中国电信JMCC业务流程优化咨询项目-现状分析报告(1).ppt

现状分析报告一九九九年十月十五日 中国电信JMCC业务流程优化咨询项目 议程 现状分析方法现有流程 宏观图 Level0 现有流程 第一层流程图 Level1 采购管理 PO AP 财务与税务报告管理 GL 预算管理 GL 基建项目管理 PA 固定资产管理 FA 库存管理 INV 现金管理 CM 收入管理 AR 重点问题讨论制度问题流程与监控问题附件一 省 市 县详细流程分析公司概述模块概述流程图问题列表附件二 Oracle调研辅助基础素材调研问题回答文档业务描述工作文档 报告 现狀流程记录 现狀流程问题 现状分析方法 现有流程 宏观图 现有流程 采购管理及其它应付業务 采购業务 应付業务 总帐業务 業务类采购SIM卡 储值卡 及充值卡廣告及宣傳用品 固定资产类采购工程配套 物業 车辆及办公设备 项目类采购网络建设主设备网络建设工程配套设备 其它类采购经PO 办公用品不经PO 基站地址及营务厅租赁 采购类应付采购付款 财务匯总 營运类应付应付話费漫游話费 附加费及网间结算付款应付电路租费 無委 频率占用 费 企業类应付土建工程及裝修工程拔款自动周转金 拔落市资金 行政类应付员工工资 福利及奖金差旅费支付 采购管理 重点问题讨论 采购管理 制度供应商管理不够严谨 没有供应商记录 编号 评审不足 采购上限 比率 等 在工程采购招标找供应商时 没有政策规定按金额而要求一定数目的招标书 计财部也不能对供应商作帐齡分析 没有定期对长期合作的供应商与市场上其他供应商作价格及质量的比较 省 没有设立一个独立的采购部门进行统一采购 省 市 没有制定 合格供应商 列表及增减列表的程序 省 市 没有书面界定采购审批权限导致采购流程中经过分管经理及总经理的多重审批 而当分管经理及总经理出外公干时更耽误了采购的进度 省 市 县公司的固定资产采购是由当地的电信局代办 市公司未有按人力资源因素订立县公司所负责的固定资产采购范围 县 重点问题讨论 采购管理 流程与监控请购过程不够规范 请购部门没有指定请购人員 也没有设立请购权限及标准格式请购单 省 采购计划考虑因素不足够 固定资产的申购由使用单位经相关采购部门 到计财部才发现财政预算不许可 浪费行政时间 省 没有定期与主要设备供应商对帐 省 没有标准格式的采购单 一般多使用合同形式但没有统一的合同编号 采购部与财务部采用不同的合同编码 省 供应商发票直接送到归口部门 并非到计划财务部 形成监控问题 发票应该直接送到计划财务部 例外事项应事先有被授权人批准 省 市 采购的合同谈判多数由经办人负责 同时一般有法律约束力的合同都由经办人签署 许多时候经办人并非管理层人员 形成了监控的问题 省 重点问题讨论 采购及其它应付業务 制度分公司没有订立一个系统化的审批权限 所有费用 除电路租费 基站电费及租赁费 都要通过分公司总经理审批 这不但占用了分公司高层管理人员的时间 而且对审批的过程也未必产生增值的作用 市 未设立完善制度以确保有权签署付款的人员离开公司或调职后 财务会马上通知有关银行修改记录 省 市 分公司没法向电信局计费中心所计算的网间结算收入及支出报告进行任何查核 无形中增加了固有的内在风险 市 对于一些未有作出竣工决算而已投入使用的固定资产 财务部都只按已缴付的工程款转到固定资产 而未有收到发票的部分工程款则不进帐 引致实际使用的资产值跟财务帐不相配 市 重点问题讨论 采购及其它应付業务 流程与监控目前JMCC指定高层管理人员作付款审核 并未设立层次性的付款批核制度 但随着业务的发展及县公司的分配 一套完善的制度是必须的 省 对一般的采购付款 会计核算员都采用现金制而不列入应付帐 在付款的审批流程 需要对供应商资料作出重复性的核对 省 市 由于现金制的作法 而且发票是从供应商直接给采购部门 所以财务报表上未能实际反映负责情况 省 市 发票从供应商直接传给采购部 而非财务部 做成入帐时间差距 应付帐款不能完全反映实及情况 并且增加了欺诈行为的可能性 省 市 现有流程 财务与税务报告 帐务作业 财务报告 税务 库存帐务 省财务报表 市财务报表 报表汇总 科目表维护 财务分析报表 报税 应收帐务 应付帐务 固定资产帐务 现金帐务 县财务报表 重点问题讨论 财务与税务报告 制度各个公司可以因自己需要对 其他应收 其他应付 及 在建工程 的明细会计科目进行维护 没有全省統一会计科目表维护 省 市 流程與监控会计科目表的维护没有专职的人负责 也没有设立维护的监控流程 编写会计科目表的建立和维护规范的程序文档 在系统上 可以做帐的使用者便能任意增加会计科目表 省 市 上级公司不能遥控属下公司的财务资料 现在下级公司的财务会计资料是以月报表的形式向上提交 省 市 重点问题讨论 财务与税务报告 流程與监控市公司的所有财务报表都是手工生成 而省公司的报表只有资产负债表及损益表是自动生成 省 市 报表汇总时需要市公司来省公司一起制作 此外各市报表资料需要在财务系统输入汇总 用以检查 另外重复再用EXCEL汇总 方便制作报表 省 市 制作每月报表时 县公司会计人员需要携同凭证到市公司作审核及输入市公司的财务系统 程序繁复 市 报表只提供基本财务数据及有限的信息 管理人员并不能依报表资料作出深入的业务分析 省 现在没有管理会计的概念 因此并没有收集非财务上的主要信息 作业务上的决策 计划和分析 省 市 市公司合同并没有提交印花税 合同缺乏保障 市 现有流程 预算管理 投资计划 预算控制 省预算修定及平衡 市投资计划 省投资计划 预算汇总 投资完成统计 执行 收支追踪分析 财务收支预算 县投资计划 省收支预算 市收支预算 县收支预算 预算汇总 市预算修定及平衡 省预算修定及平衡 市预算修定及平衡 重点问题讨论 预算管理 制度 省公司没有发预算指引给市县公司以作预算报告的参考 导致市县公司所制作的预算报告理念不一致 省 市 流程與监控投资计划预算或其他支出预算不能输入电脑来作自动化监控 现在的监控和考核是手工做的 省 市 省市公司对做投资预算的经验有限 也缺乏以往的数据及非财务信息来作预算参考 因此投资计划并不能完全反映实际需要 省 市 投资计划在董事会通过后并没有将信息下达到市公司 市公司并不知道已通过的投资金额以作适当的监控 省 现有流程 基建项目管理ProjectCycle 省公司 市公司 项目规划 主设备采购 项目工作计划 工程采购 项目进度报告 项目工作报告 工程实施 申请资金 工程配套设备采购 项目实施 预估折旧 资本化 重点问题讨论 基建项目管理 制度现在在项目会计方面 只有将项目的直接物料费用分摊到每个市公司 并没有将项目的其他成本如经常开支 OVERHEAD 和员工工资 LABOURCOST 等分摊到各项目上 省 市 省公司没有运用项目会计概念在在建工程项目中 财务部会计记录并没有参考确实工程进度 因此资产负债表会有较大机会低估资产 省 市 网络扩容的规模是以经验去决定 没有一个业务模型将客户增长 网络质量及财务成本等作整体分析 帮助决定网络的规模 省 网络工程的成本效益分析依靠设计院的可行性研究报告中提供 省公司没有做严紧的成本效益分析去证明项目投资是否有合理回报 设计院的可行性研究报告中虽然有风险分析及敏感性分析 但并不严谨 省 重点问题讨论 基建项目管理 流程與监控项目进度计划表只提供重要项目完成里程碑 省市公司都没有制定详细的项目计划将工程分作数个阶段 每阶段将工程工作 指标 预算 资源要求 进度进行细化 以便管理和追踪 省 市 用以项目规划的数据没有利用数据库去收集 处理及分析 不能作趋势分析和预测去支持规划上的决策 省 制度在工程规划时 没有作资金需求分析 而投资计划的资金需求因工程规划时间与做投资计划时间有差异而变得不准确 省 重点问题讨论 基建项目管理 流程與监控没有对工程项目投资作检讨 考核项目投资是否到达目的及指标 实际收益与成本 客户增长和用量是否达到预期指标 以便在将来改善预测的质量 省 市公司提供的项目进度报告只有完成时间 并没有报告未完成工作的情形 省 市 现有流程 固定资产管理 省市公司 固定资产采购 资产卡建立及提折旧 固定资产报表生成 固定资产调拨 固定资产盘点 固定资产报废 重点问题讨论 固定资产管理 制度在移动电话业务跟邮电局分割时 邮电局没有把移动电话业务有关的固定资产记录 包括固定资产卡片 转交到移动公司 引至在固定资产管理及记录的完整性未能作出有效的控制 省 市 只以二千元人民币决定是否固定资产项目可以考虑提高 使固定理正确度和效率提高 省 市 固定资产的分类并不一致 因没有指引 某些固定资产在不同帐务人员处理时 会归类到不同的固定资产类别上 省 省公司内部的固定资产调拨没有设立一套完善的程序 要求各部门需要调拨时通知财务部进行资料更改 省 没有定期实行固定资产盘点 未能对已损耗的固定资产在帐上及时反映 市 重点问题讨论 固定资产管理 每月折旧项目入帐的金额 没有经过批核程序 如有异常项目 不容易发现 省 现存在工程部 维护部的工程物料固定资产清单跟财务记录并不对应 如有固定资产报废 未能把对应物件在帐上作准确调整 市 在计算固定资产折旧时 并没有考虑 到已完全折旧的固定资产不用继续提折旧 引至计提数据不准确 市 流程與监控现在固定资产是没有编码和标签去识别 在盘点时只能依赖部门自行识别 容易引起错误 也增加盘点所需时间 省 市 各部门现没有设立台帐去监控固定资产 省 现在固定资产管理缺乏分析报表 例 固定资产使用率 修理费用 修理次数 采购固定资产所需时间等 以方便制定决策 省 重点问题讨论 固定资产管理 流程與监控在计算固定资产折旧时 并没有考虑 到已完全折旧的固定资产不用继续提折旧 引至计提数据不准确 市 没有对每件主要备件作维修记录 没有数据提供该主要备件的使用寿命并作适当的采购及报消 市 财务部把所有工程余料及新购备件当作固定资产处理 对一些未有开始使用的备件也在工程竣工时开始计提折旧 使折旧总额未能反映真实所需成本 市 现有流程 库存管理 省使用部门 市 县使用部门 市 县仓库 省仓库 SIM卡 储值卡 充值卡宣傳礼品 SIM卡及储值卡出 入库充值卡出 入库宣傳礼品出 入库 电话及配件出 入庫SIM卡及储值卡出 入库充值卡出 入库宣傳用品出 入库 电话及配件SIM卡及储值卡宣傳用品 工程备件 工程配套备件 办公用品 工程备件出 入库 工程备件出 入库 办公用品出 入库 办公用品 办公用品出 入库 業务类物料 固定资产 项目类物料 其它类物料 重点问题讨论 库存管理 制度各部门存在内部制定的库存进出记录方法 并没有统一的审批流程和记录文档 省 市 管理层没有制定有关流程或制度处理呆死料 也没有在帐上作贬值处理 省 市 省 市和县公司现没有详细的物品分类规则 物品的分类主要以物理属性和用途分为SIM卡 电话及配件 办公用品 工程设备 固定资产等 省 市 流程與监控现系统无明确的物料编码 也没有物料编码规则 省 市 合格 不合格 待验物料等都不采用明确的库位控制 仓库没有库位编码也没有报废仓库 省 市 仓库在运作上没有流程去处理呆死料 对呆死料也没有贬值处理 省 市 重点问题讨论 库存管理 流程與监控在收代销货物时并没有验清代品质数 容易引起将来不必要的纠纷 市 财务部并没有参与过手机及配件的盘点 管理层并没有提供有关指引盘点人员 市 一般来说 库存的盘点与监控不足 省 市 现有流程 现金管理 计财 出纳 出纳日常作業 现金 银行付款 现金 银行收款 现金管理凭証处理 出纳定期作業 现金盘点 银行对帐 重点问题讨论 现金管理 制度现在省公司没有做现金流量预测 因此在贷款需求估计 预备债务的偿还及采购的支付和定期存款的续存等可能发生差误 容易引至流动现金过多或不足够的情况 现金使用没有效率 会使企业利息成本增加 信用额记录不好 省 市 流程與监控作现金盘点时只有出纳一人负责 并没有其他的员工审实 省 现在与银行对帐是以手工进行 所费需时 省 现有流程 应收及收入管理 客户 计费中心 计划财务部 使用服务 记录話费 业务类应收 应收話费 托收现金 信用卡 存折 递延收入 其它类应收預付 员工借款預付 员工借款报销 新用户 重点问题讨论 应收及收入管理 制度公司对认为有坏帐成分的用户欠费 超过二年以上 并没有作出适当的坏帐准备 而省公司也没有给出任何处理坏帐的指引 省 市 应收话费的记录都是依靠电信局计费中心提供的计费报告 有关部门未能对这些数据作出独立的查核 市 公司对过期的用户欠费未有进行积亟的追讨 市 流程與监控省公司没有市公司的欠收无委费的帐龄分析 对市公司未有向客户收到的欠费未能作出有效的监管 省 客户未有分类及编号 随着业务的增长及中国加入WTO 明确的分类可以让CT对客户做适当的分析及策略计划 市 曾经发生过用户欠费的数据有误差 造成个别用户对订费系统的可靠性作出疑问 市 附件一省 市 县详细流程分析 附件一 省 市 县详细流程分析 附件一为详细的调研文档 全个附件的编排是先分公司 省 市 县 后再分模块 公司分为 江苏移动通信有限责任公司 省公司 苏州市公司昆山县公司 每个公司都再分开八模块 为 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 有三家公司 而每家公司有八个模块 附件一有总数二十四个调研文档 附件一 省 市 县详细流程分析 江苏移动通信有限责任公司 省公司 详细调研文档 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 附件一 省 市 县详细流程分析 苏州市公司详细调研文档 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 附件一 省 市 县详细流程分析 昆山县公司详细调研文档 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 附件二Oracle调研辅助基础素材 附件二 Oracle调研辅助基础素材 附件二为详细的Oracle调研辅助基础素材文档 當中包括了二类型文档 调研问题回答文档业务描述工作文档 差异文档全个附件的编排是先分公司 省 各市 各县 后再分模块 而每个模块都有兩個文档 总共也是分开九家公司和八个模块 有几家的总帐模块和现金模块的调研辅助基础素材文档是结合为一个的 这些Oracle调研辅助基础素材文档 会由Oracle公司直接交付给江苏移动通信有限责任公司 附件二 Oracle调研辅助基础素材 江苏移动通信有限责任公司 省公司 调研辅助基础素材文档 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 附件二 Oracle调研辅助基础素材 苏州市公司调研辅助基础素材文档 总帐模块 GL 应付帐模块 AP 采购模块 PO 基建项目模块 PA 固定资产模块 FA 库存模块 INV 应收帐模块 AR 现金模块 CM 附件二 Oracle调研辅助基础素材 连云港市公司调研辅助基础素材