Administrao de Empresas com MS Project gesto de projetos e equipes(E-Book - Digerati).docVIP

2005 by digerati bookstodos os direitos reservados e protegidos pela lei 9.610 de 19/02/1998. nenhuma parte deste livro, sem autorizao prvia por escrito da editora, poder ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meios empregados: eletrnicos, mecnicos, fotogrficos, gravao ou quaisquer outros.diretor editorialrevisoluis matosfernanda batista dos santosassistncia editorialprojeto grfico e capamonalisa nevesdaniele oliveirapreparao de originaisartejeferson ferreiraluciane s. haguihara administrao de empresas comprojecttorne-se um especialista em gesto de projetos e equipes!dados internacionais de catalogao na publicao (cip) (cmara brasileira do livro, sp, brasil)carmona, tadeu.administrao de empresas com project / tadeu carmona. so paulo: liigerari books, 20c.1. gesto de pessoas 2. plane ameiito fuqcu (rct3n.l vn4o g s * e p. oit, gf!n df n i-pmj j j_ tn+1jo.ndice para catalogo sistemtico: i. adminisrraoo de empresas oom prnjeordigerati comunicao e tecnologia ltda.rua haddock lobo, 347 - 12 andar cep 01414-001 so paulo/sp (11) 3217-2600 fax (11)3217-2617 .brdiretores: alessandro gerardi - (.br) luis afonso g. neira - (.br) alessio fon melozo - (.br)gesto palavra do momento. no mundo dos negcios comum ouvir sobre gesto do conhecimento, de pessoas, de recursos etc.sabemos que o papel de gerir compete ao lder, chefe, gestor, administrador, entre outras tantas denominaes dadas a este profissional. para que ele obtenha resultados satisfatrios, necessita - alm de caractersticas peculiares sua funo, como organizao, liderana, carisma - possuir acesso rpido a todas as informaes dos projetos e atividades que esto ou sero executados em seu departamento.esse acesso feito por meio de recursos computacionais oferecidos por softwares para controle e gqsto de negcios e projetos. em especial, destaca-se o microsoft project que possibilita a automatizao do controle de diversas tarefas. a partir do momento em que voc especifica suas necessidades, o software passa a controlar prazos, disparando avisos cada vez que uma atividade no cumprida. isso ajuda em muito a reduzir os atrasos na entrega de projetos, pois possvel saber em tempo real se tudo est correndo perfeitamente ou se necessrio realocar recursos e pessoas para cumprir o prazo necessrio. com essas informaes, tambm possvel confeccionar grficos de desempenho para identificar possveis gargalos em equipes e processos.neste livro voc ter uma viso geral do microsoft project e aprender passo a passo a explorar os recursos desta ferramenta para conseguir eficincia mxima na gesto, seja ela de pessoal, recursos, conhecimentos, ou qualquer outra coisa que inventem.boa leitura!luis matosluismatos(53,br diretor editorialndice captulo 1 mtodo de um projetoiniciando um projeto 10iniciando uma folha de projetosconstruindo uma folha de projetos12a barra project guide 13relaes de trabalho15captulo 3 modos de exibiomodos de exibio de tarefa 19modos de exibio de recurso 22captulo 4 configuraoexibir24geral ,25construo de uma planilha de 25recursos com valores definidos 25captulo 5 formatao,formatao diferenciada de texto28formatando listas de tarefas 29formatao de barras e grficos 31criando vnculos 34captulo 6 tarefasalocao rpida de recursos ,41escala de tempo de um projetocaptulo 8; restries e atrasos45restries inflexveis45restries flexveis46atrasos48atrasos e trabalho total 49captulo 9 etapas 51etapas com durao52grupos e listagens de etapas 52captulo 10 definio de recursos55ordenao de recursos56compartilhamento de recursos 57captulo 11custo fixo de tarefas e recursos59custo de tarefas 59custo fixo de materiais60um custo fixo, para todo o projeto 61captulo 12 tarefa de resumo de projetos,62plano de linha de base 63comparao com custos de linha de base 64captulo 13 resolvendo conflitos de recursos68delimitao de uso , 69 captulo .14grficos71escalas de tempo de grficos 73captulo 15 replanejando atividades(pico, disponibilidade, custo e trabalho)76conhecendo os indicadores ,76picos e disponibilizao de recursos ,77delimitaes 80captulo 16 projetando aumento salarial 81oramento estourado 82capitulo 17.84acompanhamento do projetocaptulo 18 sinalizando riscos com o project server87anlise inicial de riscos ,88identificando um risco89questes 90captulo 19 agrupando frias e folgas ,92criao de frias e folgas coletivos e individuais92interrompendo um trabalho para uma folga 94captulo 20 curva s de custos96captulo 21 filtros e relatrios .100aplicao simples de filtro 100relatrios101captulo 22visualizao e portabilidade do microsoft project 106organizao e tecnologia106captulo 23 alteraes rpidas dos dados de um projeto 111alterando formatos de campos de data 111copia de informaes de um campo para vrios campos 112captulo 24 clculos simples de custos de horas extras 115redistribuio de recursos 116captulo 25outlook e microsoft project119controle de arquivos e tarefas120administrando recursos humanos de umprojeto com o outlook122captulo 26atalhos teis123comandos do teclado para acessar caixas de dilogo.,124comandos do teclado para abrir, salvar e fechar arquivos124comandos do teclado para acessar menus125comandos do teclado para acessar caixas de texto125comandos do teclado para criaruma estrutura de tpicos em um projeto125comandos do teclado para selecionar eeditar caixas de dilogo126comandos do teclado para editardados em um modo de exibio126selecionar dados em um modo de exibio127comandos do teclado para selecionare editar a barra de entrada128mover-se no painel lateral128mtodo de um projetoatualmente na verso 2003, o microsoft project , como o prprio nome indica, um software para gerenciamento de sistemas com base na criao de tabelas, grficos e bancos de gerenciamento a partir de ferramentas grficas, no lugar de longas sequncias de nmeros divididos por colunas ou com listagens de nomes impressas com fita em uma impressora matricial. falamos, assim, do meio, ou mdia, com o qual o programa alcana seus objetivos.o objetivo de um software de gerenciamento de projetos organizar todos os dados relacionados a um determinado tipo de atividade, como, por exemplo, o funcionamento de uma empresa com diversos departamentos, uma fase de transio que ocorra em um nico departamento ou a apresentao de um determinado produto.em vez de uma coleo de planilhas, uma para cada assunto (como ocorre sempre que um projeto gerenciado com o microsoft excel), ou, ainda, ao contrrio do que ocorre quando so utilizados os bancos de dados mdb do microsoft access (quando temos uma coleo centralizada de dados que no possui uma maneira coerente de apresent-los, ou de extrair informaes pertinentes), os projetos gerenciados pelo microsoft project permitem no s o gerenciamento da informao, mas tambm a consulta, a manipulao e a representao grfica e numrica por meio de padres de uso corrente do mercado.o microsoft project no acompanha a verso oficial do microsoft office, normalmente utilizada em trabalhos de escritrios. o cd de instalao do programa adquirido em separado e, se voc tem windows xp, deve possuir as correes do service pack 1 instaladas em sua estao de trabalho. no caso do windows 2000, instale as atualizaes do service pack 4 no sistema. no possvel utilizar o microsoft project 2003 em estaes de trabalho rodando windows me e 98, apesar das verses anteriores serem perfeitamente compatveis.iniciando um projeto :o microsoft project uma ferramenta de gerenciamento de projetos, no um software de criao de projetos, assim como o microsoft word um editor de textos, e no um software de criao de textos. aqui, entendemos criao como o ato de fazer objetos surgirem prontos, acabados e completos; como se fosse possvel um livro nascer j pronto para ser publicado. apesar de parecer infantil, um avisocomo esse importante, pois o project nos ajuda a administrar, e at mesmo a descobrir erros e inconsistncias no nosso planejamento, porm, o responsvel pelo projeto voc. o programa nos ajuda a aplicar um mtodo e a permanecer dentro dos parmetros estabelecidos para um dado projeto, porm, o fundo prtico do gerenciamento responsabilidade humana.sem a elaborao de um mtodo de trabalho, o planejamento dirio, mesmo se for colocado em uma planilha muito bonita, ficar vrias vezes atrasado, j que no existem diretrizes para execuo do projeto, e nem para sua atualizao.um bom exemplo de projeto o raciocnio que nos leva a fazer o backup dos dados que esto no nosso disco rgido: existe um fim a ser alcanado, salvaguardar seu trabalho e poder recuper-lo em caso de problemas. esse fim, por sua vez, est atrelado a outros objetivos: guardar todos os dados necessrios, de maneira rpida, ou de preferncia automatizada, de maneira que eles possam ser facilmente recuperados.para atingirmos esses objetivos necessrio estabelecer diretrizes (os backups sero feitos todos os dias? em cd-rom? tm de ser duplicados na mesma hora? uma cpia fica trancada na ltima gaveta da escrivaninha?), e, juntamente com elas, definir o conjunto de ferramentas que ser utilizado para a elaborao de todo o projeto.por fim, a utilizao dessas ferramentas passa pelo levantamento das funes de cada uma delas, bem como pela distribuio de cada ferramenta ao seu responsvel. portanto, ao elaborar um mtodo de trabalho, importante estabelecer uma forma de distribuio do trabalho e dos meios utilizados em sua distribuio. vejamos: o nmero de profissionais disponvel; o tempo total disponvel; o tempo individual (por profissional) disponvel; o tempo individual (por etapa ou objetivo do projeto) disponvel; o valor (custo) de cada profissional envolvido, por hora, por etapa e por projeto.delineado o mtodo do projeto, podemos aplic-lo a sua construo; rea em que o project tem um papel prjmordial. no se prenda a preciosismos tcnicos nem a malabarismos matemticos, ou de composio de pessoal. veremos, mais adiante, que o project capaz de consertar vrias dessas lacunas, bem como de realizar a consolidao de valores cronolgicos e monetrios.iniciando uma folha de projetos discutiremos a passagem das diretrizes do projeto para o computador supondo que voc j possua o software instalado. o ideal instalar tpdos os componentes; basta clicar em instalao. essa modalidade ocupa cerca de 250 mb do disco rgido. para iniciar o microsoft project, dique em iniciar programas microsoft office microsoft office project (no nosso caso, a verso 2003).inicialmente, a tela do programa dividida em duas partes: a tela do assistente (tarefas), que auxilia na criao de uma folhade projetos em menos de cinco minutos (1); a folha de projetos propriamente dita (2).construindo uma folha de projetos 1. vamos dar incio a uma folha de projetos com os recursos do assistente (tarefas), localizado esquerda da tela. o primeiro passo para a criao do projeto estabelecer uma data para o seu trmino. para faz-lo, dique na caixa logo abaixo de insira a data estimadapara o incio do projeto e marque a data em que o projeto ter incio. ao clicar na seta que indica para baixo, ao lado da caixa, abre-se um menu suspenso, com o qual escolhemos a data desejada por meio de um calendrio parecido com o do microsoft outlook (figura 2.2):2. logo aps, dique em salvar e ir para etapa 2. aqui, precisodefinir se o projeto ser colaborativo, ou seja, se outras pessoas teroacesso ao projeto via internet ou rede interna. clique em no, pois,para criar um projeto com colaborao on-line, so necessrios omicrosoft project server (para redes internas) e o project web access(para projetos visualizveis via internet). clique em salvar e ir paraetapa 3.3. clique em salvar e concluir para terminar a criao de suaplanilha.a barra project cuide:criada a planilha, podemos controlar a criao e a formatao do projeto com os botes da barra de ferramentas guia do projeto (figu-ra 2.3). se a barra no estiver visvel, habilite-a com um dique sobre a barra padro com, o boto direito do mouse, clicando, em seguida, sobre guia do projeto.o mesmo resultado pode ser obtido por meio do menu exibir barras de ferramentas guia do projeto.aps a seleo da barra, dique em um dos botes disponveis: tarefas o boto que controla todas as opes relacionadascom criao, agendamento e administrao de tarefas. com ele, daremos corpo ao projeto; recursos o boto com o qual controlamos as opes relacionadas disposio de recursos (pessoal, horas de trabalho, equipamentos) para a execuo de um projeto ou de uma determinada tarefa; 0 boto controlar acessa todas as funes ligadas ao decorrer doprojeto. as opes desse boto so responsveis pelo acompanhamento do projeto, insero de mudanas em seu decorrer e anlise de riscos tanto do ponto de vista integral corpo em uma determinada etapa; relatrio, o ltimo boto dessa barra de tarefas, o responsvelpor todas as funes relacionadas criao e formatao de relatrios(parciais ou finais) intrnsecos ao projeto. tambm possui comandosque criam filtros de observao de tarefas crticas para o projeto.relaes de trabalho como iniciamos nosso trabalho definindo em que momento o projeto comearia, determinaremos, agora, quantas e quais horas do dia, ou da semana, sero utilizados para a execuo do projeto. com a definio das horas de trabalho mais fcil realizar a diviso de tarefas, de pessoal e de recursos.1. para dar incio configurao dos horrios de trabalho, dique em tarefas e, em seguida, em definir perodos teis gerais. aparecer a tela visualizar perodo de trabalho (figura 2.4), em que possvel observar uma tabela de horas semelhante utilizada pelo outlook em seu calendrio, ou pelos portteis pocketpc, em calendar do lado esqqerdo da tela, estar ativo o assistente definir as horas teis gerais do projeto.2. em primeiro lugar, o assistente solicita a escolha do padro de horas que ser utilizado para trabalhar. esto acessveis, por meio de um menu suspenso, as opes standard, a jornada americana, ou seja, oito horas de trabalho, de segunda a sexta-feira, divididas diariamente por um perodo de uma hora dedicado ao almoo, 24 horas, em que no so considerados perodos de descanso, ou os finais de semana, o que quer dizer que no haver interrupo do trabalho, mesmo que as equipes sejam trocadas e, por ltimo, a opo turno da noite, que serve para definir um perodo de trabalho para horas notur-nas. essa ltima opo baseada no modelo americano, que reconhece as horas noturnas como as que tm incio s 23 h e terminam s 8 h damanh, com intervalo de uma hora para descanso. vale lembrar que, no brasil, as horas noturnas so computadas no perodo entre 22 h e 5 h da manh. no nosso caso, utilizaremos o modelo standard. sele-cione-a e dique em salvar e ir para etapa 2.3. a segunda etapa do assistente chamada de definir a semanade trabalho. com ela, customizamos os dias da semana que seroutilizados para trabalhar. por padro, os dias selecionados como diasteis so os da semana americana, mas, se for necessrio, d um dique na caixa de verificao dos finais de semana para habilit-los.4. se voc quiser utilizar o regime de hora predefinido em visualizar perodo de trabalho para todos os dias da semana, incluindo ossbados ou domingos, dique em salvar e ir para etapa 3. se quiserpersonalizar a faixa de horas trabalhadas, dique em quero ajustar ashoras teis mostradas para um ou mais dias da semana.5. ao clicarmos nessa opo, surge, logo abaixo dela, uma reapara customizao das horas (figura 2.5). com ela, podemos fixar umhorrio diferenciado para um determinado dia: dique na seo horaspara e escolha o dia no menu suspenso. em s3guida, digite os valoresdesejados nas colunas de: e at: para definir os horrios de trabalhoe os intervalos de descanso.dcrm ; da(s) scaocnsmi) u. 1- l 7. i ;- |il .1 _j- *-tii 1i ,*figura 2.6.6. podemos, por exemplo, fazer com que aos sbados as horas trabalhadas transcorram entre as 9 h e as 13 h, sem perodo de almoo.para isso, selecione sbado na seo horas para. em seguida, seleio-ne 09:00 na coluna de: e 13:00 na coluna at:. depois, mova a segunda linha da coluna de: para cima at chegarmos na opo branco, repetindo o processo, logo aps, com a linha at:. dessa forma, j temosum perodo nico, mas reduzido, de horas trabalhadas aos sbados.7. se, ao contrrio, voc quer que todos os dias possuam o mesmoregime de horas trabalhadas, dique em aplicar a todos os dias paraque as configuraes sejam padronizadas.8. a terceira etapa chama-se definir feriados e dias de folga. aqui, possvel definir dias, fora os definidos no passo anterior, em que nohaver trabalho. essa opo utilizada para a insero de feriadosou de dias de descanso coletivos; o que, infelizmente, no feito deforma automtica, como no outlook. para tanto, dique no link alterarperodo til (o link n