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时间管理 张赞 Page2 讲师简介 浙江大学人力资源管理专业本科毕业 管理学学士学位十二年台资企业 外资企业工作经验 擅长人力资源管理 现场安全管理 项目管理等领域 国家注册人力资源管理师 经济师 中级 人力资源管理专业 赛宝认证ISO9001内审员 QC08000内审员 惠州市初级注册安全主任 TCL集团认证六西格码绿带经典课程包括 有效沟通技巧 时间管理技巧 班线长人力资源管理技巧 激励技巧 安全管理 项目管理 Page3 您是否也曾经有过这样的抱怨 命苦啊 这件事情没做完 那件又来了 都不知道先做哪件好了 没法子了 只好带回家熬通宵了 本来今天不用加班的 但这个小陈 聊天聊个没完 看来又要十点半了 再这样下去 女朋友都得吹了 点背了 忘了做领导要的报表 被K了一顿 看来这个月奖金泡汤了 Page4 苍天啊 今天怎么过得这么快啊 学学时间管理的有效方法吧 Page5 目录 概述建立您的目标系统做好您的计划确定优先级顺序巧妙应对计划外的事情避免拖延提升工作效率消除时间杀手 Page6 什么是 时间管理 时间管理所探索的是如何减少时间的浪费 以便于有效地完成既定目标 由于时间管理所具备的四个独特性 所以时间管理的对象不是 时间 而是面对时间而进行的 自管理者的管理 时间的浪费 是指对目标毫无贡献的时间消耗 自管理者的管理 是指必须抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 包括要订立目标 妥善计划 计划时间 权衡轻重和权力下放 加上自我约束 持之以恒才可提高效率 事半功倍 Page7 时间的四个独特性 无法增加无法积蓄无法取代无法失而复得 Page8 建立您的目标系统 Page9 建立您的目标系统 如何设定目标 Page10 目标必须是你自己制订的 目标必须有一定的挑战意义 目标必须切合实际 目标必须用书面的形式列明 目标必须是具体且可以衡量 目标必须具有达成的期限 目标之间必须相互协调 目标设定的原则 建立您的目标系统 Page11 目标系统 长期目标 需要五年以上的时间才能达成的目标 中期目标 需要一年以上 五年之内的时间达成的目标 短期目标 一年以内可以达成的目标 建立您的目标系统 Page12 建立您的目标系统 班长 线长 主任助理 主任 生产部经理 2010年 2012年 2015年 2018年 2020年 短期目标 中期目标 长期目标 角色不一样 将导致目标的多样性 Page13 耶鲁大学的目标设定七个步骤 拟订目标 罗列好处 罗列所需条件 比对自身问题 列出解决方案 修正改善计划 实施改善计划 建立您的目标系统 Page14 做好您的计划 Page15 做好您的计划 没有计划的行动 注定失败的命运 Page16 每件事情如果多花1分钟来规划 执行时间就多节省4分钟 1 你将能获得400 到500 在精力上的投资报酬率 2 没有规划的行动是导致失败的原因 如果不事先规划的话 您可以会手忙脚乱规划结束后 列个清单 并按在行动前进行检查 做好您的计划 Page17 不好 好 耗用時間 将时间花在计划上才是最节约时间的方法 耗用時間 做好您的计划 Page18 先做喜欢做的 后做不喜欢做的先做熟悉做的 再做不熟悉做的先做容易做的 再做难做的先做花费时间少的 再做花费时间多的先处理资料全的 再处理资料不全的先做已排定时间的 再做未排定时间的先做经过筹划的 再做未经过筹划的先做别人的 再做自己的先做紧廹的 再做不紧迫的先做有趣的 再做枯燥的先做易于完成的 再做不易于完成的先做自己尊敬的人或与自己有密切联系的利害关系人拜托的先做已发生的 再做未发生的 做好您的计划 Page19 做好您的计划 Page20 制订计划要对未来一段时间或一个时期作出科学的预见 如基础条件如何 前景如何 目标高低 措施怎样等等 对各种可能出现的情况 必须有一个清醒的认识 正确的估量 没有科学的预测 也就没有计划 制订计划 就是为了执行 对未来的预测 应建立在客观实际的基础上 切忌盲目地 无根据地制订计划 这样才能使计划有可行性 预见性和可行性 做好您的计划 Page21 制订任何一项计划 必须有明确在一定的时间内完成什么任务 获得什么效益 这也就成了工作的方向和依据 并具有很强的指导性 规范性和约束性 社会在不断发展 情况在不断变化 这对事先制订的计划来说 很难准确无误地进行预测 因此 计划能不能完成 要从主客观两个方面去总结 如果在计划执行过程中 客观情况发生了变化 就要适时地予以修订 所以计划既有指导性 也有可变性 指导性和可变性 做好您的计划 Page22 做好您的计划 最好的时间管理的工具 Page23 做好您的计划 步骤一 罗列您的工作项目 Page24 做好您的计划 步骤二 预计每项工作需完成的时间 1 1 0 5小时 次 2 2 1 1 Page25 墨非定律第一条 凡是可能出错的都会出错 墨非定律第二条 每次出错的时候 总是在最不可能的地方 墨非定律第三条 不论你估算多少时间 计划都会超出期限 墨非定律第四条 不论你估算多少开销 计划都会超出预算 墨非定律第五条 在你做任何事之前 都必须先做一些别的事 做好您的计划 Page26 做好您的计划 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 步骤三 确定完成每项工作的具体时间段 Page27 确定优先级顺序 Page28 最近有人在一项研究调查中询问104为公司总裁 什么样的特质最能使一个人在您的公司里快速晋升 结果显示最重要的特质就是能够分辨重要的事与不重要的事 也就是能够设定优先级 确定优先级顺序 长颈鹿的故事 Page29 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 危机急迫的问题有期限压力的任务突发事件陪女朋友逛大街 必须的 不速之客某些电话某些信件与报告某些会议陪丈母娘逛大街 无奈的 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 目标管理休闲陪客户逛大街 战略的 烦琐的工作远未到结束时间的事情某些要拔打的电话浪费时间之事有趣的活动陪老婆逛大街 多余的 确定优先级顺序 Page30 确定优先级顺序 小病一个月以后考试和好朋友联络和儿子聊天 谈心 身体发生病变明天考试与好朋友形同陌路儿子因早恋影响升学 Page31 高效能组织 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 20 30 50 60 15 20 1 确定优先级顺序 Page32 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 确定优先级顺序 打电话回家 品质不达原因分析 20 30 Page33 巧妙应对计划以外的事情 Page34 巧妙应对计划以外的事情 Page35 巧妙应对计划外的事情 见缝插针和乾坤大挪移 做第一象限的事情 做最有价值的事情 学会拒绝善于借力 Page36 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 打电话回家 品质不达原因分析 巧妙应对计划外的事情 见缝插针 接厂办的通知 约谈培训需求 Page37 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 打电话回家 临时会议 乾坤大挪移 品质不达原因分析 巧妙应对计划外的事情 品质不达原因分析 接领导通知 14 00 16 00开会 Page38 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 打电话回家 临时会议 做第一象限的事情 巧妙应对计划外的事情 品质不达原因分析 女朋友通知18 30回她家吃饭 Page39 重要 不重要 紧急 不紧急 I II III IV 危机急迫的问题有期限压力的任务突发事件 不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题迎会的活动 防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划 目标管理休闲 烦琐的工作某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动 巧妙应对计划外的事情 都是第一象限的事情 Page40 巧妙应对计划外的事情 做最有价值的事情 价值观是指一个人对周围的客观事物 包括人 事 物 的意义 重要性的总评价和总看法 像这种对诸事物的看法和评价在心目中的主次 轻重的排列次序 就是价值观体系 价值观和价值观体系是决定人的行为的心理基础 价值观取决于人生观和世界观 人生观是关于人生目的 态度 价值和理想的根本观点 它主要回答什么是人生 人生的意义 怎样实现人生的价值等问题 世界观 亦称 宇宙观 通常是指人们对整个世界 即对自然界 社会和人的思维 的根本看法 Page41 巧妙应对计划外的事情 讨论 假设2012年 世纪大洪水真的来临了 您是中国号亚诺方舟的船长 船上还剩下最后一个位置 这时候 有七个人还没有上船 三分钟后 没有上船的人将会葬身洪水中 这七个人是 A 八旬科学家B 在抗击索马里海盗过程中 因伤残退伍的军官C 怀孕八个月的妇女D 初一的学生E 中年的中国科学院院士F 您的一夜情情人G 愿意给您全部财产的亿万富豪 您会让谁上船 Page42 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 打电话回家 临时会议 学会拒绝 巧妙应对计划外的事情 品质不达原因分析 一个员工约你今晚吃饭 Page43 巧妙应对计划外的事情 为什么不懂拒绝 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 不了解拒绝他人请托的积极性 不懂得如何拒绝 Page44 1 耐心倾听 2 如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长 3 显示慎重 4 表情应和颜悦色 5 态度坚定 6 指出拒绝的理由 7 拒绝的是请托而不是他 8 如有可能为他提供其他可行途径 9 切忌透过第三者来拒绝 学会SayNo 巧妙应对计划外的事情 拒绝做和拒绝在要求的时间内做 Page45 参加部门例会 参加厂办的5S例会 参加主任的培训 约上小王谈心 打电话回家 临时会议 学会借力 巧妙应对计划外的事情 品质不达原因分析 你的图书今天该还了 小李今天上午9 00会去还书 Page46 巧妙应对计划外的事情 善于借力 Page47 担心别人做错 担心被别人抢走风头担心丧失对部属的控制 不愿放弃得心应手的工作 找不到可借力的人 巧妙应对计划外的事情 Page48 除非事先获得协调 否则不要将同一件事情委托两个或两个以上的人共同去履行应将工作进行A B C的划分 尽可能将简单 不易出错 有一定的时间空间 不会影响到您的前程的事情交待给别人完成 最理想的情况是将与被授权人工作相近或相拟的工作转授注意被授权者的表情 当发现对方不情愿时应及时沟通或转授他人 避免带情绪做事要密切留意被授权者是否有 另授权 行为 即在未做妥工作之前将工作又转交给别人 发现有问题应及时收回在授权后应对被授权者进行追踪平时与周边同事的关系要搞好 巧妙应对计划外的事情 Page49 避免拖延 Page50 在著名的西点军校里有一个广为传诵的悠久传统 就是遇到军官问话 只有四种回答 报告长官 是 报告长官 不是 报告长官 不知道 报告长官 没有任何借口 除此之外 不能多说一个字 据美国商业年鉴统计 二战后 在世界500强企业中 西点军校培养出来的董事长有1000多名 副董事长有2000多名 总经理 董事一级的有5000多名 任何商学院都没有培养出这么多优秀的经营管理人才 执行力 已经越来越成为衡量一个组织是否能得到发展的一个关键性的因素 避免拖延 Page51 避免拖延 Page52 由重要的事情开始著手工作 建立一个报酬时间表 培养紧急的意识 以快节奏工作 一旦开始 不要停止 订出一段特定的时间工作 从最糟的事情开始 详细 科学的计划 设定截止期限和惩处的措施 避免拖延 Page53 避免拖延 Page54 提升工作效率 Page55 提升工作效率 专注做好每件事情掌握您的生物钟做好您的5S 避免查找身体是革命的本钱学习 学习再学习 Page56 你需要一整段连续的 持久的时间 一段至少60到90分钟完整的时间 四个实际的提议 早上提早上班 利用午饭时间工作 在早上或是下午找段时间 挂上 请勿干扰 的牌子 下班后留下继续工作一两个小时 1个小时连续做可以抵上3小时不断被打扰的工作 一次处理完一件事情 您的生产力可以提升50 工作中断时 要有 回去工作 的驱动力 专注作好每件事情 提升工作效率 Page57 掌握好您的生物钟 注意力 8101214151618 提升工作效率 Page58 掌握好您的生物钟 提升工作效率 上午9 00 11 00 精華期 此時為注意力及記憶力最好 且工作與學習的最佳時段 中午12 00 1 00 午休期 最好靜坐或閉目休息一下再進餐 正午不可飲酒 易醉下午2 00 3 00 高峰期 是分析力和創造力得以發揮淋漓的極致時段 下午4 00 5 00 低潮期 體力耗弱的階段 最好補充水果來解饞 避免因飢餓而貪食致肥胖 Page59 掌握好您的生物钟 提升工作效率 下午5 00 6 00 鬆散期 此時血糖略增 嗅覺與味覺最敏感 不妨以準備晚膳來提振精神 晚上7 00 8 00 暫憩期 最好能在飯後30分鐘去散個步或沐浴 放鬆一下 紓解一日的疲倦困頓 晚上8 00 10 00 夜修期 此為晚上活動的巔峰時段 建議您善用此時段進行商議 進修等需要思慮周密的活動 晚上11 00 12 00 夜眠期 經過鎮日忙碌 此時應該放鬆心情進入夢鄉 千萬別讓身體過度負荷 那可得不償失哦 Page60 做好您的5S 避免寻找 请找出 1397 的位置 提升工作效率 Page61 请找出 1397 的位置 提升工作效率 Page62 1301 1350 1351 1400 1451 1500 请找出 1397 的位置 提升工作效率 1401 1450 Page63 请找出 1397 的位置 51 60 61 70 71 80 81 90 91 00 做好您的5S 避免查找 提升工作效率 Page64 处理好您的文件 有一套非常简单而实用的文件处理流程 被称为TRAF系统 T代表投掷R代表转手A代表行动F代表归档 提升工作效率 Page65 处理好您的邮件 Reply Private 公务 FollowUp Urgent Boss 重要 向下 Private Project进度 有空再看 处理好您的邮件 提升工作效率 Page66 身体是革命的本钱 提升工作效率 Page67 您会睡吗 一 晚上9 11点为免疫系统 淋巴 排毒时间 此段时间应安静或听音乐 二 晚间11 凌晨1点 肝的排毒 需在熟睡中进行 三 凌晨1 3点 胆的排毒 亦同 四 凌晨3 5点 肺的排毒 此即为何咳嗽的人在这段时间咳得最剧烈 因排毒动作已走到肺 不应用止咳药 以免抑制废积物的排除 五 凌晨5 7点 大肠的排毒 应上厕所排便 六 凌晨7 9点 小肠大量吸收营养的时段 应吃早餐 疗病者最好早吃 在 点半前 养生者在 点半前 不吃早餐者应改变习惯 即使拖到 10点吃都比不吃好 七 半夜至凌晨4点为脊椎造血时段 必须熟睡 不宜熬夜 提升工作效率 Page68 您会吃吗 一 渴了喝水或鲜果汁 不要喝可乐等饮料二 不要吃方便面 致癌三 不要吃红肉 易得大肠癌四 少吃鸡蛋黄 胆固醇太高五 糙米水比豆奶和豆奶好 比牛奶好六 用油处理过的食品忌吃 油能伤肝 四大油业集团 六 多吃水果 五谷杂粮和疏菜1 水果 要连皮吃 要吃新鲜的和应节的2 杂粮中 红薯最防癌 玉米最普遍3 蔬菜中 大番茄 芹菜 胡萝卜 小黄瓜 最好 食用时 且选 根 茎 花 果 尽可能生吃 提升工作效率 Page69 学习 学习 再学习 要能有效地增加知识 维持在快速的节奏上 你必须要每天阅读一个小时 1 这样可以使你在三年内成为专家 在五年内成为全国之权威 2 这就等于一星期阅读1本书 3 一般人一星期有72小时 可以用来休闲 4 要将这七十二小时 投资十分之1 也就是每周7或八小时来阅读 5 每周读一本书 每年读五十本书 十年读五百本书 6 假如你每个月阅读一本书 这就将使你进入你专业领域的顶端 提升工作效率 Page70 通勤时间旅途时间等候时间 提升工作效率 人脑一次能同时处理7件事情 善用零星时间 和尚的故事 Page71 消除时间杀手 Page72 电话 不速之客 会议 完美主义 电视和互联网 无目标和计划的行动 社交 消除时间杀手 Page73 电话 1 避免接听和拔打 2 在电话旁边或上面接一个计时器 提醒自己的通话时间 3 将电话视为商业工具 而不是社交工具 讲电话要简捷