办公系统oa培训NEWppt-西南科技大学党委办公室、学.ppt

办公自动化 oa 使用与操作 什么是办公自动化系统 办公自动化系统是基于先进的网络互连技术基础上的分布式软件系统 通过有效的资源共享和信息交流 发布 达到提高个人工作效率 降低劳动强度 减少重复劳动的目的 它强调人与人之间 各部门之间 企业之间的协同工作 以及相互之间进行有效的交流和沟通 为什么要推动办公自动化 提高我校管理信息化水平 推动学校行政管理工作向高效 适时 通用 集成等方向发展 行政管理现代化 信息资源化 传输网络化 决策科学化和办公无纸化 为领导决策和办公提供优质服务 降低行政办公成本和管理成本 提高效益 强化校务信息公开和信息服务功能 应用系统建设背景 OA是在信息革命与全球信息化的历史背景下产生的 学校进行信息化建设是推行教育电子政务的基础 推行教育电子政务对学校信息化建设是促进 教育部办公厅关于印发 2003 2004年度教育电子政务建设实施要点 的通知 教信息厅 2003 5号 继续扩大电子办公与信息交换系统 即Edoas系统 的应用范围 启动中央级教育政务信息资源库建设 启动教育电子政务试点工程 教育部办公厅关于印发 2005年度教育电子政务建设实施要点 的通知 教信息厅 2003 5号 大力推进教育行政部门的门户网站和学校网站建设 继续推进 教育电子政务工程 推广 继续实施 全国教育电子网络办公和信息交换系统 建设工程 建设全国教育数字办公电话系统 利用市场运作机制 进一步开展教育政务信息资源开发利用 各高校在2006年基本完成教育电子政务平台的建设 我校电子政务建设作为数字化校园建设的重要组成部分 始于2003年 2003年开始试行教育行政办公系统 基于lotus notes平台 C S模式 缺点 基于Lotus Notes的旧版本存在的问题 功能比较单一 易用性差 培训 维护成本高 集成性 开放性差 灵活性 定制性差 用户的要求不断提高B S模式 简便易用集成架构 信息整合功能全面 灵活定制 基于浏览器的开发技术的日渐成熟XML数据标准J2EE架构标准 2005 2006年 考察并试用基于J2EE架构的办公自动化系统 2006年下半年 正式启用 特色功能 C S B S多工作区工作流引擎 智能文档 手写批注电子签章 版式文件标准化模版 教育信息网站管理离线提示短信通知 即时通讯数据整合备份与恢复 目前 OA使用情况 注册用户数 688 日均综合访问量 1500 2000次 登录系统量 180人左右 信息总数 4991条部门动态 1944条 最新通知 550条 收文管理 212条 会议安排 132条 各类文件 1153个 注 100条以下的信息栏目未统计 规范管理 规定电子文件与纸质文件具有同样法律效力的文件 规定电子公文的文种 格式 行文规则须遵守现行的 西南科技大学行政机关公文处理实施细则 西南科大发 2001 64号 总则第三条 学校各级负责人应高度重视电子公文处理工作 认真执行电子公文处理规定 加强对本单位电子公文处理工作的领导和检查 第六条 所有涉密文件资料不适用本规定 第七条 各部门要明确办公自动化系统的分管领导 并指定本部门办公自动化系统收发员 联络员 负责本部门办公自动化工作 接受学校办公自动化系统管理员的业务指导与管理 第十一条 总则第二条电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体 以计算机为阅读 处理和存贮工具 通过计算机网络及其它数据通信介质为传递渠道的具有法定效力和规范格式的公务文书 第三十二条校内办公自动化系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力 第十二条全体校领导 中层干部 科级干部及各部门办公室工作人员 统称用户 均在系统中分配合法实名制帐户 上述人员岗位调整 应通知党办校办 调离学校 应办理销户手续 第十三条新增人员的开户和调离学校人员的销户由相关部门和单位提出申请 经党办校办审核后 由系统管理员办理 第十四条系统中用户拥有的帐户的公文处理权限由党办校办根据该用户的岗位职责分配 并根据岗位和分工的调整作相应调整 第十六条各用户应妥善保护自己的帐户资料 用户密码应经常更换 登录系统后因故离开要退出系统 以确保帐户安全 用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员 并通过系统管理员封锁该用户的帐户 恢复帐户初始密码需本人提出申请及提供有效证件到党办校办秘书科办理 第二十条学校公文分为学校党委 行政和处室文件 以学校党委 行政名义的请示 报告等上行文仍按现行公文处理有关规定进行 学校党委 行政的向下行文和处室文件均通过办公自动化系统进行公文流转处理 发文主办单位按系统管理员设定的发文办理流程进行公文处理 并督促催办 第二十一条需由学校法律顾问室审核的合同及涉及法律法规的公文 在学校领导审签前 应经过法律顾问室审核 应由法律顾问室审核的合同 文件等 未经法律顾问室审核 党办校办不予办理 学校领导不予审签 第二十二条学校各部门的处室文件 通知 简讯等文件资料的发布 由发布部门文责自负 第二十四条为保证公文处理的快捷性 有关人员应经常进入系统 至少每天上午上班和下午下班时间各打开一次 查看有无需要自己处理的事宜 公文格式的规范 1 正文用3号仿宋字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 一般每面排22行 每行28个字 2 发文机关标识推荐使用小标宋体字 红色标识 发文字号在发文机关下空2行 用3号仿宋字体居中排布 3 公文标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 4 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 5 附件在正文下空两格 附件如有序号用阿拉伯数字 附件名称后不加标点 如果附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第1行顶格标识发文字号并在其后标识附件 6 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 词目用3号小标宋体字 词目间空1格 印发机关用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发日期右空1字 公文流程的规范 信息发布与管理目前信息发布与管理有31个功能模块 是应用比较广泛的一个功能 目前信息有接近4000条 工作日日均需要审核发布15条左右的信息 这么大的信息量 必须要规范管理 最新通知一般用于校内的通知 公告等的发布 原则上不发布已做成文件的通知 如果确实有重要和紧急的文件需要以最新通知的形式发布 则需要部门负责人同意 且需要去掉文号 主题词等信息 学术讲座学术讲座原则上各部门起草并经部门领导审定签字后 送到学校网络信息中心 通过专人发布到学校主页的 学术交流信息 板块 各部门的业务信息简报及各学院的院情简讯应及时更新 原则上应该每个月至少更新一次 部门动态的一些基本原则 1 内容真实可靠 2 内容的质量 3 讲究分寸 留有余地 4 加强管理 落实责任 一 标题党1 浪费了诸位的时间 欺骗了诸位的感情 2 标题党的行为会使诸位因为受过欺骗 而错过真正有价值的信息 造成 狼来了 的悲剧 3 标题党会淹没掉真正有价值信息 二 视信息报告数量为生命线大量占用有限版面资源 三 信息质量与时效性 四 某些信息报道泛娱乐化 五 对于日常分内的工作的报道 Edoas系统技术特点 遵循J2EE规范 模块化设计 纯浏览器操作 文件信息交换标准化 开放性 集成性和可扩展性 跨平台 支持Windows Unix Linux等 采用XML作为数据交换标准 教育管理信息化标准 系统架构 J2EE标准三层构架设计 可实现分布部署应用 并具有良好的集成性和扩展性 功能结构 基本概念和基本操作 使用前的准备工作1 安装win2000以上操作系统 2 IE6 0以上 office2003 3 拥有系统管理员分配的帐户和密码 办公自动化系统登录打开IE浏览器输入办公系统URL地址 启动登录界面 如下图所示 输入系统管理员的 用户名 和 密码 点击 登录 进入系统主界面 注意 登录系统使用的 用户名 是系统管理员注册时使用的 用户别名 用户别名 一般为姓名中每个字的声母 列表中的基本操作 1 翻页操作 个性设置里可设置每页信息条数 2 切换标签操作 有些菜单中 包含不同类别的标签 通过标签将不同文档或功能分类排列 通过点击上方的标签 进入不同的列表页面中 如图 3 删除操作 点击删除 工作流的建立依次添加并创建 核稿 签发 审核文件 成文 分发 归档 等节点 以鼠标拖拽的方式将节点按 起草动态 核稿 签发 审核文件 成文 分发 归档 顺序相连接 如下图所示 注意 连接两个节点时 要从上一个节点的右箭头拉出 会看到连接线 一直伸长到下一个节点左侧的黑色圆节点处 看到鼠标变成一个小手的标志后松开 这样一个连接线就画出了 4 个性设置 用户个性设置部分主要功能是用户可以设置与使用系统相关的属性 包括 列表每页显示行数 删除操作时是否需要提示 保存操作时是否需要提示 日程安排默认显示方式 会议管理默认显示方式 交流园地默认打开方式 首页显示样式 操作方法是 进入 系统管理 模块 点击子菜单或图标中 个性设置 按钮 将显示如下图所示界面 更改口令 注 用户帐号和口令由校办统一注册分配 口令最多可以输入16个字符 口令的第一个字符必须是数字或字符 口令区分大小写 修改口令后请牢记 日期和时间选择框 本系统中以弹出选择框的方式输入日期和时间 以 会议管理 的 预订会议室 为例 点击 开始时间 文本框后边的按钮 单击要选择的日期 则系统自动将用户所选日期记录在选择结果内 操作如下图所示 多功能编辑框的说明 操作篇 文件基本操作 2 保存和发送文件按上述步骤完成文件起草后 点击操作栏中 保存 按钮 此文件信息即可记录下来 3 编辑及修改文件在 公文处理 的 待处理 标签中 单击要编辑的文件标题即可进入编辑状态 编辑状态下 在需要修改的内容选项中直接修改 然后执行 保存 动作即可完成修改 需注意的是 当前用户只能编辑或修改处于相对应节点上的文件 如文件起草人只能修改 起草中 的文件 如果该文件已执行了 发送 动作 即文件已进入下一流程 则文件起草人已无权修改 须由下一流程节点上指定的角色用户编辑修改 修改个人信息及上传签名 点击 用户管理 查询搜索功能 用户可以对所有文件的 公文类型 标题 主题词 发文日期 及 文号 等相关信息进行查询 在相应的文本框输入关键字 点击操作栏左上角的 查找 按钮 即会显示查询结果 文件流转 也可以通过点击不同的标签查看不同状态的文件 流程查询 任何用户打开一个文件可以查看其流程处理纪录 在文件查看或编辑状态下 点击操作栏中的 流程查询 按钮 3 文件审批文件逐级通过主办和会办单位的审批 其流转顺序遵循发文中预定义的审批流程 自下而上逐级完成 在同级单位的各部门之间会签后 再转由上一级单位的各部门或领导审批 在具有 核稿 动作 部门领导签字 动作 审核 等动作的节点处 用户可以执行签名相应的签名动作 若要求填写处理意见 则必须填写 分发文件公文流转到具有分发权限的用户 可