时间管理要事第一培训PPT课件.ppt

时间管理要事第一 2020 3 20 1 在开始之前 首先 让我们来做一个关于时间管理的测试 下面的每个问题 请你根据自己的实际情况 如实地给自己评分 计分方式为 选择 从不 为0分 选择 有时 记1分 选择 经常 记2分 选择 总是 记3分 2020 3 20 2 1 我在每个工作日之前 都能为计划中的工作做些准备 2 凡是可交派下属 别人 去做的 我都交派下去 3 我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标 4 我尽量一次性处理完毕每份文件 5 我每天列出一个应办事项清单 按重要顺序来排列 依次办理这些事情 6 我尽量回避干扰电话 不速之客的来访 以及突然的约会 7 我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作 8 我的日程表留有回旋余地 以便应对突发事件 9 当其他人想占用我的时间 而我又必须处理更重要的事情时 我会说 不 2020 3 20 3 测试结论 0 12分 你自己没有时间规划 总是让别人牵着鼻子走 13 17分 你试图掌握自己的时间 却不能持之以恒 18 22分 你的时间管理状况良好 23 27分 你是值得学习的时间管理典范 2020 3 20 4 知道了你自己的时间管理方面的总体水平 接下来 让我们分析一下时间是如何被浪费掉的 浪费时间的原因有主观和客观两大方面 这里 我们来分析一下浪费时间的主观原因 因为 这是一切的根源 2020 3 20 5 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单的事情复杂化 7 事必躬亲 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 消极思考 一项国际调查表明 一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上 看来 人人都需要掌握时间管理的方法和理念 时间浪费的原因 2020 3 20 6 一 为什么需要时间管理 1 时间是我们唯一对每个人都公平的资源 这是一个拼爹的时代 公平的理想依然遥远 不公的现实代代遗传 如果你既不是富二代 也不是官二代 那么你怎么样才能比得过白富美和高富帅 感谢老天爷 让我们在万千的不公平中 还有这唯一公平的资源 时间 因此 与其感叹你缺乏别的资源 比如金钱 人脉 不如好好把你的时间资源加以管理以弥补其他资源的不足 因为时间资源的正确使用可以创造出其他的资源 2020 3 20 7 一 为什么需要时间管理 2 做好时间管理 不再因虚度光阴而悔恨 2020 3 20 8 一 为什么需要时间管理 3 做好时间管理 也是一个人能力的体现 能不能做好时间管理 往往也是一个人能力的体现 事业有成的人 可能成功原因有很多种 但是 他们的共同之处就是 他们往往都是时间管理的专家 不善于管理时间的人 会经常都感到时间不够用的 在实际工作中 一些人经常忙忙碌碌 甚至加班加点 但是到了绩效考评时 却很少有能摆得上桌面上的业绩 这其中重要的原因就在于控制和规划时间的能力欠缺 导致工作主次不分 劳而无功或劳而少功 时间是最高贵而有限的资源 不能管理时间 便什么都不能管理 德鲁克 2020 3 20 9 一 为什么需要时间管理 4 做好时间管理 是实现人生规划的保证 每个人都有自己的梦想 或者都有自己理想中的生活目标 用专业一点的话说 就是有自己的人生规划 所谓人生规划 无外乎就是你希望能够做自己想做的事情 成为自己想成为的人 达到自己预设的目标 这是多么诱人的前景啊 我们最终真能实现这样的目标吗 这全靠我们是否可以做好自己的时间管理 因为 只有我们妥善安排并利用好时间 通过实现人生旅途中一个个小目标 才能最终实现自己的人生大目标 实现规划中的理想生活 2020 3 20 10 二 时间意识 浪费自己的时间就是 自杀 浪费别人的时间就是 谋杀 商人 无聊的人 活着的人 做学问的人 无聊的人 绝大多数人 1 时间的重要性 2020 3 20 11 睡觉 21年 一个活了72岁美国人的时间账单 个人卫生 7年 旅行 6年 学习 4年 打电话 2年 其它 3年 工作 14年 吃饭 6年 排队 6年 开会 3年 找东西 1年 2020 3 20 12 二 时间的意识 2 时间的独特性 有限性 不可增减 不可缺少不可储存 不可代替 时间 可以管理 2020 3 20 13 三 为什么时间不够用 工作欠目标 优先次序不明确危机管理能力薄弱多项工作须同时进行自我组织问题外界骚扰无力拒绝要求不能有效授权拖延工作会议 人最容易掉进的时间陷阱 2020 3 20 14 四 时间管理 也就是说 勤恳必须在做正确的事和正确地做事这两个前提条件下 否则 盲目的勤恳 对实现时间管理的效益作用不大 反而让自己活的很累 2020 3 20 15 一个意味深长的谜 法国思想家伏尔泰曾出过一个意味深长的谜 世界上哪样东西最长又是最短的 最快又是最慢的 最能分割又是最广大的 最不受重视又是最值得惋惜的 没有它 什么事情都做不成 它使一切渺小的东西归于消灭 使一切伟大的东西生命不绝 2020 3 20 16 最新的时间管理概念 GTD 借用今天这个机会 我把网络上比较好的时间管理办法跟大家分享下 我不知道大家有没有看过一本来自于DavidAllen的一本畅销书 GettingThingsDone 国内的中文翻译本 尽管去做 无压工作的艺术 由中信出版 书中提到一种最新最有效的时间管理方法 GTD GettingThingsDone的缩写 它的具体做法可以分成收集 整理 组织 回顾与行动五个步骤 2020 3 20 17 收集 就是将你能够想到的所有的未尽事宜 GTD中称为stuff 统统罗列出来 放入inbox中 这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子 也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA 收集的关键在于把一切赶出你的大脑 记录下所有的工作 2020 3 20 18 整理 将stuff放入inbox之后 就需要定期或不定期地进行整理 清空inbox 将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理 对于不能付诸行动的内容 可以进一步分为参考资料 日后可能需要处理以及垃圾几类 而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成 如果可以则立即行动完成它 如果不行对下一步行动进行组织 2020 3 20 19 2020 3 20 20 回顾 回顾也是GTD中的一个重要步骤 一般需要每周进行回顾与检查 通过回顾及检查你的所有清单并进行更新 可以确保GTD系统的运作 而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作 2020 3 20 21 执行 现在你可以按照每份清单开始行动了 在具体行动中可能会需要根据所处的环境 时间的多少 精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动 2020 3 20 22 传统的时间管理 第一代时间管理 备忘录 便笺 第二代时间管理 计划与准备 日历登记簿 第三代时间管理 计划 排序 控制 计划手册 磨刀不误砍柴工 2020 3 20 23 将精力的焦点放在 重要 的事务上 方向重于细节 策略胜于技巧 如何判断 重要 呢 第四代时间管理 2020 3 20 24 判断一 凡有利于目标实现的事务均属重要 判断二 重要的事就是对未来有很大的影响力 现在不做 未来就要付出更大的代价来弥补 甚至无法弥补 2020 3 20 25 五 要事第一 要事即你本人认为最值得去做的事情 它不仅为你指明正确的前进方向 而且还帮助你实现使命宣言中提到的 以原则为重心 的目标 什么是要事 2020 3 20 26 要事第一的管理 以原则为中心 让时钟服从于罗盘 因为比速度更重要的是前进的方向 生活的意义不在于速度或效率 做什么以及为何做远比做得快慢重要 2020 3 20 27 石块 碎石 沙子和水的故事 有下列四种东西要放到瓶里 沙子 石块 碎石 水 为了充分利用瓶子的空间 你会用什么样的次序放这四种东西 2020 3 20 28 时间矩阵图 重要 你个人觉得有价值且对你的使命 价值观及首要目标有意义的活动 紧急 你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动 重要 紧急 不紧急 不重要 危机有限期的任务安全事故投诉 准备工作客户管理建立关系 内 外部 团队培养个人成长 学习 不速之客某些会议某些电话很多流行活动 打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧 2020 3 20 29 重要 紧急 不紧急 不重要 活在第II象限 2020 3 20 30 活在第II象限 身体健康愉快假期和谐的人际关系真正有效的授权确定自己的个人使命长期的职业生涯规划品格的培养关于人生的思考 所有要事都是在第II象限 2020 3 20 31 活在第II象限 杜绝不重要的活动 2020 3 20 32 2020 3 20 33 活在第II象限 2020 3 20 34 80 20原则 2020 3 20 35 巴莱多定律 也叫二八定律 是 世纪末 世纪初意大利经济学家巴莱多发现的 他认为 在任何一组东西中 最重要的只占其中一小部分 约 其余 尽管是多数 却是次要的 因此又称二八定律 生活中普遍存在 二八定律 商家 的销售额来自 的商品 的业务收入是由 的客户创造的 在销售公司里 的推销员带回 的新生意 等等 二八现象 竟如 黄金分割 一样普遍 二八定律简介 2020 3 20 36 二八定律主张 一个小的诱因 投入和努力 通常可以产生大的结果 产出或酬劳 就字面意义看 即指你完成的工作中 80 的成果来自你20 的付出 因此 对所有实际的目标 我们80 的努力 也就是付出的大部份努力 只与成果有一点点的关系 这种情况看似有违常理 却非常普遍 二八定律指出 在原因和结果 投入和产出 以及努力和报酬之间 存在着一种不平衡关系 它为这种不平衡关系提供了一个非常好的衡量标准 80 的产出 来自于20 的投入 80 的结果 归结于20 的起因 80 的成绩 归功于20 的努力 二八定律简介 2020 3 20 37 二八定律基本内容 二八管理定律 企业主要抓好20 的骨干力量的管理 再以20 的少数带动80 的多数员工 以提高企业效率 二八决策定律 抓住企业普遍问题中的最关键性的问题进行决策 以达到纲举目张的效应 二八融资定律 管理者要将有限的资金投入到经营的重点项目 以此不断优化资金投向 提高资金使用效率 二八营销定律 经营者要抓住20 的重点商品与重点用户 渗透营销 牵一发而动全身 总之 二八定律 要求管理者在工作中不能 胡子眉毛一把抓 而是要抓关键人员 关键环节 关键用户 关键项目 关键岗位 二八定律基本内容 2020 3 20 38 二八定律 在公司经营中的运用 二八定律 在销售目标管理及时间管理上的运用不同的管理层次上 不同的岗位上的人员 不管其内容有多大的差别 均有其工作的目标及工作的重点 我们必须明确目标 抓住重点 有所取舍 集中精力做属于我们该做的事 老总们花费 以上的时间 精力在考虑经营目标 发展方向 计划决策等方面的问题 而业务人员则必须用 的精力寻找客户 先做对的事情 然后再把事情做对 在时间的管理上 我们必须用 的黄金时间做重要的事情 用垃圾的时间去处理垃圾的事情 因此在生活中 要切实找到那些影响我们工作效率的因素 从而让我们只需用 的时间去做重要的占日常生活 的事 真正发挥自身的优势 轻松达成目标 2020 3 20 39 二八定律 在人员管理中的应用销售公司与其他的销售公司一样 的展业人员销售 的新定单 业务一边倒 明星挑大梁现象随处可见 只要你稍加注意 不管是大团队还是小团队 二八现象无处不在 因此销售公司必须特别重视绩优业务员的留存 绩优业务员进一步成长 绩优业务员对公司同仁的影响力等问题 从人力成本的角度分析 这部分人的人力成本是最低的 而产能是最高的 这 的人员是领头的部队 是领头羊 是榜样 他们成长的速度将影响整个团队的成长速度 他们前进的步伐对整个团队起了决定性的作用 重视这支高效的群体 销售公司将获得更高的效率及效益 2020 3 20 40 二八定律 在客户管理中的应用销售人员处在竞争激烈 供大于求 的特定经营环境中 必须寻找属于自己的目标客户群 避免重复无效的行销资源浪费 从你做市场一开始 就要争取发现 对的 客户 懂得如何挑选客户并想办法 锁定 他们 用 的精力找到 属于自己的顾客 再以 的服务满足这 的人群 对于一家销售公司或一个销售展业人员 几乎都面临这样一种现象 的业务来自 的客户 销售人员必须特别重视这 的大客户 重点客户群 用 的精力服务 巩固并发展这 的客户 他们将为我们赢得 的目标服务 在保有老客户的前提下 公司应遵循 的业务收入是由 的大客户创造的这一定律 并以各种方式提供 式的服务 留住他们 提高他们的忠诚度 进而发展自己 提高经济效益 保住这 的优质客户群 就等于保住了业务的半壁江山 2020 3 20 41 二八法则与个人幸福 明确奋斗目标 弄明白自己最关键的事情是什么 发现生命中的贵人 朋友不在于数量的多少 而在于真正的价值 发现自己的优势和最容易成功的捷径 倾注精力做好生命中最重要的事情 在现有基础上再努力20 从忙乱中摆脱出来 享受生命中的80 的快乐 2020 3 20 42 时间管理的二八法则 明确态度 再排定先后顺序 订出远期和近期目标 重新审视工作时间表 分出事情的轻重缓急 要毫不留情的抛弃低价值的活动 永远先做最重要的事情 2020 3 20 43 80 20原则 以下哪些关于80 20原则的说法是正确的 A 去寻找用20 的努力就可得到80 的效果的领域B 集中精力解决少数重要问题 而不是解决所有问题C 在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作D 尽可能的把时间留给自己去做最重要的事情 2020 3 20 44 六 时间管理14法则 1 明确目标 能够排除杂念 迅速找到有利目标的资源 2 分清轻重缓急 一 是否是我必须做的 二 什么能给我最高回报 三 什么能给我最大的满足感 3 制定计划 写成清单 好记性不如烂笔头 凡是预则立 2020 3 20 45 六 时间管理14法则 4 遇事马上做 现在就做 拖延是有压力的 若无闲事挂心头 便是人间好时节 人并不是因为跑得慢赶不上火车 而是因为出发晚了才赶不上的 5 一开始就冲刺 养成不做则已 要做就做最好的习惯 全心投入 返工是最冤的 2020 3 20 46 6 专心致志 做事有头有尾 六 时间管理14法则 浪费时间最多的是时断时续的干活方式 不只停顿下来本身费时 而且重新工作时还需要花时间调整情绪 思路和状态 有头无尾前功尽弃 2020 3 20 47 今日复今日 今日何其少 今日若不为 此事何时了 人生百年几今日 今日不为真可惜 若言姑待明朝至 明朝又有明朝事 为君聊赋 今日诗 努力请从今日始 今日歌 清 文嘉 7 今日事今日毕 六 时间管理14法则 2020 3 20 48 六 时间管理14法则 8 养成整洁和条理的习惯 找到自己的 生理节奏 知拍任斗 中国剑谱 9 养成快速的节奏感 六快 快食 快便 快睡 快行 快思 快说 人中之杰也 2020 3 20 49 六 时间管理14法则 10 做任何事 设定完成的期限 增加紧迫感 早上起床的经验 11 善用零碎的时间 车上 车站 洗手间 等 学习 思考 简短计划下个行动 量的累积 产生质的变化 著名的文学家欧阳修说 余平生所作文章 多在三上 马上 枕上 厕上 2020 3 20 50 六 时间管理14法则 12 养成把想法灵感记录下来的习惯 几乎所有的伟人都有把想法 灵感 记录下来的习惯 13 善用节省时间的工具 交通 电脑 通讯等 2020 3 20 51 六 时间管理14法则 14 业余时间的管理 睡眠 1 利用白天瞬间睡眠 2 培养