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XXXX保险股份有限公司采购工作指引（2014版）总公司物控部2014年1月 目 录第一部分 总公司采购工作指引 4一、采购流程图5二、分项流程61.采购联络员62.学习采购制度73.确定采购需求84.提交采购申请95.1 统购105.2 团购115.2.1 询价采购135.2.2 招标采购145.2.3 单一来源采购165.2.4 竞争性谈判采购175.2.5 物控部核价185.3 自购19第二部分 分公司采购工作指引 20办公室（行政部）采购工作职责21一、采购制度管理22二、采购审批和执行23（一）采购流程图24（二）分项流程251.采购联络员252.学习采购制度263.确定采购需求274.提交采购申请285.采购审批296.采购执行316.1 统购316.2 团购326.2.1 询价采购346.2.2 招标采购356.2.2.1 报备招标356.2.2.2 报批招标376.2.2.3 物控部组织招标396.2.3 单一来源采购416.2.4 竞争性谈判采购426.2.5 总公司物控部核价436.3 自购44三、机构采购管理45四、供应商管理46五、市场调研47第三部分 附 件48一、采购需求表模板49二、XXXX项目采购商务谈判要素一览表49三、采购纪要模板49四、综合类项目招标文件模板49五、IT类项目招标文件模板49六、发回标登记表模板49七、开标记录表模板49八、采购签报审批流程表（仅分公司适用）49第一部分总公司采购工作指引一、 采购流程图1.采购联络员 2.学习采购制度 3.确定采购需求 4.提交采购申请 OA签报/ERP申请5.1 统购 5.2 团购 5.3 自购 创建订单 采购受理 物控部批复自购 签发下单 需求部门自行询价采购 验收付款 5.2.1 询价采购 5.2.2 招标采购 5.2.3 单一来源采购 5.2.4 竞争性谈判采购 5.2.5 物控部核价采购 采购纪要 资料存档 确定参与供应商 成立招标小组 确定参与供应商 确定参与供应商 确定参与供应商 签订合同 询价邀请 确定参标供应商 物控部核价 验收付款 反馈报价 编制招标文件 定标 资料存档 发标 验收付款 回标 资料存档 开标 评标 商务会谈 定标 采购纪要 签订合同 验收付款 说明：蓝色部分由物控部负责或主导 黄色部分由需求部门负责或主导 资料存档二 分项流程1.采购联络员1.1 定义 各部门设立兼职采购联络员。人员较多的部门可分室设立联络员，每室不超过一人。设置和变动时，需上报物控部备案。1.2 职责 1.2.1 采购联络员应主动学习公司的采购制度和流程，同时应了解和熟悉本部门常规采购物品和服务的内容及要求。 1.2.2 采购申请由采购联络员提交。1.2.3 本部门自购权限的采购，由采购联络员按照相关采购制度经办执行；统购和团购由采购联络员配合物控部执行。2.学习采购制度采购联络员应主动学习公司采购制度：2.1 XXXX保险股份有限公司物控人员廉洁自律规定2.2 XXXX保险股份有限公司总公司采购管理办法2.3 XXXX保险股份有限公司采购目录2.4 XXXX保险股份有限公司采购工作指引3.确定采购需求3.1 确定采购项目 需求部门确定采购项目，包括名称 目的 预算等。3.2 采购需求表分类 采购需求应按物品或服务分类别填写采购需求表（见附件1）。主要分类：印刷类 IT类 非IT物品类 会议类 服务类。3.3 填写采购需求表 需求部门确定采购项目的详细需求并填写采购需求表，包括内容 品牌 规格 型号等。重要或技术复杂的项目应提供采购项目市场调研/技术评估分析报告或项目方案 投入产出分析报告等。3.4 采购需求表要求 3.4.1 采购需求表内容应具体 明确 完整，以便向供应商发标 询价和供应商反馈报价。重要或技术复杂的项目应另行编制项目名称项目要求。 3.4.2 采购需求表须经需求部门负责人签字后方生效，物控部按有效签署后的需求进行采购，如需求变更，则需经上次采购需求表签字人的上一级领导签字方可生效，同时采购时间将重新开始计算。4.提交采购申请4.1 需求部门根据采购管理办法 采购目录及本指引，提交采购申请；采购申请应按采购目录规定时效提前提交。统购产品采购申请通过ERP系统提交，团购 自购项目采购申请通过OA签报提交。4.2 ERP/OA申请要求： 4.2.1 采购申请应对采购项目进行简要描述。包括，采购项目名称 采购目的 采购预算等。 4.2.2 采购申请均须附采购需求表。 4.2.3 重大或技术复杂的项目，另附项目名称项目要求或其他相关资料。 4.2.4 单一来源采购申请，应说明符合单一来源采购的条件（参见采购管理办法），提供相关资料说明并经物控部审批。 4.2.5 必要时，ERP申请须附OA申请签报说明。如：资产报废重新购买时，须附资产报废OA签报。4.3 采购申请审批链： 4.3.1 OA签报审批链：需求部门-相关审批部门（如信息管理中心 运营中心 品牌宣传部 产品精算部等）-财务部-物控部（采购预算5000元及以上）-董事会招标代表（采购预算5000元及以上）-需求部门分管总（根据权限规定）-财务部分管总（根据权限规定）-物控部分管总（20万及以上）-董事长（30万及以上） 4.3.2 ERP审批链：参见ERP操作手册。5.1 统购合同签订 总公司物控部与供应商签订统购协议。5.1.1 创建订单 需求部门采购联络员根据审批意见在ERP系统里创建采购订单。5.1.2 签发下单 物控部相关经办人邮件接收需求部门采购联络员发送的采购订单，审核无误后按XXXX协议供应商采购订单授权签字书要求签字并向对应统购供应商下单。5.1.3 验收付款 需求部门负责对统购产品进行到货追踪和验收，按公司财务要求付款。用户部门配合。5.1.4 资料存档 5.1.4.1 物控部记录电子台帐，留存纸质订单。 5.1.4.2 用户部门留存到货清单 验货清单等资料。5.2 团购采购受理 物控部经办人邮件接收有效审批后的签报和需求部门负责人签字确认的采购需求表后，根据审批意见受理采购项目。团购共性操作指引A 确定参与供应商A.1 推荐初选供应商 A.1.1 需求部门推荐初选供应商。招标采购项目推荐初选供应商应不少于3个，询价采购项目推荐初选供应商应不少于2个。 A.1.2 物控部根据采购项目情况，可补充推荐初选供应商。 A.1.3 其他部门均可推荐初选供应商。A.2 评审初选供应商 A.2.1 评审条件确定：由物控部 需求部门共同议定。主要评审要素包括：经政府部门有效登记注册 注册资本金额 相关许可及资质，市场地位 产品质量 服务保障。 A.2.2 基本要求：供应商应提供经年审合格的营业执照复印件 税务登记证复印件 机构组织代码证复印件。以上文件均可提供电子扫描文档。 A.2.3 专项要求：根据采购标的提供法律规定 行业惯例必备的许可证及资质。 A.2.4 其他要求：市场地位及供应商认为有利于对其评审的相关资料。 A.2.5 已在我司供应商库中备案的，可不再重复提供。相关资质证明有更新时需另行备案。A.3 确定参与供应商 经初选供应商评审，物控部与需求部门共同确定参与供应商。B 采购执行 物控部经办人根据审批意见执行采购。C 商务谈判 物控部负责与供应商进行商务谈判，需求部门和相关部门配合。招标项目在商务谈判时应按照XXXX项目采购商务谈判要素一览表（附件2）中要素逐一谈判落实。D 定标 物控部根据商务谈判结果上报董事会招标代表定标，通知中标供应商中标并按要求签订合同与供货。E 采购纪要 物控部经办人根据定标意见编写采购纪要（附件3）并经董事会招标代表，需求部门经办人 负责人，物控部经办人签字后生效。F 签订合同 F.1 需求部门组织相关部门 物控部 法律合规部审核合同，采购金额在3万元（含）及以上均需签订合同。金额在3万元以下的可视情况签订合同；服务类（小额短期类服务项目除外）采购应签订采购合同。 F.2 需求部门提交合同用印签报，签报需对采购项目情况 中标供应商及价格等情况进行简要描述，并附采购申请签报和有效签署后的采购纪要及相关资料。 F.3 需求部门按照公司合同管理规定及时将合同交办公室归档，需求部门留存合同复印件和电子扫描件，并将合同电子扫描件发物控部备案。G 验收付款 G.1 需求部门负责验收产品的品牌 到货数量 型号 系列号 包装 外观等，并在设备验收报告上签字确认。用户部门配合。 G.2 需求部门按合同约定和财务要求付款。 G.3 正常验收 符合付款条件的项目，应及时付款，无特殊原因不得拖欠供应商货款。H 资料存档 H.1 物控部留存采购OA签报/ERP申请 采购需求表 采购纪要或核价单等资料。 H.2 需求部门留存合同电子扫描件 验货清单等资料。5.2.1 询价采购5.2.1.1 确定参与供应商 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.2 询价邀请 物控部经办人在正式受理采购项目后向参与供应商进行询价。5.2.1.3 反馈报价 供应商反馈报价单。5.2.1.4 商务谈判 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.5 定标 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.6 采购纪要 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.7 签订合同 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.8 验收付款 参见5.2团购共性操作指引。5.2.1.9 资料存档 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2 招标采购5.2.2.1 成立招标小组 物控部经办人在接到正式OA签报申请后，组织需求部门 稽核部 财务部 相关部门人员成立临时招标小组。招标小组负责开标 评标。5.2.2.2 确定参标供应商 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.3 编制招标文件 物控部负责招标文件（见附件4 5）的制作，需求部门配合。招标文件须需求部门经办人及负责人 物控部经办人及负责人签字确认。5.2.2.4 发标 物控部向参标供应商发招标文件，并填写发/回标登记表（见附件6）。5.2.2.5 回标 物控部回收供应商的投标文件，填写发/回标登记表。回标时间最短不低于3个工作日，最长不超过5个工作日。5.2.2.6 开标 评标 a 招标小组确定具体评标标准。 b 招标小组共同开标并评标。形成开标记录表（见附件7）并由招标小组成员签字。重要或技术复杂的项目视情况安排投标供应商进行讲标。5.2.2.7 商务谈判 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.8 定标 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.9 采购纪要 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.10 签订合同 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.11 验收付款 参见5.2团购共性操作指引。5.2.2.12 资料存档 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3 单一来源采购5.2.3.1 确定参与供应商 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.2 商务谈判 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.3 定标 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.4 采购纪要 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.5 签订合同 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.6 验收付款 参见5.2团购共性操作指引。5.2.3.7 资料存档 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4 竞争性谈判采购5.2.4.1 确定参与供应商 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.2 商务谈判 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.3 定标 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.4 采购纪要 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.5 签订合同 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.6 验收付款 参见5.2团购共性操作指引。5.2.4.7 资料存档 参见5.2团购共性操作指引。5.2.5 物控部核价5.2.5.1 确定参与供应商 物控部确定参与供应商。5.2.5.2 物控部核价 物控部经办人向参与供应商进行核价。5.2.5.3 定标 参见5.2团购共性操作指引。5.2.5.4 验收付款 参见5.2团购共性操作指引。5.2.5.5 资料存档 参见5.2团购共性操作指引。5.3 自购5.3.1 需求部门自行询价采购 需求部门按物控部批复意见或标准采购权限执行询价采购。 参与供应商的选择 询价邀请 商务谈判 定标等过程均由需求部门自行完成。具体执行时可参考“6.2询价采购指引”。5.3.2 采购纪要 采购金额超过5000元（含）及以上的项目需编制采购纪要并由经办人和部门负责人签字确认。5.3.3 签订合同 物品类项目可视情况签订合同，服务类（小额短期类服务项目除外）采购应签订采购合同。5.3.4 验收付款 参见团购共性操作指引。5.3.5 资料存档 需求部门留存签报 采购纪要 验货清单等资料。第二部分分公司采购工作指引办公室（行政部）采购工作职责 1 办公室（行政部）经理采购工作职责 1.1 执行总公司采购管理制度，并制定 修订 颁布分公司及下属机构采购管理制度 标准 流程 指引。 1.2 审批 审核 备案分公司及下属机构采购业务。 1.3 监督 检查 指导 考核分公司及下属机构采购业务。 1.4 管理 考核 评估供应商。 1.5 收集 调研 分析市场价格。 2 采购管理岗工作职责 2.1 掌握总 分公司采购制度，并对其宣导 解释和执行。 2.2 审批 审核 组织 参与分公司各部门 下属机构采购项目。 2.3 分公司下属机构采购业务的指导 管理 监督和评价。 2.4 分公司联合招标小组和采购岗设立 变更的报备。 2.5 分公司采购管理的自检自查，汇总上报并落实整改。 2.6 分公司采购数据的采集 统计 分析和上报。 2.7 分公司供应商管理。 2.8 分公司采购市场调研。 2.9 分公司采购档案管理。一 采购制度管理 1 分公司办公室（行政部）学习 宣导 执行总公司采购制度。 2 分公司办公室（行政部）根据总公司采购制度制定分公司及下属机构的采购制度，并及时进行修订和完善。二 采购审批和执行 1 分公司办公室（行政部）根据总 分公司采购制度，审核 审批分公司及下属机构采购业务。 2 分公司办公室（行政部）组织分公司及下属机构超权限采购项目，有效控制采购成本，保证采购质量。（一）采购流程图1 采购联络员 2 学习采购制度 3 确定采购需求 4 提交采购申请 OA签报/ERP申请 5 采购审批 6 采购执行6.1 统购 6.2 团购 6.3 自购 创建订单 采购受理 需求部门/下属机构 自行询价采购签发下单 验收付款验收付款 6.2.1 询价采购 6.2.2 招标采购 6.2.3 单一来源 6.2.4 竞争性谈判 6.2.5 总公司物控部 采购 采购 核价采购 资料存档资料存档 确定参与供应商 6.2.2.1 6.2.2.2 6.2.2.3 确定参与供应商 确定参与供应商 确定参与供应商 询价邀请 报备招标 报批招标 物控部组织招标 商务谈判 商务谈判 物控部核价 反馈报价 确定参标供应商 确定参标供应商 确定参标供应商 定标 定标 定标 商务谈判 编制招标文件 编制招标文件 编制招标文件 采购纪要 采购纪要 验收付款 定标 发标 物控部审核 发标 签订合同 签订合同 资料存档 采购纪要 回标 发标 回标 验收付款 验收付款 签订合同 开标 评标 回标 开标 评标 资料存档 资料存档 验收付款 商务谈判 开标 评标 商务谈判 资料存档 定标 商务谈判 定标 采购纪要 定标 采购纪要 签订合同 采购纪要 签订合同 报备物控部 物控部审核 验收付款 验收付款 签订合同 资料存档 资料存档 验收付款 说明：蓝色部分由总公司物控部负责或主导 绿色部分由分公司办公室（行政部）负责或主导 资料存档 黄色部分由分公司需求部门/下属机构负责或主导 （二）分项流程1.采购联络员1.1 定义 分公司各部门/下属机构设立兼职采购联络员。设置和变动时，上报办公室（行政部）备案。1.2 职责 1.2.1 采购联络员应主动学习公司的采购制度和流程，同时应了解和熟悉本部门/下属机构常规采购物品和服务的内容及要求。 1.2.2 采购申请由采购联络员提交。 1.2.3 本部门/下属机构自购权限的采购，由采购联络员按照相关采购制度经办执行；团购由采购联络员配合办公室（行政部）执行。2.学习采购制度采购联络员应主动学习总 分公司采购制度：2.1 XXXX保险股份有限公司物控人员廉洁自律规定2.2 XXXX保险股份有限公司分公司采购管理办法2.3 XXXX保险股份有限公司采购目录2.4 新筹机构非IT资产配置标准2.5 XXXX保险股份有限公司采购工作指引2.6 XXXX保险股份有限公司机构物控工作考核办法2.7 分公司制定和颁布的相关采购制度3.确定采购需求3.1确定采购项目 需求部门/下属机构确定采购项目，包括名称 目的 预算等。3.2 采购需求表分类 采购需求应按物品或服务分类别填写采购需求表（见附件1）。主要分类：印刷类 IT类 非IT物品类 会议类 服务类。3.3 填写采购需求表 需求部门/下属机构确定采购项目的详细需求并填写采购需求表，包括内容 品牌 规格 型号等。重要或技术复杂的项目应提供采购项目市场调研/技术评估分析报告或项目方案 投入产出分析报告等。3.4 采购需求表要求 3.4.1 采购需求表内容应具体 明确 完整，以便向供应商发标 询价和供应商反馈报价。重要或技术复杂的项目应另行编制项目名称项目要求。 3.4.2采购需求表须经需求部门/下属机构负责人签字后方生效，办公室（行政部）按有效签署后的需求进行采购，如需求变更，则需经上次采购需求表签字人的上一级领导签字方可生效，同时采购时间将重新开始计算。4.提交采购申请4.1 需求部门/下属机构根据采购管理办法 采购目录及本指引，提交采购申请；采购申请应按采购目录规定时效提前提交。统购产品采购申请通过ERP系统提交，团购 自购项目采购申请通过OA签报提交。4.2 OA签报/ERP申请要求： 4.2.1 采购申请应对采购项目进行简要描述。包括，采购项目名称 采购目的 采购预算等。 4.2.2 采购申请均须附采购需求表。 4.2.3 重大或技术复杂的项目，另附项目名称项目要求或其他相关资料。 4.2.4 单一来源采购申请，应说明符合单一来源采购的条件（参见采购管理办法），提供相关资料说明并经物控部审批。 4.2.5 必要时，ERP申请须附OA申请签报说明。如：资产报废重新购买时，须附资产报废OA签报。4.3 采购申请审批链： 4.3.1 OA签报审批链：见附件8。 4.3.2 ERP审批链：参见ERP操作手册。5.采购审批5.1 采购需求审核 办公室（行政部）审核OA签报/ERP申请是否提交采购需求表。如未提交或采购需求表不符合要求应退回申请人进行补充或修改。5.2 采购分项划分 根据采购目录和采购标的类别，合理进行采购分项划分。凡可由同类别供应商提供物品和服务的项目，应划分为一个采购分项。严禁可合并采购的项目“拆单”采购。5.3 采购审批意见 根据分公司采购管理办法和年度采购目录对各采购分项审批采购方式 采购权限，同时，对审批链不完整的申请应要求进行修正。5.4 采购审批意见范例范例1： 请附采购需求表。未附采购需求表的情况范例2： 采购需求不明确，请沟通修改完善。采购需求表内容不符合要求范例3： 方案（费用）申请签报，最终采购需求尚不明确，实际采购兑现时请提前确定采购需求提交采购申请签报。采购需求不明确的方案申请签报范例4： XX项目预算XX元，属需求部门/下属机构自购权限，需求部门/下属机构按采购制度自行询价采购，形成采购纪要。采购需求表符合要求，各采购分项属分公司需求部门/下属机构自购权限，采购分项预算小于5000元范例5： XX项目预算XX元，属分公司询价/招标采购权限，分公司办公室（行政部）组织询价/招标采购。需求表符合要求，属分公司采购权限，采购分项预算小于5万元范例6： XX项目预算XX元，属分公司招标采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购纪要，采购结论在采购合同签订后10个工作日内以OA形式向总公司物控部报备。需求表符合要求，属分公司招标采购权限，采购分项预算5-10万元之间范例7： XX项目预算XX元，属分公司招标报批采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购纪要，发标前招标文件和参标供应商报总公司物控部沟通确认，采购纪要经总公司物控部审批通过后执行采购。需求表符合要求，属分公司招标报批采购权限，采购分项预算10-30万元之间范例8： XX项目预算XX元，属总公司物控部组织招标采购权限，请总公司审批。需求表符和要求，采购分项大于等于30万元范例9： XX采购分项预算XX元，属总公司参与招标采购权限，请总公司审批；XX采购分项预算XX元，属分公司招标报批采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标采购，分公司办公室（行政部）组织招标采购，编制采购纪要，发标前招标文件和参标供应商报总公司物控部沟通确认，采购结论经总公司物控部审批通过后执行采购；XX采购分项预算XX元，属分公司招标/询价采购权限，分公司办公室（行政部）组织招标/询价采购；其他采购分项预算XX元，属需求部门/下属机构自购权限，XX部/机构按采购制度自行询价采购。综合复杂的多项采购，采购需求表符合要求，各采购分项采购方式 采购权限不同范例10：XX采购分项因XXXX，符合单一来源采购规定，建议采用单一来源采购，报请总公司物控部审批。对单一来源采购需特别说明，符合采购管理办法中关于单一来源采购的规定并附相关证明资料和说明性材料6.采购执行6.1 统购合同签订 总公司物控部与供应商签订统购协议。6.1.1 创建订单 办公室（行政部）资产管理员根据审批意见在ERP系统里创建采购订单。6.1.2 签发下单 总公司物控部相关经办人邮件接收分公司资产管理员发送的采购订单，审核无误后按XXXX协议供应商采购订单授权签字书要求签字并向对应统购供应商下单。6.1.3 验收付款 需求部门负责对统购产品进行到货追踪和验收，按公司财务要求付款。用户部门配合。6.1.4 资料存档 6.1.4.1 物控部记录电子台帐，留存纸质订单。 6.1.4.2 用户部门留存到货清单 验货清单等资料。6.2 团购采购受理采购管理岗邮件接收有效审批后的采购申请签报和需求部门/下属机构负责人签字确认的采购需求表后，根据审批意见受理采购项目。团购共性操作指引A 确定参与供应商A.1 推荐初选供应商 A.1.1 需求部门推荐初选供应商。招标采购项目推荐初选供应商应不少于3个，询价采购项目推荐初选供应商应不少于2个。 A.1.2 办公室（行政部）根据采购项目情况，可补充推荐初选供应商。 A.1.3 其他部门均可推荐初选供应商。A.2 评审初选供应商 A.2.1 评审条件确定：由办公室（行政部） 需求部门共同议定。主要评审要素包括：经政府部门有效登记注册 注册资本金额 相关许可及资质，市场地位 产品质量 服务保障。 A.2.2 基本要求：供应商应提供经年审合格的营业执照复印件 税务登记证复印件 组织机构代码证复印件。以上文件均可提供电子扫描文档。 A.2.3 专项要求：根据采购标的提供法律规定 行业惯例必备的许可证及资质。 A.2.4 其他要求：市场地位及供应商认为有利于对其评审的相关资料。 A.2.5 已在分公司供应商库中备案的，可不再重复提供。相关资质证明有更新时需另行备案。A.3 确定参与供应商 经初选供应商评审，办公室（行政部）与需求部门共同确定参与供应商。B 采购执行 办公室（行政部）采购管理岗根据审批意见执行采购。C 商务谈判 办公室（行政部）负责与供应商进行商务谈判，需求部门和相关部门配合。D 定标 办公室（行政部）根据评标方法定标，通知中标供应商中标并按要求签订合同与供货。E 采购纪要 采购管理岗根据定标意见编写采购纪要（附件3），招标项目经联合招标小组成员签字，询价项目经需求部门 办公室（行政部）经办人和负责人签字后生效。F 签订合同 F.1 需求部门组织相关部门 办公室（行政部） 法律合规部审核合同，采购金额在2万元（含）及以上均需签订合同。金额在2万元以下的可视情况签订合同；服务类（小额短期类服务项目除外）采购应签订采购合同。 F.2 需求部门提交合同用印签报，签报需对采购项目情况 中标供应商及价格等情况进行简要描述，并附采购申请签报和有效签署后的采购纪要及相关资料。 F.3 需求部门按照公司合同管理规定及时将正式合同文本和电子扫描件交办公室（行政部）归档，需求部门留存合同复印件和