《公文写作与处理》绪论PPT课件.ppt

公文写作与处理 2008年9月 1 关于自学考试的一些杂谈 2 自考备考的四点注意 1 自学考试的特点2 课程的特点3 以大纲为依据 以教材为核心4 养成良好的学习习惯 3 自考应试五大绝招 1 如何利用逻辑答题例题 条例 规定 公报 用于 C A在一定范围内公布应当遵守或者周知的事例B批转各级机关的公文C公开发布重要决定或者重大事件D任免和聘用干部 4 自考应试五大绝招 2 如何利用短期记忆3 文字题是否回答的越多越好 4 忘记了要点怎么办 5 看到题目很眼熟 想不起答案 怎么办 5 公文写作与处理 绪论 6 公文写作与处理 设置目的 设置本课程的具体目的要求是 使自学应考者比较全面系统地掌握机关公文写作与处理的基本理论 基本知识与基本技能 认识机关公文形成与处理的基本规律 熟悉并掌握我国国家机关 社会组织现行的公文种类 体式稿本 行文规范 写作要求以及公文办理 公文整理与归档的程序 原则与方法 培养和提高撰拟公文和处理公文的能力 以便毕业后能够比较好地适应机关文秘工作的需要 7 教学的目的 1 应付考试以教学大纲为基础 根据考试的内容重点 给考生专业的辅导 为考生顺利通过自学考试助一臂之力 2 学点东西通过教学 使学生掌握公文写作的基本技能 扩展有关应用文写作的知识面 提高写作水平 8 考试内容及重点 本课程的考试内容与考核目标以课程考试大纲为标准 教材共分12章 第1至第4章为总论部分 对公文 公文写作 公文体式与行文规范作了系统阐述 是全书的总纲 9 考试内容及重点 第5至第9章为公文写作部分 对机关法定公文和机关其他常用公文文种的写作特点 要求并结合相关例文进行了详细讲解 第10到第12章为公文处理部分 对机关的公文处理的原则 方法 办理程序以及整理 立卷 归档等作了深入阐述 理论性 操作性强 各章节之间既有联系又有区别 考生应在全面系统学习各章的基础上注意掌握重点章节 次重点章节和一般章节的内容 注意各章节之间的逻辑关系 循序渐进地学习 10 考试内容及重点 重点章节 第一章 第三章的第一 二 三节 第五 六 七章 第十一章和第十二章 这些章节的基本概念 基本知识与技能的阐述要反复领会 思考 但切忌在没有全面学习教材的情况下孤立地去抓重点 11 考试命题 一 命题标准命题标准参考全日制普通高校同专业 同层次 同课程的专科结业水平 并体现自学考试以培养应用型人才为主要目标的特点 在题量上保证中等水平的考生能够在规定的考核时间内完成全部试题的回答 并在适当的时间对答案进行检查 12 考试命题 二 考试依据和范围以全国高等教育自学考试指导委员会2003年11月颁布的 公文写作与处理课程自学考试大纲 以下简称大纲 为依据 以 公文写作与处理 2004年版 饶士奇主编 辽宁教育出版社2004年9月出版 教材为命题范围 试题的参考答案按所指定教材中的有关提法来编制 13 考试命题 三 知识与能力的关系本课程的应用性很强 学习与掌握公文写作与处理的基本理论与基本知识在于指导机关公文写作与处理的实践 试题中既体现对考生基本知识 基本理论的测试 又强调理论联系实际 考核考生将所学知识转化为较强的动手能力 既运用所学知识较好地完成机关的公文写作 公文处理与整理 立卷 归档等实际工作能力 14 考试命题 四 重点与覆盖面的关系试卷覆盖到章 重点的章节的权重比例大一些 次重点章节的权重比例小一点 单章考核分数一般不超过25 15 考试形式与试卷结构 一 考试形式课程考试形式为闭卷笔试方式 考试时间为150分钟 评分采用百分制 60分为及格线 16 考试形式与试卷结构 二 试卷能力结构能力考核分为 识记 领会 简单应用 和 综合应用 四个层次 考核不同能力层次的试题在试卷中的分数比例为 识记 占20 左右 领会 占25 左右 简单应用 占30 左右 综合应用 占25 左右 17 考试形式与试卷结构 五 试卷的题型结构本课程的试卷题型包含六种题型 单项选择题 20分 多项选择题 16 20分 判断改错题 或 判断说明题 15分 简答题 20分 论述题 12 16分 辨析题 或 综合应用题 13 15分 考试样卷 18 如何学好自考 公文写作与处理 课程 公文写作与处理 对于大多数没有机关工作经验的自考朋友们而言 无论是掌握其基本知识 还是参加技能实训 都有一定的难度 学习要求 破除两种心理破除轻视心理破除畏难心理 19 正确认识课程的特点 公文写作与处理 是高教自考行政管理专业的主干专业课程之一 属于行政管理专业考生应当学习和掌握本专业核心知识与技能的重要组成部分 它的突出特点包括实践性和规范性两个方面 课程特点 内容的实用性学习的实操性知识的综合性 20 正确认识课程的特点 与许多理论性较强的学科 课程相比 公文写作与处理 的理论色彩比较淡薄 它以丰富多彩的机关工作为实践基础 紧密结合文秘工作实际 研究各级各类社会组织在公文拟写 办理和管理方面的基本规律 实践经验 操作规范和具体方法 其初衷是提高社会组织办文工作的质量与效率 终极目标是为领导决策提供直接的辅助服务和优质高效的信息支持 因此 学习和研究 公文写作与处理 必须充分考虑其实践性 即应用性 的特点 教与学双方都要紧密联系办文工作的实际 既要从应用的目的出发 又要将学习到的知识和操作要领应用到办文工作的实践中去 决不能 死 学 21 正确认识课程的特点 公文写作与处理 的规范性 表现在党和国家建立并实行了一系列公文写作与处理方面的法律规章或技术标准 例如 行文时如何选用文种 发文与收文的办理程序 对外行文的基本规则等 在党政机关的公文处理法规中都有统一和明确的规定 任何社会组织 社会组织的领导者和国家公务人员在公文写作与处理过程中都不得超越法律法规和国家标准而另搞一套 从学习的角度来看 规范性强的特点要求教与学双方都要认真学习和深刻领会有关规范 并在公文写作与处理工作中严格遵守这些规范 22 掌握教学所要求的基本技能 掌握公文写作与处理的基本技能 是本课程考核内容的重要组成部分 根据课程特点 考生应当掌握的基本技能大致有以下几个方面 23 掌握教学所要求的基本技能 一 根据给定素材 规范地拟写公文标题这是文稿起草的起点 可以单独出题考核 答好这类题目的关键是要准确理解素材 确定公文主题 事由 恰当地选用文种 在文字表达方面要准确 简明 在标题结构方面要符合 发文机关 事由 文种 的规范要求 24 掌握教学所要求的基本技能 二 根据给定素材或条件 起草公文这种题目具有很强的综合考查功能 可以考核考生阅读理解 分析判断 解决实际问题的能力和文字表达能力 答好这类题目 首先 要搞清所写文种在写作格式方面的要求 准确书写公文格式的各要素 其次 要把握好正文结构 多数文种要安排导语 主体 结尾三个部分 导语部分主要说明行文目的和行文根据 简明扼要地表达出主旨 主体部分通常表达干什么 为什么干 怎样干等内容 结尾部分要恰当地运用公文术语 准确表达行文要求 25 掌握教学所要求的基本技能 二 根据给定素材或条件 起草公文考试时适合起草的文种主要有请示 批复 通知 通报 公函等 起草公文要注意内容符合事理 切合素材要求 表达准确 简练 符合格式规范 如果时间允许 应当打草稿或列出提纲后再写 因为 卷面整洁与否实际上影响到阅卷老师给这道题目打多少分 26 掌握教学所要求的基本技能 三 按照公文写作要求 指出文稿中的错情并予以修改这种题目同样具有多层面的考核功能 回答这种题目 要依据文稿的主题内容 语言表达 格式要领等各方面的规范 准确找出文稿各部分埋伏的 钉子 指出错情并予以修改 有时 还要求考生将全文改写一遍 要按照公文起草的要求完成 27 掌握教学所要求的基本技能 四 按照办文程序要求 结合机关工作实际 分析说明办文过程中正确或错误的做法这是对考生办文知识与能力的综合考查 回答这类题目的前提条件是 考生要全面了解公文在机关内部运转的整体过程 熟练掌握办文规范以及一些细节要求 为此 应当下功夫将公文办理程序示意图 复制 到大脑中 再将每一个环节都干些什么以及该怎样干 熟悉得如数家珍一般 有了上述知识的储备 围绕公文处理的基本技能的题目 基本可以迎刃而解 28 掌握教学所要求的基本技能 四 按照办文程序要求 结合机关工作实际 分析说明办文过程中正确或错误的做法由于大多数考生对起草和处理公文缺乏感性知识 因此掌握办文的基本技能不太容易 然而这一关非过不可 建议朋友们认真阅读并力求吃透教材 在此基础上 还要积极创造条件 多参加技能实训 29 题目 亚运会对广城市州的城市管理起了很大的促进作用 但亚运会结束后 广州的城市管理水平出现了下降的情况 本地媒体对管理中出现的问题多有报道 引起了很大的社会反响 广州市政府决定召开一次城市管理工作会议 总结亚运前和亚运期间广州市城市管理的经验 分析广州城市管理面临的挑战 对下一步广州城市管理发展进行部署 将在会议发表讲话的有广州市城市管理委员会主任李廷贵 广州市分管城市管理工作的市委常委 副市长苏泽群 请根据以上资料 为广州市委常委 副市长苏泽群起草一份5000千字左右的讲话稿 30 明确相应的学习方法 谈到自考的学习方法 一些考生认为 除了背题背书还是背题背书 似乎除死记硬背之外没有什么方法可言 其实 学习任何一门学问都要讲究学习方法 方法得当 事半功倍 方法不当 事倍功半 当然 学习方法要因人和因课程而异 不能实行 一刀切 这里提出一些具有共性的问题供大家借鉴 31 明确相应的学习方法 首先 要有考试大纲意识 其次 要明确考核要求 最后 要抓住几条线索 32 抓住几条线索 纵观教材 可以大致理出以下几条学习线索 一是围绕写作对象构成的知识线索 包括公文的特点与作用 公文的种类 用途与稿本 公文的格式特征 构成要素等 二是围绕写作行为构成的知识线索 包括公文写作的特点与要求 公文写作的步骤与方法 行文规则等 33 抓住几条线索 三是围绕各种公文的写作方法与技能构成的技能线索 这是本课程的鲜明特征 包括各种法定公文 常用文书的写作要领 四是围绕公文办理过程构成的知识 技能线索 包括公文处理工作的任务与组织 原则与要求 发文与收文的办理程序 要求以及公文的整理 归档等 把握这样几条线索 等于对教材内容进行了梳理 分类 归纳和概括 有助于考生发现学习差距 有针对性地改进薄弱环节 34 对考生朋友的几点建议 首先 保持对公文的关注其次 切忌死记硬背 再次 切忌只重视书本知识 忽视能力培养 最后 切忌按照写作文的方式学习写公文 35 公文写作与处理 第一章公文 36 学习建议 本章对公文作了全面的概述 是学习 掌握本教材的基础 通过本章的学习 学员应识记 1 公文的含义及理解 2 公文产生的社会条件 我国古代公文产生的主要线索及演变 3 文书 文件与公文的基本含义 4 公文的主要特点及其法定作者与行文单位的含义 5 公文的主要作用 6 常见的公文分类的方法及含义 7 公文名称的含义及种类 37 领会 1 公文与国家管理活动的关系 2 公文产生的社会意义 公文演变与政权更迭的关系 3 文书 文件与公文的异同 4 公文的法定作者与公文的法定权威与效用的关系 公文体式规范的意义 公文规定处理程序的必要性 5 公文的作用及其在机关信息传递与公务联系中的重要性 6 公文分类的意义 7 公文名称与公文内容的关系 正确使用公文名称的意义 38 应用 我国现行机关行文中未正确使用公文名称的情况及其对机关公务活动的影响 本章出现选择题和问答题的可能性较大 在复习时重点掌握公文的分类和名称 此外 对公文的含义 特点 作用 也要予以重视 39 第一节公文概述 一 什么是公文 公文定义 是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范体式的文书 是进行公务活动的重要工具 含义理解 1 公文形成的主体是国家机关及其它社会组织 2 公文形成的条件是行使职权和实施管理 3 公文是具有法定效用与规范体式的文件材料 4 公文是办理公务的重要工具之一 40 二 公文的产生与发展原始社会 结绳记事 商代后期 甲骨文书 西周 专门管理文书的机构和起草文书的官吏 秦汉 书 奏 辛亥革命以后 公文程式 41 三 文书 文件和公文文书 可以作为所有文件材料总称 既可指公务文书 也可以指私人文书 是一个整体概念 最早出现于西汉 文件 广义上说 它同文书一样 既可指公务文件 也可指私人文件 有时也可以指文件材料的总称 狭义上说 文主要是指机关 组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文 出现于清末 公文 是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料 出现于东汉末年和三国时期 在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件 发出文件以及机关内部所使用的文件材料 即公务文书 42 第二节公文的特点与作用 一 公文的特点 法定的作者 特定的效用 规定的处理程序 规范的体式 法定的权威 43 1 公文有法定作者法定作者 是指依据宪法和其他有关法律 章程 决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务 义务的机关 组织或代表机关组织的领导人 行文单位 能在自己的职权范围内制发文件的机关 部门或单位 称为行文单位 44 2 公文有法定的权威公文可以代表机关发言 代表制发机关的法定权威 公文成为各级机关 组织开展工作的可靠依据 45 3 公文有特定的效用公文的特定效用是指公文的现实效用 是公文制发机关的法定地位赋予的 从每一份具体的文件来说 都有它本身的特定的现实效用 代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用 公文所具有的特定效用是有一定的时间性的 46 4 公文有规范的体式制发公文是一件极其严肃的 具有重要政治意义的工作 为了维护公文的法定性 权威性与严肃性 并便于进行公文处理 在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列规范性文件中 对公文的体式作出了统一的规定 提出了统一的要求 47 5 公文有规定的处理程序 公文的制发 经过起草 核稿 签发等程序 公文的签收 签收登记 分办 批办 承办 催办等 48 二 公文的作用 公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务 机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具 表现在 49 1 领导和指导功能 领导机关和行业主管部门通过公文来传达决策信息 领导下级部门开展工作 指导企事业单位的行为 50 2 行为规范功能 公文具有法定性和权威性 具有强制和约束作用 下级部门 社会组织和个人必须遵守 否则可能会受到处罚 51 3 信息传递功能 公文是信息传递的重要渠道 上级的决策信息和下级的工作情况 社情民意等往往需要以公文的形式进行及时传递 52 4 公务联系功能 公文是各机关之间 纵向和横向 进行联系的重要手段 53 5 凭据记载作用 公文是机关公务活动的文字记录 是重要的记载和凭据 54 公文的功能很多 除上述5种主要功能外 还有知照 宣传教育 协调等功能 55 被动写作 对象明确 集思广益 决策之作 急迫之作 遵命性强 针对性强 群体性强 政策性强 讲究格式 时效性强 规范性强 公文写作的特点 56 第三节公文的分类与文种 一 公文的分类 1 按来源分 对外文件 收来文件 内部文件1 对外文件 简称发文 是指本机关 或部门 拟制的向外单位发出的文件 2 收来文件 简称收文 是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图 发送到本机关 或部门 来的文件 3 内部文件 是指制发和使用都限于机关内部的文件 57 2 行文关系 上行文 下行文 平行文行文关系 指发文机关同收文机关间的公文往来关系 1 上行文 是指下级机关 下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文 是自下而上的行文 故称上行文 请示 报告 2 下行文 是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文 指示 决定 通知 批复 3 平行文 是指同级机关或者不相隶属的 没有领导与指导关系的机关之间的一种行文 函 58 3 秘密程度 秘密文件 秘密 机密 绝密 普通文件 公布文件1 秘密文件 指内容涉及党和国家的秘密 需要控制知密范围和知密对象的文件 2 普通文件 是指相对秘密文件而言的 从这个角度说 也可称为非密文件 3 公布文件 是指向人民群众和国内外公开发布的文件 59 4 发文机关性质 法规文件 行政文件 党的文件1 法规文件 是指由中央和地方各级权力机关 行政机关所制发的法律 法令和行政法规与规章文件 包括 A 法律文件B 法令文件C 行政法规与规章文件 2 行政文件 是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件 3 党的文件 是指由中国共产党的机关 组织形成和使用的文件 60 5 公文内容性质 指挥性公文 规范性公文 报请性公文 知照性公文 记录性公文1 指挥性文件 是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文 命令 指示 决定 意见 批复 政策性通知 2 规范性文件 是指由机关 组织 社会团体制定的 要求其成员在活动 工作等方面严格遵守的行为规范 条例 规定 办法 细则 章程 规则 61 3 报请性文件 是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 请示问题时所使用的陈述性 请求性公文 报告 请示 4 知照性文件 是指机关单位发布的需要周知或遵守 以及各机关单位之间联系工作 通报情况所使用的公文 公报 公告 知照性通知 通报 函 5 记录性公文 是指各机关 组织用以记载公务活动以备查考的公文 会议记录 电话记录 会议纪要 大事记 值班日志 62 二 公文的文种 文种 公文名称统称文种 它是根据发文机关的权限 发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的 63 党和国家现行的法定公文文种 A 2000年8月24日国务院 国家行政机关公文处理办法 13种1 命令 令 2 决定3 公告4 通告5 通知6 通报7 议案8 报告9 请示10 批复11 意见12 函13 会议纪要B 1996年5月3日中共中央办公厅 中国共产党机关公文处理条例 14种1 决议2 决定3 指示4 意见5 通知6 通报7 公报8 报告9 请示10 批复11 条例12 规定13 函14 会议纪要 64 练习思考题 1什么是公文 怎样理解公文的基本含义 答 公文是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料 是办理公务的重要工具 公文的基本含义主要可以从四个方面理解 1 公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 2 公文形成的条件是行使职权和实施管理 3 公文是具有法定效用与规范格式的文件材料 4 公文是办理公务的重要工具之一 分别进行简单阐述 65 2公文产生的必要条件是什么 简述我国古代公文产生与发展的主要线索 答 社会的发展 阶级的出现需要文字的沟通 这是公文出现的必要条件 在我国商代出现最早的文字 甲骨文 它是我国迄今发现的最早的文书档案 在西周时期国家政权机构变得复杂起来 已设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏 秦代出现了 书 奏 它是我国最早的上行文 到了汉时期出现了 章 表 疏 等上行文 官员之间出现平行文 移书 同时也出现了诸如 令 教 谕 之类的下行文 秦汉时期是我国封建社会文书工作确立的时期 从秦汉以后至明清 各种公文形式不断变化出新 辛亥革命时期 南京政府对文书进行了全面改革 66 3在我国古代 文书的载体材料主要有哪些 答 汉代以前 我国文书的载体材料一般为金石 甲骨 青铜 竹木 棉帛等 其中竹木的使用延续数朝 直至东晋末年 太尉桓玄下令公文统一用纸 公文用纸之后 大大方便了文书的撰制 处理与管理 同时也使公文的种类 名称以至内容