2017年档案岗位培训.doc

青山区岗位培训培训2017年主讲人：王健2017年3月29日档案的收集岗位培训的主要内容档案的整理档案的保管档案的利用档案的现代化管理档案的收集一 文件材料收集不齐全2.文件材料收集质量不符合要求3.文件材料收集时间把握不到位4.缺乏档案移交手续，全宗卷不完善档案的收集一 齐全完整突出四个方面特色2.档案质量符合要求。3.档案归档时间要求。4. 档案移交手续要求。方法和措施 ：档案员要加强业务培训，要有高度的责任感和敏锐性；通过本单位的三合一制度加强档案的收集；抓住一些特殊情况如单位搬迁，领导离任、干部岗位调整等加强档案的收集；利用机要人员的职位加强档案的收集1. 档案整理工作中出现的主要问题：（1）文书档案保管期限划分不准确（2）在文书档案中将有机联系的档案人为的按时间顺序打散，没有保持文件之间有机联系；文件材料人为分离排列错误（3）在科技基建档案中没有按项目分类；备考表信息填写不全；（4）在会计档案整理过程中凭证信息填写不全，未盖齐缝章；将单位年度财政预决算混同会计核算决算，放入会计档案中（应归入文书档案）。（5）照片档案整理题名拟写不规范， “六要素”不全；（6）电子档案整理标识不全； 2. 档案整理有关依据（1）归档文件整理规则（2015）DA/T222015（2）科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T118222008（3）会计档案管理办法（2015）财政部国家档案局令第79号（4）湖北省照片档案规范管理指导意见鄂档规20112号文（5）电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T542014 是对单位档案分类方案、（文件材料）归档范围和（档案）保管期限表的简称，它是在档案工作实践过程中总结出来的一项档案管理制度，它较好地将文件材料归档与档案管理结合在一起，把三个方面的内容用一个表格的形式归纳在一起，简单明了，具有较强的指导性和操作性。它是档案分类整理的基础。注意：三合一制度并不是一成不变的，如果单位机构职能发生变化，三合一制度需马上做出相应的修改。3. 档案“三合一”制度的概念总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成时的本来状况，以件为归档单位,逐件整理归档。归档文件整理时应遵循的原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（会议文件、统计报表、简报等成套性文件可集中排列）（一）文书档案的整理 整理步骤：分类 确定“件”修整 “件”的装订 排列 编号 盖章 编目 装盒上架第一步：分类根据单位自身机构设置与档案数量情况选择文书档案分类方法中的某一种。年度问题保管期限年度机构保管期限年度保管期限区分年度：跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所年属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。需要强调的是年度一般指文件的形成年度，而不是文件的整理年度，比如2016年以前形成并办理完毕的文件，到2016年才进行整理，那么放置时文件一般放入2016年以前相对应的年度，而不是2016年。区分机构（问题）我区一般单位按问题分综合类和业务类，有少部分单位以机构来分；一般反映党、政、工、团、机要、保密、信访、综合治理、审计、人事、教育、培训等行政事务工作的文件归入综合类。反映本单位主要职能和业务活动的其它管理性文件归入业务类。还有些单位每年产生的文书档案数量非常少，在进行问题分类时，只分综合类（把党群和行政工作都归到一起）和业务业两类，或者不分类。 文书档案的业务类与专业档案的区别文书档案中的业务类与专业档案的区别在于，两者都能反映出本单位主要职能和业务活动，但表现形式不一样。业务类一般包括该单位制定的政策性、法规性、普发性业务文件材料，如条例、意见、通知等；相关业务问题的请求、批复、函、回函、报告等；执法情况汇总，通报等；召开的业务工作会议等等各类具有管理性质的文件材料。专业档案一般是开展具体业务活动后形成的产物，一般代表了某个具体执行结果，针对某项具体事项或某个单位，某个个人。P29面不是每个机关都需要设置专业档案门类；区分保管期限：归档文件的保管期限划分应与本单位三合一制度中具体条款规定一致。第二步：确定“件”“件”是档案保管的最小单位，一般以每份文件为一件。但在实际工作中文件形成的形式多种多样，要用以下标准来确定“件”：1、自发文：文件正本和文件处理签（或拟办单、发文拟稿底）与定稿为一件。文件处理签有各领导签批的意见，能体现文件办理的整个过程，应与文件一起归档。2、收文：正文与收文处理签一并归档，合为一件。3、重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次修改稿各为一件或合为一件。4、代上级单位起草并被采的重要文件文件的最后草稿及历次修改稿作为一件。5、正文与附件为一件。6、原件与复制件为一件对制成材料（如热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔、彩色笔书写等）不利于长期保管的，以及破损的文件，需要复制后与原件一起归档。7、转发文与被转发文为一件。8、来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）一般独立成件，也可为一件。经过若干环节、层次办理的来文、复文、超过两件以上的，或跨年度办结的来文、复文、或仅有请示、报告、函无相应处理结果的文件材料可分别作为一件，这样有利于文件材料及时归档，便于检索。 9、会议纪录、会议纪要等一次为一件，会议记录一年为一本的，一本为一件，一般建议使用专用的会议记录纸，每次会议可单独记录分别保存，便于检索及利用 10、成套的会议材料、开展专项活动形成的系列文件各为一件或若干件一般一次会议的材料、一个专项活动的材料不能简单的只作为一件处理，而要细化到具体内容分别以件归档。如一个专题的会议，按照会议通知、议程、参加人员名单、重要人物的讲话、讨论通知的文件材料、讨论未通过的文件材料、会议总结等等不同内容分别组件。11、介绍信存根一份为一件12、简报一期为一件13、报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件，未装订的式样相同的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。特别提示：这里的“一件“是指可装订在一起的实体文件，编目时在目录中也只体现一条条目。第三步：修整文件修整工作内容有去除金属物或塑料制品等、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠或放大。1、去除金属物或塑料制品：除去归档文件上的订书钉、回形针、拉杆夹、塑料壳、塑料边、铆钉等，防止生锈或脆变，影响档案纸张寿命。2、修裱：当文件出现残缺、薄弱、破损、断裂等情况应对纸张进行补缺、接边或托裱。3、复制：对制文材料（热敏传真纸）或字迹材料（三笔）不耐久、字迹易模糊、易褪变扩散的，不利于长期保管的文件，需要进行复制。4、折叠或放大：文书档案盒是按4规格设计的，所以大于4的纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数并将文件标题露出，文件页数多的要单张折叠，将左侧装订边留出。小于4的纸张如能正常装订不散不掉的，可保持原有形态，如不能正常装订，有散落可能的需要接边处理，留出左侧装订边。第四步：装订1、装订方式：线装2、装订时注意件内文件的排列顺序：归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。提示：根据档案数字化的要求，在进行文件整理时可先用三角封或夹子等将文件装订以示区分，待数字化加工完毕后再统一用线装订，以免重复劳动。第五步：排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。如简报、会议纪要等同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列第六步：编号编号有三层含义：一是对每份文件编制件号；二是对每份文件编制页号；三是对每份文件编制档案号。1、编件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位前面用补足，如0026（指软件系统中）2、编页号：页号是以“件”为单位，用打号机或黑笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。文件处理签与定稿继正本编号后连续编号，文件材料已印制成册并编有页码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。3、编档号：档号的编制必须符合唯一性、合理性、稳定性和简明性的原则如XX000058.2015011但需要注意的是该档号并不在每份实体档案标示出来，而是存储于计算机中的，它与每份实体档案上的归档章一一对应第七步：盖归档章归档章是通过六格不同内容的排列组合而赋予每份归档文件的唯一一组标识。项目有：全宗号、年度、件号、机构或问题、保管期限、页数归档章一般用红色印泥加盖，黑笔填写具体内容P46第八步：编目当每份文件都盖上归档章后，档案的整理就进入到编目环节，以“件”单位，给每“件”文件编制一条目录注意事项：1、文号填文件编号或会议记录、会议纪要、内容刊物、简报等编号2、来文与复文作为一件的，需要录入复文题名后注明（附来文），如果来文与复文的标题内容差别太大，建议在复文题后后抄录来文题名。3、任免文件和表文件中涉及到本单位人员但未在题名中反映的，应在原题名后将本单位人员列出，并用（）标注。4、原标题不能全面反映该文件内容的要重拟，新标题用（）标注5、简报、各种会议记录、会议纪要、介绍信、报表等一期，一次，一份，一件作为一条题名录入，并根据每份文件内容将题名补充完整。6、责任书、合同、协议等责任者应有两个以上。7、日期一般指文件正文最后一页单位公章下而把时间。不足8位用0补足8、备注填写归档文件需要补充和说明的情况。如复印件，参见号，移出，销毁等第九步：装盒在最低一级分类中按件号顺序装入档案盒，盒满为限。打印归档文件目录一式二份，一份装盒，一份检索 档案盒仅是保护装具，不是卷的概念，注意备考表填写完整，不要编盒号第十步：入库上架从左至右，从上到下，采用保管期限年度机构（问题）顺序入库上架提示：各门类档案排列按三合一制度顺序密件怎么归档？组织要求的讨论人事的会议记录如何归档？（二）科技文件材料的整理整理流程：收集分类整理装订装盒录入目录编制检索工具收集 ：科技文件材料按照“三合一”制度的归档范围进行收集。按项目集中、赋予代号、立卷整理。分类：科技文件材料一般分为基建（Kj）、设备（Ks）、科研（Ky）整理：整理步骤为：组卷排列编号1、基建文件材料的整理（组卷、排列）同一项目的文件材料一般可按项目前期、设计、施工、监理、竣工、验收、组织管理及运行与维护等建设管理流程组卷、排列。技术图纸按专业组卷，按图纸编号排列卷内文件，在图纸图标附近空白处加盖档号章。其它文件材料在每份文件材料首页上方空白处盖档号章。文件材料采用整卷装订或单件装订方式，应按项目归档顺序编制项目代号。2、设备文件材料的整理（组卷、排列）设备多的单位，应按设备用途对设备进行分类；设备少的单位可不对设备进行分类。设备档案按台（套）集中，按归档顺序编制设备代号。同一台（套）设备的文件材料一般可按立项审批、采购、开箱验收、安装调试、运行维护等阶段组卷、排列注意：收集设备采用全过程材料，特别是维护记录的收集3、编号（1）编制页号案卷内科技文件凡有书写内容的页面一律要编写页号。编写页号的位置：单面书写的科技文件在右下角编写页号；双面书写的科技文件，正面在右下角，背面在左下角编写页号，图纸页号编写在图纸标题栏外面。3、编号（2）编制档号档号由全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号组成。基建档号：全宗号Kj项目代号（图样图号）流水号（如：58Kj11）设备档号：全宗号Ks流水号（如58Ks1）；3、编号（3）填写档号章以件为单位的应在每件文件材料首页的右上角空白处加盖“档号章”。“档号章”由档号和序号两个部分组成。其格式为：注意：租用办公地点的单位（三）会计文件材料的整理会计机构在向档案机构移交会计核算材料时，应做到：（1）归档的会计核算材料真实、准确。会计凭证要包角，会计账簿、财务报告等装订须盖齐缝章，经手人、主管会计或会计机构负责人的签字盖章，以保证其准确性。（2）会计档案属于专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，介别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（3）归档移交会计核算材料，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。整理流程：分类编号装盒移交录入目录编制检索工具（三）会计文件材料的整理（1）分类会计文件材料分为凭证、账簿、财务报告和其他四类，立卷整理。从2011年开始，代号采用凭证（Cp）、账簿（Cz）、财务报告（Cb）、其他（Cq）。凭证按会计科目、性质结合时间组卷；帐薄一般一本一卷；财务报告中的年度与月度报告分别组卷；其他类材料一种一卷。（三）会计文件材料的整理（2）保管期限凭证类（原始凭证、记帐凭证）：30年帐簿类（现金帐、银行帐、明细帐、总帐）：30年帐务报告类（月报、季报）：10年 年报：永久其他类（银行余额调节表、银行对帐单）：10年 会计档案移交清册：30年 保管清册、销毁清册：永久 （三）会计文件材料的整理（3）编号会计文件材料以卷为保管单位，一卷一个案卷号。如凭证，一册一个号，帐薄一本一个号。一般编制跨年度大流水案卷号，案卷数量多的单位可分年度编制小流水案卷号。（三）会计文件材料的整理（4）盖归档章注意：1、会计档案较多的单位案卷号编到999，目录号转为2，再从1号开始编。2、会计移交清册，保管清册，销毁清册的收集和整理（三）会计文件材料的整理（5）装盒1.填写会计档案目录首页2.填写档案盒脊背（保管期限30年以上的各类会计文件材料，装订时必须线装，不能使用金属或塑料制品装订。）软件中的档号格式：全宗号类别及目录号保管期限流水号如凭证：58CpD301如果仅有一份原件，建议原件作为文书、科技或专业档案归档，不要做到会计凭证中（四）声像材料照片档案的整理照片档案按湖北省照片档案规范管理指导意见（鄂档规20112号）的规定整理。照片档案的收集要求（1）记录本单位主要职能活动和重要历史面貌的照片。（2）上级领导和著名人物视察、指导本单位工作的照片。 （3）本单位历届领导班子成员照片。（4）记录本单位重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾害及其重要常情况和现象的照片。（5）上级领导机关授本单位的奖状、状旗、证书等照片。（6）其他具有归档保存价值的照片。（四）声像材料照片档案的整理照片档案的整理要求分类：按保管期限年度分类排列：按照分类体系，按问题结合时间，重要程度进行排列编号：以“册”为单位，将“册”内排列顺序从1开始编号，并装册软件中档号格式为 ；全宗号分类号保管期限册号张号如：58SZY11写说明：给每一张照片拟写一个完整的说明。说明一式二份，一份放在照片册中与照片对应的填写说明处，一份贴在照片的反面。题名应概括时间、地点、人物（注明方位）、事件、背景、摄景者六要素。（五）电子文件材料的整理光盘代号Dg。按照国家标准GB/T188942002表A.4“归档电子文件登记表”的要求把背景数据、格式填写完备。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档范围：除了反映本地区、本单位主要职能活动和历史面貌等过程中形成的数码照片，包括领导人和著名人物与本地区、本单位有关的重大公务活动，本地区、本单位组织或参加的重大活动，纪录本地区、本单位经济和社会发展重大事件、重大事故、重大自然灾害等过程中形成的照片和纪录本地区、本单位历史面貌、名胜古迹、自然风光以及民风民俗等的数码照片外，强调对重要发文备份、应用软件及管理软件重要的数据备份管理。（六）实物档案的整理分为奖品、印章、字画、赠品和其他类 依照形成或针对年度顺序排列、编号，编制实物档案保管单位目录。档号：全宗号分类号顺序号 如58SWj1 或58Swy2（七）专业档案的整理文书档案中的业务业与专业档案的区别在于：两者都能反映出本单位主要职能和业务活动，但表现形式不一样。业务类一般包括制定的政策性、法规性、普发性业务文件材料，如：条例、意见、通知等，相关问题的请示、批复、函、回函、报告等，召开业务工作会议等具有管理性质的文件材料。专业档案一般是开展具体业务活动后形成的产物，一般代表某个具体执行结果，针对某项具体事项或某个单位和个人。1、档案保管中常出现的问题档案库房不能满足十年需求；三室未分开，库房成仓库，档案管理各项制度挂在库房里；档案保管设备没有发挥作用；档案密集架的安装没有考虑承重的要求；1.2吨/平方米库房内没有标引标识；没有开展档案销毁鉴定工作；全宗卷没有及时补充完善；2、全宗卷的建立与整理（1）全宗卷的概念全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 （2）全宗卷编制原则1.档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。2.全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。3.全宗卷内的文件材料，应按照其固定的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。（3）. 全宗卷的主要内容与类目 全宗情况 档案收集 档案整理 档案鉴定与销毁 档案保管 档案统计 档案利用 档案管理新技术的应用 机关档案工作目标管理情况（4）全宗卷整理 全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，全宗管理中产生的文件材料应及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。 卷内文件材料按问题时间进行补充排列。 卷内文件材料逐件加封面、编制目录、编件号、装订后装入卷盒。 整理组卷时，必须认真检查。鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，有重要遗缺或无保剔价值的应予以补充或剔除。（5） 全宗卷文件材料的编号先确定全宗卷文件材料所属的类别，如：青山区土地储备中心全宗指南（2015年）就应归入“全宗情况”类目，然后再根据文件材料的排列顺序编号，如：14211，是指“全宗情况”类目中的第一件。其中1代表“全宗情况”类目（大类），后面这个1 代表文件材料排列的顺序号。如：青山区土地储备中心历任档案人员名册编号：14217（排列顺序为7）1、档案利用工作常出现的问题归档文件目录格式还是竖式，目录夹用的是案卷目录夹 档案查询利