办公室环境和办公用品管理PPT课件.ppt

任务一办公室环境和用品管理 办公室管理 1 一 办公环境的管理 一 办公环境的构成 自然环境 人文环境 1 绿化环境2 空气环境3 光线环境4 声音环境 工作氛围 个人素养 人际关系 2 1 常见的办公室绿化植物 巴西木 巴西铁 3 发财树 木棉科 瓜栗属 4 变叶木 大戟科 变叶木属 5 苏铁 苏铁科 苏铁属 6 念珠串 翡翠珠 菊科 千里光属 7 鹅掌柴 五加科 鹅掌柴属 8 红掌 粉掌 凤梨 仙人球 9 富贵竹笼 富贵竹 苹果竹芋 10 绿萝 玛丽安 龟背竹 11 一 办公环境的管理 2 办公室色彩暖色调 红色 橙色 黄色冷色调 绿色 蓝色 黑色中间色调 灰色 紫色 白色 12 2 办公室色彩 暖色显得温馨 活力冷色显得冷静 平和办公室的色调应单纯柔和 使人感觉平静舒适 墙 天花一般都用白色 13 自然采光为主 宜用百叶窗来调节光线人工照明 统一灯光光线最好从人的左上方照射进来 3 照明 14 封闭式办公室 门 隔音玻璃开放式办公室 隔音板 隔音玻璃铺放地毯 杯垫等 4 隔音 15 办公室温度 春 秋 22度左右夏天 26度左右冬天 18度 20度湿度 50 60 5 空气 16 案例 有意思的办公室 美国一间家具工厂 利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境 工作人员可以穿着海滩短裤 T恤上班 享受100 的新鲜空气和自然光 有趣的是 根据美国 商业周刊 报导 这家公司的生产率因此增加了15 其中 有8位被挖角跳槽的员工 在离职两星期后自动回来报到 原因竟是他们 无法忍受其他单位晦暗的工作环境 17 公司的办公区域 前台 接待区上司办公区个人办公区会议室文印室档案室 18 上司办公室 独立的办公室较为豪华宽敞兼有休息室 会客区 19 个人办公区 20 1 开放式办公室 全开放式 完全敞开 座位间没有任何的隔板半开放式 座位间用隔板隔开 21 2 封闭式办公室 满足独立办公的需求易于集中精力易于保密 22 秘书对办公责任区的管理 公共区域环境管理上司办公环境管理个人办公环境管理 23 指出下图中办公环境存在的问题 24 1 2 3 4 保持你所参与的公共区域的整洁 25 26 分类整理 1 电话 2 电脑 3 参考书 4 文具用品 5 文件夹 6 办公桌抽屉 27 电脑 电话 参考书的摆放 28 文具的整理摆放 29 文件资料的摆放 30 抽屉的整理 31 二 办公用品的管理 列举以下各类常见办公用品纸簿类消耗品笔尺类消耗品装订类消耗品归档用品类办公设备 耗材辨析办公设备 32 33 目录 办公用品的分类办公用品的采购与进货办公用品的库存保管与发放办公设备的使用和管理 34 一 办公用品的分类 一是纸簿类消耗品 A4 B5等办公复印纸 信纸 信封 笔记本 直线纸 复写纸 卷宗 标签纸 二是笔尺类消耗品 铅笔 刀片 签字笔 橡皮擦 夹子 胶水 胶带 钢笔 打码机 姓名章 日期章 日期戳等 三是装订类消耗品 大头针 图钉 荧光笔 修正液 电池 剪刀 美工刀 订书机 打孔机 四是归档用品类 文件夹 档案袋 档案盒等 五是办公设备耗材 打印机墨盒 色带 计算机磁盘 空白光盘等 35 1 通常采购办公用品的程序 1 填写申请 由各级领导审批 并签字同意 2 选择供应商 进行采购 保存好购物发票和小票以备报销 3 检查货物的数量 质量 4 如需入库 采购人员填写入库单 库房人员签字 5 报销 二 办公用品的采购与进货 36 2 选择供应商选择办公设备及用品供应商时要在以下几方面对其进行比较 1 价格和费用 2 质量和交货 3 服务和位置 4 安全和可靠性 二 办公用品的采购与进货 37 3 办公设备和易耗品的订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种 1 直接去商店购买公司所需要的办公用品 2 电话订购 3 传真订购 4 因特网服务 二 办公用品的采购与进货 38 4 办公设备及办公用品的接收程序 1 先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物 2 发现数量不对 应立即通知采购部门联系供应商 3 接收数量的出入也应通知采购部门 以按真实数量支付货款 4 接收的每一类货物的详情 应输入到办公用品库存卡的接收项中 5 接收后 要及时更新库存余额 6 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 7 订立物品发放制度 确定物品发放人 二 办公用品的采购与进货 39 1 库存控制概述 1 库存控制卡的内容项目 库存项目应准确描述 包括大小 颜色和数量 例如A4白文件纸 单位 货物订购 存储和发放的单位 例如令 盒 包等 库存参考号 给每一库存项编号 经常与存放位置相联系 三 办公用品的库存保管与发放 40 最大库存量 最大量库存是以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量 库存物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量 再定货量 当库存余额达到这个水平 必须订购新的货物来使余额达到最大库存量 通过考虑多少物品需要能保证业务的运行 平均使用量 物品交货的时间长短来确定这个数字 三 办公用品的库存保管与发放 41 最小库存量 最小量库存是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量 这样能够保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量 日期 必须记录所有行动的日期 接收 记录所有接收信息 包括发票号和供应商的名字 发放 记录清楚发放物品的数量 所发放物品的申请号和物品发给的个人 部门 余额 在每一次处理后计算物品库存余额 三 办公用品的库存保管与发放 42 2 库存控制的必要性 3 库存控制的作用1 精确库存数量并防止被盗 2 确保所需物品的充分供应 3 将库存物品所占的空间减到最小 4 避免物品被破坏或因过期而作废 三 办公用品的库存保管与发放 43 2 登记库存目录一个库存目录应该包含以下信息 1 库存目录系列序号 2 财产描述 3 财产消耗 4 供应商名称 5 接收日期 6 存放位置 三 办公用品的库存保管与发放 44 3 物品库存保管中应采取的措施 1 储藏间或物品柜要上锁 保证安全 减少丢失 储藏需要的面积取决于单位的大小 2 各类物品要清楚地贴上标签 表明类别和存放地 以便能迅速找到物品 3 新物品置于旧物品的下面或后面 先来的物品先发出去 这保证物品不会因过时而不得不销毁 4 体积大 分量重的放置在最下面 以减少从架子上取物时发生事故的危险 5 小的物品 常用的物品 如订书钉盒 应放在较大物品的前面 以便于找到和领取 6 储藏间要有良好的通风 房间保持干燥 7 储藏办公用品应有良好的照明 三 办公用品的库存保管与发放 45 4 物品的发放 1 制作申请单 2 备案清单 3 发放物品应有下列手续 1 指定人员发放 2 按单位的有关制度规定发放时间 3 紧急需要物品时必须有相应的处理程序 4 必须填写物品申请表 并由授权人签字批准 5 物品申请表包括下列细节 申请表编号 申领部门 物品名称 项目 数量 特殊要求 发放人签字 领取人签字 授权批准人签字 日期 6 清点核实发放办公用品 7 提醒使用部门和人员节约使用办公用品 4 监视控制 三 办公用品的库存保管与发放 46 5 节约使用办公用品的措施1 复印机 申请复印时必须填写有细节要求的申请表 并在复印前由主管人员签字批准 2 传真机 指定人员使用传真机 做登记并保留所有发送记录 其中包括日期 发送信息人的姓名和信息接收者的细节 3 计算机 打印机 因特网 昂贵的设备要限制使用 彩色打印要集中管理并由各部门独立核算成本 监督因特网的使用 4 电话 移动电话 减少私人电话 控制国内国际长途电话的使用 按单位有关规定使用移动电话 定期检查并核对电话账单以控制开销 三 办公用品的库存保管与发放 47 四 办公设备的使用和管理 本章主要讨论最经常使用的办公设备 如复印机 传真机 打印机 数码照相机 数码录音笔 U盘等 4 2 1复印机使用和管理1 复印机的基本原理静电复印机的基本原理是运用电光学 计算机和精密机械为一体的摄影技术 将原稿的文字 图像转换为静电潜象 再由静电潜象转印成复印图像的过程 48 2 复印机的分类按复印介质区分 可以分为特殊涂层纸复印机 又称EF机或直接法复印机 和普通纸复印机 又称PPC机或间接法复印机 按显影状态区分 可以分为湿法 液态 机和干法 固态 机 按潜像形成方法区分 可以分为放电成像法 Carlson法 电容成像或逆充电成像法 NP法或KIP法 充电成像法 持久内极化成像法 PIP法 和电荷转移成像法 TESI法 按光导体材料区分 可以分为硒 包括硒 碲合金 静电复印机 ZnO静电复印机 CdS静电复印机和OPC 有机光导体 静电复印机 四 办公设备的使用和管理 49 按稿台方式区分 可以分为稿台移动式和稿台固定式静电复印机 如图1 1所示 按主机体型区分 可以分为台式复印机 落地式复印机和组合式复印机 按复印幅面尺寸区分 可以分为大型 Al以上 复印机 中型 A3或A2 复印机和小型 154以下及袖珍式 卡片式 复印机 按色彩还原性能区分 可以分为黑白 即不论原稿图像是何种颜色 只能表示为不同程度的黑色 单彩色 不管原稿图像是何种颜色 复印品均为黑色以外的一种颜色 和全彩色3种功能的复印机 按特殊功能区分 可以分为具有信息存储功能 自动编辑功能 模拟功能 对开分页功能 自动进纸功能 自动双面复印功能和人机对话等功能的静电复印机 四 办公设备的使用和管理 50 4 1打印机使用和管理 打印机是最常见的输出设备 它执行计算机的打印指令 因此使用打印机必须在计算机中进行安装 并使打印机出于一种准备打印的状态 目前常用的打印机有针式打印机 喷墨打印机 激光打印机等多种 其中大多数只以一种颜色打印 但也有一些支持彩色打印 它们都属于以点阵方式执行输出功能的设备 针式打印机 喷墨打印机 激光打印机 51 针式打印机 目前针式打印机市场出现强势增长 与激光和喷墨打印机继续保持三足鼎立之势 市场销量增幅达到18 86 进入2004年 宽行平推打印机更是凭借其在产品性能 价格成本和完全满足客户的应用需求优势 广泛渗透到各行各业的财务和商务对稳定票据 高速报表的一体化打印应用中 并逐渐取代宽行滚筒打印机 成为针打市场的新主流 针式打印机购置成本便宜 耗材成本低廉 不怕 折腾 能实现多层拷贝打印 宽行平推打印机不仅同样可以实现报表打印 而且特别擅长各类票据的打印 52 复印机 四 办公设备的使用和管理 53 台式复印机 落地式复印机 54 复印机面板 55 复印机纸盒 56 复印机玻璃台 57 3 复印机的使用静电复印机的使用步骤 1 预热 2 放置原稿 3 设定份数 4 设定复印倍数 5 选择复印纸尺寸 6 调节复印对比度 7 当复印纸张较薄而底稿两面都有字时 可在该页背后垫上一张白纸 防止背面的字透印出来 当复印无法拆开的书本时 可两页中间夹一张厚白纸 遮挡暂不印的一页和中缝 四 办公设备的使用和管理 58 送纸方式 复印送纸有两种 送纸盒自动送纸和手动送纸 一般情况使用自动送纸 如果制作胶片或载体纸张较厚 则使用手动方式送纸 复印机的使用常识 1 选择合适的地方安装复印机 2 应使用稳定的交流电 电源的定额应为 220 240V 50Hz 15A 四 办公设备的使用和管理 59 4 复印机管理复印文件资料要办理登记审批手续 为确保复印机的安全运转 每天下午下班时关机 不得擅自复印绝密文件和个人材料 复印机密文件需经公司领导批准 关闭复印机电源开关 切断电源 四 办公设备的使用和管理 60 5 复印机的维护和保养必须对复印机进行定期保养维护 也就是对静电复印机的感光鼓 电晕器 显影装置 光学系统 供输纸机构等进行检查 清洁 润滑 调整或更换 当对复印机进行维护保养操作时 应首先切断电源 打开各机门 卸下稿台玻璃 然后分别将清洁器 显影器 电晕装置 消电灯等取出 再将定影器及纸盒等相继拉出 最后取感光鼓 注意 在取出感光鼓及其周围部件时 一定要小心 决不能划坏感光鼓 一旦划坏将在复印件留下与划痕相对应的污迹且很难修复 四 办公设备的使用和管理 61 4 2 2传真机使用和管理1 传真技术概述问世于19世纪40年代 20世纪20年代传真技术基本成热 第二次世界大战前后开始商用 进入20世纪90年代以来 传真技术随着世界新技术的不断发展 产生了光电技术及其器件的更新 光传真机也应运而生 四 办公设备的使用和管理 62 新型数码传真机 四 办公设备的使用和管理 63 通常采用复印 COPY 方式 检查传真机是否能够正常工作 复印的具体操作步骤如下 接通电源开关 观察液晶显示屏是否出现 准备好 READY 或检查指示灯亮否 若处于READY状态或指示灯亮 则表明机器可以发送或接收 将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上 选择扫描线密度的档次 一般置于 精细 级 此档的主扫描线密度为8线 mm 副扫描线密度为7 7线 mm 也可选择 标准 级或 超精细 级 不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示 原稿灰度调整 当原稿图文颜色较深时 将 原稿深浅 键置于 浅色 位置 若图文颜色较淡时 就将该键调至 深色 位置 最后按复印 COPY 键 64 3 发送方式 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 2 传真机的操作方法 1 传真准备 调整传真机的工作状态 装纸记录纸的幅面必须符合规格要求 纸卷两端不要卡得太紧 记录纸卷要卷紧后再安放到机内 运输传真机前要将纸卷取出 注意记录纸的正反 纸的正面应对着感热记录头 没有经验的操作者可在纸的两面划几下 有划痕的一面为正面 四 办公设备的使用和管理 77 原稿凡出现下列情况之一的原稿都不能使用 大于技术规格规定的最大幅面的原稿 纸张厚度大于0 15mm或小于0 06mm的原稿 纸上有大头针 曲别针或其他硬物的原稿 放置文件一次放置的文件页数不能超过规定页数 文件正反面按要求放置 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方 送多页文件时 两侧要排列整齐 靠近导纸板 前端要摞成楔形 四 办公设备的使用和管理 78 2 试运行通常采用复印 COPY 方式 检查传真机是否能够正常工作 复印的具体操作步骤如下 接通电源开关 观察液晶显示屏是否出现 准备好 READY 或检查指示灯亮否 若处于READY状态或指示灯亮 则表明机器可以发送或接收 将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上 四 办公设备的使用和管理 79 选择扫描线密度的档次 一般置于 精细 级 此档的主扫描线密度为8线 mm 副扫描线密度为7 7线 mm 也可选择 标准 级或 超精细 级 不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示 原稿灰度调整 当原稿图文颜色较深时 将 原稿深浅 键置于 浅色 位置 若图文颜色较淡时 就将该键调至 深色 位置 最后按复印 COPY 键 四 办公设备的使用和管理 80 3 发送方式发送文件前不通话 操作步骤如下 检查机器是否处于 准备好 READY 状态 放置好发送原稿 摘取话机手柄 拨对方号码 并监听对方的应答信号 长鸣声 按启动键 START 这时发送指示灯或液晶显示 TRANSMIT 表明机器开始送文件 挂上话机 等待发送结束并收取对方记录报告 根据报告上的差错情况 再进行重发 直至全部无误为止 四 办公设备的使用和管理 81 发送文件前需要通话 操作步骤如下 检查机器是否处于 准备好 READY 状态 放置好发送原稿 选择扫描线密度和对比度 摘取话机手柄 拨对方号码 并等待对方回答 双方通话 通话结束后 由收方先按启动键 当听到收方的应答信号时 发方按启动键 开始发送文件 挂上话机 等待发送结束 若发送出现差错 则应重发 直至收方正确接收为止 四 办公设备的使用和管理 82 发送操作时的注意事项 若按下 停止 STOP 键时 发送马上停止 此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿 只能掀开盖板取出 在发送期间 也不允许强行抽出原稿 否则会损坏机器和原稿 当出现原稿阻塞时 要先按 停止 STOP 键 然后掀开盖板 小心取出原稿 若原稿出现破损 一定要将残片取出 否则将影响机器的正常工作 若听到对方的回铃音 而听不到机器的应答信号时 不要按启动键 应打电话问明情况后再作处理 四 办公设备的使用和管理 83 4 接收方式自动接收具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作 自动接收时 无需操作人员在场 过程如下 电话振铃一次 机器自动启动 液晶显示 RECEIVE 接收状态或接收指示灯亮 表示接收开始 接收结束 液晶显示 RECEIVE 消失或接收指示灯熄灭 机器自动回到 准备好 READY 状态 四 办公设备的使用和管理 84 人工接收 操作步骤如下 使机器处于 准备好 READY 状态 当电话振铃后 拿起话机与对方通话 通话结束 按发方要求 按启动键 START 开始接收 挂上话机 若接收处现差错或质量不好时 可与对方联络 要求重发 直至满意为止 四 办公设备的使用和管理 85 5 解决 卡纸 问题 定期保养 定期进行全面的清洁保养 可以减少 卡纸 率 选好纸张 对于普通纸传真来说 纸张的好坏对传真机的 卡纸 率及其使用寿命都会产生至关重要的影响 不选用同一包纸内厚薄不均 尺寸不一 甚至有缺损的传真纸 不选用边缘有毛茬传真纸 不选用纸毛太多传真纸 在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑 说明纸毛太多 质量低劣 会影响机器内部清洁 加速机件磨损等 一旦发生 卡纸 在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件 不要盲目拉扯上盖 四 办公设备的使用和管理 86 3 秘书如何收发传真 1 发出传真发出传真除了要熟悉其发送方法外 还要注意 1 拟写文稿2 登记 传真管理 要建立收发登记制度 3 归档 如果是重要的文件 应加以编号并妥善保存 年底立卷归档 四 办公设备的使用和管理 87 2 接收传真1 登记接收传真有人工和自动两种方法 传真接收管理和发送一样 也要建立登记制度 2 处理秘书收到传真后