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英文email及传真基本格式及要点 二零一三年 2020 3 20 1 EMAIL 2020 3 20 2 Email基本构成 主题Subject称呼Salutation正文Body附件Attachment结束语与签名ComplimentaryClose Signature 2020 3 20 3 主题Subject 1 主题 Subject 框的内容应简明地概括信的内容 短的可以是一个单词 如greetings 长的可以是一个名词性短语 也可以是完整句 但长度一般不超过35个字母 YES Suppliertraining NO professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany 太长 2020 3 20 4 2 主题框的内容切忌含糊不清 NO 像Newsaboutthemeeting这样的表达 YES 应改为Tomorrow smeetingcanceled 3 一般来说 只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词 连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写 4 视信的内容是否重要 还可以开头加上URGENT或者FYI ForYourInformation 供参考 如 URGENT Submityourreporttoday 主题Subject 2020 3 20 5 称呼Salutation 一般从第一行的顶格写起 在称呼后面一般用逗号 英国式 也可以用冒号 美国式 1 DearSir 敬启者 用在 只知其人不知其名 的状况下 2 MydearSir 敬启者 用在 只知其人不知其名 的状况下 3 DearSirs 敬启者 用在只知为一群人中的 某一人 4 DearMadam 亲爱的小姐 表示对不分已婚或未婚也不知其名女士的称呼 5 DearMr Mrs Wang 亲爱的王先生 王太太 用在知道对方的姓氏 6 DearMissJones 亲爱的琼斯小姐 表示对未婚女士的称呼 2020 3 20 6 7 DearMs Jones 亲爱的琼斯小姐 表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼 8 DearDoctorWang 亲爱的王医师 用在知道对方的职称 9 Gentlemen 敬启者 用在只知为一群人中的 某一人 10 Towhomitmayconcern 贵宝号钧鉴 用在不知道收件者是谁或写给公司 部门时使用 11 DearChris 亲爱的克里斯 用在熟悉对方的情况 12 HiChris 嗨 克里斯 用在与对方有一定的交情的情况 称呼Salutation 2020 3 20 7 正文BODY 现代的齐头式 TheModernBlockedForm 美式结构则是齐头式结构 在商务英语中比较流行 尤其普遍运用于电子邮件的交流中 其特点是所有段落的第一行都顶格写 段与段之间空一行 另外称呼 落款等也都顶格写 Salutation Body ComplimentaryClose Signature 2020 3 20 8 正文BODY 传统的缩头式 TheConventionalIndentedForm 英式结构即缩进式结构 属于比较传统的结构 即每一段的第一行都向里缩进4 8个字符 且所有段落的缩进距离必须保持一致 称呼顶格写 落款则在中间偏右的位置 Salutation Body ComplimentaryClose Signature 2020 3 20 9 正文BODY 如果是你主动写电子邮件给别人的话 以你写此邮件的目的开头 例如 Iamwritingtoenquireabout 或是 Iamwritinginreferenceto 在电子邮件开头澄清你的来意非常重要 这样才能更好的引出邮件的主要内容 记得要注意语法 拼写和标点符号 保持句子简短明了并句意前后一致 如果你在回复客户的询问 你应该以感谢开头 例如 如果有客户想了解你的公司 你就可以说 ThankyouforcontactingABCCompany 如果此人已经回复过你的一封邮件了 那就一定要说 Thankyouforyourpromptreply 或是 Thanksforgettingbacktome 如果你可以找到任何机会那一定要谢谢收信人 这样对方就会感到比较舒服 而且显得更礼貌 2020 3 20 10 2020 3 20 11 1 尽量简单的词汇 soon insteadof inthenearfuture Please insteadof Willyoubekindenoughto now insteadof atthepresentmoment etc 2 尽量使用短句 Wearepleasedto for Itgivesusmuchpleasureto 3 尽量避免在一个句子里使用相同的词汇 Pleasequoteyourlowestpriceforyourbestquality for Pleasequoteyourbestpriceforyourbestquality 应注意表达简洁清楚 提出要求要客气礼貌 Iwant 之类的词能避免则避免出现 相比之下 Iwouldlike 显得更尊重对方 又如 Iaminterestedin 是提出请求建议或寻求意见的好方法 正文BOdy 2020 3 20 12 Ienclosetheevaluationreportforyourreference 我附加了评估报告供您阅读 Attachedpleasefindtoday smeetingnotes 今天的会议记录在附件里 Attachisthedesigndocument pleasereviewit 设计文档在附件里 请评阅 Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures pleaseseeattachedreleasenotes 其他个人特征方面的信息请见附件 附件Attachment 2020 3 20 13 1 表示合作支持Thankingyouandassuringyouofourbesteffortsatalltimes 谢谢 我们保证将尽我们最大的努力Weensureourearnestandcontinuedsupport 我们将竭诚提供支持 Wesolicityourcooperationonthisregard 我们恳切期盼与您的合作 2 表示等待和期望Wearewaitingforyourconfirmation Weareexpectingfromyouthat Yourimmediatereplywillbeappreciated Lookforwardtoapromptreply 3 期待反馈建议请随意提出您的建议 Feelfreetogiveyourcomments 有任何问题 欢迎和我联系 Anyquestion pleasedon thesitatetoletmeknow Anyquestion pleaseletmeknow Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis 结束语及签名ComplimentaryClose Signature 2020 3 20 14 结束语及签名ComplimentaryClose Signature 书信的结尾致意要留意 弄清大家的关系才选择用词例子 1 VeryFormal非常正规的 例如给政府官员的 Respectfullyyours Yoursrespectfully 2 Formal正规的 例如客户公司之间啦 Verytrulyyours Yoursverytruly Yourstruly 3 LessFormal不太正规的 例如客户 Sincerelyyours Yourssincerely Sincerely Cordiallyyours Yourscordially Cordially 4 Informal非正规的 例如朋友 同事之类 Regards Warmregards Withkindestregards Withmybestregards Mybest GivemybesttoMary Fondly Thanks Seeyounextweek Note 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的 签名档可包括姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 但信息不宜行数过多 一般不超过4行 2020 3 20 15 传真 2020 3 20 16 一般公司都有固定的传真格式 一般我们需要清楚地填妥传真头 起拟传真内容 准确 快捷地将有关内容传到对方 传真FAX 2020 3 20 17 To XXCompanyAttn MrXFrom MrWangDate31 01 2001FaxNo 39XXXXXXXRefNoFO1216 01TotalPages 1Subject AboutYourPromotingProjectsDearMrSmithItwasapleasuremeetingyouthisweekandlearningofyourinterestinourpromotingproject PleasefindencloseddetailedinformationofourspecialpromotionpackagefortheMarchissue Astimeisshortfinaldeadlinehaspassed Yourpromptconfirmationwouldbehighlyappreciated ThankyouforyourkindattentionandIlookforwardtoyourpromptreply Bestregards 常规格式 2020 3 20 18 To XXXXXXXXcompanyAttn Mr SmithFaxNo 30XXXXXXXXXXXSender Mr LeeDate 26 07 2001Re ABOUTYOURPROMOTINGPROJECTSDearMrSmithItwasapleasuremeetingyouthisweekandlearningofyourinterestinourpromotingproject Pleasefindencloseddetailedinformationofourspecialpromotio