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报销凭证管理 2014 12 5 3 20 2020 1 目录 三 报销凭证中需要规范化的事项 二 我司常见报销费用及对应发票 四 报销凭证粘贴方法 一 发票相关知识 五 报销中常见的错误 六 我们的目的 2 一 发票相关知识 1 发票的概念发票是指在购销商品 提供或者接受服务以及从事其他经营活动中 开具 收取的收付款凭证 2 发票的作用是消费或者购物的凭证 用途是用来报销 或者用来记税 发票已不仅仅是商事凭证 也是税款缴纳和抵扣的凭证 是确定经济行为的证明文件 是财务收支 会计核算的法定凭证 是税务稽查和内外部审计的重要依据 3 3 有效发票的判定 发票的要素要齐全 主要包括以下几个方面 以右图为例 要有税务机关监制章和开票单位发票专用章客户名称 公司的全称 不可少字 简写日期 发票的日期不允许空白或修改发票大小写金额需一致 不得涂改发票内容不得空白发票要素不齐全 盖章不清晰 手改的都视为无效发票 不得用于费用报销 二 我司常见报销费用及对应发票 5 2 差旅费差旅费封面 出差申请单 因公外出单 出差补贴单出差购买车票 船票 火车票 飞机票 住宿发票等 酒店招待服务费尽量开具会议费发票 并附上会议纪要 原因 与招待费相同 需要剔除40 的费用去缴交所得税 从而导致公司成本费用增加 利润减少 火车票 机票 汽车票 6 3 车辆使用费汽车的加油发票 停车 过路 过桥 维修等取得的发票 报销时在票据背面注明事由 日期等 加油发票 通行费 7 4 办公费包括办公用耗材费 办公用品购置费 教育培训费等 属于外购行为的应尽可能开具增值税专用发票 如开具内容仅为办公费 要附清单 8 5 运输费在设备采购 调拨等过程中支付的租车费 运输费 搬运装卸费 需开具地税发票 9 6 通讯费通讯业专用发票 不可用清单替代 手机话费报销如果有两张手机卡的发票 那么两张卡的发票要一起报销 不能分开报 10 7 物料采购费用购买固定资产和物料等要找可以开具增值税专用发票的供应商 开具增值税专用发票 报销时需同时附上采购申请单 验收单或材料清单 增值税专用发票 发票联 抵扣联 增值税普通发票 备注 抵扣联需要经过扫描认证之后才可以抵扣 所以在报销时不要和其他发票粘在一起 用回形针和报销单据别在一起 11 注 增值税专用发票与普通发票的区别 增值税专用发票的进项税额部分可以抵扣 不需要公司承担 而增值税普通发票的全部金额都由公司承担 举例 假设某部门一台打印机 税率为17 如果开增值税专用发票 含税金额为1170元 如果开普通发票 含税金额为1100元 那么 在这种情况下 提供哪种发票对我司有利呢 如果提供专用发票 最后公司承担的费用是 1170 1 17 1000 如果提供普通发票 最后公司还是需要承担1100元 则提供增值税专用发票比提供普通发票可以减少100元 12 8 快递费快递物品的取得的发票 报销时须附快件底单 如下图所示 13 9 招待费用于招待客户等的餐饮费用取得的服务业餐饮发票 定额发票 招待费须附发票 菜单 招待客人和陪同人员名单 招待地点要写明确 比如海沧某个店 除了招待费的报销用餐饮业发票报销之外 其他报销的发票不可用餐饮业发票来抵用 原因是 餐饮业发票的报销属于招待费 在所得税汇算上需剔除40 交税 这个40 不能作为费用扣除 是要交所得税的 相当于是用税后利润去支付这个40 金额 这将导致公司增加税收成本 减少公司利润 14 三 报销凭证中需要规范化的事项 1 以上列示的各类报销费用及发票 请按报销类别使用对应的发票报销 不得用其他消费的发票替代 报销封面按报销单据分类统计金额 填写报销项目 2 所有的收据 清单小票不能替代发票用来报销 用于报销的发票 收据必须保持整洁 不允许在发票 收据的正面涂改 写字 可以在发票 收据的背面备注上用途 签名等 3 有发生费用报销的要尽早填单报销 提交的发票尽量控制在三个月之内有效 原因是 外部税审时会剔除这部分超过时限的票据 造成公司得多交税 在跨年度的月份 1 2月前 需将上年度有效期内所有未报销发票送交财务报销 在此之后一律不得报销上年度的费用 15 4 报销的发票按个人归集整理粘贴 并在粘贴发票的纸上 空白处 注明报销明细 姓名 报销事由 报销金额 事由 金额按报销事项明细一一列出 在报销单据的最后需附上报销明细 按个人报销汇总 主要包含报销人 报销金额 报销单只含一个人的报销可以不附 5 办公室零星购物 技术人员购买样品 维修汽车等外购行为应尽可能开具增值税专用发票 6 如果单据为热敏纸则需复印一份 连同复印件作为凭证 识别纸张是否为热敏纸的方法是 用硬币在纸上刮 若有变色或明显刮痕 则为热敏纸 16 四 报销凭证粘贴方法 1 粘贴原则 1 票据粘贴方法多样 粘贴票据时应根据票据的多少 纸张的大小 选择合适的方法 但应以整个单据平整 美观为准 2 粘贴的票据要求正面朝上 便于审核与日后查阅 3 纸张大小 金额相同的票据贴在一起 4 大张的票据只需固定票据的左上角 小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上 不能厚薄不匀 5 过窄过短或过多的票据 应将票据先粘贴在空白粘贴单上 再附在单据封面后 17 2 粘贴方法 1 整理票据 2 对票据进行修剪 将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉 但不得因此影响原始凭证内容的完整性 修剪完毕后票据大小与报销封面一样 飞机票 保险票据等 3 过宽过长的附件 应进行纵向和横向的折叠 4 经过修整过的票据附在报销凭证后不应超出单据封面的边沿线 18 3 粘贴步骤 1 票据张数较多或较小时先将票据粘贴在原始凭证粘贴单上 然后将粘贴单附在报销单据封面后 2 票据较多时 票据按票面金额 纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上 粘贴的票据与粘贴单上下 左右对齐 不可超过贴贴单上下及左右边界 每张票据约错开1厘米左右的距离 票据呈鱼鳞状分布 19 20 21 22 3 当遇到发票面积较大 超过粘贴单上下限或左右限 则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上下右边为基准 超出部分 请将超出粘贴单的部分折叠好 23 五 报销中常见的错误 一 上厚下薄 二 中间厚两边薄 三 杂乱无章 四 粘贴时没有