用友致远A6协同管理软件操作手册.doc

用友致远协同管理软件 操作手册 用友致远软件技术有限公司 二零零七年九月 2 目目 录录 普通用户启用注意事项 3 第一章第一章 快速使用快速使用 6 1 1 发起协同事项 6 1 2 处理协同事项 6 1 3 查看协同事项 7 1 4 发出会议通知 8 1 5 提交会议回执 9 1 6 发布公告调查 10 1 7 新闻发布 11 第二章第二章 普通用户操作普通用户操作 11 2 1 协同工作 11 2 1 1 新建事项 12 2 1 2 待发事项 15 2 1 3 已发事项 16 2 1 4 待办已办 19 2 2 文档管理 24 2 2 1 我的文档 24 2 2 2 单位文档 30 2 2 3 综合查询 31 2 3 公共信息 32 2 3 1 公告 32 2 3 2 调查 34 2 3 3 讨论 37 2 3 4 新闻 38 2 4 个人设置 39 2 4 1 修改密码 39 2 4 2 个人信息设置 39 3 普通用户启用注意事项 一一 控件下载安装控件下载安装 系统控件在登录界面 辅助程序安装 点击进入 可以获得 A6 协同的辅助安装程序 其中的 A6 精灵和 XP 辅助安装程序需要进行安装 精灵精灵 1 安装 登录界面 辅助程序安装 A6 精灵客户端 下载后运行安装 注意 A6 精灵安装时需要关闭所有 IE 窗口 包括 A6 协同自己的 IE 窗口 2 A6 精灵直接登录 在 开始 菜单 程序 中到 A6 精灵登录 运行后弹出配置界面 输 入密码即可完成登录 3 使用 A6 界面右上角的 键是 A6 系统的切换键 点击它可缩小到右下角变成精 灵图标 精灵图标上可以直接发协同 直接到文档 可以设置 自动登录 开机登录 主要功能 支持 outlook 的个人邮件与 A6 协同之间的集成 可与 office2003 打通 实现 word excel PowerPoint 集成 完成独立的功能操作 第一步 在系统的登录界面的右下角处 辅助程序安装 用户点击 辅助程序 安装 出现所有系统提供的辅助程序列表 选择 A6 精灵客户端控件 入口在此 4 第二步 点击 下载安装 下载 A6 精灵安装程序 保存在本地硬盘 安装程序 的名称为 A6setup exe 第三步 运行 A6setup exe 程序安装 A6 精灵 在运行安装程序以前必须关闭所 有 IE 浏览器和 office 程序 5 6 第四步 安装完毕 再登录协同系统时 协同系统的退出按钮由变成 在退出时 变成托盘形式 7 使使 用用 篇篇 第一章第一章 快速使用快速使用 1 1 发起协同事项 第一步 点击一级菜单中 协同工作 选择 新建协同 出现下面输入页面 输入标题和正文信息内容 第二步 选择 流程 在选择人员的页面 选择事项的相关人员 确定流 程的流转方式是串行还是并行 系统缺省设置是并行 第三步 点击 添加附件 选择文件进行上传 第四步 点击 立即发送 即完成发送 1 2 处理协同事项 第一步 当系统出现 A6 新消息 的在线短信提示表示会有新的协同事项要 求进行处理 直接点击消息提示就可以进行事件处理 也可以采用 刷新首页 在个人首页的 我的待办事项 列表中会出现要进行处理 的事项 点击 待办事项 显示事项内容 第二步 点击页面上图标 在页面呈现处理窗口 在输入框内填写处理 意见和内容 第三步 点击 继续并提交 事项处理完毕 8 1 3 查看协同事项 第一步 在个人首页点击 我的跟踪事项 点击事项标题 在协同页面 上图标 在页面右侧呈现处理流程 处理状态分别表示 已 办 进行中 待办 第二步 在协同页面上 拖动页面的竖向滚动条 在协同正文的下方呈现 处理意见和处理态度 9 1 4 发出会议通知 第一步 在一级菜单 日程会议计划 选择 会议管理 点击 新建会 议 按钮 第二步 会议发起人填写具体会议内容 选择会议日期和时间和与会人员 及会议记录人员 点击 立即发送 会议发出后 所有与会人员 均会收到会议信息 10 1 5 提交会议回执 第一步 查看会议 点击一级菜单 日程会议计划 选择 会议管理 列 表中会显示所有会议记录 点击某条会议记录可以查看具体会议内 容 用户也可以在个人首页中的 待办事项 查看未召开的会议信息 只需点 击 待办事项 中的会议记录进行查看 第二步 会议回执 与会人员在收到会议信息后 可以直接点击 A6 消息 提示 显示会议具体内容 与会人员可以 点击按钮进行会议 回执 也可以在个人首页中的 待办事项 查看未召开的会议信 息 只需点击 待办事项 中的会议记录进行会议回执 回执可 以进行多次操作 1 6 发布公告调查 第一步 点击一级菜单 公共信息 选择 公告 调查 列表中会显 示所有发布的公告和调查 注 发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权注 发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权 第二步 点击 发布 按钮 填写内容和图片 点击发布 发布的公告在 单位首页公告调查频道可以看到 11 1 7 新闻发布 第一步 点击一级菜单 公共信息 选择 新闻 列表中会显示所有发 布的新闻 注 新闻发布人员必须经过系统管理员授权注 新闻发布人员必须经过系统管理员授权 第二步 点击 新闻发布 按钮 填写新闻内容和新闻图片 点击发布 发布的新闻在单位首页新闻频道可以看到 第二章第二章 普通用户操作普通用户操作 2 1 协同工作 协同工作在用友致远协同管理系统中固化成为一种事项流转的功能 是企 业内部员工间的协同工作平台 包括异地协同 通过流程的运作实现事务的审 批审核 以及组织间的计划 执行 事件的分享和信息传递 协同处理支持简捷的文字编辑 信息流转 回复 意见加载 以及附件加 载 协同信息可以通过转发邮件 将信息传递到协同以外的工作人员 操作 选择菜单第一级 进入 协同工作 协同工作包括 新建事项 待 发事项 已发事项 待办已办四个功能 2 1 1 新建事项 功能 建立新的协同工作 选择协同的工作流程 添加工作需要的文件 通 12 过选择关联项目与项目联合 形成项目协同 操作 点击一级菜单 协同工作 选择 新建协同 进入新建的页面 如图 1 图 1 新建协同 功能键功能键 立即发送 将建立好的协同事项 按照流程发送 事项进入 已发事项 列 表中 保存待发 将协同事项进行保存 不进行发送 事项进入 待发事项 列表 中 用户通过待发事项中对协同进行修改 发送 另 存 为 将协同保存为 个人模板 个人格式 个人流程 三种方式 个人模板 通过模板调用 个人格式 通过常用格式调用 个人流程 通过流程新建调用 模板调用 直接调用已经建立好的系统和个人模板 其中 系统模板是公用 的模板 由系统管理员或者表单管理员创建 用于解释组织的管理规则 实现 规范化管理 个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用 可减少工作量 和增加易用性 流 程 图形的方式查看流程 添加附件 上传协同事项中要处理的附加文件 打 印 提供三种方式 1 全部打印 2 将正文内容和意见分开打印 3 将 打印内容以文件形式保存到本地 数据项数据项 标 题 协同事项的题目 不能为空 禁止输入非法字符 流 程 协同的流程 可以新建流程 也可以用已经设置好的个人流程 常用格式 调用系统所预设的常用办公格式 预 归 档 在建立协同事项 预先将协同归档到文档系统中 可预归档到 我的文档 或 单位文档 中 预归档的流程对有文档查询权的操作者是 13 可见的 项 目 选择发起者所关联的项目 必须已经建立了项目 期 限 设定协同事项的处理期限 超过处理期限 系统会自动给予提示 进行催办 跟 踪 标志协同是否需要跟踪 需要跟踪的事项会在首页的 我的跟踪 事项 中列出 重要程度 标识协同事项的紧急程度 分为 普通 重要 非常重要 协同的重要程度在流程列表中会显示红色的 2 1 1 1 新建协同操作 第一步 依据数据项的说明 填写协同事项的标题和内容 第二步 建立流程 鼠标点击 流程 的下拉框 选择 新建 出现选择人员 的页面 如图 2 在下拉框中显示系统设置的所有组织结构 左区罗列该组织 的所有人员 右区是选定需要在协同流程中执行的人 图 2 选人界面 鼠标点击左区 选择部门 根据选定的组织人员 选择人员 按 选定 到执行人区域 如果直接选择右边的 表示整个部门被选定 按 进行发送顺序的调整 根据工作的具体情况选择 并发 串发 多层 14 并发 发起人发起流程后 各节点同时收到信息 串发 发起人发起流程 流程中个每个节点依次处理 多层 一个流程中有并发与串发的结合应用 按 确认 按钮 确认流程后 自动退出该页面 回到 新建协同 操作页 面 图 1 同时流程节点的信息显示在数据项 流程 中 第三步 附件添加 点击 添加附件 弹出文件添加 如图 3 1 点击按钮 浏览 选择所要添加的文件名 可以选择单个或者多个附件 按 加入 键 加入附件 如图 3 2 图 3 1 添加附件 图 3 2 加入附件 第四步 根据工作情况可以预归档 点击预归档下拉框 出现图 3 4 选择需 要归档的文件夹 点击 确认 图 3 3 带有附件图 3 4 预归档 第五步 选择项目 在项目下拉框内 选择项目 注意项目需要进行建立后 同时为项目的成员 在下拉框才出现可以选择的项目 如果选择项目 预归档时 只出现项目文档 如图 4 第六步 根据需要选择 期限 跟踪 选择 期限 后 超过协同的处理期 限 系统会自动给予提示 选择 跟踪 后 在首页的 我的跟踪事项 的列 表中显示 否则不予显示 第七步 点击 立即发送 所建立好的协同事项进行处理发送 如图 5 发送 15 之后系统显示已发送的事项列表 图 4 项目预归档 图 5 立即发送 2 1 1 22 1 1 2 修改协同流程节点修改协同流程节点 在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改 点击 流 程 出现流程 点击流程展示中 高级 在各个节点出现 修改 按钮 进行 节点权限的修改 2 1 2 待发事项 点击一级菜单 协同工作 选择 待发事项 进入待发的操作界面 如图 8 功能 支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改 16 图 8 待发的事项列表 功能键 新建事项 建立的协同事项 立即发送 将协同事项进行发送 转发邮件 将协同以邮件的形式发送 删 除 删除列表记录 刷 新 更新显示列表 全 选 选定所有的待发协同 上下视图 步骤 选择要进行发送的协同 点击 立即发送 双击该协同 进入编辑协 同的页面 2 1 3 已发事项 功 能 列出用户所有已经发出的的协同事项 用户可以对协同处理情况 进行实时查看 点击一级菜单 协同工作 选择 已发事项 进入待发的操作界面 如图 9 17 图 9 功能键功能键 转发事项 可根据需要对选定的事项进行转发协同 转发邮件 转发公告 和转发新闻 重复发起 发起者可以将已发事项重复发起 以便再次形成一个流转圈 该功能适合对同一事项的多次重复讨论 直至定案 归 档 将协同事项进行归档保存 撤销流程 发起者可以撤销流程至自己的 待发事项 中 协同流程撤销 后回到 待发事项 跟踪 发起者可以在列表中点击跟踪标志 可以进行修改跟踪的标志 将 跟踪标志由 有 修改成 否 也可以由 否 修改成 有 步骤 选择要进行发送的协同 点击 转发 可以转发协同 转发邮件 点击补充正文按钮 对已发出的协同进行正文内容和附件的补充 18 点击流程查看按钮可以查看流程中的人员 单击击流程中的人员 可以发送在线消息 如果流程中组成员比较多 用鼠标移上去会显示处理人 的列表 点击后可以固定人员信息 通过滚动条进行查看 19 2 1 4 待办已办 功能 支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改 点击菜单 协同工作 选择 待办已办 进入待办已办的操作界面 如图 10 默认显示 待办 事项列表 点击 已办 显示所处理过事项 点击 全部 则显示所有待办已办及处理中事项同 处理状态分别表示 已办 进行中 待办 20 功能键功能键 转发事项 将所选择的协同事项转发给其他人员或部门 可根据需要选择 以协同 邮件 公告或者新闻的方式进行转发 归 档 将协同事项进行归档保存 在待办列表中做归档操作相当于执 行了 继续并归档 的操作 可以进行批量处理 待办协同 将当前的待办协同转化为日程 转化为日程的协同出现 在处理人的日程事件列表中 已办协同 在查看已办流程时 处理人可对已办流程后续节点未 处理的流程进行回收 回收后成为处理人的待办事项 重新进行处理 对后 续节点中有成员已经处理了的流程 则不能进行流程回收操作 意见震荡回复 在待办和已办事件列表中查看他人意见时 可以对他人意 见进行震荡回复 可以选择是否对回复意见进行隐藏 如果选择隐藏回复意 见 那么只有发起人和处理人可以看见该意见信息 对流程中其它人员则显 示为隐藏 处理功能操作 处理功能操作 转 发 用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员 转发时 系 统将生成一个新的协同事项 内容与原协同事项相同 只是流程变为当前用 户发向被转发用户 回 退 用户可以将流程回退至前一节点 回退前可以加注意见 态度等 21 回退之后 该协同事项将出现在上一节点用户的 待办事项 中 上一节点 用户将收到系统自动发出的回退提醒 并可以在 待办事项 中查看回退人 员的意见 同时处理该事项 系统支持多级回退 反复回退 回退可以实现 用户对一个问题的反复讨论 修改 直至定案 但当用户只能回退至前一节 点 操作时系统会出现警告询问提示 终 止 如果用户点击 终止 流程将在该用户处停止流转 该用户的后 续节点将不会接收到该事项 操作时系统会出现警告询问提示 知 会 用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员 与转发事项 的不同处在于 转发是生成一个新的协同事项 而知会是在原协同事项的流 程基础上 增加被转发人员为当前用户节点的后续节点 知会操作支持一个或 多个人 进行知会操作后不立即提交后台 只刷新当前的流程图 等用户处理 完后一并提交 知会的节点权限只限于对协同进行转发 而无回退 终止 撤销 知会 加签 当前会签等权限 与转发事项相比 知会更利于掌握事 项的传播途径和范围 22 加 签 用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员 进行加签操作后并不立即提交后台 只是刷新当前的流程图 等用户处理完 后一并提交 与知会的不同处在于 知会人员不影响整个流程的流转 而加 签人员将是流程中的关键节点之一 加签允许并行加签和串行加签 加签操 作支持加签一个或多个人 部门和组 同时支持节点权限的修改 加签处理 情况将直接影响到后面节点的处理 当前会签 在当前节点添加人员形成临时会签组 该协同只有当会签组的 人员全部都处理完了 才会流转到下一节点 修改正文 事项接收者可以修改事项正文 系统将记录每个修改者的姓名 和修改时间 并在事项正文后面显示 快捷回复 快捷回复 自动引用常用语 意见隐藏 如果用户选择意见隐藏 则用户的处理情况将对流程中其他节 点人员不可见 但不影响事项发起者和处理者本人查看 进行跟踪 用户对协同事项进行处理后 如果希望对该协同事件进行继续 跟踪查看 点击 进行跟踪 则该协同出现在首页的跟踪事项中 上传附件 用户接收处理事项的过程中 可以上传多个附件 上传后 系 统将显示上传成功 并注明已上传附件的数量 如果用户点击附件显示开关 系统将显示附件名称列表 暂存待办 保存用户本次输入的意见和态度 暂不发出 流程将在当前用 户处暂停 用户可以随时在自己的 待办事项 中继续处理该事项 继续并提交 用户对协同事项进行处理后 进行提交并允许流程继续运行 流转给下一节点人员 继续并归档 用户处理该事项后 同时进行协同的归档操作 将该事项归 23 档至自己的个人文档夹或有权限的单位文档夹 归档不影响其他人员对该事 项的查看和处理 归档后用户可在 文档管理 模块中查看档案 流程继续 流转给下一节点人员 继续并删除 用户处理该事项后 同时将处理过的协同删除 不存储在已 办事件列表中 删除不影响其他人员对该事项的查看和处理 流程继续流转 给下一节点人员 发起人 在协同查看时 可以点击发起人查看基本信息 给发送人发送留 言信息 办理操作步骤 第一步 用户选择所要办理的事件 点击协同事件 出现图 10 第二步 用户根据实际情况 选择 转发 回退 终止 知会 加 签 当前会签 等操作 第三步 选择 已阅 同意 不同意 填写意见 同时可以进行相应的 操作 24 图 10 协同事件的处理 2 2 文档管理 文档管理是帮助使用者管理个人和单位的文件 计划 会议 公文以及审 批流转的各种信息 并提供相应的编辑 借阅 共享 转发等功能 文档管理 包括我的文档 单位文档 公文档案 项目文档 综合查询 2 2 1 我的文档 点击一级菜单 文档管理 选择 我的文档 进入用户自己的文档管理的操 作界面 如图 25 图 我的文档 功能键 新建文档夹 建立新的文档夹 新增文档 包括 4 个功能 1 上传文件 可以从本地硬盘上传各种文件到服 务器 2 新增 html 文档 3 新建 word 文档 4 新建 Excel 文档 操作 更换文件夹名称 更名 更换文件夹名称 文件替换 替换某个文件 移动 将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中 删除 删除所选文件 映射 建立文件对目录的相应连接关系 不移动文件的物理位置 树型结构 以目录树的形式进行文件目录的展示 发布 将所选文件发布到个人常用文档 转发协同 将文档管理中存储文件和协同再次以转发协同的形式发送 转发邮件 将文档管理中存储文件和协同再次以邮件形式发送 新建文档夹新建文档夹 第一步 点击 新建文件夹 出现弹出新窗口 输入新文档夹名称 图 新建文档夹 第二步 按 确定 在我的文档中建立文件夹 26 图 创建文件夹 新增文档操作新增文档操作 上传文件上传文件 第一步 点击 新增文件 出现下拉菜单 选择上传文件 图 新增文件下拉菜单 第二步 选择上传的文件 进行加入 图 上传文件 注意 在文档管理上传文件 可以通过安装 A6 精灵来进行批量上传 一次上传多个文件 第三步 文件上传 新增新增 htmlhtml wordword execlexecl 文件文件 27 第一步 点击 新增文件 出现下拉菜单 选择新增的文件类型 第二步 进入文件编写页面 编辑文件 保存退出 第三步 双击要修改的文件 进行修改 保存 图 新建文件 更名操作更名操作 第一步 选中要更换名称的文件夹或是文件 第二步 按 更名 出现弹出新窗口 输入新名称后 如图 注意 用户必须对要更名的文档或文档夹有全部或写入权限 文件替换文件替换 第一步 选中要替换的文件 第二步 按 文件替换 出现弹出新窗口 选择新文件加入 如图 28 移动操作移动操作 第一步 选中要移动的文件夹或是文件 第二步 按 移动 出现弹出新窗口 选择新目录加入 图 移动文件 映射操作映射操作 第一步 选中要映射的文件夹或是文件 第二步 按 映射 出现弹出新窗口 选择新目录加入 按 建立链接 如图 图 文件映射 树型结构操作树型结构操作 29 第一步 按 树型结构 在屏幕的左边弹出新窗口 所有文件目录已树型排列 在该结构下可以进行所有的文档操作 如图 文档借阅操作文档借阅操作 第一步 选中要进行借阅给他人的文件 第二步 按 修改 出现弹出新窗口 选择 借阅 如图 第三步 添加借阅人 按 添加 按钮 选择 人员后确认 要删除借阅人员 在 借阅 选 项卡上勾选要删除人员 单击 删除 按钮 系统默认借阅期限是从借阅当日起一周 用户 可以更改借阅起止日期 完成文档借阅设置后 单击 确定 按钮 保存文档借阅设置内容 注意 用户必须对当前文档有全部权限 文档借阅后 在借阅期限内会出现在借阅人的 我的文档 借阅文档 中 超过借阅期限 文档自动收回 文档文件关键字操作文档文件关键字操作 第一步 选中文件 第二步 按 修改 出现弹出新窗口 选 择 关键字 如图 第三步 要新增关键字 在 关键字 选 项卡上 单击 添加 按钮 输入关键字 要更改关键字 在 关键字 选项卡上 点击对应关键字后更改 要删除关键字 在 关键字 选项卡上 勾选要删除的关 键字 单击 删除 按钮删除 完成关键字设置操作后 单击 确定 按钮 保存关键字设置内容 30 注意 用户必须对当前文档有全部权限 只能对文件类型文档进行关键字设置 用户可 以按关键字查询文档 参考综合查询 文件协同邮件互通文件协同邮件互通 在文档管理中 系统允许将上传和归档的各种文件和协同 以邮件的形式发送 到外部 以允许以协同方式发送到内部流转 实现文档信息和邮件 协同三方 面的信息互通 第一步 选中在转发的文件或是协同 第二步 按 转发 选择 转发协同 和 转发邮件 的按钮 选择发送的人 员或是邮件地址 进行发送 2 2 2 单位文档 单位文档是由单位文档管理员管理的 普通人员通过授权可进行相应的操 作 规划文档 单位文档管理员根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹 如按部门建立部门的文件夹 并授权部门文档管理员 共享文件夹 文档管理员对文件夹进行授权共享 读取 提供文件的查看权限 允许进行转发协同和转发邮件的操作 写入 在单位文档中看不到该文件夹 但是预归档时可以进行归档 全部 允许全部文档操作 单位文档建议 对于单位中的规章制度的管理 可以在单位中按照分类建立相 应的文件夹 把文件夹共享给相应的管理人员 举例 建立单位制度管理 人事制度 销售制度 第一步 文档管理员 在单位文档中建立相应的各种文件夹 31 第二步 授权给各个分管的人员 第三步 文件归档 2 2 3 综合查询 进行全面的组合查询 可以查看协同 文件等 输入查询条件 选择查询 的类型 进行查询 点击 文档管理 选择 综合查询 进入用户自己的文 档管理的操作界面 如图 32 查询未归档文件 系统根据类型 发起人 关键字和发起时间进行查看 查询已归档文件 系统根据类型 关键字和发起时间进行查看 查看全部文件 系统根据类型 关键字和发起时间进行查看 2 3 公共信息 公共信息模块是单位内公共信息的发布平台 也是企业员工交流沟通的平 台 如企业发布公告 调查 员工回复调查 员工发起讨论题目 参与讨论或 者发布新闻等 公共信息模块包括公告 调查 讨论 新闻四个子功能模块 2 3 1 公告 点击左菜单 公共信息 选择 公告 普通用户可以查看公告 被授权 的用户具有 发布公告 的权限 公告类型和公告管理员由系统管理员设定 管理员可对该类型的公告进行 归档删除等操作 并可将该类型的发布权授予其他普通用户 功能键功能键 发布 发布公告 添加附件 发布公告时需要添加的附件 数据项数据项 标 题 公告的题目 公告类型 根据系统设置的公告类型进行选择 发布对象 可以通过选人界面选择任意组合发布公告的对象 允许打印 可以由用户选择发出的公告是否允许打印 如果勾选 则在查 33 看公告页面的右上角有打印按钮 发布公告操作发布公告操作 1 公告管理员能对本类