2017总经办文员作业指导书.doc

总经办作业指导书 第一章 总则第一条 目的和依据为使公司总经办文员的日常工作更加规范化、具体化，具有工作指导意见，特制订本办法。第二条 文员的工作职责(一) 行政工作1、 做好公司各类文字材料的打印、复印、自检校对及扫描工作；2、 做好外来文件的接收、登记、传递、保管及文书档案的管理工作；3、 负责公司话费的缴费、报销工作；4、 协助完成公司重要会议的会务工作；5、 负责公司日常会议通知工作；6、 负责外来单位文书的收发、归档工作；7、 负责公司行政文书的管理，做好文件的收发登记、传递、催办、归档工作；8、 负责公司图书保管借阅工作；9、 负责公司印章、公司资质、公司荣誉等的申办、保管、使用登记工作；10、 协助完成公司相关的涉外业务；(二) 人资工作11、 协助公司的人员招聘，完成人员配置工作；12、 负责公司日常人事业务办理工作，包括入职、离职、异动、请假等相关手续；13、 协助完成员工试用期满考核评定工作；14、 负责员工档案的建立、归档工作；15、 负责员工花名册的编制、更新、归档等工作；16、 协助完成员工劳动合同签订、续签等工作；17、 负责员工劳动合同的保管、台帐建立等相关工作；18、 协助完成员工外部职称评定工作；19、 协助完成员工特种作业证书的申报、办理工作；20、 协助完成员工体检工作；(三) 电脑网络管理21、 协助完成公司网页日常维护（人事招聘模块）工作；22、 协助完成公司外部网络资源日常维护（人事招聘模块）工作；23、 协助完成公司外部邮箱的日常管理工作，做好重要邮件的转递、存档工作；24、 负责公司电脑登记工作；(四) 办公用品领用工作25、 负责办公用品的保管、领用登记、库存出入量控制工作；(五) 其它工作26、 做好各项工作的台帐登记、统计工作；27、 负责领导交办的其它事宜。第二章 附则第三条 本办法与国家法规不适宜的条款和未尽事宜，以国家法规为准。第四条 本规定的责任部门为财务部。本规定经2012年9月22日总经理审核批准生效执行。第三章 细则第五条 文件打印、复印及收发 2.1.1文件的打印；根据领导的安排，及时完成各种文字材料的打印（通知、报告、各类表格等），并报送领导审核；2.1.2文件的复印；根据相关部门送来的文件原稿进行逐份复印，并整理装订。2.1.3文件的收发；文件的收发分为行政文件类的收发和体系文件的收发；行政文件类的发放按照指示做好文件资料发文登记表，填写文件名、份数、收文单位及在原件或者复印件前打“”后，发送到相关责任人，并确认相关责任人在“签收人”“收文时间”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后，在文件资料发文登记表编号栏内按顺序进行“编号”，“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。体系文件类的发放按照指示做好文件领用、回收登记表，填写序号、文件编号、文件名称、版本、控制号、领用部门（如果是部门员工，则填写领用部门+员工姓名）后，发送到相关责任人，并确认相关责任人在“领用人”“领用日期”栏内已签字并填写时间。当次文件下发完成后，在文件领用、回收登记表编号栏内按顺序进行“编号”，“编号”规则按“年-月-当年流水号”编写。最后整理存档备查。体系文件类的回收，由于员工离职、工作岗位变动等原因需要回收文件时，在原下发签字的文件领用、回收登记表上由回收人填写“回收日期”、“回收人签字”，并将回收文件存档。2.1.4外来文件资料的收发；根据控股公司、各级单位来文等进行收文登记，并且最迟不超过2个工作日送往公司领导和相关部门传阅，不拖、不压。2.2办公用品的采购、入库、发放及盘库2.2.1办公用品的采购；根据部门需要及库存量采购办公用品，写好采购计划，然后交由领导查阅、审核通过后方可进行采购。2.2.2采购入库程序；每次采购的办公用品，根据到货实物与采购清单（有销售方提供）核对，做到无差异，并对所到货实物进行检查验收，主要检查外观是否完好，数量、品名是否一致。如有误差且不能入库，并退与供货商。2.2.3办公用品的发放；公司的办公用品统一由总经办发放。总经办建立办公用品领用台账，按需求发放，且及时做好领用登记，包括领用部门、领用数量、领用人以及领用日期。以便进行盘库工作。2.2.4办公用品的盘库；根据库存台账表（包括品名、型号及单价），次月2号前进行盘库，库存台账表与领用台账核对，做到无偏差。如发现短缺的用品应及时写入采购计划中。对常用的办公用品要拟定最低库存量，以防止常用办公用品短缺，影响员工的正常工作。2.3公司资质、印章的管理2.3.1公司资质的管理；一般资质（如荣誉证书、资格证等）借阅，务必做好借阅登记。重要资质（如营业执照）必须经总经理、主管副总审批、本人签字后方可借阅。公司所有的资质证明应严格保管，务必做好借阅登记。2.3.2公司公章的管理；公司所有的公章应严格保管，公司公章必须做好加盖借阅用途登记，并由总经理或主管副总审批、签字后方可使用，如借公章外出，一定要做好借用登记及审批通过后才能借出。（同2.3.1）2.4其它日常事务 2.4.1协调领导做好办公室的其它日常事务。2.4.2负责访客来访接待工作。首先应先将访客邀请至接待室休息，根据情况给予基本服务（如沏茶）。问清对方的单位信息及事由等，告之客人稍等片刻，去请示相关领导。然后联系相关领导，告之来防止的相关事由，经相关领导同意后会见来访者。根据需要做好服务工作。若相关领导不同意接见，则由接待人员谢绝来访人员。所有工作应做到文明礼貌用语、微笑服务及服务周到。2.4.3主动协调、高效服务，力求做到让领导满意、客人满意，尽好地维护公司“窗口”的形象。 2.4.4配合相关部门组织员工培训或开会等，应做好会务工作。培训：整理培训资料、培训前通知、培训签到、收集培训记录表、根据需求记录。会务工作：会前、会中、会后的所有工作。2.4.4（1）会前；做好会前准备，布置会场，清理会场卫生，如通风、扫地、拖地、擦桌子等；准备好开水、纸杯、茶叶、放好烟缸、调试好投影、音响设备和擦拭白板等。2.4.4（2）会中；根据对方会务需求，做好会中服务工作（包括添加茶水或发放矿泉水，如开会时间长，会场休息时，应及时做好会场的清理、清扫工作。2.4.4（3）会后；及时做好会场的清理、清扫工作，如整理桌椅、擦拭白板、关闭窗户、关闭投影、影响设备及电源等，以便下次使用会场。2.5做好领导交办的其他各项工作。2.6话费报销；公司为了让员工在公司中取得最多的收益，花费最少的开销，为公司的部分员工报销部分话费，公司的话费报销统一由总经办负责，定于次月3号前报销上月的话费，为节省公司开支，决定次月3号前公司的移动、电信话费一起去缴纳，回来后一并到财务部去报销。2.7招聘；由于公司目前还没有单独成立人力资源部，故公司目前的招聘工作也由总经办负责。2.7.1自荐招聘应聘人员到总经办后，首先要礼貌让座，根据情况做好服务工作（如沏茶）然后问清楚应聘人员要应聘什么岗位，拿出应聘人员登记表后，将笔和纸一起礼貌交与应聘人员手中。待应聘人员填好表格后，首先看清楚应聘人员应聘的什么岗位，然后做一个初步的了解，记录清楚后，交与人资负责人。人资负责人谈完后根据情况打电话告知应聘人员所应聘岗位的部门领导，然后带应聘人员到部门领导办公室去面试。所有面试都通过后，打电话通知应聘人员入职时间及入职所需带的物品（如水杯、饭盒等）。2.7.2网络平台招聘通过公司网站、58同城、赶集网、人才网发布招聘信息，进行网络招聘。时刻更新信息，有应聘人员投入