企业行政管理实务123.ppt

全县中小企业组织人事干部培训 布衣公子精心制作 课程纲要 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 案例 有位老师 有一次在北京讲课 有个同学与他交换了一张名片 他发现这个同学的名片上面写着 不管部 当时吓了一跳 就问那位同学 为什么有这个部门呢 那位同学笑了笑说 我们这个叫法比较特殊 意思就是其他部门都不管的事归我们管 所以叫 不管部 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 由此可见 在企业中人们对行政的理解很混乱 而且组织结构可大可小 有的企业小到在人事部下面的两个人负责行政事务 大到集团下设四大中心 其中一个中心就叫 行政管理中心 这已经是很大的 行政 概念了 基本上已经跳跃出了事务性的工作 参与了权力性的工作 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 目前 人们对企业行政的理解仍然比较模糊 大体上 人们对 行政 的认知有两种解释 第一种解释 也是最为中规中矩的解释就是 政令的执行 对于 行政 最原始的理解是 权力 的概念 这在我国政府部门中得到很好的表现 例如我国关于政府公务员行政序列 行政职能 行政权力的交割等 又例如我们国家还专门成立了国家行政学院 例如 凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了 行政总裁刘长乐 你认为这里的 行政 指的是权力还是事务呢 很显然是权力的代表 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 第二种解释 它指的是事务性的工作 企业其他职能部门的叫法都比较统一 如 财务部 人力资源部 销售部 市场部 等都是特定职能部门的固定叫法 但只有行政这一块的叫法是五花八门的 有的企业叫 总裁办 有的企业叫 办公室 有的企业叫 行政部 还有的叫 综合管理中心 不管部 等 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 行政管理的本质就是服务 行政部门应以服务为本 甘当幕后英雄的角色 行政以服务于企业为最终目的 行政部门应该兢兢业业 认真细致地做好种种行政事务工作 把领导和员工从繁重 琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来 行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心 不但不可能 而且不应该 因为 如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门 那只能说明行政工作做得实在太糟糕 影响了企业各方面的工作 影响了企业最终目标的实现 以致于引起了大家的关注 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 行政管理工作可以说是千头万绪 纷繁复杂 行政人员每天都面临着大量的 琐碎的和不起眼的事务 但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已 行政工作在其广度 深度 重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务 行政工作涉及到企业内部上上下下 左左右右 里里外外的沟通和协调 行政管理的广度涉及到整个公司或集团的全部运作过程 行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节 行政管理的重要是因为它是领导和各部门 众员工之间的桥梁 行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益 布衣公子精心制作 一 企业行政管理概述 总体来讲 行政工作有以下十二字概述 搞好服务 管好事务 参与业务 这是行政工作的特点 行政工作人员了解工作特点后可以有针对性 有重点 有目的地开展工作 企业行政管理属于企业的综合管理部门 人员涉及的主要工作职能包括 行政协调 信息处理 决策参谋 综合事务管理 行政管理人员的基本素质 遵守制度纪律 人际技能 Office 办公技能 身心健康 思考 行政总监 行政经理 经理秘书 行政主管 行政秘书 总务部主管 档案管理员 企业文化专员 差旅管理员 ISO9000专员等行政管理岗位有什么素质要求 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 办公室涵义 机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构 是设在上司身边直接为上司服务的综合部门 协助上司办理专门事项 起辅助和协调整个日常工作作用的部门 办公室的地位和作用 中心的地位和作用 枢纽的地位和作用 窗口的地位和作用 办公室的外部职能 服务职能 指导职能 管理职能 监督职能 协调职能 办公室的内部管理 办公室制度规范 办公室文化 办公室员工管理 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 行政组织设计 指明组织中总共设立了哪些部门 指明各级管理者的职位名称 指明各个部门的负责人是谁 指明组织内上下级的隶属关系和责任关系 使每一位员工明确自己的职位在组织中的地位 办公环境设计 办公自动化建设 企业规章管理 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 企业对外联络的对象政府管理部门 业务相关单位 社会媒体 供应商 经销商 客户 竞争对手 行业协会等等联络方式 日常联络 节日 庆典 任务宴请或拜访等等接待工作 事前准备 接待 后续工作重点技巧技能 建立好第一印象 介绍 明片 形象 寻找话题 既要围绕工作 又要交上朋友 用心注意细节 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 外事接待 注意有关国家主权等敏感问题的说法 注意尊重国家 民族的习惯 内外有别 注意保密工作 对外事务的管理 手续都较为复杂 要提前办理留有余地 赠送商务礼物 商务礼品的意义作用 商务礼品的选择 把握赠送的时机 商业礼品的赠送要领 思考 邀请经销商 供应商 关系户到修水开会有什么特色礼物 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 基本工作 收 发 管 用重点 收文抓催办 发文抓把关 保管抓分类 利用抓方便 核心 文件的利用 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 含义 对员工外出工作的管理或协助 包括 交通安排 食宿安排 出差经费 各类手续 主要问题 管理太严 影响员工工作积极性 管理太松 产生漏洞 成本上升 交通安排出差的交通手段有公司车辆 的士 火车 客车 飞机 轮船等六种 事先根据出差级别规定好可选的范围 留好票据以供报效 商务活动要避免过分节俭耽误工作 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 食宿安排酒店的级别 1 5星级酒店 兴新的快捷酒店住宿注意 根据工作需要选择酒店 方便 配套服务酒店价格浮动很大 争取优惠 注意酒店各项规定 退房 自费项目 免费项目等 办理出国手续基本流程 办理护照 签证 申请 面试 注意问题 护照的性质与限制 提前的时间 拒绝签证的可能 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 差旅费用报销一般流程 个人垫付 公司预借 消费 保留票据 凭票据 领导签字报帐 领款 冲低借款 报销上的注意 健全报销制度 加强监管 简化流程 服务员工 加强审查 杜绝作假 精打细算 鼓励节俭 布衣公子精心制作 二 办公室日常行政事务 讲究效率 减少时间 减少成本 增加效果 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 现代的人事管理 它是指企业为了获取 开发 保持和有效利用在生产和经营过程中必不可少的人力资源 通过运用科学 系统的技术和方法所进行的各种相关的计划 组织 指挥以及控制活动 影响雇员的行为 态度以及绩效的各种政策 管理实践以及制度的总称 影响公司与员工之间的关系的性质的所有管理决策和行为 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 建队伍 建立一支企业经营发展所需要的员工队伍造机制 造就一种能够激发员工工作动力 发挥员工潜力的机制强文化 培育和营造良好的组织氛围与文化人力资源的战略意义 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 员工录用 用人计划 岗位设置 招聘 面试 转正 试用 培训 转岗 内部 外部 档案建立 信息利用 注意事项 1 新进员工资料不完整 2 人员资料填写不规范 3 人事资料要保证真实性与有效性 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 招聘 信息发布 待遇确定 培训 员工手册 业务操作短期培训和长期培训相结合 劳动合同 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 日常管理制度 薪酬机制 绩效考核机制 作用 任职依据 调配依据 培训依据 报酬依据 激励作用 内容 德 能 勤 积 廉奖惩机制 激励 原则 与预定目标相结合 物质与精神相结合 奖惩结合 按需激励 惩罚的技巧 不能不教而诛杀 不能全盘否定 不掺杂个人恩怨 不以言代法 以罚代管 打击面不能太大 尊重自尊心和隐私权 布衣公子精心制作 三 人事管理实务 以人为本 人性化管理 公司 员工是根本财富 员工 公司是发展的平台 理念 劳动赚工资 学技术 积累经验 布衣公子精心制作 四 行政工作的提升与发展 行政工作主体的职业规划 自我认识自我提升自我实现自我超越用心 再用心 更用心 努力 在努力 更努力 布衣公子精心制作 四 行政工作的提升与发展 行政系统首先是要加强企业行政管理的制度建设 没有规矩不成方圆 制度是企业管理的基石 企业应注重行政制度的建设与加强 通过制度正本清源 其次是要全面实行流程化管理 行政工作总是千头万绪 制度只是基础 行政上的许多环节需要靠流程图来实现 流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点 做到 分工清晰 责权明确 使行政的各项工作条理清楚 有利于工作效率和工作质量的提升 第三是要加强表格化管理 工作流程有了 责任权利明确了 具体的实施就可以靠表格来实现 表格是行政工作中的一个非常好的工具 许多复杂的工作只要用表格完全能说清楚 特别是一些需要有追溯性的工作 通过简单的表格就可以实现 最后是提倡 办公自动化 办公自动化 OfficeAutomation 简称OA 改变过去复杂 低效的手工办公方式 为科学管理和决策服务 从而达到提高行政效率的目的 一个企业