电子邮件格式.doc

电子邮件有比较统一、固定的写作格式，写作方法如下：地址栏（To）电子邮件的地址，是指收信人地址、抄送收信人地址等。（From）是指写信人地址，都只需要填写电子邮件地址即可。主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。是指邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语。如：“Your Meeting in California”,“Your Order”，“Weekly Sales Meeting”等标题都信息明确、一目了然。称呼（Salutation）商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方姓氏，如果是朋友之间的邮件，可以用随意的称呼。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”,“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。正文部分（Body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。敬意结尾（Complimentary Closing）结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”,“Best Wishes”,或使用“Have a nice day！”“Good day to you！”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。签名（Signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。附件（Enclosure）电子邮件中如果带有于邮件内容相关的附件，可用word，excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。附言（Postscript）打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明P.S，再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件。无明确告知收寄人及双方的电子邮件地址等，因此可从称呼开始。Dec.19.2011Dear Manager, We apply to buy some computers and a printer because the ones now in use have been used for more than five years and troubles have been frequently flared up, which have greatly influenced our work. Besides, three new workers also need to be equipped with computers. We need to buy eight computers and a printer in all, the budget of which is about fifty thousand yuan. We