G15-16档案管理制度.doc

江苏东源电器集团股份有限公司 Q/DY-G15-11：2012档案管理制度1 目的： 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2 职责：2.1行政文档科是本公司档案管理归口部门，具体负责各类档案收集、整理、归档工作。2.2各部门负责负责各类档案收集并交行政文档科。3 内容：3.1档案收集3.1.1制定合理的接受方式。档案的收集一般为接受和征集，文书结案、产品各阶段完工后，经办部门必须将原稿交由行政文档科整理归档，经办部门根据实际需要留复印件。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管一段时间的，必须经主管档案领导书面同意后方可。3.1.2制定完整的档案接受范围。凡是公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录都应纳入收集范围内。3.1.3公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上各种附件一律不准抽存），结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。任何人不得以任何理由拒绝向档案业务部门和库房移交在归档范围内的文档、图表、声像等档案材料。3.1.4档案材料收集应形成定期送交制度和催要制度。所移交档案必须符合公司归档要求。对于不符合要求的行政文档科和库房有权退回送交部门责令其重新整理，待符合要求后重新送交。3.1.5各类文件材料移送归档时，由接收部门检查文件的文本及附件是否完整完善，如有短缺遗漏，应立即追查归入，确保收集的材料齐全完整，并做好相应的登记工作，便于日后查找利用。3.2档案归档整理3.2.1明确档案归档时间，实行定期归档制度，办理完毕的文件材料、图纸、声像由各部门整理后定期向行政档案科移交，由行政文档科档案管理员专业整理后，在第二年2月30日前向档案库房统一移交。3.2.2明确档案归档范围，凡是反映本公司行政管理、经营管理、生产科研等工作活动、具有查考利用价值的文件材料、账册、图纸、声像等均属归档范围。3.2.3档案交接时，应编制移交清单，一式两份，交接双方签字后方可。3.2.4档案整理一般程序为：分类组卷卷内文件排列拟写案卷标题复查定卷填写卷内文件目录填写卷内备考表填写案卷封面案卷装订案卷排列与档号编制填写卷盒、装盒排架编制检索工具。3.2.5档案管理员及时整理已移交档案，不得堆积累计超过3个月的档案资料。未经加工整理的档案要争取排放在档案室资料橱内，不得随意乱放乱丢，要随时留意整理室内档案的数量，确保档案完整安全。3.2.6归档文件材料如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先补整、截切、折叠，使其整齐划一。3.2.7非档案管理人员未经允许不得进入整理库房内，以免档案的遗失。3.2.8加工整理完毕的档案，要及时入库，并做好台账统计工作。3.3档案的借查阅和利用3.3.1档案借查阅和利用必须履行审批手续，档案管理员根据批准手续规定要求提供服务，服务要做到主动热情，并做好相应的登记工作。3.3.2档案借阅要做好相应的保密工作，不得泄露档案材料内容，原则上只限于在阅览室内查看，如有特殊要求需外借，必须办理相关的外借手续。3.3.3爱护档案，保持整洁，不得随意在档案上写字、圈注、涂改、删减等。使用完毕后要及时按原样归还，要保证档案的完整性。3.3.4外借档案依照密级程度制定外借期限，借阅时间一般最长以一周为限，如有特殊情况需延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理续借手续。档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案主管领导研究处理意见。3.3.5所借档案不得拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得随意拍照、摘抄或复制档案内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。3.3.6调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应重新办理借阅手续，由档案管理员变更调 登记，不得私自转借。3.3.7借阅人员未经过公司领导批准，不得擅自进入档案库房自行翻阅。3.3.8档案借阅完毕归还时，档案管理员应检查档案完整情况，填写相关的借阅情况（借阅人姓名、归还日期、档案状况等）。3.4档案库房管理3.4.1档案库房是集中贮存档案资料的场所，非档案管理人员未经领导批准不得擅自入内，不得在库房内办公、会客及进行其他活动。3.4.2查阅利用档案，必须由经办人履行审批手续，经公司领导批准后交由档案管理员负责从库房内调档，在阅览室内查阅利用，不得擅自进入库房。3.4.3库房门窗应保持牢固，室内设备安全可靠，每天下班前进行一次安全检查。3.4.4不得在档案库房内堆放与档案无关的杂物，库房内橱柜摆设整齐合理、走道畅通、通风良好、温湿度适宜、保持库房内卫生整洁。3.4.5库房内严禁吸烟、严禁存放易燃易爆及有腐蚀性的物品，防火器材齐全完好，每季度检查一次器材状况。3.4.6做好库房日常“八防”工作（防盗、防光、防潮、防高温、防火、防尘、防鼠虫、防腐等）以及电子声像档案的防磁工作，保证档案的安全和完整。3.4.7库房门禁及档案橱柜钥匙有专人管理，不得乱放，防止遗失。3.5档案作废销毁管理3.5.1档案的销毁流程为：书面出具销毁申请报告，编制销毁清册，部门负责人提出销毁意见，转分管领导审核、主管领导批准，由行政文档科、业务部门和考核审计部门联系监督销毁，参与人员共同签字完成销毁程序。3.5.1.1在主管档案管理领导的领导下，由档案部门会同相关业务部门、考核审计部门派员共同组成鉴定销毁小组。对已过保管期限且并无保持价值的档案编制“销毁清册”，交由鉴定小组进行审核鉴定。3.5.1.2销毁清册封面需设置销毁档案数量、主管档案领导意见、鉴定小组意见及批准人签字、时间、监销人签字及销毁时间等项目。3.5.1.3在销毁清册登记表中填写序号、文件题目、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目供鉴定小组审查。3.5.2会同相关业务部门，拟定销毁申请报告，提出销毁意见（档案的保管期限要大于档案的应保管期限），陈述销毁原因，将拟定的报告交档案管理负责人及分管档案领导审批。3.5.3档案的销毁3.5.3.1数量较少时可自行用粉碎机焚毁，数量较多时一般由两人将需要销毁的档案送往指定的地点进行销毁。不可当作其他用途，更不允许出卖。3.5.3.2档案销毁时必须由鉴定小组指定两人以上进行监销，确已销毁后，监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”字样，签字且注明销毁日期，并将监销情况报相关负责人。3.5.4、销毁完毕后，档案的销毁报告及销毁清册要入档保存，以备查证。3.6库房八防管理要求3.6.1 防盗，档案库房的门窗要坚实牢固，档案管理员下班时要检查各门窗是否关闭，人离开时确保锁好门窗。3.6.2 防光，档案库房要做好防光工作，避免阳光直射在档案上，尤其是纸质档案。在阳光直射下容易发黄、变脆，大大缩短了档案的寿命，一般在档案库房采用遮光窗帘，档案库房的照明灯具以白织灯为宜。3.6.3 防潮，档案库房要经常通风，湿度相对较大的要配置去湿机及放置吸潮剂。3.6.4 防高温，档案库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象，最好是配备空调设备，以达到库房理想的温度。3.6.5 防火，档案库房内严禁各种火种，配备消防器材。3.6.6 防尘，档案库房要配备双层窗，定期专人打扫。保持档案库房的干净整