飞志快递物流公司财管务理调查报告.doc

飞志快递物流公司财务管理调查报告【内容摘要】：在飞志快递物流公司参观实习期间，我对该公司的财务管理现状、财务制度的执行、财务人员的设置、预算管理、诚信自律及财务公开情况进行了调查，分析了出飞志物流在机构财务管理上的问题，同时给出一些实用性的建议。【关键词】财务管理 预算 调查本次调查在查阅相关资料、文献的基础上，釆取参与式观察与访谈法相结合的研究方法，对飞志快递物流公司的财务管理现状和问题进行了调查。在飞志快递物流公司参观实习期间，笔者帮助飞志快递物流公司的兼职会计进行了财务资料整理、参加了机构的项目预算会议，与机构总干事、机构理事会成员、五位工作人员以及机构的兼职会计进行访谈，对Z机构的财务管理现状、财务制度的建立和执行情况、财务人员的设置情况、会计记录和会计档案管理情况、预算管理情况、筹资管理情况、诚信自律和财务公开情况进行了调查，汇总整理出飞志物流在机构财务管理上可能会面对的共性问题，并分析了这些问题产生的原因，同时给出一些实用性的建议。一、基本情况本次调查对象为飞志物流公司。该公司成立于2006年。当时因为找不到主管单位，机构没能在民政部门登记，而是在工商登记注册。飞志快递物流公司是由打工者自己创建的、盈利性、自愿性的草根组织。机构的使命是:在城市中携手打工群体公平参物流建设，促进和谐社会发展，飞志物流跟其他物流公司有区别，不以取得经济上的利益回报为目的，而是将社会效益作为衡量业绩的标准。机构的主要服务内容是: 仓储, 运输,配送。飞志快递物流公司成立至今，有了一定的发展，员工也多了两倍。过去的6年里，飞志快递物流公司在组织结构中设有财务部，同时也建有书面的财务管理制度。飞志快递物流公司并没有专职会计，只有两名兼职会计和一位志愿者提供的审计服务。笔者认为飞志快递物流公司目前处于组织成长期，对于财务管理的需要比初创期要多，属于“营业收入增多，项目数量增加，资金多，复杂，需要专职财务人员进行账务处理，管理需求增加”的情况。飞志快递物流公司现阶段没有专职会计人员，日常账目记录主要由机构内的行政人员完成，在机构年审的过程中会聘请兼职会计，可以出具税务要求的法定报表。基于以上的情况，飞志快递物流公司在组织财务管理水平分级中，应处于财务管理二级水平，即“无专职的专业财务人员，会计记录不完整、不及时，但可以出具满足主管部门和税务要求的法定报表。二、调查中发现飞志快递物流公司存在的问题(一)公司财务制度执行不到位调查中发现，飞志快递物流公司的组织架构中虽设有财务部，也建有比较完备的财务管理制度，但仅有一半左右的财务制度得到了有效执行，其余的制度在执行中都有不同程度的失效。总体来看飞志快递物流公司财务制度的建立和执行情况不够理想。当然，这也与本次调查对象是规模较小物流组织有关，但同时直接反映了飞志快递物流公司的财务制度多流于形式，不符合公司实际情况这一问题。(二)公司财务预算发展存在问题企业的预算管理是保障企业健康发展不可或缺的管理手段。虽然飞志物流跟其他物流公司有区别不以取得经济上的利益回报为目的，而是将社会效益作为衡量业绩的标准，但财务预算管理体系对提高资金使用效率及解决物流资金短缺问题同样具有极为重要的意义。虽然飞志物流有书面成文的财务预算管理制度，但在实际的财务活动中，飞志快递物流公司并不能有效执行机构的财务预算制度。调查中发现，飞志快递物流公司的预算编制缺乏可行性和精确性，且在执行中存在很大的随意性。从飞志快递物流公司2008年的一份项目预算表中可以看到，场地费每天的租金要1000元，员工开支2000元，社保500元。实际上，场地根本不要钱，就在机构办公室内，人员的工资根本到不了 2000元，社工一个人240元。飞志快递物流公司预算的编制和执行缺少严格的监督和管理。“编制预算是一回事，怎么执行又是另外一回事。2006年飞志快递物流公司处于初创期，“北京市农民工法律意识培训”这个项目的财务运行实际上也是整个机构的财务运行，此时机构的财务管理需求相对较小， 飞志快递物流公司并没有设立专职的会计人员。而随着飞志快递物流公司的不断发展，资助者增多、项目数量增加、业务来往的资金变得多而复杂，机构确实需要专职的财务人员来进行账务处理。但实际情况是，截至到调查结束之时，机构仍未有专职的会计人员，只有两名兼职会计和一位志愿者提供审计服务，且机构没有独立的出纳，只有中心的一位行政人员，承担着每日的记账工作。过往的账本，事无巨细，从买菜到印刷宣传册，从卖水果到餐费，每项都记得轻轻楚楚。“机构三分之二的钱都是从我这里出去的。”机构负责记账的行政工作人员这样说到。如果会计是兼职的，那么只要把做好的账交给机构，就完成了任务，所以实际上，兼职会计很难有核查、审核、监督的功能，特别是银行存款盘点，大多数兼职会计很难兼顾到。飞志快递物流公司目前处于组织成长期，资助者增多，项目数量增加，资金多而复杂，需要专职财务人员进行账务处理，财务管理需求处在增加的过程中，而飞志快递物流公司现在的财务管理水平，与该机构的成长速度和发展阶段不能相匹配，机构发展中的财务管理需要并没有得到满足。(三)机构缺乏财务自律意识在调查中，飞志快递物流公司在财务自律和财务公开方面的实际表现，不尽如人意。虽然Z机构负责人和员工在访谈中都对财务公幵表示赞同，也希望通过财务公开提升机构的公信力，但实际上，在飞志快递物流公司的内部会议中、官方网站上、内部通讯上都没有对机构财务情况完整系统的公开。笔者能找到的，且已经公布的内容仅仅只有机构的月度、季度和年度简报(2007年至2011年)。而在这些简报中没有任何内容直接或间接的反映飞志快递物流公司的财务情况。飞志快递物流公司负责人在谈及信息公幵是提及:信息公幵要面对公众质询，付出成本。并且作为草根物流，他并没有向公众募款，所以不必向公众进行财务公开，同样也不需要向一般职员和志愿者进行财务公开。又强调飞志快递物流公司一般仅对其资助方和决策层公开财务信息。如果按照常识推断，处于发展中的草根物流应该需要第三方用规范的财务操作标准和评分机制对机构的财务体系进行评估，对风险进行预测并提出管理的意见及建议。但事实上，无论是“Z机构的管理者还是工作人员，都对评估、审计有很强的抗拒心理。“一摊儿事情已经忙不过来，(评估、审计)来了就是添我们的麻烦，给的建议也用不上”。机构负责人本身就对机构的财务管理缺乏自信，如非必要，则不愿意将财务管理情况向外披露。三、调查问题的原因分析(一)机构财务管理松懈，制度执行不严作为机构的管理者，应该明确制度并不能代替管理，有很好的制度，没有跟进和内控，制度就会形同虚设。自我道德约束不能代替制度和监控。飞志快递物流公司普遍存在一种现象，如果是熟识的人或者是好人，就不在制度上较真、在执行上严格。执行和内控的松懈，导致机构的财务制度流于形式。例如，用个人账户管理现金，不签订劳动合同，或者延迟签订合同，不给员工上保险等行为，都在危害着飞志快递物流公司的长远发展。(二)机构领导对财会工作认识不足对于类似“Z“机构这样的草根物流，有些时候并没有足够的资金用来给付专业财务人员的人力成本。在机构运作项目量及项目资金规模较小的时候，财务工作尚不复杂，为了维持机构的发展，只要能够满足资助方的财务要求就可以了。因此在这个阶段机构选择不聘请专职的财务人员，而是选择聘请兼职会计或交由代理记账公司也是可以的。在这一阶段，只要对内记录资金流水账，对外满足申报纳税等需求即可。但对于进入到成长发展期的飞志快递物流公司来说，运营资金的缺乏，并非是机构不聘请专业财务人员的根本原因。整个机构，从上到下，对财务的认识和重视程度不够才是问题产生的根源。飞志快递物流公司负责人很大程度上还是认为会计仅仅是算账和报税而已，并没有真正了解会计工作者在财务管理、监督方面和咨询建议方面不可缺少的作用。虽然飞志快递物流公司的财务业务较企业要少很多，专职会计工作者仅做会计工作可能会出现工作量不足的情况，但是在不违背不相容职务相分离的原则下，会计在机构内也可以有很多其他的工作可以兼任，当然首要职责是完成会计和财务管理的工作。但机构负责人没有认识到这点，因此对于聘用专职会计缺乏积极性。(三)机构负责人对财务公开信心不足，进展缓慢首先，从飞志快递物流公司自身来看，机构已经认识到自身的财务管理水平很差，所以对财务公开的信心不足是机构财务公开停滞的重要原因之一。其次，财务公开后可能要面对更多来自社会大众或受益人的质询。飞志快递物流公司的负责人认为， 飞志快递物流公司现阶段财务管理或多或少会存在一些财务问题，但由于能力所限，机构在遇到财务问题时并不能及时有效地解决，更谈不上坦然面对自身的财务问题。如果公开自身财务状况，机构负责人担心，久而久之，机构的公信力会“不升反降”。 所以财务公开的成本及可能由此引起的负面影响也是飞志快递物流公司负责人考虑的重要因素之一。最后，由于我国相关的法律法规不健全，在工商注册物流公司财务编制困难。对于在工商部门注册的物流新企业，注册环境往往带来了机构财务的扭曲。对外要按照企业财会要求提出报告，通过工商审核。同时也要按照自身财务需要编制财务报告。同一套财务基础资料却要按照不同准则编制不同的报告。“对外千万不要说做两套账，不知道的还以为做假账呢。”目前我国对物流的管理主要采取年度检查的办法。但物流的日常财务及公益活动状况，仅由年检是无法监督的。整个机构的运作基本处于不透明状态，主管机关、捐赠人、社会公众对物流的监督都缺乏有效的途径，飞志物流的监督很大程度上还是一种自我监督，监督主体的缺位给这些机构留下了违规的空间。四、改善飞志快递物流公司财务管理状况的建议(一)明确定位，选择财务目标根据系统论，正确的目标是系统实现良性循环的前提条件，制定良好的财务管理目标对物流财务系统的运行也具有同样意义。对于飞志物流而言，在确保资金收入支出平衡的前提下，以现有的资金达到最大的目标，且在以收抵资的基本原则下，实现社会公益服务的最大工作效率和组织的健康持续发展。根据飞志快递物流公司目前的财务管理情况，笔者认为:“公共的财务和透明的财务”是飞志快递物流公司在长远目标中应当关注的重点;而在具体目标的选定中，应着重考虑“加强财务分析和财务监督，如实反映自身财务和项目财务状况”这一目标。(二)从零开始，创建财务预算首先，明确机构预算的重要意义及作用。预算是一项机构用于计划和管理自己活动的基础文档。它让物流能够清楚的了解自己拥有哪些完成项目所需的资源，并且迫使你思考如何才能实际的完成自己的项目。预算编制过程不仅要有专业财务人员参与，还要有关联业务领域的专业人员参与以保证编制的预算符合实际并科学可行。其次，把组织预算和财务报告向机构员工开放，让他们可以了解组织的财务情况并帮助监督资金的用途。如果飞志快递物流公司负责人认为，现阶段完全向机构员工开放预算和财务情况有一定的困难甚至有风险;那么退而求其次，机构向董事会提供组织的年度预算及有关该预算的变更情况，如果在预算的执行过程中有临时更改且来不及与董事会协商，必须在执行后及时告知董事会成员，并取得董事会谅解。最后，把飞志快递物流公司财务预算细分为全面预算和项目预算。因为全面预算可能会非常庞大和混乱(特别是飞志快递物流公司在不断的成长时期)，所以最好还要建立独立的项目预算，定期处理。(三)清除障碍，实现财务公开首先，调查中笔者发现，飞志快递物流公司的官网上会公布每一笔实物捐赠，但关于以货币形式旳零散捐赠，在官网上不可查。必须将相关数据在网上公布，每一笔捐赠(包括实物捐赠)都在官方网站上公布。其次，在机构会议上公告相关的财务事项，在机构内刊或同等性质的刊物上公布财务情况。在这一步措施中，必须由飞志快递物流公司管理者本身突破认识的局限，如果机构现在不愿意付出公布财务的“成本”，以后可能付出的代价将会更大。透明是一个公益组织天然具备的特质，也是公益组织生存和发展的基石。透明是有效沟通，建立信任的关