23005经济技术合同(协议)档案管理规定.doc

QG/NJA 23.0052001QG/NJA南京普天通信股份有限公司 发布2007-05-10实施2007-05-10发布经济技术合同(协议)档案管理规定QG/NJA 23.0052007代替QG/NJA23.005-2003南京普天通信股份有限公司管理标准1QG/NJA 23.0052007目 次前 言II1 范围12 规范性引用文件13 定义14 职责15 经济技术合同（协议）的归档范围、保管期限和归档要求26 经济技术合同（协议）档案的管理3I前 言本标准根据国家、行业相关档案管理法令、法规和公司管理要求进行编制和修订。本标准起草单位：综合管理部本标准主要起草人：沈六平本标准修订单位：综合管理部本标准主要修订人：王鸿本标准1997年修改发布，1999年6月第一次，2001年6月第二次修订，2003年5月第三次修订，2007年5月再次修订并发布。经济技术合同(协议)档案管理规定1 范围本标准规定了公司经济合同和技术合同的归档范围、保管期限、归档要求及经济合同和技术合同档案的管理办法。本标准适用于公司经济合同和技术合同档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。国家1999.3.15公布 中华人民共和国合同法国家1993.9.2修订发布 中华人民共和国经济合同法档发20025号 企业档案管理规定中普办2003127号 中国普天信息产业集团公司档案实体分类编号办法GB/11822 科学技术档案案卷构成的一般要求QG/NJA23.012 档案工作管理办法QG/NJA23.004 企业档案借阅制度QG/NJA23.003 企业档案保密规定3 定义3.1 经济合同：是指作为平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户之间，为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而订立的合同（协议）。3.2 技术合同：是指当事人（即法人之间、法人与公民之间、公民之间）就技术开发、技术转让、技术咨询和技术服务所订立的确立民事权利和义务关系的合同（协议）。3.3 经济、技术合同档案：是指本公司在生产经营经济活动和科学技术活动中直接形成的应归档并具有保存价值的文书（文件）、电报、图表等不同形式的“经济合同”和“技术合同”历史记录。4 职责4.1 各职能部室、系统部，必须把本单位各项管理工作中的经济、技术合同（协议）的形成、积累、整理、归档，纳入本单位工作计划之中，纳入各项管理工作程序之中，列入本单位工作职责范围和相关管理人员（合同签订人员和合同管理人员）岗位责任制之中，并对本单位管理工作中形成的各种经济、技术合同（协议）的完整性、准确性负责。4.2 合同签订人员在进行各项职能（业务）工作的同时，应把所经办签订的相关经济、技术合同（协议）的形成、积累、整理、归档作为本职工作的一部分，并纳入岗位责任制，当一项经济、技术合同签订完毕后必须负责系统整理，及时（应三天内）向本单位合同管理员（或项目主办）移交，并负责办理相关经济、技术合同归档后的修改、补充工作。4.3 各职能部室、系统部合同管理员、项目主办，负责本部门（单位）各项技术、管理活动（工作）中形成的经济、技术合同积累、管理工作（负责对合同进行审核、统一编号、登记台帐、装订成册，填写册内目录，同时负责收发、整理、保管履约中来往的函电、合同更改及解除文件及合同纠纷的实况记录，并按相关内容整理立卷归档。），并负责按公司管理规定将各项经济、技术合同系统整理（或立卷）并经本单位领导审核后向本单位兼职档案资料员移交。4.4 各职能部室、系统部兼职档案员应负责收集、整理、立卷本单位形成的各经济、技术合同（正本原件），并按公司档案管理规定将所需归档的经济技术合同向公司综合档案室归档（重大合同签订后及时向综合档案室归档）。本部门（单位）兼职档案员只保管合同的副本或复制件及不需向公司综合档案室归档的其他经济技术合同（协议）档案。5 经济技术合同（协议）的归档范围、保管期限和归档要求5.1 经济技术合同（协议）的归档范围和保管期限5.1.1 技术合同方面5.1.1.1 技术开发合同（包括新技术、新产品、新工艺、新材料及其系统的研究开发合同），重要项目永久，一般项目长期。5.1.1.2 技术转让合同（包括专利权转让合同、专利申请权转让合同、技术秘密转让合同、专利实施许可合同等），重要项目永久，一般项目长期。5.1.1.3 技术咨询合同（包括就特定技术项目提供可行性论证、技术预测、专题技术调查、分析评价报告等合同），重要项目永久，一般项目短期。5.1.1.4 技术服务合同（指一方以技术知识为另一方解决特定技术问题所订的合同），重要项目永久，一般项目长期。5.1.2 经济合同方面5.1.2.1 买卖合同5.1.2.1.1 物资采购合同、产品销售合同等 重要项目长期，一般项目短期。5.1.2.1.2 设备仪器购置合同（含保修合同） 国外引进重要设备永久，一般设备长期。 外购重要设备长期，一般设备短期。5.1.2.2 借款合同5.1.2.2.1 长期借款合同 长期5.1.2.2.2 短期借款合同 短期5.1.2.3 租赁合同（包括房屋、设备等租赁合同） 重要项目永久，一般项目长期。5.1.2.4 承揽合同（包括加工合同、定作合同、修理合同、复制合同、测试合同、检验合同等） 重要项目长期，一般项目短期。5.1.2.5 建设工程合同（包括工程勘察、设计、施工合同） 重要工程永久，一般工程长期。5.1.2.6 运输合同（包括客运合同、货运合同、多式联运合同） 重要项目短期，一般项目3-5年。5.1.2.7 仓储合同5.1.2.7.1 长期仓储合同 长期5.1.2.7.2 短期仓储合同 短期5.1.2.8 其他经济合同 重要的长期，一般的短期。5.2 经济技术合同（协议）的归档要求5.2.1 归档的经济、技术合同（协议）应是公司各职能工作过程的真实记录，须采取书面形式，应将合同正本（原件）归档，应与实际保持一致，准确可靠。5.2.2 保管期限为“短期”以上的均须向公司综合档案室归档。5.2.3 归档的各项经济技术合同（协议）必须有双方责任者签署，有的合同须加盖公章。合同的相关条款必须按约定填写具体、清楚，具有充分的法律依据和凭证作用。5.2.4 各项经济、技术合同（协议）的归档时间均随公司九大类（党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、设备仪器类、基本建设类、会计类）企业档案的归档时间归档（详见公司文书档案管理规定、科技档案管理规定）。5.2.5 归档的经济技术合同文件材料必须字迹清晰、纸质优良，不应用铅笔等不利长期保存的笔书写。5.2.6 一般的经济技术合同档案归档一套，凡重要的和使用频繁的应复制副本1-2套归档。6 经济技术合同（协议）档案的管理6.1 经济技术合同（协议）档案是本公司企业档案的重要内容，其管理原则和方法执行公司管理标准QG/NJA23.012档案工作管理办法、公司设立综合档案室负责管理本公司的全部企业档案（含经济技术合同档案，因为经济技术合同档案是相关类企业档案的重要组成部分），公司在各职能部室、系统部设置档案分室或专（兼）职档案员，负责对本单位的经济技术合同进行收集、整理、保管，并负责向公司综合室移交所需归档的经济技术合同（协议）档案材料。6.2 经济技术合同（协议）档案归档负责人员科技活动（工作）中形成的所需归档的经济技术合同档案材料，由项目主办（或指定专人或兼职档案人员）归口负责；职能部室管理工作中形成的所需归档的经济技术合同档案材料，由业务主办（或合同管理人员、兼职档案人员）归口负责。6.3 经济技术合同（协议）的整理与保管6.3.1 本公司综合档案室对接收归档的经济技术合同档案的分类、组卷、编目、保管等工作，必须遵循职能（业务）工作的程序和文件材料形成的规律进行。必须按照国家科学技术档案案卷构成的一般要求、邮电部邮电工业企业档案实体分类编号办法及本公司档案工作管理办法等标准统一进行。6.3.2 对绝密和重要的经济技术合同档案须单独（重点）保管，按公司企业档案保密规定标准管理。6.3.3 经济技术合同（协议）档案管理人员应严格执行公司企业档案库房管理制度定期检查经济技术合同档案的保管状况，对破损和变质的档案，及时修补和复制，必要时向上级报告。6.3.4 经济技术合同（协议）档案保管期限的划分是永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以