨下跌有何因素 是否有必要开发其它厂商或转外购 规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 四 呈核 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 买卖惯例需超交者应注明 现场选用较贵材料时 联络请购部门述明原因 按核决权限呈核 五 订购 开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立 要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先 开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或 mail给相关供应商 所开立的订购单依规定送给相关部门做收料 付款等依据 六 催交 约交日期前应确认交货期 无法于约交日期交货时 联络请购部门列入交货期异常控制表内催办 已逾约交货日期尚未到货者催交 七 整理付款 发票抬头及内容是否相符 发票金额与请购单价格是相符 有否预付款或暂借款应处理 是否需要扣款 需要办退税的请购单转告退税部门 需要请购单 采购单 要第一联的 检收单 送货单 发票等 七 采购预算与数量管理 一 采购预算 PurchasingBudget 预算 系将计划或活动以金额来表示之 传统上对采购预算之编制 系将 本期应购数量 订购数量 乘以各该物料的购人单价 或按照物料需求计划 的请购数量乘以标准成本 即可获得采购金额 预算 物料预算可分为三类 1 以时间分类 年度预算月份预算专案预算2 以用料性质分类 资本用料预算营业用料预算3 以功能分类 用料预算购料预算 采购数量的预算采购财务的预算 二 数量管理 采购数量的确定 是由企业生产计划 库存计划 财务计划等综合决定的 八 供应商管理 1 采购部门的组织结构职能都完成后 接着要找寻供應商 而好的供應商是公司的好伙伴 不好的供應商是公司的要害 所以要如何要选对供應商是重要的工作 2 我们选择供應商有什么重要的意义 供應商对公司 对采购 工作者是一项非常重要的工作 它有如 女人嫁错郎 男人入錯行 一但嫁错 一輩子叫苦連天 一但入错行一生事業暗淡無光 相同的供應商选对平步青云可以大展鸿图 选择错供應商即叫苦连天 所以我们选择供應商的重要意义 3 一个好的供应商应包括哪几项主体 好的供应商 应有下列几项主体 优秀的企业领导人 企业才能稳定成长高素质的管理干部 企业才会有效率与活力稳定的员工群体 才有良好的品质良好的机器设备 品质更可以保正良好技朮 才能使产品品质更有保障与成本降低良好的管理制度 才会激励员工士气良好的互动 可以使双方更紧密的配合 4 寻找和评估供应商4 1 为提升公司生产效率和减少停工待料 采购部必须以实际需要寻求供應商 4 2 采购部在寻找供應商中 必须要了解该公司的设备 制造能力 配合度 等 4 3 当采购确定新的供應商可以与公司配合后 必须会同品质部 技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴 4 4 该厂商评鉴中必须依据公司进行考核 经相关主管判定合格或不合格 供应商工厂评审考查表 案例 4 5 供應商判定不合格者 给予通知限期改善不合格项目 改善后通知重新评审要求 收到评审要求后另行约定时间重审 4 6 判定合格的供應商 采购部列入合格供應商名录 下单开始列入供應商管理办法 4 7 采购部必须随时寻求新的供應商 以利于公司的运作以降低公司的成本 供应商问卷调查 4 8 供应商评估主要有哪些控制要点 a 供应商的选擇条件b 供应商的品质保证能力C 供应商的样品品质鉴定d 供应商评估内容及步骤的确定e 供应商评估结论的审核与批准f 合格供应商的批准g 合格供应商档案的建立h 合格供应商的供货情况 并要定期監督與考核i 根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导j 监督以及发现问题的处置 4 9 供应商的控制方法主要有哪些 a 驻厂b 定期或不定期到工廠進行檢查c 設監督點對特殊的工序進行檢查d 要求供應商及時報告生產狀況f 組織管理技朮人員對供應商進行輔導g 進料檢查h 要供應商提供生產日報表與檢驗日報表 在5分鐘內傳真到采購部 5 供應商管理办法 5 1 供應商必须依公司下达的采购任务 保质 保量 准时的送货 5 2 供應商的绩效考核评分 5 3 供應商每满一年必须重新评审一次 不合格者经限期修改合格后依然可与配合 重审不合格者终止合作 5 4 经评审合格的供應商 必须先行打样确认合格后才能正式成为供應商 5 5 供應商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考 5 6 供應商的考核 交期占30 品质占40 成本占15 配合度占15 5 7 供應商每月的考核由品质部负责评估 成本由采购部评估 6 报价 比价 议价6 1 新品 旧品 材料 配件都须经过供應商的报价后 再议价 6 2 任何报价都须三家供應商以上 才不会吃亏 6 3 每家供應商报价单上 应要求成本分析 未能分析者 我们必须给予说明 尔后可依照我们的思路完成 那么应给予单价与质量 双方都能有保障与共识 6 4 当各供應商报价 采购部必须进行比价 议价 6 5 要比价 议价除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确 否则要议价谈判成功是有困难的 6 6 所以在议价中 采购人员无法达到指定目标 或者已达标 但还有空间 可以用緩兵之计 请示上级再确定 或先把信息带回给主管 老板请示后再给信息 相信对我们较有保障 6 7 但有些供应的材料 必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的 才不会夜长梦多 这种状况的事项 必须要胸有成竹与高度的自信才会成功 6 8 在议价谈判中的技巧有那些 以下提供參考 6 8 1 带一点疯狂酌量情势 6 8 2 高目标达成要求 6 8 3 装得小气一点让步要慢 6 8 4 不以 大权在握 的口吻进行谈判 6 8 5 不要轻易亮出底牌 6 8 6 运用竞争的力量 6 8 7 伺机喊 暂停 6 8 8 当心快速成交谈判进行太快 6 8 9 出奇不意在过程中改变方法 论点或步骤 6 8 10 兵临城下的大胆做法 进行相逼 6 8 11 柔性哀情战略 6 8 12 积砂成塔 小利也是利 6 8 13 要有耐心 耐性 不要期望对方立刻接受你的新构想 6 8 14 不要逼对方走投无路 总要留点余地 6 8 15 到供應商要降價 不要立即說降價的事 6 8 16 大幅的降價最好到供應商公司去 不要請他到自己公司 才是上上策 除非不得已 6 8 17 要降價時男老板由女采購員先上陣 老板娘由男采購員上陣 6 8 18 不能王見王 6 8 19 要有退一步進二步的談判技巧 7 供應商確認為合格后 還要那些事項 7 1 應給予圖紙或現階樣品做打樣確認 7 2 再確認評估是否真正有實力 有能力 可承做公司質量要求 7 3 確認打樣答應的時間是否准時 7 4 打樣送來的物件 必須經技朮部 質量部確認合格后 即為是合格的供應商 四 采購控制 1 采購要求有那些原則 1 1 適價 大量使用與少量使用 長期使用與短期的價格往往有差別 所以一個合適的價格有下列步驟 a 多方面詢價b 比價c 自行估價d 議價1 2 適時 在訂購與采購計划中要恰到好處 采購過早會增加資金積壓與場地的浪費 過慢造成停工待料 所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢 又可以提高市場竞爭力與節約成本 1 3 適質 采購材料的成本是直接的 一般老板都非常重視 而品質成本是間接的 這是一般老板所忽略的 俗話說 價廉物美 才是最佳的選擇 所以偏重任何一方都會增加成本 1 4 適量 采購量多價格便宜 但不是量大就好 必須考慮資金 場地以及周轉率及成本 所以物料需求計划采購必須以最經濟的采購量 1 5 適地 供應商要在公司附近 因為這樣降低運費與配合度高 如果無法在公司附近必須與5公里划圓以此類推 才是上上策 2 采購有哪些方法 2 1 采購地區分類 a 國內采購b 國外采購2 2 按采購方式可分為 a 直接采購 直接向物料生產廠商進行采購b 委托采購 由代理商或貿易商采購c 調撥采購 由几個分廠將過剩物料進行調撥或支援采購2 3 按采購政策可分為a 集中采購 由供應部統一采購b 分散采購 由各分廠自行采購 2 4 按采購性質可分為 a 公開采購b 秘密采購c 大量采購d 零星采購e 特殊采購f 普通采購g 正常性采購h 投機性采購i 計划性采購j 市場性采購 2 5按采購時間分為 a 長期固定性采購b 非固定性采購c 計划性采購d 緊急采購e 預定采購f 現金采購2 6 按采購訂約方式可分為 a 訂約采購b 口頭電話采購c E mail采購d 試控性訂單采購 2 7 按采購價格方式采購 a 招標采購b 詢價現購c 比價采購d 議價采購e 訂價收購f 公開市場采購 3 采購交易條件有哪些 3 1 交期地點3 2 包裝及運輸方法3 3 付款方式3 4 品質標准3 5 不可抗力的天災異常處理3 6 違約責任3 7 訴訟地點3 8 其它 4 什么是經濟訂購量 經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量 存貨總成本包括哪些 4 1 訂購成本 隨訂購量的增加而減少a 請購手續成本b 采購成本c 驗收成本d 入庫成本e 其它成本 4 2 存貨儲備成本 隨訂購量的增加而增加 a 存貨的品質維持需要資金的投入b 搬運成本c 倉儲成本d 折舊與呆滯成本e 其它 保險費 4 3 物料訂購價格 在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來决定 5 采購品質5 1 采購對任何供應商與下單前須說明清楚材質 功能 規格等要求 不可任意與隨便 差不多的心態 而處理采購作業 5 2 當供應商接到訂單后 要求買方提供說明品質要求條件時 買方應提供相關資料或樣品給予依據 5 3