采购管理实务 第10章 采购的跟催与交期管理

沈 阳 航 空 航 天 大 学 第 10 章 采购的跟催与交期管理 采购管理实物 沈 阳 航 空 航 天 大 学 主 要 内 容 采购订单的跟踪与催货 1 货物的接收与检验 2 采购货款结算 3 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 10公司交货纠纷：交期与质量 案例背景 2005年 7月，无锡某丝绸公司要求海安某服饰公司为其扎染加工服装共计 2973件，双方确定每件加工费为 12元。 丝绸公司于同年 7月 16日提走加工完毕的服装 1046件。同时要求服饰公司对余下有质量问题服装予以返修。 丝绸公司于同年 7月 20日再次提走加工完毕的服装 857件，至此，丝绸公司在未支付加工费的情况下两次共提走服装 1903件 ，余下 1070件 。 服饰公司于同年 7月 23日通知丝绸公司提货，丝绸公司于同日回函要求服饰公司将货送到其公司验收合格后再付加工费。 同年 8月 30日，服饰公司又向丝绸公司发出律师函，再次通知丝绸公司带款提货。丝绸公司既不付款，也不提走成衣。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例分析 10公司交货纠纷：交期与质量 纠纷处理 2005年 10月 13日，服饰公司将丝绸公司告上了海安县法院，现要求丝绸公司支付加工费 35676元 。 丝绸公司答辩并反诉称：服饰公司拟交付的服装不符合约定的质量标准。 海安县法院审理后认为：服饰公司与丝绸公司之间口头约定的加工承揽关系合法有效，应受法律保护。 由于双方没有签订明确的书面合同，导致双方对加工服装的质量要求、检验标准和方式、报酬支付时间、交货方式等主要条款上约定不明确。按合同 据此，判决丝绸公司给付服饰公司加工物价款 35676元；驳回丝绸公司对服饰公司的反诉请求。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单的跟踪与催货 一、采购订单的跟踪 1、采购订单跟踪的定义及目的 采购订单跟踪是指对采购合同的执行、采购订单的状态、接受货物的数量及退货情况的动态跟踪 ； 采购订单跟踪的 目的是促使合同正常执行，协调企业和供应商的合作，在满足企业货物需求的同时，又保持最低的库存水平 ； 恰当地处理供应、需求、缓冲余量之间的关系是衡量采购人员能力的关键指标。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单的跟踪与催货 一、采购订单的跟踪 2、采购跟单过程 跟踪供应商的货物准备过程 ； 跟踪进货过程 ； 控制好货物的检验和接收 ； 控制好库存水平 督促付款。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单的跟踪与催货 二、交期管理 1、 合理确定交货期限 规划合理进货时间 ； 明确交期违约责任 。 2、 及时掌握备货进度 掌握备货进度 ； 及时消除进度滞后 。 3、 交货期延误的原因分析 供货商的原因； 采购方的原因； 其他部门的原因。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单的跟踪与催货 三、跟催管理的有效方法 1、下单前规划 制订合理的购运时间 ； 建立业务评审制度 ； 准备替代来源 ； 预定流程进度与合理交期 ； 合同中明确违约责任和处罚措施 。 2、下单后跟催 严密跟踪合同供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行 ； 紧密响应生产需求形势 ； 慎重处理库存控制 ； 控制好物料验收环节 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 采购订单的跟踪与催货 三、跟催管理的有效方法 3、事后分析与 改善 建立完善的供应商绩效考评体系，并将供应商划分为不同的等级 ， 对于考评不理想的供应商，应敦促其改进或考虑弃用 ； 对交货延迟的原因分析及对策 ； 完成交易后剩料、模具等的回收工作 。 4、跟催方法 订单跟催法； 定期跟催法； 物流跟催表法； 物料跟催箱法 ； 分批采购法 ； 盯人逼迫法 ； 生产会议逼迫法 ； 实绩管理法 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 货物接收与检验 一、验收前的准备 1确定交货与验收时间 供应物流的交货日期 ； 生产过程所需的预备操作时间 ； 供应商如有延期交货或需要变更交货时，采 购人员应根据供应商的说明函件并与供应商 确认后，确定验收时间 ； 特殊器材技术验收时所需时间或者采取分期 交货的时间。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 货物接收与检验 一、验收前的准备 2确定交货验收地点 在供应商生产地验收 ； 在采购商使用地点验收 ； 在指定仓库或交货地点验收 ； 其他约定的验货地点。 3明确采购验收职责 委托第三方结构检验； 自行负责建议； 由供应商出具产品合格证明书 。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 货物接收与检验 一、验收前的准备 4选择合适的货品检验方法 检验方法 说明 具体操作 目视验收法 所购物流、货品能以一般质量器具按合同规定的数量予以称量点数的验收方法。 使用一般器具对到货物料、货品进行外观、数量等的检验。 技术验收法 检验物料、货品的理化性质及使用效能等，要采用技术鉴定。由专门技术人员以专门仪器做适当的试验来完成，分为现场检验及实验室鉴定两种。 对整套机械设备、建筑工程或简单机件及一般的物料，最好采用现场检验。如必须进行理化生物试验或装配试用等，就应抽样检验。 试验验收法 对特殊规格的物料、货品必须做技术上的试验（包括物理试验、化学分析和专家复验），即试验验收。 社会上的试验场所； 供应商或采购企业实验室内； 专家复验。 抽样检验法 抽取一定数量货品作为样本进行样本检验。抽样数量常以经济与判断为基础，若根据数学公式的“量表”进行检验则更为准确。 货品数量庞大无法一一试验，或物料一经拆封、露光、与空气接触、试用后就不能复原的，都应采取抽样检验的方法进行。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 货物接收与检验 二、货物的接收 1 货物接收的内容 货物的验收主要包括 4个方面：品名、规格，数量，品质，凭据。 沈 阳 航 空 航 天 大 学 14 二、货物的接收 2 货物接收的步骤 确认供应厂商； 确定交运日期与验收完工时间； 确定物料名称与物料品质； 清点数量； 通知验收结果； 处理短损 ； 退回不良物料； 处理包装料材 ； 标识记录 。 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 15 二、货物的接收 2 货物接收的步骤 货物接收与检验 交 货 暂 收 检 验是 否 合 格办 理 退 货 拒 收 通 知 厂 商收 料入 库仓 储 作 业清 款 登 记 入 账付 款是否供 应 商 物 料 部 质 检 部沈 阳 航 空 航 天 大 学 16 二、货物的接收 3 货物接收的要点 在接收物料时应注意以下几个问题： 确认 即订购单或采购定单 ） 单号是否与待收货的 确认供应商 、 物料名称 、 物料编号与 清点物料数量 。 外包装有无损坏 。 单据是否齐全 。 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 17 收货常见问题及对策 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 18 二、货物的接收 4 收货报表、单据 进料验收单 交期控制表 物料采购记录表 来料检验月报表 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 19 二、货物的接收 4 收货报表、单据 进料验收单 二、货物的接收 4 收货报表、单据 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 20 二、货物的接收 4 收货报表、单据 交期控制表 货物采购记录表 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 21 二、货物的接收 4 收货报表、单据 来料检验月报表 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 22 三、货物入库的检验 检验活动包括： 采购订单与供货商发货单是否相符； 开包检查商品有无损坏； 商品分类； 所购商品的品质与数量比较等 。 检验方式： 全检 抽样 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 23 三、货物入库的检验 抽检比例的确定 由于配送中心很多物料属于大批到货 ， 很多情况下不太可能进行全面检验 ， 因此只需要确定一个合理的抽检比例 。 确定抽检比例时 ， 一般根据商品的特点 、 商品的价值高低 、 物流环境等综合考虑 。 检验的内容 质量验收； 包装验收； 数量验收 。 验收结果的处理 货物接收与检验 沈 阳 航 空 航 天 大 学 24 一、 采购货款结算流程 查询 物品 入库 信息 准备 付款 申请 单据 付款 审批 资金 平衡 向供 应商 付款 采购货款结算 供应 商收 款 沈 阳 航 空 航 天 大 学 25 二、采购货款的结算方式 1、支票 支票的概念 支票是出票人签发一定的金额，委托银行或其他金融机构见票无条件支付给收款人或持票人的票据。 支票的分类 按付款方式有无特别保障或限制可分为：一般支票、保付支票和横线支票； 按支票是否记名可分为：记名支票和不记名（空白）支票； 按支票结算范围可分为：现金支票和转账支票。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 26 二、采购货款的结算方式 1、支票 支票的内容 支票必须表明为支票；确定的金额；无条件支付的委托；付款人名称；出票日期；出票人签章。 支票的使用 支票一般为同城使用； 禁止签发空头支票； 不得签发与出票人预留本名的签名样式或印章不符的支票 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 27 二、采购货款的结算方式 2、汇票 汇票的概念 汇票是由出票人签发的，委托付款人在见票时或指定日期无条件支付一定金额给收款人或持票人的票据。 汇票的分类 按信用性质不同分为：银行汇票 、 商业汇票； 按付款期限不同可分为：即期汇票 、 远期汇票； 按商业汇票承兑的不同可分为：商业承兑汇票 、 银行承兑汇票； 按照有没有附属单据可分为：光票 、 跟单汇票； 按照记载收款人的不同可分为：记名式汇票 、 指示汇票、 无记名式汇票 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 28 二、采购货款的结算方式 2、汇票 汇票的内容 汇票必须表明：汇票字样；无条件支付的委托；确定的金额；付款人名称；收款人名称；出票日期；出票人签章。 汇票的使用 银行汇票的使用； 商业汇票的使用 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 29 二、采购货款的结算方式 3、本票 本票的概念 本票是出票人签发并承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。 汇票的分类 银行本票 ， 银行本票有即期与远期之分 。 见票即付、 不记载收款人名称的小额银行即期本票 ， 其流通性与纸币相似 ， 可代替现金使用；远期银行本票主要适用于大额交易中 ， 以保证交易的安全； 商业本票 ， 商业本票由企业或个人开立 ， 用于清偿自身债务 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 30 二、采购货款的结算方式 3、本票 本票的内容 本票必须表明的内容是：表明是本票；无条件支付的承诺；确定的票据金额；收款人名称；出票日期；出票人签章。 本票的使用 银行本票由银行签发 ， 本票的出票人必须具有支付本票金额的可靠资金来源 ， 并保证支付 ， 出票人的资格由中国人民银行审定； 本票自出票日起 ， 付款期最长不得超过两个月 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 31 二、采购货款的结算方式 4、汇兑 汇兑的概念 汇兑是汇款人委托银行将款项汇给异地收款人的结算方式。 汇兑的分类 信汇； 电汇 。 汇兑的特点 该方式便于汇款人向异地主动付款，适用于单位、个体经济户和个人的各种款项结算。个体经济户和个人需要在汇入行支取现金的，可凭填明 “现金 ” 字样的汇款凭证到汇入行支取现金。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 32 二、货款的结算方式 5、异地托收承付 异地托收承付的概念 是指收款人根据购销合同发货后，委托银行向异地付款人收取款项，并由付款人向银行承认付款的结算方式。 异地托收承付的有关规定 必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项； 双方必须签有符合 经济合同法 的购销合同 ， 并在合同上明确使用异地托收承付结算方式； 收付双方办理托收承付结算必须重合同 、 守信用； 收款人办理托收 ， 必须具有商品确已发运的证件 。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 33 二、采购货款的结算方式 6、委托银行收款 委托银行的概念 委托银行收款是收款人向银行提供收款依据，委托银行向付款人收取款项的结算方式。 委托银行收款的适用范围 这种结算方式在同城和异地均可使用，便于单位主动收款，既适用于在银行开立账户的单位和个体经济户的各种款项结算，也适用于水电、邮电、电话等款项的结算。 委托银行收款的有关规定 委托银行收款不受金额起点限制，分为邮寄和电报划回两种，由收款人选择使用。付款期为 3天，付款期满，付款人存款余额不足，按无款支付办理，不予延期。对于拒付的情况，银行不负责审查拒付理由。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 34 二、采购货款的结算方式 7、信用卡 信用卡的概念 信用卡是一种由银行及一些旅馆、饭店和其他专门机构发给私人使用的短期消费信贷凭证。 信用卡的种类 按发行机构的性质分为商业、旅游、劳务机构发行的旅游交际卡和银行发行的信用卡； 按使用地区、范围分为指定使用地区信用卡和国际通用信用卡。 信用卡的内容 信用卡的发放通常是以一定量的存款、固定职业或担保人为条件，其外观为硬质金属卡片，卡上印持卡人姓名、签字、账号和每笔赊销金额。 采购货款结算 沈 阳 航 空 航 天 大 学 案例思考题 试分析造成创维公司产品质量问题的主要原因是什么 ？ 创维公司在采购流程控制方面存在哪些问题，应如何解决？ 通过案例分析，提高采购跟催与验收的途径和方法有哪些？ 案例分析 10创维公司的采购管理体系 创维公司的采购管理体系 用单源供应商 供应商的监督与管理 沈 阳 航 空 航 天 大 学 复习思考题 简述采购订单跟踪的定义与目的。 简述采购订单跟踪的过程。 简述货物跟催的方法