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办公自动化应用 OfficeAutomation 教学目的 本课程从办公自动化的理论和技能操作两方面授课 理论部分主要讲授办公自动化的基本理论及其发展 办公自动化系统 电子政务等 实践部分主要是学习计算机 打印机 复印机 传真机等常用办公设备 包括硬件和软件 的使用 日常维护 更多的是应用这些技术与手段完成日常工作 理论 实践 第一章办公自动化概述第二章办公自动化系统第三章办公自动化常用设备第四章电子政务第五章办公应用 第一章办公自动化概述 第一章办公自动化概述 第一节办公自动化的基本概念及意义第二节办公自动化发展 第一节办公自动化的基本概念 以处理各种形式的信息为主要业务特征的 处理人群集体事务的重要活动 以办公为目的而设置的机构办公人员 办公机构 办公制度技术工具 办公信息 办公环境 办公活动 办公室 第一节办公自动化的基本概念 一 办公自动化的定义OA是一个利用先进的科学技术 不断使人们的一部分办公业务活动物化于人以外的办公设备中 并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息系统 第一节办公自动化的基本概念 二 办公自动化的特点办公自动化是一门综合性新学科理论支持技术支持 行为科学管理科学系统工程学社会学 计算机技术通信技术自动化技术 第一节办公自动化的基本概念 二 办公自动化的特点办公自动化是一个人机信息系统机器 手段 信息 对象 人设计者 操作者 控制者 第一节办公自动化的基本概念 二 办公自动化的特点办公自动化是对语音 数据 图像 图形 文字等信息的一体化处理办公自动化的目标是提高办公效率和办公质量OA最终目的就是利用现代化的技术与设备 科学的管理组织手段准确高效地处理各类信息 使办公人员从繁重的事务性工作中解脱出来 意义 第一节办公自动化的基本概念 三 办公自动化的功能完善的文字处理功能较强的数据处理功能 能听会说 的语音处理功能精确的图形图像处理功能方便的表格处理功能资源共享的通信功能决策支持功能 第二节办公自动化的发展 一 办公环境网络化二 办公操作无纸化三 办公服务无人化四 办公业务集成化五 办公设备移动化六 办公思想协同化七 办公信息多媒体化八 办公管理知识化九 办公系统智能化 第二章办公自动化系统 第一节计算机系统第二节办公自动化系统第三节会议系统 第一节计算机系统 一 计算机网络二 互联网的发展 一 计算机网络 计算机网络的定义OSI参考模型电子邮件与WWW服务C S与B S系统结构 用通信介质把分布在不同地理位置的计算机和其他网络设备连接起来 实现信息互通和资源共享的系统 节点 网络中某分支的端点或网络中若干条分支的公共交汇点 链路 两个相邻节点之间的通信线路网络介质 数据传输的物理通道 协议 网络设备间进行通信的一组约定 具体规定了设备间通信的电气性能 数据组织方式等 一 计算机网络 计算机网络的定义OSI参考模型电子邮件与WWW服务C S与B S系统结构 ISOOSI参考模型 ISO 国际标准化组织OSI 开放系统互联始于1978年 1979年推出第一版标准ARPNET始于1969年 TCP IP协议完成于1974年目标 建立通用的开放标准厂商可以有自己的协议 应用层 表示层 会话层 传输层 网络层 数据链路层 物理层 交换单元名称 信息 信息 信息 信息 信息分组 帧 位 主机A 主机B 应用层 表示层 会话层 传输层 网络层 数据链路层 物理层 路由选择 TCP IP 数据传输 每层只能使用下层提供的服务每层可以在数据包上加一个报文头 数据传输 IP TCP TCP TransmissionControlProtocol传输控制协议IP InternetProtocol网际互连协议 一 计算机网络 计算机网络的定义OSI参考模型电子邮件与WWW服务C S与B S系统结构 电子邮件 BillGates的PC gates 的邮件服务器 张三的PC zhangsan 的邮件服务器 发送者写完邮件后按 发送邮件 BillGates的PC gates 的邮件服务器 张三的PC zhangsan 的邮件服务器 信息发到发送者的邮件服务器 BillGates的PC gates 的邮件服务器 张三的PC zhangsan 的邮件服务器 信息发送到接收者的邮件服务器等待接收者检索 BillGates的PC gates 的邮件服务器 张三的PC zhangsan 的邮件服务器 在接收者查看电子邮件时 邮件客户机软件访问邮件服务器 BillGates的PC gates 的邮件服务器 张三的PC shangsan 的邮件服务器 邮件服务器把未读邮件发给邮件客户机软件 WWW访问 WWW客户机如IE WWW服务器 域名服务器 互联网 Internet的主机都有名字但IP地址实际上是数字全球统一 惟一性数字码 Internet上每台主机都被指定了一个主机号 类似使用的电话号码 该主机号由32位二进制数组成11011011111100100001110010001001为便于记忆 分成四组 每组8位并转换为对应的10进制219 242 28 137 域名服务器 DNS WWW客户机如IE WWW服务器 域名服务器 互联网 的IP地址是什么 WWW客户机如IE WWW服务器 域名服务器 互联网 219 242 28 137 WWW客户机如IE WWW服务器 域名服务器 互联网 把index html文件发给我 WWW客户机如IE WWW服务器 域名服务器 互联网 给你 一 计算机网络 计算机网络的定义OSI参考模型电子邮件与WWW服务C S与B S系统结构 C S内网安装软件B S外网浏览器 服务器端安装管理信息系统通过权限管理用户 C S Clint Server C S与B S系统结构 B S Browser Server C S内网安装软件B S外网浏览器 C S与B S结构 服务器端安装管理信息系统通过权限管理用户 二 互联网的发展 互联网的定义互联网的发展 定义 美国 国信办 1995年的定义 互联网是指如下的全球信息系统 以基于IP的全球统一地址彼此逻辑连接使用TCP IP支持通信以此为基础提供高层的服务 二 互联网的发展 互联网的定义互联网的发展 经典预言回顾 互联网的过去 IBM公司总裁ThomasWatson 1943 全球计算机市场规模不会超过5台 华尔街日报 2000年的世界 1966 人类会登上火星 纽约到东京的飞行时间不到两小时 人们会背着火箭或乘坐飞行汽车上下班 美国会拥有20万台计算机 DEC公司总裁KenOlson 1977 没有人会买家庭电脑 微软公司总裁BillGates 1981 640K的内存对任何人都够用了 互联网的现在 网民众多企业各部门各行各业随时随地上网 为全面了解和掌握中国互联网行业发展状况 1997年 经国家主管部门研究决定 由中国互联网络信息中心 CNNIC 牵头组织有关互联网络单位共同开展互联网行业发展状况调查 同年11月发布了第一次 中国互联网络发展状况统计报告 从1998年起 为了使调查工作正规化 制度化 中国互联网络信息中心于每年1月和7月定期发布 中国互联网络发展状况统计报告 报告 对我国网民规模 结构特征 网络应用和互联网安全环境进行了连续的调查研究 严谨客观地反映了我国互联网行业发展现状 为政府部门 企业等掌握互联网络发展动态和制定决策提供了重要依据 受到各个方面的重视 被国内外广泛引用 第二章办公自动化系统 第一节计算机系统第二节办公自动化系统第三节会议系统 第一节办公自动化系统 一 办公自动化系统的定义办公自动化系统是一种办公室计算机信息处理系统 它是以先进的技术设备为基础 由办公人员和技术设备共同构成的服务于日常办公事务的人机信息处理系统 办公自动化系统的目的是充分地利用设备资源和信息资源 提高办公工作效率和质量 辅助决策 达到既定的目的 第一节办公自动化系统 人技术支持管理理念 第一节办公自动化系统 二 办公自动化系统的发展 第一阶段 以数据为处理中心的传统办公自动化系统 第二阶段 以工作流为中心的办公自动化系统 第三阶段 以知识管理技术为基础的办公自动化系统 第一节办公自动化系统 三 办公自动化系统的类型 事务处理型OAS 管理型OAS 辅助决策型OAS 第一节办公自动化系统 四 办公自动化系统的基本功能 1 办公系统的信息流及其管理控制 2 办公自动化系统的基本功能 第一节办公自动化系统 1 系统保密工作 1 提高硬件系统的可靠性 2 保持系统的相对独立性 3 做好系统软件的选型工作 4 提高应用软件对数据的安全保密管理能力 5 提高系统对数据安全保密的监视功能 五 办公自动化中的安全管理 第一节办公自动化系统 2 安全管理 1 加强对安全保密立法的宣传力度 2 做好系统的整体安全保密管理 3 制定完整的运行管理体系及安全保密制度 4 加强对系统管理人员及使用人员的技术培训力度 五 办公自动化中的安全管理 第一节办公自动化系统 六 办公自动化系统的意义利用各种沟通与协作的工具 提高工作效率 提高企业办公管理的水平和服务质量 加强工作流程的执行与监控 促进企业的标准化和规范化管理 实行办公资源统一规范管理 减少资源浪费 降低管理成本 加强知识的收集整理和共享 实现信息共享 防止知识流失 第二章办公自动化系统 第一节计算机系统第二节办公自动化系统第三节会议系统 第二节会议系统 一 会议概述 1 定义根据 现代汉语词典 的解释 会议一词有两种含义 一是指有组织 有领导地商议事情的集会 二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织 会议活动是一种围绕特定目标开展的 组织有序的 以口头交流为主要方式的群体性活动 2 构成会议的要素 会议名称会议时间会议地点会议主办者会议参与者会议议题会议的方式会议结果 第二节会议系统 二 会议系统 会议系统 以现代信息技术 特别是现代通信技术为基础 以会议形式提供 面对面 远距离协同工作环境的系统 1 会议系统 会议系统主要设备 会议系统主要设备 1 选举 表决系统 2 同声传译系统 3 会议讨论系统 4 投影仪 5 大屏幕显示系统 6 电子白板 2 设备的检查和维护 1 工作人员的职责设备使用前检查全部电源 将需要用到的耗材准备好 认真填写设备使用操作记录 操作过程中出现异常现象时要作详细记录 及时进行维修 2 会场视听设备的预演和检查 3 视听设备的维护 第三章电子政务 第一节电子政务第二节办公自动化是电子政务的基础第三节电子政务的组成第四节国外推行电子政务公共服务的理念和做法 第一节电子政务 电子政务是指利用网络技术为核心的信息技术对传统政务活动进行持续不断的创新和优化 以实现高效率 高质量 低成本的政府管理和服务职能 1 电子政务是借助于电子信息化硬件系统 数字网络技术和相关软件技术的综合服务系统 2 电子政务是政府处理公开事务和内部事务的综合系统 3 电子政务是新型的 先进的 革命性的政务管理系统 电子政务的基本条件 电子政务的目的 提高政府机关的办公效率向社会提供优质服务降低工作人员劳动强度 节约办公费用开支增加政府工作的透明度 促进廉政建设以政府信息化推动社会信息化发展 第二节办公自动化是电子政务的基础 办公自动化系统将改变传统的手工办公模式 办公自动化使政府部门之间实现了信息资源共享 办公自动化系统为政府部门之间提供了沟通 协调 控制等有效手段 办公自动化系统促进了政府各种资源的整合 由于办公自动化本身的发展 办公自动化系统将从 单项业务处理 为中心 信息处理 为核心的管理模式向运用知识解决问题和为民服务的智能化系统发展 第三节电子政务的组成 政府内部的电子化和网络化办公G2G政府 企业G2B电子采购与招投标系统 电子税务系统 工商行政管理电子证照系统 综合信息服务系政府 公民G2C电子身份认证 电子社会保障服务 电子民主管理 电子就业市场 电子医疗服务 第四节国外推行电子政务公共服务的理念和做法 1 电子政务及公共服务发展阶段划分 5个阶段 起步阶段 提高阶段 交互阶段 事务处理阶段 网络化阶段 时间和复杂性 益处和成长 开通网站 并发布静态信息 建设内部局域网 实现文档电子化 政府网站增多 提供动态信息和专业信息 提供检索功能和电子邮件地址 建议建设专网和单独的应用系统 用户事务处理 数字身份认证广泛有效 信息安全得到保证 网络基本整合 后台实现信息共享 信息定期更新 实现网上表格下载 咨询等简单交互功能 能够利用电子邮件进行交流 建设业务管理信息系统 提供业务信息检索 综合G2C G2B G2G模式 政府鼓励企业和公众参与决策 实现双向对话 通过网络评论和在经意见征集和咨询机制 主动征求企业和公众对公共政策 法律和民主决策的意见 公共服务是电子政务建设的出发点和落脚点公共服务的广度和深度直接影响电子政务建设的实效不断完善以服务对象为中心 按照生命周期设计服务内容 采用多样化服务手段的电子政务服务体系 是推进电子政务建设的核心内容 2 电子政务公共服务的定位 3 国外电子政务公共服务的理念 以公众为中心 惠及所有人 无处不在 无缝 开放的政府 响应的政府 变革的政府 集成的政府 公共服务 面向所有人 随时随地可获取的方便 可靠的所有政府信息和服务 4 国外推行电子政务公共服务的做法 组织机构调整 自身能力建设 引入EA理论 提高在线服务利用率 推行共享服务 缩小数字鸿沟 开展绩效评估 电子政务公共服务 第四章办公自动化设备与办公用品 第一节办公设备基础第二节传真机第三节打印机第四节复印机第五节扫描仪第六节其它设备第七节办公用品 第一节办公设备基础 一 办公设备的分类二 办公设备的配置原则三 办公设备的使用常识 一 办公设备的分类 根据信息的流程 1 输入设备2 处理设备3 存储设备4 输出设备5 复制设备6 通信设备7 其它设备 1 实用原则 较好的性价比 避免功能重复 避免 最贵的就是最好的 功能越多越好 等误区 2 兼容原则 软硬件配套 避免设备闲置 对设备的维护 新旧设备衔接 联网以及软件产品的应用和升级等 3 系统原则 从办公自动化全局考虑 合理配置办公设备 从而形成一个有机整体 二 办公设备的配置原则 1 仔细阅读 使用说明书 熟悉机器的构成及可拆卸部件 使用时严格按照 使用说明书 进行 2 购买 使用说明书 推荐的耗材或咨询专业人士后使用正规品牌的替代品 3 日常的维护和保养 主要是外部及允许部位的清洁工作 使用一段时间以后 应请专业人士进行全面的清洁 4 设备使用过程中如果发生故障 应立即停机检查 三 办公设备的使用常识 纸张国际标准尺寸 第二节传真机 传真机是一种应用扫描和光电变换技术 把文件 图表 照片等静止图像转换成电信号 传送到接收端 以记录形式进行复制的通信设备 发送原稿CCD光电转换编码调制输出公共打印输出解码解调输入电话网主控制电路 发送接通电源 连接电缆线放置原稿 原稿的质量直接影响到接收传真的质量正面朝下 一 传真机的使用 发送设定发送参数 standard fine photo三种模式呼叫建立 拨号 可听到传真信号音发送 二 传真机的使用 接收检查传真机的状态 接通电源传真用纸 标准纸张 多数默认为A4 二 传真机的使用 接收接收方式 Faxonly 独立的电话线作为传真专用线路 传真机可自动接收传真文件 但不能传送语音信号 Fax Tel 传真的频率高于语音电话 传真自动检测到传真信号后可自动接收 如果是语音信号则响铃提示 Manual 传真 语音都需要人工手动接收 二 传真机的使用 接收自动接收 选择Faxonly或Fax Tel接收方式 机器振铃后自动接收 屏幕上显示Receive 手动接收 选择manual接收方式 振铃响过后拿起听筒 确认是传真后按下 启动 复印 键 二 传真机的使用 复印接通电源放置原稿 正面朝下设置复印参数为Fine按下 启动 复印 键 屏幕上显示复印份数再次按下 启动 复印 键 传真机开始复印操作 二 传真机的使用 1 安装场所水平平稳工作台中间标准化的 安全性能高的电源避免阳光直射和灰尘 远离热源 二 传真机的日常维护 2 注意事项除原稿外 不要在传真机上放置任何东西 三 传真机的日常维护 2 注意事项传真机在发送 接收时 不能打开传真机的机盖 发送过程中或结束后 不能强行抽出传真原稿 不使用卷曲 折叠或卷边的纸张接收传真 三 传真机的日常维护 3 操作和清洁传真机外表面使用干布或中性清洁剂 透镜最好使用专门的镜头纸 可用照相机用镜头纸 擦试 三 传真机的日常维护 4 传真机的故障与排除卡纸 自动供纸器 输出纸槽 三 传真机的日常维护 第三节打印机 1 点阵打印机普通点阵打印机票据打印机 一 认识打印机 2 喷墨打印机3 激光打印机 一 认识打印机 1 打印机的安装与连接 1 将打印机与电脑电源均置于关的位置 2 连接并行电缆线到打印机 用两个线夹扣住电缆端口 二 打印机的使用 1 打印机的安装与连接 3 将电缆线的另一端接到计算机上 拧紧螺丝 4 接通打印机电源 二 打印机的使用 2 安装驱动程序开始 设置 打印机 二 打印机的使用 二 打印机的使用 3 打印用纸的选择4 打印5 打印机耗材的更换 安放位置 距离计算机与电源较近的地方 便于连接电缆线 也为操作和维修留出了足够的空间 足够大的平稳工作台上 避免有阳光直射 高热 潮湿的地方 同时保证室内的洁净 电源 避免与复印机或空调系统这些经常在开与关间切换的设备在同一电源回路中 用纸 防潮 清洁 定期清洁 切断电源 取出打印机 用微湿的布擦外部 用干的 不起毛的布或小刷子 吸尘器清洁内部 三 维护与保养 5 打印机工作时不要将手伸入 不要用手移动点阵和喷墨打印机的打印头最好使用打印机的电源开关来关闭打印机 而且只有完全灭后才能插拔电缆 搬运打印机时 部件归位 运输时要保持水平放置 可以将硒鼓取出后密封单独保存 三 维护与保养 1 打印机上的按钮组合 这种方法经常用来检测打印机本身是否出现故障 2 计算机软件命令 开始 设置 打印机 选中 单击右键 在快捷菜单中选择 属性 命令 常规 选项卡中单击 打印机测试页 按钮 这种方法经常用来检测计算机与打印机的物理连接及驱动程序是否安装正确 四 自检测验 第四节静电复印机 首先 通过 预曝光 预消电 的方法消除感光鼓表面的残余电荷 并降低其内部的内阻 以保证它能够均匀充电 用曝光灯照射原稿 通过光学系统将光像投射在光导体表面 然后利用静电效应 使感光鼓旋转经过充电电极后均匀带上一定极性和一定数量的电荷 从而形成能保持较长时间的静电潜像 复印机进入显影过程 显影器上加有偏电压 使它对光导体表面有一个电位差 这样 随着光导体的转动 其表面能够更容易地吸附显影器中的墨粉 静电复印机的工作原理 转印 分离和定影的过程 当复印纸与感光鼓表面的墨粉图像接触时 转印电晕向纸背面释放与感光鼓表面极性相同的电荷 将墨粉吸附到复印纸上完成转印 分离过程是将转印后的复印纸从光导体表面上剥离下来 使纸继续沿着纸路前进到定影位置的过程 而定影则是将复印纸上墨粉中的树脂熔化 并与墨粉一起粘在纸上 成为不易脱落的复制品 经过加热加压 机械传动装置将复印件输出 从而完成整个静电复印的工作过程 静电复印机的工作原理 复印机的安放位置应仔细选择 因为环境条件对机器的性能有很大的影响 安装静电复印机要严格按照说明书规定的步骤进行 接通复印机电源前 参照用户使用手册的说明来连接 一 静电复印机的安装 装纸 为免夹纸 不要使用 卷曲 折叠或有缝的纸 撕破的纸 太光滑的纸 不平整的纸 穿孔纸 太薄的纸等 使用步骤 开机预热 备好原稿 放置原稿 倍率选择 浓度调节 纸张设定 份数确定 复印 节电停机 二 静电复印机的操作步骤 1 粉尽指示灯闪烁时 仍可复印50多份 但应及时添粉 变亮后就无法再复印了 2 感光体要遵守纸盒上的说明存放在阴凉 干燥 避免阳光直射的地方 3 静电复印机的保养和清洁日常清洁是提高复印机质量 保证复印设备正常运转和延长使用寿命的重要前提 日清洁 盖板 玻璃 纸盒 输出台 三 静电复印机使用注意事项 夹纸 纸张规格不正确 纸张受潮复印机前盖板上会贴有标签说明夹纸出现位置及如何处理夹纸 注意 不要碰到内部单元 温度高 不要关掉电源 检查取出的纸张是否完整 4 复印机的故障及解决方法 第五节扫描仪 扫描仪在工作时 首先将光源所产生的光线投射在原稿上 产生代表图像特征的反射光 CCD检测到图像上不同区域的反射光后 将对这些信号进行光电转换 然后由电路部分对产生的电信号进行模 数信号转换及处理 产生相应的用1和0组合表示的数字信号并输送到计算机 最后 扫描软件读入这些数据 将其重组为计算机的图像文件 扫描仪的工作原理 1 使用前的准备 原稿 扫描仪的玻璃境面 一 扫描仪的使用 2 硬件安装 一 扫描仪的使用 3 安装驱动程序 一 扫描仪的使用 4 检查原稿和计算机存储空间启动扫描软件 一 扫描仪的使用 5 预扫描选择扫描范围 缩放比率 设定扫描分辨率 图像类型BMP Windows的标准位图图像格式 文件几乎不压缩 JPEG 压缩文件格式 技术先进 对图像质量影响不大 一 扫描仪的使用 6 扫描7 维护与保养不使用时放置于柜子中或用布盖着 清洁时 关闭电源 避免长时间暴露于阳光下或放置于温度高的地方 周围不要放置可能泼撒的液体 放置于水平平稳工作台上 原稿上有回形针或钉书针时应先取下 一 扫描仪的使用