时间管理[005].ppt

时间管理 一 什么是时间 时间是物理学中七大物理量之一 哲学上 时间是抽象概念 表达事物的生灭序列 我们今天讲的时间专指我们个体生命存在的过程 时 表示过程全部 间 则指我们把这一过程划分出不同的阶段 论语 子罕 子在川上曰 逝者如斯夫 不舍昼夜 希腊哲学家赫拉克利特说 人不能两次踏进同一条河流 西洋记 第11回 可叹一寸光阴一寸金 寸金难买寸光阴 寸金使尽金还在 过去光阴哪里寻 时间的特性 供给毫无弹性无法蓄积无法取代无法失而复得 二 时间需要管理吗 假设一个人的生命中有三枚硬币 一枚硬币代表财富 一枚硬币代表健康 还有一枚硬币代表时间 这三枚硬币哪一个最重要呢 我们试着把它演绎为3个小故事 故事1 如果在这三枚硬币中 把代表财富的硬币拿掉 则表示这个人有足够多的健康 也有足够多的时间 他有可能重新去创业 赢得财富 把代表财富的硬币重新放进自己的生命中 故事2 如果在这三枚硬币中 把代表健康的硬币拿掉 则表示这个人有足够多的财富 也有足够多的时间 他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病 至少可以拖延一定的时间 或借助高科技手段来延长生命 他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中 故事3 如果把代表时间的硬币拿走 让一个人没有自己的时间了 这时候 即使他有无数的财富 有很强壮的身体 可是生命留给他的只有一刹那 他无法用1亿美元去换取10分钟 这就好比无数的0前面没有了1 是没有任何意义的 他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生 而且财富和健康对他也变得毫无意义了 看了这三个故事 你有何感受 请回答下列问题 1 你的时间够用吗 2 你如何看待以下问题 时间就是金钱吗 时间和金钱 哪个于你的意义更重 于你来说 时间和金钱哪个更有价值 你的答案是什么 时间的价值 无形价值 可能是无法用金钱来衡量的 有形价值 其实 时间对每个人都是平等的 每个人都有相同的时间 但时间在每个人手里价值却不同 算一算 你的时间价值是多少 你计算过吗 假设你每年工作250天 请根据你的年薪 如5万 6万 7万 来计算 每天 元每小时 元每分钟 元 那么 该如何让自己的时间增值 让自己更有成就感呢 答案就是 时间管理 时间管理是在日常事务中执行并有目标地应用可靠的工作技巧 引导并安排管理自己及个人的生活 合理有效地利用可以支配的时间 三 时间管理是一门学问 第一代着重利用便条与备忘录第二代强调长 中 短期日程表 反映出时间管理已注意到规划未来的重要性第三代注重优先顺序的观念 将有效的时间和精力加以分配 争取最高效率第四代在于个人管理 注重提高个人生活和工作的质量 帮助平衡发展工作和生活中的不同角色 并且全盘规划日常生活 第四代时间管理的要素与核心 改变的是思想而不是行为 是一种思维方式的变革 这种时间管理强调的是一种人生的远景 而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来 时间管理的关键时间管理的关键就是事件的控制 即把每一件事情都能够控制得很好 时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧 例如 如何安排你的生活 怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤 关键是合理有效地利用可以支配的时间 时间管理的两大步骤 规划与实施细致的规划是必须的 实施是需要能力的 时间管理的两大能力 执行与应变分享一个故事 有一名18岁的高中学生 她在高中的时候去看了一部电影 那部电影描述的是法国巴黎铁塔 她对这部电影印象非常深刻 她就给自己许下了一个承诺 等她毕业的时候她一定要去巴黎参观一下巴黎铁塔 结果高中毕业就忙着考大学 她的梦想是在高中就酝酿而成的 大学四年她就一直对自己期许 等她大学毕业以后她想去一趟 大学四年很快就过去了 但是她的梦想并没有实现 当大学毕业以后 她就急于想找一份安定的工作 当她找到工作的时候 她又说等她工作稳定的时候她一定要去巴黎 而在她工作稳定的时候她又开始恋爱了 谈了恋爱她又跟自己做了一个许诺 等她结婚她一定要去一趟巴黎 结果结婚以后就是家里的柴米油盐酱醋茶 接着她怀孕了 她又想等她生了小孩她再去巴黎玩 但是生了小孩以后 她目标也转移了 开始忙着照顾先生 处理家里的事情 还要去照顾小孩 当时她又给自己做了一个许诺 等孩子长大了 她一定要去巴黎玩 这个梦就从高中到大学时代到她工作到她结婚 到她生了孩子 一直到孩子也长大了 后来 她的孩子结婚了 也生了小孩 有一天这名女人已经老态龙钟了 说了一句话 嗨 我这一辈子最渴望的就是有一天去巴黎玩 而这个时候她已经躺在病床上了 不能管理时间的人 就不能够管理一切 彼得 杜拉克 四 时间管理方法 阶梯图 一 明确目标 1 什么是目标 目标是一种未来的远景 为了实现它 人们愿意做些努力 如果说你没有去做努力 那只不过是一个企图 案例 1953年 美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查 他们发现有3 的同学还没有毕业就设定了他们人生的目标 20年后 也就是1973年 这3 的同学比其他97 的同学更显得富裕 这3 的同学 他们做了7件事情 他们曾经很确实地写下了他们想做的事情 他们列出了达成目标所得到的好处 他们列出达成目标要克服的障碍 他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息 他们列出了达成目标需要共同协力的团队 人员或者组织 他们总结出一套行动计划 他们写出了达成目标的具体时间 另外97 的人他们没有去设定目标 原因在于 他们对目标不了解 他们不知道如何去设立目标 对失败有一种恐惧感 害怕被拒绝 自我形象不佳 他们对自己缺乏热忱 2 目标设定的理由 目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能 3 有效目标的特征可以实现 具体可以衡量 完成有期限 请教完成目标的人 白纸黑字写下来 注明完成时间表 具备弹性 4 设订目标的原则 原则一 符合自己的价值观原则二 了解自己目前的状况原则三 制定目标的SMART原则 原则一 符合自己的价值观 你希望听到别人如何评价你 你这一生有任何成就 贡献或值得怀念的事吗 你是个称职的丈夫 妻子 父母 子女 亲友吗 你是个令人怀念的同事或伙伴吗 失去了你 对关心你的人会有什么影响 一起来做个游戏 现在给每个人都发500元钱 你可以用这些钱去买下列的每一种商品 直到把钱花完为止 同时买完商品以后 不能退货 请慎重考虑 原则二 了解自己目前的状况请问 你现在最想得到的是什么 幸福人生的要素 就观念上来说 幸福的人生就得靠4项均衡的要素组成 即 健康 事业 人际关系 金钱 原则三 制定目标的SMART原则 SPECIFIC具体的可实施的行动计划MEASURABLE可度量的 数量 质量 ACHIEVABLE可达到的RELEVANT与个人价值观吻合的TIMING有时间限制的 5 目标设定的方法 一 重视书面目标 5 目标设定的方法 二 目标设定要用文字描述出来 在设定目标的时候 最好的方法就是找出10个理由 重要的不是做什么 而是为什么要做这些事情 目标是一种挑战 它能激发你的行动 目标是成绩判断标准 没有目标 就缺乏评估标准 没有目标 即使最好的工作方法也没有用 5 目标设定的方法 三 我要什么 目标的分析 目标可以按照时间的长短和目标的对象进行分类 以目标时间的长短分类 包括 长期目标 中期目标 短期目标根据目标的对象进行分类 包括 家庭目标 健康目标 工作目标 财务目标 人际关系目标 学习成长目标 娱乐目标 公益目标 5 目标设定的方法 四 搜寻目标 目标搜寻的原则 设定可以立刻转化成行动的目标努力使目标清晰目标搜寻的四个阶段 勾勒出生命远景 依据时间标准区分远景目标及生命体系 职业理想的推拟 目标清单 自检 根据自己的实际情况填写下表 明确你的目标是什么 把你的目标进行排序 在你设定目标的时候要考虑SMART原则 同时说明如何才能达到你的目标 二 分清轻重缓急 2020 3 19 43 方法一 时间管理的80 20法则 决策就是设定优先顺序 80 20时间法则是时间管理的重要原则 时间管理的重要意义在于你能经常以20 的付出取得80 的成果 因此 在你的工作或生活中 你应该把十分重要的项目挑选出来 专心致志地去完成 即把时间用在更有意义的事情上 设定优先顺序的好处 只做重要而且是必要的任务 每一次只集中在一件事情上 时间管理80 20原则主要点 假定工作项目是以某价值序列排定的 那么80 的价值来自于20 的项目 而20 的价值则来自于80 的项目 时间管理的重要意义在于能经常以20 的付出取得80 的成果 最后的结果占了80 的大部分 因此 在你的工作或生活中 你应该把十分重要的项目挑选出来 专心致志地去完成 即把时间用在更有意义的事情上 方法二 运用ABC分析法 这个技术是来自于经验 也就是重要和次重要的任务 在所有任务的集合中 由不同任务所组成的百分比通常是固定的 字母A B C将不同的任务 依照它们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级 特别重要的称为A 比较重要的为B 不重要的为C 一天里最重要的一件事情 可能占很少数 称为A级任务 次等重要的B级任务不多 其他都是不重要的 是C级任务 从功能有效的达成角度去看 C级任务的成果比较低 次要任务成果平平 而重要任务的成果比较大 这就是ABC法则 方法三 时间管理矩阵图 不同类的事情要如何去安排 时间如何加以调整 加以运用 这些事情让你去做一个什么样的人 有四种可以参考 紧急不紧急重要不重要 时间管理矩阵的应用案例 张主任把要做的当天任务罗列出来 制定明天时间计划接待一个老同学向局长汇报工作举行办公会议给外地同行打电话与同事聊一部电影到门诊部看病 步骤一 打分标准 步骤二 重要性 紧急性分数表 步骤三 任务次序表 任务指数 任务 制定明天的时间计划 接待一个老同学 向局长汇报工作 举行办公会议 给外地同行电话 与同事聊一部电影 分 分 分 分 分 分 分 分 分 分 分 分 到门诊看病 分 分 三 制定计划 今天所做的每一种选择 以及所做的每一个决定都有两种可能性 或者两种结果 一种是离你的目标越来越近 一种是离你的目标越来越远 因此 你所做的每一种决定 离目标越近 就要去做 离目标越远 就要灵活地去修正 在这个过程中 要让你的目标规划更具合理性 就要制定计划 制定计划的原则 确保最宝贵的资产 时间 的经济价值 最高标准是将可以使用的时间投入到最有益处 最有成就的作为中 最低标准是用最少的时间去完成追求与设定的目标 制定计划的意义 为实现目标作准备 为时间效率的最大化作架构 在个人的工作范围 规划使用有限的时间以达到目标 规划自己的工作可以节省时间 计划制定的规则 1 基本原则 60 402 行事与时间分析表3 任务总表 行事计划表4 规则的 系统的 执着的5 务实的规划6 学习保持弹性 时间管理规划系统 全方位检查 制定你的日计划 日计划就是每天要花一些时间规划你的活动 你曾经做过计划 付诸行动的就是你的每一天 无论选择何时你都可以写下你当天的工作 即使你的日计划仅能成为一个有效快速的过程 日计划的五步骤写下任务估计做事的时间长短留些缓冲时间给未预见的事情 60 40规则 确定优先顺序 简化及授权追踪与检讨 四 立即行动 1 克服拖延 不要把难事往后拖不要把不喜欢的事往后拖不要把喜欢的事做过了头 工作细分自律防范于未然 2 避免混乱 办公室桌上的 5S 运动处理信息洪流 办公桌上的 5S 运动 整理废纸篓的作用文件存档系统 各就各位 的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理 处理信息洪流 3 告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求80分标准不要为自己预留太充裕的时间 完美根本就不存在 了解这句话的人就等于人性智能的极致 期待拥有完美者是人类最疯狂危险之举 19世纪法国诗人马塞特 4 及时行动 我其实没有什么辉煌灿烂的功绩 只有一点令我自豪的是 凡是我觉得应该做的 我就去做 而当我决心做后 我便着手去做了 美国罗斯福 5 做好个人效率管理时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作 达到 三效 即效果 效率 效能 效果是确定的期待结果 效率是用最小的代价或花费所获得的结果 效能 是用最小的代价或花费 获得最佳的期待结果 个人高效管理的原则一致 角色 目标 工作重点 计划 要前后一致 平衡 有效管理有助于你的工作 生活的平衡发展 有重心 秘诀在于不要先定出时间和先后顺序 而要就事件本身的重要性来安排你的工作或办法 有人性 有人性的个人管理有时会牺牲效率 能变通 任何的管理方法 都是在随着或者是朝着你制定的目标前进 携带方便 建议采用以周为单位的时间管理方式 有效的个人时间管理步骤确定角色 不必想得太严肃 只需要考虑未来一周你应当扮演好的角色 选择目标 短程目标应当同中级目标有联系 在未来一周的目标中 必须有一些是属于真正重要但是并不紧迫的事情 安排进度 进度的安排可以根据所列的目标来安排7天的行程 逐日调整 每天调整 应依据你的计划安排事情的大小 随性而为不好意思拒绝别人拖延症不速之客会议病文件满桌病事必躬亲 他为什么说 我没时间 善用时间的良好习惯 1 工作有明确的目标 每件工作事务的处理都为一定的目标服务 明