9采购管理制度0903版.doc

高扬投资控股集团行政工作手册采购管理制度一、总 则第一条 为加强采购管理工作，根据“规范操作、提高效率、节约成本、保证质量”的原则，特制订本制度。第二条 本制度适用于集团及各子公司的采购管理。集团和各子公司行政部是采购管理的责任部门。第三条 本制度所称采购，是指为办公及运营管理所需各种物料的采购，包括各种固定资产（办公或运营设备、设施）、办公用品及耗材、宣传品、印刷品、广告发布用材、办公室装饰用品、日常维修所需的零配件及工具等。二、采购申请第四条 各部门、各子公司申购物料，应当根据实际需要，确定物品的品名、数量、用途、规格、材质（如有必要，可以建议其品牌、产地或参考价格），按规范要求准确填写采购申请单，经批准后交付行政部组织采购。第五条 物料申购的批准权限，根据物料申购的种类、价值等因素的不同，实行分级管理。子公司申购物品，应以请示报告呈报表报经集团批准（低值零星采购可事后申报备案）。第六条 紧急情况下未及办理申购手续的，可以经相关负责人同意后，先行购买，事后尽快补报申购手续。第七条 凡申购手续不齐全的，其费用一律不予批准报销。因采购申请单填写错误造成的损失或浪费，由责任人负责赔偿。三、采购控制第八条 采购申请单填写后应先提交控管部审核，控管部核对申购物品是否有库存，或是有同等替代品。如有更好的方案，必须及时明确向申购部门反馈，以避免造成重复采购和浪费。第九条 实行比价采购制度。行政部接到采购申请单后，应按事情轻重缓急指定专人采购，采购前应进行询价。凡价值1000元以上的物品，其询价不得少于三家。第十条 采购人员应将最终议定价格反馈给行政部负责人，经行政部会同控管部审定后，通知采购人员进行购买。第十一条 行政部必须按采购申请单规定的型号和规定数量进行采购、确定质量，设备仪器及其他贵重物资更需慎重选择。第十二条 重大项目的购买或制作，必须签定购销或制作合同；工程或重大制作应通过招标进行最优选择。第十三条 在下列情况下，行政部可根据采购申请单委托使用单位协助采购： 1、采购人员不在又急需使用的物资； 2、由使用单位派人协助采购以节省开支；3、利用出差机会顺便采购以节约开支；4、经最高领导安排的其他情形。第十四条 购买专业性比较强的物料，采购人员可请相关技术人员协助订购，以保证其质量、型号符合需求。第十五条 采购人员应对所采购物品的质量负全部责任。如因失职采购伪劣产品而造成经济损失，应负相应的赔偿责任。第十六条 对于常规采购物品，可以选择最低价格的供应商或厂家签订合作协议书，实行定点专购。四、付款和交货第十七条 物料采购原则上采取先入帐后付款的制度，特殊情况下需要预付款的，按照财务审核审批权限，可以办理采购预付款手续。第十八条 低值易耗品或零星物品一般为现金购货。第十九条 大额的或是高价物料，采购人员应尽量采取分期付款形式，货送到后再付全款。第二十条 对于加工制作的物品可预留一定比例的质量保证金。五、物品验收与入库第二十一条 采购人员负责将物品送至指定位置后，应立即通知申购部门前来验收，验收合格后，由仓库管理员填制入库单并办理入库手续，申购部门凭批准手续齐全的领料申请单或办公用品申请单领取使用。第二十二条 应急物料可由部门签收，事后24小时内到仓库补办入库和领料手续。第二十三条 对于有维修和质量保修的物料，采购人员必须留下相关保修凭证，并将保修联系方式告知使用部门。第二十四条 对于采购不合格、不适用的物料，使用部门有权拒收，并由采购人员负责退换，对于已接收而又无法正常使用的，由接收部门负责赔偿。第二十五条 对于低值易耗品的领取，可以旧换新的均应实行以旧换新，已丢失的物料由相关责任人赔偿。第二十六条 已经购买完毕的物料，采购人员应将采购申请单填写“已采购”后转交仓库管理员进行分类登记。第二十七条 采购人员必须凭采购申请单、入库单和正规发票办理费用报销手续。第二十八条 仓库管理员每月对库存进行盘点，做到帐实相符，财务部不定期进行抽查。六、违纪管理第二十九条 对于假公济私，申购物品或领用公司物料作为私人使用或其他使用的，由责任人赔偿损失并给予相应的处罚。 第三十条 造成公司物料浪费的责任人或部门，应给予相应的处罚；经提醒仍不改正者，可加重处罚。第三十一条 购买仍有库存的物料而导致资金浪费的，给予相关责任人相应处罚。第三十二条 采购人员暗箱操作，吃回扣或收受供应商或厂家贿赂者，应追回损失并作解聘辞退处理。七、附 则第三十三条 公司部门晨会制度另行制定。第三十四条 本制度由集团行政部负责解释，集团及各子公司行政部负责执行。集团及各