秘书实务PPT课件.ppt

秘书实务 1 1 1秘书1 2秘书部门1 3秘书工作1 4技能训练 秘书工作概述 2 了解秘书的来由 职业特色 类别和秘书部门的特征 掌握秘书工作的原则和特点 理解秘书工作的作用 通过本章学习 你会对秘书有一个初步的了解 为学习后续内容 奠定一个良好的基础 教学目的 3 教学重点与难点 一 教学重点1 秘书的概念2 秘书的职业特点3 秘书工作的原则与作用4 技能训练二 教学难点1 秘书的来由与定义2 秘书工作作用的技能3 案例分析 4 毕业于名牌大学的苏云受聘担任新近投资上海的美国独资公司老总威廉 美国人 的秘书 这是个她梦寐以求的职业 在电脑桌前 熟练地进行电脑操作 用流利的英文为总经理书写函件 聚光灯下 从容地主持对外活动 然而 工作一段时间以后 她却对秘书这个职业充满了困惑 比如 上班第一天威廉吩咐的第一件事却是 请苏小姐先把办公室收拾一下 苏云一愣 但立即按照经理的吩咐做了起来 将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位 将茶几上喝过的杯子 装满烟蒂的烟灰缸洗干净 然后对办公室的地面进行除尘 一切做完以后 苏云对威廉说 办公室收拾好了 请问经理 还有什么吩咐 苏云心想 这下该让我起草文件了吧 可是没想到 威廉头也不抬地说 请帮我倒杯水 于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去 对不起 我要的是白开水 威廉挥了挥手说 苏云赶忙又去换了一杯热的白开水 对不起 苏小姐 我要的是冷水 威廉有点不耐烦地说 她只好去换第三杯水 这才让威廉满意 以后的几天 除了整理文档 写函件等工作之外 威廉又吩咐她做了很多的琐事 寄信 购买打印纸 煮咖啡等等 甚至还要求她利用业余时间和休息日陪威廉和夫人上街购物 熟悉新来的这所城市 还有一次 威廉从美国带来的衬衫上的一对纽扣掉了一个 这是威廉非常喜欢的衣服 威廉也要求苏云为他配齐或换一副相称的 这一切让苏云很失落 心想自己苦读了四年大学 为了提高英语水平 熟练操作电脑 甚至本末倒置 白天上课懒洋洋 晚上拼命读夜校 不就是为了能获得体面的外企秘书的职业 没想到却要像佣人那样为别人打扫卫生 端茶倒水 跑腿 这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干 5 1 1 1 秘书 词义的演变宫中秘藏之书 最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书 职务之称 秘书工作人员 是从清末开始的 这是现代秘书概念的源头 社会职业 秘书已被看作是广泛的社会职业之一 它属于第三产业 服务性行业 1 1秘书 6 1 1 2秘书的定义所谓秘书 乃是组织或主管的助手 其任务是在认可的职权范围内 提供辅助工作与综合服务 并能运用办公室的工具设备 从事组织与主管制定的行政性任务的人员 7 1 1 3秘书的职业特色1 直接性一是秘书工作的内容与领导工作是一致的 即领导做什么秘书也做什么 二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派 直接安排的 秘书也是直接向领导请示 汇报的 三是秘书做工作是直接对领导负责的 其结果的成败与领导有直接的关系 8 2 稳定性秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性 短至数月 长达几年甚至几十年 3 知识化秘书的工作性质要求秘书人员要具有一定的文化知识和专业知识 9 4 年轻化发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右 一般为20 35岁 他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯 5 女性化近20年来 女性秘书有明显增加的趋势 这是由女性的心理素质所决定的 西方国家的初 中级女性秘书占总数的比例达到了90 10 1 1 4秘书的分类横向分类按单位性质不同 机关秘书 企业秘书 私人秘书 商业秘书 涉外秘书 按工作内容不同 行政秘书 机要秘书 文字秘书 教学秘书 信访秘书 通讯秘书 医学秘书 法律秘书等 按服务对象不同 公务秘书 私人秘书 纵向分类 层次 高级 中级 初级 11 1 2 1秘书部门的涵义秘书部门又称秘书机构 有广义和狭义之分 广义的秘书机构 指承担办文办事 信息调研 综合协调 督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门 一般高层称办公厅 基层称办公室 包括其下属的秘书 档案 机要 调研 信访 行政 督查等部门 如下图 狭义的秘书机构 指承担以办文办会为主 专门辅助领导机关及其负责人办理秘书业务的部门 如秘书局 秘书处 秘书科等 1 2秘书部门 12 秘书机构图 办公室 主任 副主任 调研科室 秘书科室 档案科室 信访科室 行政科室 督查科室 机要科室 13 1 2 2秘书部门的地位秘书部门无论是在党政机关还是在企事业单位 都是直接为单位领导层服务的 它处于承上启下 协调左右 沟通内外的枢纽地位 如图 14 1 2 3秘书部门的基本特征 从属性秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门 中介性在党政机关 企事业单位内 领导层是决策机构 职能部门是执行机构 综合性秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开的 活动内容涉及面广 15 1 3 1秘书工作内容与形式 办文 主要围绕文书 文件 文字材料开展的工作 办会 包括会前的筹划和准备 会中的组织和服务 会后的善后和落实 办事 主要分信息工作 技术工作和日常行政事务工作 1 3秘书工作 16 1 3 2秘书工作的原则1 准确原则理解和执行党和国家的现行方针政策 收集和提供领导工作所需要的信息资料 判断和贯彻领导意图 处理各种秘书事务和领导者交办的事项 进行文字表达和口头表达 17 2 及时原则要确立正确的时间观念 要讲究工作效率 要分辨轻重缓急 要变被动为主动 3 严谨原则严密地思考 周详地运作 谨慎地行事 18 4 同步原则要同步思维 要同步行动 要同步提高 5 保密原则要强化保密意识 要具备法律知识 19 1 3 3秘书工作的特点从属性是现代秘书工作最根本的属性和特点 被动性秘书机构的辅助地位 决定了秘书工作的被动性 事务性秘书工作绝大多数都是具体的事务工作 综合性秘书机构是综合办事机构 秘书工作也就具有鲜明的综合性 机要性指秘书工作的机密性和重要性 20 1 3 4秘书工作的作用枢纽作用秘书部门的地位是承上启下 联系左右 沟通各方的枢纽 参谋助手作用秘书工作的参谋助手作用 贯穿在秘书人员辅助领导工作的整个过程中 形象作用秘书人员在工作中的一举一动 一言一行以及办事风格 都代表本单位的形象 21 1 3 5秘书工作的发展趋势 逐步形成以公务秘书为主导 社会秘书为主体的职业阶层逐渐形成双向选择的社会化秘书性服务系统逐渐走向秘书工作科学化的道路 22 1 3 6国外秘书工作的发展趋势 由事务型转为智能型秘书工作日益专业化秘书人员的高学历 23 训练目标 通过训练 熟练地掌握有效发挥秘书工作作用的技能 案例分析1 季市长与他的秘书分析思考 1 通过案例分析 如何理解市长夫人对市长的评价 老季不过是个比别人勤奋些的凡人 这位出了名的 勤奋的凡人后面 还有一个不出名的更勤奋的人 市长的秘书老许 1 4技能训练 24 2 从案例中可以看出徐秘书在幕后的辛勤工作 对领导人及市长起了哪些积极作用 3 若你担任市长秘书 要产生像徐秘书这样有效的辅助效