Excel2007数据透视表从入门到精通.ppt

Excel数据透视表 Excel2007数据透视表精讲 本节主要讲述以下内容 数据透视表功能解析透视表的功能透视表的概念使用透视表的步骤透视表的相关编辑数据透视图 由于本人水平有限 在讲解过程中难免有误 希望广大网友抱着批判的态度阅读 更希望能及时的指正 引言 我们在工作当中经常会碰到 将目标数据从大到小的排序显示我们想要的结果 并且隐藏不需要的结果汇总出我们需要的数据 举例如下 你的要求可能如下所示 一 将销售额从大到小或从小到大的排序找到所有已经付款或未付款的数据将所有的相同的省份或城市集中在一起将名字相同的销售员工集中在一起 排序可以得出某种趋势将相同 相似的数据集中在一起 你的要求可能如下所示 二 只显示河北省的数据其它数据隐藏只显示09年的销售记录其它数据隐藏只显示春兰空调的销售记录其它数据隐藏只显示于宝富的销售记录其它数据隐藏只显示河北邯郸的春兰品牌的销售记录 筛选就是显示想要的隐藏不想要的 你的要求可能如下所示 三 统计2年中的总销售额只统计2010年的总销售额统计辽宁的两年之中的总销售额统计不同省份的两年之中的总销售额统计每个员工的两年之中的总销售额统计付款和未付款的个数 分类汇总就是按类别统计计算 你的要求可能如下所示 四 同时处理不同工作表或不同工作簿中的数据同时统计08 09 10年的三年的销售额同时统计不在同一个工作表四个季度的最大值 稍后在讲这些操作 以上方法的小总结 你的要求总是在不断的变化之中总是结合excel提供的不同的功能实现运算总是需要反复的撤销恢复源数据最终被你整理的 面目全非 工作效率低下 如何在处理数据时不破坏源数据方法如下 备份源数据设置明显的数据还原辅助列 比如有序的编号列 关闭不保存 如何在不破坏源数据的情况下又能实时的比较随意的获取某些结果 数据透视表 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 初识透视表 数据透视表是excel的一个重点 难点是衡量Excel掌握熟练程度的一个指标数据透视表是集排序 筛选 组合 汇总等多个功能于一体的集合体它是一种交互式报表它有强大 灵活的处理数据的功能熟练掌握该项功能能给你的工作效率显著的提高 透视表概念的由来 一说到透视 我们经常会联想到医生通过仪器给不管穿着什么样的衣服的求医者透视病理 总能看到人的五脏六腑 从而得出某些症状 如果说衣服是假象 那得出的症状则是真相同样透视表功能可以将看似随意组合的数据得出某些结果出来 这些随意组合的数据我们可以看做是假象 得出的结果可以看做为本质 透视表功能就是可以透过放置在特定表 特定区域 上的数据 拨开它们看似无关的组合得到某些内在的联系 从而得到某些可供研究的结果 这就是透视表概念的由来 一般刚接触这个功能的对它的概念理解起来比较困难 这个就像office中的 宏 概念一样 宏 概念不明确 不直观 难理解 不适合中国人称呼习惯同样透视表的概念不很直观 不形象 不明确 举例 快速的简单实例制作 采用透视表汇总以下数据 要求汇总出2年内的总销售额 最大 最小 平均销售额总共卖出空调的数量 总台数 单价空调卖出最高值 汇总出 每个省份的总销售额并进行相关的排序 显示和隐藏操作每个城市的总销售额并进行相关的排序 显示和隐藏每个人的2年内的总销售额 销售数量 销售的台数 销售数量 销售额 只显示2009年的每笔销售额显示明细数据 每个省 每个人的销售额每个省 每个城市 每个人的销售额每个省 每个城市 不同日期 每个人的销售额 总结 透视表的主要特性 保护源数据上的安全性操作上的灵活性 随意组合不同的字段 处理不同源数据上的强大性 暂时不讲 功能上的综合性 透视表概念的另种称呼 虽然透视表集 万千宠爱 于一身 但是它更多的功能侧重于分类汇总不严格来说 数据透视表就是一个不破坏源数据的 操作灵活的 功能强大的分类汇总 透视表就是分类汇总功能的进一步的延伸如果让我给透视表再起另一个概念的话我会称呼它为 自由汇总表自由 突出了它的灵活汇总 突出了它的功能 初学者会感觉该功能高深莫测 学起来时无从下手 如何快速的驾驭该项功能需要具备以下条件 快速驾驭透视表功能的前提条件 要想快速的掌握好数据透视表的功能需要首先掌握以下方面的知识 排序的知识筛选的知识组合的知识分类汇总的知识 如果没有这些知识基础则很难快速的掌握透视表功能 透视表适用的场合 不能破坏源数据 维持数据的原貌 你的要求总是处于不断的改变之中对数据的处理结果要求并不精细数据量很大的情况下数据跨表 跨簿 使用透视表功能的必要性探究 透视表不是万能的并不是任何时候都必须使用透视表数据量很少的情况下对数据处理要求很简单的情况下只进行简单的排序 简单的筛选 这个时候就没必要用该功能大材小用杀鸡焉用牛刀用它反而使问题复杂化 数据透视表功能的局限性 虽然该功能可以随意的 实时的 不破坏源数据的汇总出我们想要的某些数据 但是这些汇总出来的结果往往仅限于 最值 均值 计数 对数据的要求进一步的多样化上 数据名次的精确排位上数据的智能化判断上数据的频率分布上 这些需要借用Excel函数才能来完成 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据的来源及规范性探究 要想使用透视表功能 必须要有数据 我们首先应掌握如下 确定数据的来源数据源的规范性探究 确定数据的来源 数据表中数据的来源内部外部 内部 同表同一个工作表异表同簿但不同表 外部 AccessSqlserver记事本 文本文件 其它的工作簿 数据源标准化要求 虽然excel中可作为透视表的数据来源多样 理论上来说excel中的数据均可用透视表功能加以分析处理 但是excel对数据源也有一定的要求 这些要求主要体现在数据的 规范性多样性单纯性重复性 数据源的规范性 有明确的字段 数据列标题 列标 尽量不要缺少 多余 重复必要的字段 解释如下 有明确的字段 数据列标题 一个规范 完整的数据区域是由字段 一条或多条 记录构成的这个时候我们可以将该数据区域称之为数据清单 字段 每一列的最顶端一般都有一个标题 称之为列标或列标题 专业术语称之为字段通过在该列设置字段表明了该列数据的大致内容 明确的列名 每个字段反映目标对象的某个属性 字段设置的越多则描述对象越完整 举例缺少字段生成的透视表的缺点 数据源的多样性 数据列的多样性 一个数据源可能是有多列多行构成的 但所有的数据列尽量不要使用格式上相同的数据比如说 全部使用数字列 全部使用文本列 如果是那样虽然也能汇总出结果出来 但汇总方式的种类有限 不能很好的体现出透视表的功能数据列的格式最好使用文本列 日期列 数字列 举例数据列的单调性出现的问题 数据源的单纯性 同列中的数据格式要尽量统一比如 文本列中尽量不要包含数字 日期数字列中尽量不要包含文本 日期 数据源的重复性 作为数据源的数据列 某列 某些列 中的数据要有必要的重复性比如 文本列中含有多个重复的数据日期列中含有多个重复的日期尽量避免列中的数据全部相同或全部不相同的情况 尤其在文本 日期列中的数据 解释如下 数据透视表其实就是分类汇总功能的延伸 不严格来说它就是高级的分类汇总分类汇总功能就是将重复的数据汇总在一起 如果你的数据全部相同或全部不相同则不能很好体现出它的意义 一般 文本列 日期列是主管分类的列数字列是主管汇总的列 举例如下 总结 没有重复就没有分类 没有恰当合适的分类就无法生成想要的汇总结果 本节讲述完毕请接着下一节的讲解 数据透视表讲解之 四 选定数据源生成透视表界面概述 数据源的来源我们已经掌握 数据源的规范性已经熟悉 接下来使用透视表功能使用透视表功能先期一般分两大步骤选定数据源生成透视表 选定数据源 先选中需要的全部或部分数据源单击定位某点 Excel会自动识别和该点相邻的区域则全被选中 选定数据源时注意以下情况 尽量包含字段名称尽量不要包含合并单元格区域不能全部使用空白区域选中的行数不能太少 2行以上 可以选中任意一列 2行以上 不能选中不相邻的列 不能挑选 选中多个相邻的且行数相同的列可以选中区域内的连续的区域 两行以上 不能使用空白单元格 选中的信息必须超过 2行以上 生成透视表 透视表位置上的选择同表 源数据和透视表处在同一个工作表内 异表 源数据和透视表不在同一个工作表内 生成透视表数量上的设置相同的数据源区域可以生成多个透视表同一个数据源的不同区域也可以生成多个透视表 透视表状态下的界面认识 界面总览透视区的认识选项卡的认识字段浮动窗口的认识 界面总览 一旦生成透视表 则默认会自动的进入透视表编辑状态 模式 在这种状态或这说模式下会出现如下 症状 数据透视表区域选项卡数据透视表字段列表 数据透视表区域 透视区 的认识 一 默认 会出现一个矩形的区域 透视区 该区域是建立在普通工作表上的一个带有特殊功能的区域 类似中国的经济特区 它是个占位符 或者说是个占位界面 默认该界面无法打印出来只能打印一个空白矩形框 小提示 如何更改透视表名称 区域顶端自动出现透视表的名称 编号它会随着新建透视表数量的变化而变化可以用以下方法更改透视表的名称透视表选项对话框 数据透视表区域 透视区 的认识 二 该区域是用来存放数据 处理数据的无法直接输入信息 只能将字段列表中的数据置入其中一旦置入字段 则透视表默认界面消失 删除数据则界面恢复 数据透视表区域 透视区 的认识 三 位置 默认左侧紧贴工作表行标签 顶部和上方列标签空出两行空白区域框选住所有的透视区可移动该区域的位置在透视区的最左端或顶端插入适当的空列或空行 迫使其改变位置不能只移动部分区域 透视区认识认识 四 选中该透视区 通过剪切 复制等方法 可以将选中的透视区粘贴一个或多个名称不同的透视区可以在同一个工作表内粘贴多个也可以跨表粘贴多个还可以跨簿粘贴 数据透视表区域 透视区 的认识 五 大小 默认界面不能强行拖动改变表区域的大小 但是它的大小会随着行高 列宽的变化而变化拖入到其中的字段的数量 种类 位置的不同而随之变化 有的人说透视区的形状是个 变形金刚橡皮泥万花筒魔方 小技巧 推迟布局更新的使用 默认情况下 透视区会实时的随着字段置入的位置和数量变化而变化 如何删除该项区域 一 如何删除该项区域 刚生成的时候按撤销键即可清除 ctrl z 拖拉选中全部区域 可多选其它非透视区域 然后按del键删除 会留下空白矩形框此时该区域为普通区域 可以直接输入信息字段列表框会消失 如何删除该项区域 二 通过全部清除按钮可以全部清除不能只删除部分区域 不管使用键删除 删除透视表所在的工作表亦可 选项卡的认识 主要用来编辑 修饰 美化透视表 稍后讲解该方面的用途 字段浮动窗口的认识 窗口概览窗口的相关编辑字段列表框的认识控制窗口的认识双击窗口 窗口概览 上方为字段列表下方为字段控制窗口 窗口中字段多少和位置的设置 字段列表框中所显示的字段的数量和位置源数据的字段的多少 位置有关选中的生成的透视表的字段有关不能手动更改默认字段的有无和顺序 字段位置的调整 窗口的相关编辑 窗口的外观改变大小位置显示和隐藏 窗口的外观改变 窗口大小的改变 手工拖拉边框不能无限制的变大和变小 窗口位置的改变 拖拉窗口的顶端小提示 双击窗口的顶端拖拉窗口的顶端到工作表编辑区右侧时会将字段列表框嵌入到工作表内 窗口的显示和隐藏 临时 暂时 自动 隐藏单击非透视区时会自动隐藏 反之会自动显示永久 彻底 隐藏 本节讲述完毕请接着看下一节的讲解 数据透视表解析之 五 上一节我们讲到选定数据源生成透视表的基本操作我们知道所谓的透视表只不过是建立在一个普通工作表上的一块含有特殊功能的 表 区域要想使用该区域提供的特殊功能处理数据 必须先将数据置入其中 这就需要掌握以下几方面的内容 必须使用字段列表框中的数据不接受手工直接输入的数据给谁添加 当含有多个透视表区域时目标要明确如何添加 有必要先熟悉一下字段窗口 字段窗口的认识 07版本的称呼 行标签列标签报表筛选数值 四个字段窗口的特点 共性异性 窗口的共性 数据控制功能附加 数据控制 数据传送数据删除数据调控 如何传送 有三种方法复选框添加法拖拉法右键选择法 复选框添加法 单击选中一个或多个需要的数据即可将选中的数据置入到透视区的相应位置字段窗口也会自动出现相应的字段一般文本型 日期型的数据自动会出现行标签窗口 数字型数据自动出现在数值窗口一般字段默认不会出现在报表筛选窗口 拖拉法 直接用鼠标拖拉需要的一个或多个字段拖到目标字段窗口处松开鼠标即可Excel不允许将字段拖拉到其它位置拖拉到目的窗口时鼠标会有相应的小提示 类似鼠标跟随 可以将所有的字段拖拉到一个窗口中 也可以随意的分布它们到不同的窗口 右键选择法 在需要的字段上右击鼠标 选择相应的目标窗口即可 接下来我们用动画演示数据是如何传送的 数据传送演示 数据 数据 数据 数据 数据 数据 数据 数据 数据 数据 实际上该动画演示是不规范 数据删除 如何删除 字段列表框中取消复选框的选中状态字段小窗口上相应字段的下拉菜单删除直接拖拉字段到空白区域即可 建议使用该法 小总结 关于字段的相关调整还有其它的方法 我们在后面会进一步的讲解不严格上来说我们可以这样认为 透视区内字段的基本操作都是通过相应的字段窗口进行的 所以有的网上和书上说 字段窗口就是中继站邮递员指挥家调度枢纽 数据调控 同一个窗口中的不同字段之间的位置调整不同窗口之间的字段的跳跃 同一个窗口中的不同字段之间的位置调整 直接拖拉下拉菜单调整 不同窗口之间的字段的跳跃 直接拖拉下拉菜单调整 字段窗口的共性之二 功能附加 字段不但可以放置在其中任意一个窗口中 而且还自动的附加了改窗口相关的功能窗口不一样 则窗口自身的所能实现的功能也就不一样透视区之所以有特殊的数据处理功能 不严格来说就是因为字段放置在窗口内 而窗口本身含有特殊的功能 窗口将其对应的功能附加给放置在其中的字段上所以字段窗口从某一个角度上来说又是功能附加窗口 字段窗口的异性如下 字段窗口的异性 传送数据的位置不同功能附加的不同 我们用下面的动画演示如下 传送数据的位置不同 虽然字段可以通过窗口将数据传送到透视区 但不同的窗口传递到透视区的位置不同 筛选区 分类区 分类区 汇总区 我们用下面的动画演示如下 简单数据传送动画演示 筛选区 分类区 分类区 汇总区 数据 数据 数据 数据 功能附加的不同 关于窗口的功能上的不同我们放到下一节讲解 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 六 上一节我们讲到字段窗口的共性 数据控制和功能附加这一节我们主要讲解字段窗口功能的不同之处透视表之所以有比较强大的功能 就是因为excel赋予了透视区域内不同区域处理数据时的功能不同 数据放置和区域选择 同样的数据放置在不同的区域 位置 则会表现出不同外观 得出不同的结果同样的区域 位置 放置不同的数据也会得出不同的外观 得出不同的结果这些得出的结果有时并不是我们想要的或者是错误的只有将合适的数据放置在合适的区域 位置 才能发挥透视表的功能 得出我们想要的结果 要想学好透视表 必须掌握字段列表中数据的特点 主要是数据的格式透视区自身包含 能实现 的功能透视表之所以是Excel的难点 主要是因为初学者没有真正的理解透视表的主要功能对透视表功能的汇总方式没有掌握住没有真正的理解字段窗口功能及不同之处 一 初学者没有真正的理解透视表的主要功能 它的主要功能不是用来排序 筛选 组合等 它是主要用来将数据汇总的如果你对Excel中的分类汇总理解不到位的话 那么理解透视表的功能也会比较吃力 二 对透视表功能的汇总方式没有掌握住 普通的分类汇总是一般是先对某列排序 然后在源数据内进行分类汇总的而透视表不用事先排序即可在它的专用的透视区内进行汇总 三 没有真正的理解字段窗口功能及不同之处 主要体现在 针对字段列表框中的数据不知选谁拖向何处 我们用下面的方法彻底理解透视表窗口的不同功能 化繁为简 逐一测试窗口的功能 打个比方我们可以将四个窗口中的三个窗口忽略不计 看成没有 不加理会 尝试每次将一个或多个不同的字段拖入到其中需要验证的窗口内 查看透视表区域的变化然后再单独的尝试其它的窗口 依次类推即可总结出每个窗口的不同功能 尝试数值窗口 拖拉一个或多个字段置入数值窗口内查看透视区内的变换 特征如下 外观表现 出现带有汇总方式的字段标签 而且会出现汇总出的具体结果主要作用用来将数据进行汇总统计的相当于分类汇总中的给选定的汇总项汇总默认给文本型的数据是计数 数字型的数据是求和何种类型的数据适合放置其中一般把数字型的字段放置其中 相关编辑 改变汇总方式不同数据格式会出现不同的结果有的结果是无意义或错误的 缺点 虽然能汇总出我们需要的结果 但是该结果是比较笼统的 不明细 不能确切的得出我们需要的明细数据 比如得出每个省的销售额 所以我们可以将数值窗口称之为 汇总窗口 计算窗口 尝试行标签窗口 拖拉一个或多个字段 强行 置入行标签窗口内查看透视区内的变换 特征如下 外观表现 出现带有筛选按钮的行标签主要作用用来将相同的数据分类合并的相当于分类汇总中分类字段何种类型的数据适合放置其中一般把文本型 日期型的字段放置其中 缺点 虽然可以将相同类型的数据合并在一起 但是没有多大的意义 因为分类汇总的意义不仅仅是将相同数据合并在一起主要是用来将相同数据所对应的其它数据 主要是数字型数据 进行汇总运算的该窗口主要是起到将 相同的 数据分类合并的 我们以前说过如果置入到此区域内的数据尽量不要 全部相同 所有的数据合并在一起 全部不相同 不能合并 该区域适合含有部分相同的文本或日期型数据 所以我们可以将行标签窗口称之为 分类窗口 分类压缩窗口 分类并合并重复数据窗口 既然说数值窗口是主管将数据汇总的 行标签窗口是主管分类的 我们可以将两个窗口联合 组合 起来实现分类汇总的功能 尝试以下分类汇总运算 一 每个省的销售额每个市的销售额每个人的销售额不同日期的销售额每个省的每个市的销售额每个省的每个市的每个人的销售额每个省的每个市的每个人的相应日期的销售额 尝试以下分类汇总运算 二 每个省的销售数量每个市的销售数量每个人的销售数量不同日期的销售数量每个省的每个市的销售数量每个省的每个市的每个人的销售数量每个省的每个市的每个人的相应日期的销售数量 尝试以下分类汇总运算 三 每个省的销售额及销售数量每个市的销售额及销售数量每个人的销售额及销售数量不同日期的销售额及销售数量每个省的每个市的销售额及销售数量每个省的每个市的每个人的销售额及销售数量每个省的每个市的每个人的相应日期的销售额及销售数量 尝试了以上操作后你是否对透视表的汇总方式有所理解了吗 将合适 需要的字段拖入到合适的窗口不同字段之间进行不同的组合可得出不同的汇总结果字段拖入的越多则汇总出的结果越多 也能体现出明细数据来 这一节我们主要讲述了透视表中的数值窗口和行标签窗口的认识 下一节我们讲述列标签窗口和筛选窗口的认识 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 七 上一节我们讲述了字段窗口中的数值窗口和行标签窗口这一节我们主要讲解字段窗口中的列标签窗口和报表筛选窗口 将一个或多个字段置入到列标签窗口中 查看透视表区域的变化 列标签窗口 实际上列标签窗口跟行标签窗口几乎是一样的相同点 都是用来分类并合并相同数据的适合将文本型和日期型的数据置入其中 主要不同点 行标签默认是在同一列上进行分类的列标签默认是在同一行上进行分类的 它们之间的位置互换和将数据进行转置效果类似 列标签窗口 分类窗口 分类压缩窗口 分类并合并重复数据窗口 列标签和数值区字段的结合 单独的只是分类是没有多大意义的需要跟数值区字段搭配才能显示出透视表的功能 尝试以下操作 尝试以下操作 以列标签为分类窗口按省份显示每个省的销售额按城市显示每个市的销售额按日期显示每个日期的销售额按省份和城市显示销售额按省份显示销售额和销售数量 将数据进行转置效果类似 在分类汇总的时候我们可以只用行标签分类 也可以只用列标签进行分类那么Excel为何要开发两个分类窗口 看起来显得有些重复 优点如下 可以将不同的分类字段放置在不同的分类窗口内 这样可以形成交叉列表式的分类汇总这是Excel普通的分类汇总所无法实现的 尝试以下操作 尝试如下操作 将省份置入行标签窗口 将城市置入列标签窗口 将销售额置入数值区将城市置入行标签窗口 将省份置入列标签窗口 将销售额置入数值区将省份和城市置入行标签窗口 将日期置入列标签窗口 将销售额置入数值区将省份和城市置入行标签窗口 将日期置入列标签窗口 将销售额和销量置入数值区 从以上操作你是否已经得出了透视表所能实现的自由灵活的交叉列表式的汇总布局 不同字段之间在数量上和位置上进行合适的自由组合可得出不同的结果 掌握了以上行 列标签及数值区窗口后 我们接下来看最后一个窗口 尝试报表筛选窗口 拖拉一个或多个字段 强行 置入报表筛选窗口内查看透视区内的变换 特征如下 外观表现 出现带有筛选按钮的选项何种类型的数据适合放置其中 一般把文本型 日期型的字段放置其中 单独的只使用分页字段是没有任何意义的必须配合其它透视区内的数据才有意义它主要起附加功能的作用 很多透视表可以不使用该项设置 主要作用从另一个角度显示和隐藏透视区内的数据将透视区内的数据按筛选的设置分页显示 产生多个工作表 主要用途 主要用途如下 方便按不同页查看不同的明细数据 所以我们可以将报表筛选窗口称之为 分页窗口 尝试如下操作 按省份筛选 分页 在行 列标签处分别按城市和日期进行分类 在数值区内给销售额求和 形成一个交叉列表式的透视表布局 按销售人员筛选 分页 在行 列标签处分别按省份和城市进行分类 在数值区内给销售额 销量汇总求和 形成一个交叉列表式的透视表布局 我们学习了四个窗口的主要用途和功能了并不是每次使用的时候这四个窗口必须同时使用 根据需求而定 总结窗口对比如下 窗口对比区分一览表 形象比喻透视表功能特点 采用透视表进行汇总运算就像美术家进行绘画一样 美术家绘画需要不同的色彩进行搭配同样透视表需要不同的字段进行搭配组合合适的色彩搭配才能使绘出的画面优美同样合适的字段组合才能正确的汇总出我们需要的数据结果来 透视表使用时的简单考虑如下 分析你的数据的特点根据你的要求 你想得到的数据处理结果 是否有必要能否实现你的要求选中合适的字段置入合适的窗口是否需要形成交叉列表是否需要分页 看下面的实例操作 实例操作 尝试如下 一 想得到 每种产品的销售额相同日期的销售额每个人的销售额想实现交叉列表形式的分类汇总以销售员为行标签分类 以日期为列标签分类 数值区内汇总销售额 尝试如下 二 想实现带有分页效果的分类汇总以日期为分页字段 行标签按销售人员分类 列标签按产品分类 数值区域内对销售额汇总通过不同的筛选页 查看不同日期的销售情况 按日期分页 生成不同日期的多个工作表 这一节我们主要讲述了透视表窗口中的列标签窗口和筛选窗口的认识 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 八 这一节主要讲述透视表的 基本布局 具体包括以下内容 基本布局 主要讲述以下几个相关设置报表布局的相关设置空行的相关设置分类汇总的相关设置总计的相关设置 报表布局的相关设置 当参与分类的字段在 2个以上的时候 默认在同列中进行分类的 实际上微软提供了三种可供分类布局的方式 压缩形式显示 默认显示方式 大纲形式显示表格形式显示 在使用布局方式时 我们要考虑多字段在以下方面上的差异 级别上的差异缩进位置上的差异是否允许重复性上的差异 以压缩形式显示 大致特征如下 字段上下之间产生一定的级别 字段窗口中位于上方的级别越高 位于下方的级别越低第一级别默认左对齐 其它级别默认左缩进 级别越低缩进位置越明显 形成一个阶梯型的数据布局 错落有致第一级别不能有重复 其它级别根据字段数据的不同可能会有重复现象 具体特征如下 在分类窗口中的多个字段级不同但同列同级缩进同出现行标签出现一个筛选按钮 小提示 手工更改缩进字符数 如何调整级别的高低 字段窗口调整字段上右键菜单调整 小提示 只有当同一个窗口内的字段数超过2个时才出现字段错位现象并不是任意窗口内的字段都是错落有致的显示 比如 数值窗口 筛选窗口 他们有位置上的变化 但一般不会出现错位现象列标签窗口也有错位现象 但不像行标签窗口明显 以大纲形式显示 同级则同列 级不同则列异字段分占列 不会拥挤在一起 级别之间有错行相同的级别放置在相同的列中 不同的级别放置在不同的列中标签具体化多个筛选按钮 以报表形式显示 特征如下 在分类窗口中的多个字段同级则同列 级不同则列异字段分占列 不会拥挤在一起 级别无错行 级别无之间无错行 标签具体化多个筛选按钮 报表形式另一个显著特点 采用报表布局 透视区域内布满网格线而大纲和压缩形式或许没有或许仅有部分网格线 我们总共讲解了分类窗口中当同时出现多个字段时 字段之间的布局情况那在工作当中到底使用哪种布局根据需求而定根据个人喜 爱 好而定 实际上还有别的布局方式 空行的相关设置 主要针对分类窗口的并且同时存在 2分类字段时目的是 便于区分不同的字段 小提示 不能用手工的方式强行插入空行 分类汇总的相关设置 当满足以下条件时 分类字段存在 2个的时候数值区含有汇总项 小提示 当只存在一个分类字段时不管有无汇总项 使用该项设置是没有意义的注意报表布局会影响选项多少的设置 比如表格布局不能实现在组的顶部显示汇总 总计的相关设置 Excel默认将置入的汇总数字自动的在底端汇总出相应的结果出来使用时应注意以下情况 如果只存在汇总项或只存在分类项使用该项设置是没有意义的只有同时存在分类项 汇总项时如果列标签没有分类字段则仅对行启用无意义如果行标签没有分类字段则仅对列启用无意义 这一节我们主要讲述了透视表的基本布局 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 九 上一节主要讲述了透视表的基本布局 这一节我们主要讲述透视表的基本操作 透视表的基本操作 名称更改选择移动复制删除 有的时候在透视表区域中出现的并不是我想要的 比如说 标签名字这就需要根据爱好和要求可以适当的更改在更改的时候我们需要掌握以下情况 名称的更改 更改谁 给谁更改如何更改 用什么办法更改名字如何恢复 怎样恢复到默认名称 更改谁 给谁更改 Excel透视表区域中的信息根据需求和爱好可以适当的更改它的名称 但是 并不是所有区域内的数据均能更改数值区内的数据不允许更改字段名称虽然可以更改但更改它无意义透视表名称可以更改但意义不大最好只给相应的标签名更改 如何更改 根据更改的对象不同则方法略有不同 针对值字段的修改通过双击值字段 通过对话框更改通过编辑栏修改通过活动字段模块修改 其它标签 字段的修改方法几乎一样但是不要轻易给字段改名更改的名称要有意义 如何恢复原来的名称 最快的办法是从数值框内删掉相应的字段然后再从新的置入即可 其它字段的恢复则比较棘手 不管如何更改都不会破坏源数据 选中透视表 因为透视表可以划分为不同的区域 比如 行标签区 值区域 这个时候我们要考虑选择的时候 选中全部选中部分 选择全部 选择方法如下 光标拖拉框选光标定位到透视区域内按Ctrl A通过选择按钮选择 注意 当存在页字段时当光标定位到透视区的空白区域时可能出现多选或漏选现象 选中部分 选择方法如下 鼠标拖拉选中即可 按住ctrl键可以挑选通过选择按钮实现 小技巧 启用选定内容 当启用选定内容时光标处在透视区内的不同位置时有时会出现箭头 处在左上角处在分类字段 再次单击即可退出该选择模式 移动透视表 当前工作表内位置的更改移动到其它工作表不能移动部分透视表 复制并粘贴透视表 通过复制透视表后粘贴位置的选择粘贴格式上的设置 可以只复制其中的部分透视表 粘贴位置上的选择 可以同表粘贴异表粘贴异簿粘贴异序粘贴 粘贴到不同程序内 粘贴格式上的设置 根据粘贴到不同程序上的不同它所能实现的粘贴结果是有所不同的在Excel内部进行粘贴时默认粘贴为透视表模式 通过相关的设置 粘贴按钮选项或选择性粘贴 可以实现以下粘贴情况 Excel程序内部粘贴 粘贴为普通文本粘贴为图片 粘贴到word内 粘贴到记事本 文本文档 内 粘贴到ppt内 注意粘贴时光标定位点的位置省份黑龙江河北辽宁内蒙古总计 小技巧 通过复制粘贴的方式可以在同一个工作表内粘贴多个可自由组合的工作表 以便同时从不同的角度分析我们汇总出现的数据 删除透视表 为何删除 如何删除 删除时注意事项 如何删除 我们分两种情况 删数据不删透视表既删数据又删透视表 删数据不删透视表 删除了放置在透视区域上的数据 但保留该透视表功能 字段列表框还存在 光标定位到透视表区域内的任意位置 既删数据又删透视表 鼠标拖拉框选所有的透视表区域 delete清除不要多选和少选透视区域鼠标拖拉框选所有的透视表区域不能清除部分区域删除透视表所在的工作表亦可 注意字段列表框的有无 删除时注意事项 不能只删除透视表的一部分 这一节我们主要讲述了透视表的基本操作 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 十 这节主要讲述透视表相关功能的使用展开和折叠 展开和折叠 当我们操作透视表区内的数据时有时需要显示或隐藏明细数据 尤其在碰到多个字段大量的数据时Excel透视表为我们提供了展开和折叠功能这个时候我们需要考虑以下几个方面的内容 为何要展开和折叠数据 如何实现展开和折叠数据 展开和折叠时的注意事项 为何折叠和展开数据 为了得到我们想要的某种结果 某种状态展开就是显示想要看的明细数据折叠就是暂时隐藏不想看的明细数据 如何实现展开和折叠数据 当需要展开和折叠数据时我们可以通过以下方法实现展开和折叠直接操作相应字段通过专用按钮实现 直接操作相应字段 通过该方法可以实现有针对性的比较灵活的部分展开和部分折叠 通过专用按钮操作 通过该方法可以一次性的全部展开和全部折叠 形象比喻 如何区别展开和折叠按钮 加开减叠加号的 身高 比较高 仿佛被拉长了 所以为展开减号的 身高 比较矮 仿佛被压缩了 所以为折叠 展开和折叠时注意的事项 注意事项一 当同一个分类窗口中同时出现 3个字段时注意全部展开和全部折叠往往并不能一次到位 注意事项二 如何显示和隐藏数据上的折叠按钮 当数据出现 号的折叠按钮时 有时候不小心或刻意的想隐藏 号时我们可以通过以下方法实现 显示和隐藏该符号 注意事项三 透视区内的数据能否实现展开和折叠的操作需要看以下三个方面的因素决定 看区域看字段的多少看光标所在位置 看区域 并不是透视区内的所有区域都可展开和折叠一般页字段区域数值字段区域是无法实现展开和折叠的展开和折叠往往针对的是分类区的数据 看字段的多少 当一个分类区只有一个类型的字段时虽然展开和折叠按钮可以使用但是折叠按钮不起作用展开按钮实际上是让你添加新的字段的 只有 同一个分类区同时出现 2以上的字段时使用展开和折叠字段功能才有意义 看光标所在位置 如果同一个分类区同时出现了 2以上的字段时 但相应按钮却是灰色的 这可能是你当前光标所在的位置影响的 当前光标位置出现有误情况 这一节我们主要讲述了透视表的展开和折叠 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 为玉树祈祷愿在天得到安慰 多难兴邦 国家一定会强盛 数据透视表功能解析之 十一 这节主要讲述透视表相关功能的使用分组与取消组合讲解 上篇 分组与取消组合 为何分组 如何分组 组的相关操作分组时注意事项 为何分组 当我们在操作数据时 经常需要将我们的数据按照某种设置的条件分成一类 即将属性相同的数据分成一组 例如 将数据清单中的邢台 邯郸 张家口 石家庄等数据统集中在一起 并起名为河北将赤峰 包头等数据统一集中在一起 并起名为内蒙古 不但在普通的数据清单中会出现分类的现象 在透视表区域内也会出现分类的情况 如何解决透视表内出现的类似情况 解决透视表内出现的类似问题 在透视表区域中有时也需要将目标数据分成需要的若干类有两种方法 操作源数据操作透视表 操作源数据 之前在生成透视表之前可以在源数据上预先设置需要的类别条件 之后可以在生成之后 在源数据上添加类别 然后通过刷新即可实现 后期的视频我们会讲到关于刷新的详细知识 举例 举例来说 设置 添加 省份列 将同一个省份的数据放置在一组设置 性别列 将性别相同的销售人员放置在一组添加 产品的产地 将来自同一个国家的产品放置在一组 操作源数据分组的缺点 缺点 破坏源数据的结构当需要设置多个分组条件时需要反复的操作源数据 在不想或不允许破坏源数据前提下我们可以通过Excel透视表提供的分组功能进行实现 要想使用透视表提供的分组功能需要掌握给谁分组 如何分组 给谁分组 选择需要分组的目标数据注 这一节我们主要讲述文本型数据的分组这些目标数据可以是 连续的 相邻 数据不连续的 不相邻的 数据 如何分组 选中需要的数据右键菜单相应的分组按钮 小技巧 如何快速分组 当目标数据很多的时候 如何选中需要的数据快速生成一组采用透视表提供的筛选功能 分组后出现的情况如下 分组后出现的状况 透视表区内出现新的名称 数据组1 报表布局自动成为压缩式报表会被 拉长 字段列表框中出现新的字段新组的位置出现在何处 小提示 有的组是按我们的意愿而刻意生成的组 这种组我们不妨称之为 新组 其它的没有刻意安排的数据也会自我生成一个个新组 这种组我们不妨称之为 自动组 新组的位置出现在何处 当前选中的数据当中 出现在最上面数据的位置处 分组的本质 从另一个角度将相应的数据进行分类设置分组实际上就是产生了一个临时的分类字段不严格的来说 分组 分类 和分组有关的相应操作 组的名称组的数量组的位置组在其它区域内的表现展开和折叠组组的嵌套取消组 组的名称 当你将目标数据分成一组后 组名不是你 不是我 也不是他 而是用 数据组 编号 的形式表现数据组1 数据组2 数据组3 可以手工更改组的名称 组的位置 将需要的数据分为一组后 有的时候需要更改组的位置更改组内成员的位置 上下的顺序 更改整个组在该列中的位置方法如下 手工拖拉采用透视表提供的排序 组在其它透视区内的表现 组在透视区内的其它位置上的使用将生成的新字段移动到数值区 列标签 页字段处 展开和折叠组 当列中出现组的时候 该列数据自动会进入带有级别的压缩形式的布局模式我们可以展开和折叠需要的组 组的数量 理论上来说同列中的数据可以分成不同的多个组我们假设以下两种极端操作 假想的操作 同列中的所有的数据分成一个组可以实现 但没有意义每条数据自成一组组的名字和组的成员都是我自身Excel不允许这样操作也没有意义 这一节我们主要讲述了透视表的组合相关知识 下一节我们接着讲述组合知识 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 十二 这节主要讲述透视表相关功能的使用分组与取消组合讲解 中篇 上一节我们讲到了分组的基本操作及分组的实质 即 将需要的数据从新分类如果单独的只给数据进行分组是没有多大意义的 使用该功能时经常要结合相应的字段才有意义 结合使用的字段主要是数字型的字段我们举例如下 设置省份字段统计数据 在一个没有省份的透视表内 通过设置省份字段 然后结合 销售额字段 统计每个省的销售情况数量字段 统计每个省的销量 设置性别字段统计数据 在一个没有性别字段的透视表内 通过设置性别字段 然后结合 销售额字段 统计男和女的销售情况数量字段 统计男和女的销量 分组的实际目的 分组不是目的分组的目的在于汇总出相应的数据 一般情况下 都是把我们需要的数据分在一个组而且还可以实现组的嵌套 我们以上讲解的是将多个相邻或不相邻的数据分成一个组 请问组里面能否含有另外一个组 组的嵌套 组的嵌套 可以实现组里面含有另外一个或多个子组从而形成嵌套的形式请问 有必要嵌套子组吗 如何实现组的嵌套 到底可以嵌套多少个子组 如何实现组的嵌套 选中需要再次分组的数据组名 组名 生成新组组员 组员 生成新组组名 组员 是否能分组得要看选择的先后顺序 组名 组名 生成新组 组名 组名 组名 组名 新组 组员 组员 生成新组 组员 组员 组员 组员 新组 组名 组员需要看选择的先后顺序 如果 先选组名 后选组员不允许分组先选组员 后选组名可以分组 所以 组名 组员 是否能分组得要看选择的先后顺序 到底可以嵌套多少个子组 感兴趣 大家可以自行尝试一番 如何取消组合 要分以下两种情况考虑假取消真取消 假取消 通过字段列表框 将生成的新的字段前的复选框全部去掉即可 假取消的优点 在需要的时候还可以选中相应的字段继续可以使用 真取消 彻底从字段列表框中去掉生成的新字段名字右键菜单 取消组合分组按钮 比较棘手的问题 在分组的时候如何解决 漏选多选 比较笨的方法 先取消组合 然后从新分组 比较灵活的方法本人一直没有想出来 还望各位知道的网友不吝赐教 以上我们的分组都是预先选定需要分组的数据然后进行分组 这种分组我们可以称之为 手动分组或强行分组还有另一种分组方式 针对数字和日期格式的数据时可以采用自动分组 我们放到下一节讲解 这一节我们主要讲述了透视表的组合相关知识 下一节我们接着讲述组合知识 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 数据透视表功能解析之 十三 这节主要讲述透视表相关功能的使用分组与取消组合 自动分组功能的认识 现实生活和工作当中经常碰到的 在含有数字列的数据清单中我们经常要统计 某个 些成绩区间 学生分数出现的个数100 80分之间 有多少名考生80 60分之间 有多少名考生60分以下的 有多少名考生 解决的方法如下 我们可以采用相应的函数功能实现采用高级筛选功能实现现在我们采用透视表中的分组实现 采用分组实现方法 手动分组法实现自动分组实现法实现 手动分组法实现 采用手动分组法实现我们可以使用手动的方式逐个分组适合无规律的分组方法 手动分组适合的情况 100 80 80 50 20 10之间的步长值不一样 自动分组实现法实现 针对数字格式的数据可以采用自动分组实现 并不是任意数据类型 都能实现智能化的分组比如 文本型则不可以实现自动分组 针对如下类型的数据分组 针对以下类型的数据数字型分组时间日期型分组既可以使用手动分组 也可以使用自动分组 不管采用哪种分组方式分组的目的均是 结合相应的其它字段汇总统计出需要的数据 举例如下 问题如下 统计销售额在1400 25200之间的每隔1000的销售区间内卖出的产品的数量 解决方法如下 首先将数字型字段强行置入分类区 因为数字型字段默认是置入数值区的 如何分组 单击选中 定位 一个相应的单元格右击鼠标 组合分组按钮 分组对话框详解 组合对话框概解 起始于复选框默认被选中 显示的数字为该列数字中的最小值终止于复选框默认被选中 显示的数字为该列数字中的最大值步长默认为1000 代表默认分割数字区间的尺度 复选框相当于复位键 尝试如下操作一 区间在1400 25200之间 步长为1000区间在1400 25200之间 步长为500区间在1400 25200之间 步长为100区间在1400 25200之间 步长为0区间在1400 25200之间 步长为2000区间在1400 25200之间 步长为5000区间在1400 25200之间 步长为10000区间在1400 25200之间 步长为30000 尝试以下操作二 区间在400 25200之间 步长为1000区间在2400 25200之间 步长为1000区间在1400 35200之间 步长为1000区间在1400 15200之间 步长为1000 尝试如下操作三 区间在5000 8000之间 步长为1000区间在5000 8000之间 步长为500区间在5000 8000之间 步长为100区间在5000 8000之间 步长为1区间在5000 8000之间 步长为0区间在5000 8000之间 步长为 300区间在5000 8000之间 步长为4000区间在5000 8000之间 步长为10000 对话框使用总结规律如下 步长值越大 则自动生成的分组区间的数量就越少步长值越小 则自动生成的分组区间的数量就越多步长值不能为0 也不能为负数 数字型分组的特点 通过对话框生成的分组不会出现新字段如果是强行的类似文本型的分组方式也会出现新字段一般要结合其它字段搭配使用才有意义 单独只使用数字型分组是没有多大意义的 这一节我们主要讲述的是透视表中关于数字型数据的分组特点 下一节我们讲述日期 时间型分组特点 本节讲述完毕 请接着看下一节的讲解 网易制作 数据透视表功能解析之 十四 这节主要讲述透视表相关功能的使用分组与取消组合 日期 时间型分组特点 日期型数据分组举例 在一个含有日期列的数据清单中 经常会碰到 按年汇总出我们需要的年报表按季度汇总出我们需要的季报表按月汇总出我们需要的月报表按指定的相隔天数汇总出我们需要的日报表 解决如下问题 要求统计出如下报表 只统计出2008年度的销售年报表只统计出2009年度的销售年报表只统计出2010年度的销售年报表同时统计出08 09 2010年度的销售年报表 前面的问题我们可以直接在源数据上进行相应的筛选即可在透视区内也可以进行相应的筛选后面的问题 逐步制作 选中需要的数据手动分组自动分组 透视表提供的分组对话框进行分组 日期分组 首先讲解日期型分组如何分组 尝试操作 如何分组 单击选中 定位 一个相应的单元格右击鼠标 组合分组按钮 组合对话框详解 组合对话框概解 起始于复选框默认被选中 显示的日期为该列日期中的最小值终止于复选框默认被选中 显示的日期为该列日期中的最大值步长 代表默认分割日期区间的尺度 尝试如下操作一 区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为年区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为季区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为月 尝试如下操作二 区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为天 且天数为1区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为天 且天数为5区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长为天 且天数为10 尝试如下操作三 区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长同时选中年和季区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长同时选中季和月区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长同时选中月和日区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长同时选中年 季 和月区间在2008 5 8 2010 12 31之间 步长同时选中年 季 月合日 尝试如下操作四 区间在2008 10 8 2010 12 31之间 步长为月区间在2007 5 8 2010 12 31之间 步长为月区间在2008 5 8 2010 1 25之间 步长为月区间在2008 5 8 2011 1 25之间 步长为月 尝试如下操作五 区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长为年区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长为季度区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长为月区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长为日区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长同时为年 季和月区间在2008 10 8 2010 2 18之间 步长同时为年 季 月和日 日期型分组的特点 通过对话框生成的分组不会出现新字段如果是强行的类似文本型的分组方式也会出现新字段一般要结合其它字段搭配使用才有意义 单独只使用日期型分组是没有多大意义的 时间型分组