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办公自动化应用技术 主编 董铁2010年2月 办公自动化应用技术 第一章办公自动化概述第二章文字处理技术第三章数据处理技术第四章多媒体技术的应用第五章会务管理第六章文件打印输出与归档储存第七章网络办公应用 办公自动化应用技术 第八章常用工具软件第九章办公自动化安全第十章附录 第一章办公自动化概述 1 1办公人员的岗位和主要内容1 2办公自动化的设备和环境1 3办公自动化系统 1 1办公人员的岗位和主要内容 1 1 1办公室工作的岗位职能和工作内容1 岗位职能2 工作内容 1 文秘工作 2 档案管理 3 人事管理 4 会务管理 5 信息管理 1 1办公人员的岗位和主要内容 6 协调关系 7 规范制度 8 提案管理 9 接待管理 10 统计管理 1 1办公人员的岗位和主要内容 1 1 2办公人员需要的基本素质和技能1 基本素质2 能力要求 1 思维能力 2 表达能力 3 写作能力 4 阅读能力 5 倾听能力 1 1办公人员的岗位和主要内容 6 协调能力 7 管理能力 8 社交能力 3 基本技能4 知识结构 1 基础知识 2 专业知识 3 相关知识 1 1办公人员的岗位和主要内容 1 1 3办公室工作的主要流程1 收文办理工作程序2 发文办理工作程序3 档案管理工作程序4 接待工作程序5 督查工作程序 1 1办公人员的岗位和主要内容 1 1 4办公自动化的特点和发展趋势1 办公自动化的特点2 办公自动化的发展趋势 1 数字化 2 网络化 3 集成化 4 多媒体化 5 智能化 1 2办公自动化的设备和环境 1 2 1计算机设备1 办公计算机2 笔记本电脑3 终端设备 1 2办公自动化的设备和环境 1 2 2通讯设备1 多功能电话2 传真机 1 2办公自动化的设备和环境 1 2 3多媒体设备1 数码相机2 数码摄像机3 多媒体投影机4 视频展台5 等离子显示屏 1 2办公自动化的设备和环境 1 2 4其它办公设备1 打印机2 复印机3 扫描仪4 碎纸机5 一体机6 速印机 1 3办公自动化系统 1 3 1计算机操作系统1 Unix2 Linux3 Windows20004 WindowsServer2003 1 3办公自动化系统 1 3 2OA系统办公室自动化 OfficeAutomation 简称OA 系统 是指实现办公室内事务性工作自动化和信息处理自动化的系统 它是随着计算机科学与技术的发展而产生出来的 1 3办公自动化系统 1 3 3MIS系统管理信息系统 ManagementInformationSystem 简称MIS 是一个以人为主导 利用计算机硬件 软件 网络通信设备以及其他办公设备 进行信息的收集 传输 加工 储存 更新和维护 支持组织高层决策 中层控制 基层运作的集成化的人机系统 1 3办公自动化系统 1 管理信息系统结构 1 计算机硬件系统 2 计算机软件系统 3 网络通信系统 4 数据组织及存储 5 系统中的工作人员 6 各种规章制度 1 3办公自动化系统 2 管理信息系统主要功能 1 信息处理功能 2 预测功能 3 计划功能 4 控制功能 5 辅助决策功能 1 3办公自动化系统 1 3 4网络系统1 计算机网络的形成与发展2 计算机网络的功能特点3 计算机网络的组成4 计算机网络分类 1 广域网 2 局域网 3 城域网 1 3办公自动化系统 5 网络的体系结构 1 拓扑结构 星型 环型 总线型 树型 网状型 2 层次结构 1 3办公自动化系统 3 开放系统互连标准 物理层 数据链路层 网络层 传输层 会话层 表示层 应用层 1 3办公自动化系统 6 网络设备 1 网络传输介质 双绞线 同轴电缆 光纤 卫星信道 1 3办公自动化系统 2 网络连接设备 网卡 集线器 网桥 路由器 交换机 1 3办公自动化系统 3 网络计算机设备 网络服务器 工作站7 办公自动化的网络系统 第二章文字处理技术 2 1提高汉字输入的效率2 2创造模板使文档统一规范2 3长文档的编辑处理技巧2 4挖掘查找替换的全部功能2 5Word 插入 的常用功能2 6使用Word快捷键提高编辑速度2 7批注及其使用2 8给自己创造方便的文字处理环境 2 1提高汉字输入的效率 2 1 1输入方式的选择2 1 2智能ABC的使用1 以实际选择输入方式2 简拼与混拼相结合3 笔形与音形相结合4 使用双打输入5 利用朦胧回忆功能6 把握按词输入的规律 2 1提高汉字输入的效率 7 中文数量词简化输入8 属性设置 1 风格设置 2 功能设置9 输入特殊符号10 用户词库的备份11 输入不会读的字 2 1提高汉字输入的效率 2 1 3微软拼音输入法2 1 4紫光拼音输入法输入风格1 空格显示字词2 输入同时显示 2 1提高汉字输入的效率 常用的输入技巧1 全拼方式输入2 音节切分3 造词4 删词5 软键盘的使用6 以词定字7 模糊音 2 2创造模板使文档统一规范 一个部门或一种类型的文件最好有一定的版面与格式 一方面行文规范 另一方面也便于存档和查阅 在Word2003中已经提供了若干种常用文体的模板 但是如果我们找不到完全合适的 每次编写同类的文档都要重新设计 那就不如将一次设计满意的文档作为模板保存 2 2创造模板使文档统一规范 通常需要保持一致的是纸张大小 方向 页面边距 页眉和页脚等外观的版面 而内容每次重新录入 有的时候文档内容有一部分也是相同的 例如定期编写的简报 通讯 公告 请示 批复的抬头 落款都是相同的 甚至有时大部分内容是相同的 如证明信 报单等 可以把这些也作为模板内容保存 有的虽然具体内容不同但是可以从设备本身获得的信息如日期 时间 篇幅等则可以使用 域 的设置加上更新功能就可以 那么以后再编写同类文档的时候就变成了 填空 相同的工作不再耗用重复的劳动 2 3长文档的编辑处理技巧 一 使用Word2003缩略图功能快速浏览长文档二 一篇长文档设置多个不同的页眉页脚三 用索引功能快速查找信息 2 4挖掘查找替换的全部功能 一 替换和删除文字二 查找和替换指定的格式三 查找和替换特殊字符四 查找和替换名词 形容词的各种形式或动词的各种时态五 使用通配符查找和替换六 使用特殊字符代码查找和替换 2 5Word 插入 的常用功能 一 插入图示二 插入文件三 插入对象 2 6使用Word快捷键提高编辑速度 1 快速重复输入字符2 快速选定字符块3 快速复制到剪贴板4 快速插入当前日期和时间5 快速创建和撤销上 下标6 快速显示智能标记的菜单7 快速把文本升为标题8 快速插入艺术字图形对象 2 6使用Word快捷键提高编辑速度 9 快速插入文本框10 快速旋转图形对象11 快速更改图形对象在页面中的位置12 一次击键调出任务面板 2 7批注及其使用 一 插入文字批注二 查看与编辑文字批注三 如何修改批注作者的名称 2 7批注及其使用 使用样式高效排版使用现有的样式格式化文档让样式符合个性的需求使用 修改法 定制现有样式修改 正文 样式使用 命名法 创建个性的样式使用 从头创建法 创建自己的样式 2 7批注及其使用 应该掌握的样式基本技能重命名和删除无用的样式查找和替换样式为样式添加快捷键 体验样式在文档格式化中的高效率 样式的扩展应用 文档标题多级编号 2 8给自己创造方便的文字处理环境 一 自定义工具栏二 自定义菜单三 自定义自动更正选项四 自定义符号栏五 自定义样式 2 8给自己创造方便的文字处理环境 其他的一些默认设置的更改 默认图片环绕方式对象的精确调整告别绘图画布自选图形的默认格式启动时打开常用输入法按像素显示图形尺寸 第三章数据处理技术 3 1对工资表进行公式 函数及图表的综合应用3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析3 3Excel2003的其他应用技巧 3 1对工资表进行公式 函数及图表的综合应用 3 1 1建立如下样例表格 3 1对工资表进行公式 函数及图表的综合应用 3 1 2应用公式进行工资计算1 输入公式2 编辑公式 3 1对工资表进行公式 函数及图表的综合应用 3 1 3常用函数的使用1 使用自动求和按钮2 插入函数的使用 3 1对工资表进行公式 函数及图表的综合应用 3 1 4应用条件格式让不同大小的数据用不同颜色显示3 1 5创建图表分析1 选择图表类型2 创建默认图表3 使用图表向导创建图表 3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析 3 2 1建立如下样例表格 3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析 3 2 2使用记录单 输入数据 修改和删除记录1 使用记录单输入新数据2 使用记录单修改和删除数据记录 3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析 3 2 3使用自动筛选 制作筛选表1 自动筛选2 自定义筛选 3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析 3 2 4使用数据排序 制作排序表1 按列排序2 按多列排序3 自定义排序 3 2对销售数据表进行数据管理与数据分析 3 2 5使用分类汇总 制作数据汇总表1 创建简单的分类汇总2 创建多级分类汇总3 分级显示汇总数据4 清除分类汇总 3 3Excel2003的其他应用技巧 3 3 1让中 英文输入法智能化地出现3 3 2应用 自动更正 输入统一的文本3 3 3快速选择所需函数3 3 4同时查看不同工作表中多个单元格内的数据与公式 3 3Excel2003的其他应用技巧 3 3 5成组填充多张表格的固定单元格1 在多张表格的相同单元格中输入同样的内容2 将多张表格中相同位置的数据统一改变格式3 3 6制作 专业符号 工具栏3 3 7Excel中 摄影 功能的妙用 第四章多媒体技术的应用 4 1图像的获取和处理4 2音频素材采集与处理4 3视频素材采集与处理 4 1图像的获取和处理 4 1 1图像的基本知识1 图像的种类2 图像文件格式3 图像的分辨率4 设备分辨率 1 显示器分辨率 2 打印机分辨率 4 1图像的获取和处理 图像的获取1 图像的扫描2 图像的屏幕捕捉 1 键盘捕捉 2 软件捕捉3 数码相机和数码摄像机采集数字照片 4 1图像的获取和处理 4 通过其他途径获取图像素材 1 捕获VCD DVD图像 2 通过素材光盘获取图像 3 从Internet网上下载图像素材 4 1图像的获取和处理 平面设计的常用软件 1 Photoshop图像处理软件 2 Fireworks图像处理软件 3 PhotoStyler图像处理软件 4 AutoCAD绘图软件 4 1图像的获取和处理 Photoshop软件简单介绍 1 Photoshop的工作界面 2 Photoshop的图像颜色模式 RGB模式 CMYK模式 位图模式 灰度模式 4 1图像的获取和处理 索引颜色模式图形图像的简单处理 1 在浏览器中整理照片 2 为图像批量重命名 3 裁剪图像 4 矫正倾斜的图像 5 改变图像大小 4 1图像的获取和处理 6 调整图像的色调 7 修复图像 8 特效处理 羽化合成图像 9 文字的输入与编辑 4 2 1常见声音文件格式1 Wave文件2 MIDI音乐数字文件3 MP3文件 4 2音频素材采集与处理 4 2 2音频素材的采集1 MIDI音乐的采集2 波形音频的采集和制作 1 利用现有的音频数据 2 音频数据的录制 3 音量的调整 4 2音频素材采集与处理 4 2音频素材采集与处理 4 2 3音频素材的编辑处理1 插入声音文件2 混入声音文件3 删除部分声音 4 3视频素材采集与处理 4 3 1视频文件格式1 MPEG格式2 AVI格式3 MOV格式4 WMV格式5 RM格式 4 3视频素材采集与处理 4 3 2视频素材的采集1 通过采集卡把模拟视频信号转换成数字视频信号2 将屏幕变化的画面采集存储为视频文件3 使用数码相机 数码摄像机捕捉视频4 从资源库 VCD DVD光盘或录像片中获取5 网上查找 下载视频信息 4 3视频素材采集与处理 4 3 3视频的简单制作1 WindowsMovieMaker的窗口界面 1 菜单栏 2 工具栏 3 窗格 4 情节提要 时间线2 视频的简单制作 第五章会务管理 5 1利用办公软件组织会议5 2会务服务5 3幻灯片进行演示5 4会议文件排版技巧 5 1利用办公软件组织会议 5 11设置会议安排5 12设置会议提醒5 13查看会议安排5 14修改会议安排5 15联系人管理 5 2会务服务 5 23会议请柬巧制作5 231邮件合并的三个基本过程1 建立主文档2 准备好数据源3 把数据源合并到主文档中5 232快速批量制作信函 5 2会务服务 5 23会议请柬巧制作5 231邮件合并的三个基本过程1 建立主文档2 准备好数据源3 把数据源合并到主文档中5 232快速批量制作信函 5 3幻灯片进行演示 5 31幻灯片制作技巧5 311在一个演示文稿中同时使用多个幻灯片模板5 312多张PowerPoint幻灯片应用镜头切换效果5 313在PowerPoint中插入Flash动画5 314在PowerPoint中插入Excel图表5 315将Word文档发送到PowerPoint5 316在PowerPoint中创建一个摘要幻灯片 5 3幻灯片进行演示 5 32幻灯片演示技巧5 321将要演示文稿保存为幻灯片放映文件5 322让文字闪烁不停5 323快速切换窗口播放模式5 324演示过程中在幻灯片上书写5 325暂停幻灯片演示 5 4会议文件排版技巧 5 41会议标题的几种格式5 411调整下划线的位置5 412快速将文本提升为标题5 42文体页面安排5 421孤行控制5 422不同页面的设置 5 4会议文件排版技巧 5 43模拟公章5 431图章轮廓5 432编辑文字5 433插入五角星 5 4会议文件排版技巧 5 44文挡的保存5 441保存文件的位置1 我的文档2 网上邻居5 442快速保存和完全保存之间的区别 第六章文件打印输出与归档储存 6 1文件打印设备的使用6 2文件打印方法和技巧6 3文件存储与压缩 6 1文件打印设备的使用 6 1 1打印机的类型1 针式打印机2 喷墨打印机3 激光打印机 6 1文件打印设备的使用 6 1 2打印机的安装1 安装本地打印机2 设置打印机的共享3 配置网络协议4 客户机的安装与配置 Word文档打印技巧节约纸张 双面打印打印文件直接装订 逆序打印打印含窗体的格式化文件 6 2文件打印方法和技巧 Excel电子表格打印技巧首行重复打印将公式打印出来设置连续页码打印特大字 6 2文件打印方法和技巧 6 3文件存储与压缩 6 3 1文件存储存储设备简介网络存储技术数据备份常用的备份方式日常办公中需要备份的数据一般有以下几种备份注意事项 6 3文件存储与压缩 6 3 3光盘刻录技术数据压缩技术压缩文件操作解压缩文件生成分卷自解压文件用WinRar加密文件 第七章网络办公应用 7 1办公局域网的搭建7 2网络办公中硬件设备的应用7 3网络办公中软件设备的应用7 4网络搜索引擎7 5网络办公自动化系统 7 1办公局域网的搭建 7 1 1局域网搭建的硬件设备1 网线2 网卡3 其他网络设备 7 1办公局域网的搭建 7 1 2网络环境1 硬件连接2 网络环境的配置3 文件共享及上网 7 2网络办公中硬件设备的应用 7 2 1网络打印机7 2 2网络传真机1 网络传真2 PC传真 7 2网络办公中硬件设备的应用 1 安装传真组件2 配置传真服务3 发送传真4 接收传真5 监视和跟踪传真 7 3网络办公中软件设备的应用 7 3 1电子邮件软件 OutlookExpress1 OutlookExpress帐号的配置2 电子邮件的发送3 电子邮件的接收与回复 4 电子邮件的规则 7 3网络办公中软件设备的应用 任务一 文件夹管理任务二 对特定的邮件自动放入指定的文件夹中 并进行回复任务三 阻止不想要的电子邮件 7 3网络办公中软件设备的应用 7 3 2传递文件 Ftp服务器上传下载任务一 配置IIS中的FTP服务器任务二 安装FTP客户端软件 访问FTP服务器 下载文件 7 3网络办公中软件设备的应用 7 3 3即时通讯 MSN任务一 MSN登陆任务二 使用MSN联系任务三 设置移动电话 7 3网络办公中软件设备的应用 7 3 4远程控制 pcAnywhere任务一 被控端设置任务二 主控端设置 7 4网络搜索引擎 操作步骤1 打开IE浏览器 在地址栏中输入地址 打开百度网站首页 2 搜索方法3 个别类别的搜索 7 5网络办公自动化系统 网络办公自动化系统是人机信息系统 是办公自动化技术与管理科学 行为科学 组织理论等相融合 办公自动化贯穿到办公活动的各个方面 并对这些方面产生一系列影响之后形成的系统 办公自动化的目的是尽可能充分利用信息资源 提高办公质量和办公效率 7 5网络办公自动化系统 采用Internet Intranet技术 基于工作流的概念 使内部人员方便快捷地共享信息 高效地协同工作 改变过去复杂 低效的手工办公方式 实现迅速 全方位的信息采集 信息处理 为管理和决策提供科学的依据 实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准 第八章常用工具软件 8 1办公常用工具软件8 2日常应用软件工具 8 1办公常用工具软件 8 1 1Windows优化大师1 系统信息监测2 系统性能优化 1 磁盘缓存优化 2 文件系统优化3 系统清理维护 1 注册信息清理 2 垃圾文件清理 8 1办公常用工具软件 8 1 2文件加密1 加密数据2 解密数据3 伪装文件夹4 磁盘保护 8 1办公常用工具软件 8 1 3文件恢复EasyRecovery是世界著名的数据恢复公司Ontrack的技术杰作 其专业版更是囊括了磁盘诊断 数据恢复 文件恢复等各种数据文件修复和磁盘诊断方案 8 2日常应用软件工具 8 2 1Foxmail1 建立邮件帐户2 邮件的接收和阅读3 撰写邮件和发送4 添加联系人 1 新建卡片 2 从邮件添加地址到地址簿 3 发邮件时自动添加地址到地址簿 8 2日常应用软件工具 8 2 2电子日记本1 新建用户2 编写日记3 任务提示 第九章办公自动化安全 9 1文档保护9 2数据挽救9 3病毒防护 9 1文档保护 9 11Word文档保护功能9 12Excel文件的保护9 121加密Excel文件9 122对单元格进行读写保护9 123保护工作簿9 124保护工作表9 125保护共享工作薄 9 1文档保护 9 126为工作薄设置权限密码9 127隐藏功能 1 隐藏公式 2 隐藏工作薄 3 隐藏工作表 4 隐藏行或列 5 隐藏VBA程序 9 1文档保护 9 128设置只读方式9 129修改扩展名 9 1文档保护 9 13不显示最近文件9 14设置密码来保护文件9 15保护窗体9 16妥善处理文件中的用户信息 9 2数据挽救 9 21挽救word文档9 211使用自动保存功能9 212从文本中恢复9 213去文件头恢复文件9 214用专